Manager

Als Manager hast Du vielfältige Möglichkeiten, die Zeiterfassung zu verwalten. Erfahre mehr über das Einrichten von Arbeitsgruppen, den Export der Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung und mache Dich anhand unserer Anleitungen fit, um notwendige Änderungen von Daten mit wenigen Klicks vornehmen zu können! Wir zeigen Dir, wie.

Zeiterfassung

Allgemeines

Welche Informationen werden mir zu den Arbeitszeiten dargestellt?

Verschaffe Dir einen detaillierten Überblick über die Daten, sobald Deine Mitarbeitenden die Zeiterfassung nutzen.

Was bedeuten die unterschiedlichen Farben bei den Arbeitszeiten?

Vor jeder Arbeitszeit sind unterschiedliche Farben zur besseren Übersicht angegeben. Je nach Farbe ist der Status der mitarbeitenden Person anders.

Wie lege ich die E-Mail-Adresse fest, an die Korrekturanfragen gesendet werden?

Alle Korrektur- und Änderungsanfragen von regulären oder bereits bestätigten Einträgen werden per E-Mail-Adresse versendet. Der Versand erfolgt an die E-Mail-Adresse, die in den Unternehmenseinstellungen – Einstellungen verwalten ist.

Wenn eine Korrektur einer Korrektur vorgenommen wird und die vorherige Korrektur noch nicht bestätigt wurde, erfolgt kein weiterer E-Mail-Versand, um unnötiges E-Mail-Aufkommen zu vermeiden.

Verwaltung

Wie kann ich Zeiten im back Office eintragen?

Zusätzlich zur Nutzung der Zeiterfassung im Front Office kannst Du auch Zeiten im Back Office erfassen. Arbeitszeiten, die Du im Back Office erstellst, werden mit dem Status vorläufig versehen. Vorläufig eingetragene Arbeitszeiten sind bearbeitbar und können auch entfernt werden.

Wie kann ich Arbeitszeiten bestätigen?

Du hast den Eintrag abschließend bearbeitet und möchtest die Zeit nun festschreiben? Oder Deine mitarbeitende Person hat eine Korrektur eingereicht, welche Du kontrolliert hast und jetzt bestätigen möchtest?

Wie kann ich Arbeitszeiten korrigieren?

Auch bereits bestätigte Arbeitszeiten können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Du die Korrektur-Funktion nutzt:

Wie kann ich verhindern, dass Arbeitszeiten korrigiert werden können?

Du möchtest die Möglichkeit zur Erfassung von Arbeitszeit-Korrekturen im Front Office abstellen, ggf. auch nur für einzelne Mitarbeitende? Auch hierfür steht Dir eine Funktion zur Verfügung.

Arbeitszeiten suchen & filtern

Es gibt systemseitig diverse Möglichkeiten, die gesammelten Daten aufzubereiten. Natürlich kannst Du auch Kriterien bestimmen, um eine zielgerichtete Auswertung vorzunehmen, wie z. B. die gefilterte Anzeige nicht bestätigter oder nachträglich übermittelter Arbeitszeiten.

Arbeitszeiten drucken & exportieren

Um die Abrechnung der Stundenlöhne vorzubereiten, kannst Du Dir einen Export aller geleisteten Stunden sowie der erfolgten Pausen pro mitarbeitende Person ziehen.

Pausen

Kann ich Pausenzeiten im back Office verwalten?

Pausenzeiten können im Back Office erfasst werden. Soll eine Änderung vorgenommen oder eine falsch erfasste Pause gelöscht werden, gibt es diese Möglichkeiten ebenso. Ist eine Arbeitszeit bereits bestätigt eingetragen, können keine Anpassungen an den Pausenzeiten erfolgen, bevor diese nicht gerettet wird.

Urlaube

Wie kann ich Urlaubstage eintragen?

Die Verwaltung der Urlaubstage findet ausschließlich im Back Office statt. Prinzipiell ist die Funktionsweise ähnlich zur Arbeitszeiterfassung. Es können neue Urlaubsanträge hinzugefügt werden, die mit dem Status vorläufig versehen werden. Vorläufig eingetragene Urlaubstage sind bearbeitbar und können entfernt werden.

Wie kann ich Urlaubstage bestätigen?

Du hast den Eintrag abschließend bearbeitet und möchtest die Zeit nun bestätigen?

Wie kann ich Urlaubstage retten?

Auch bereits bestätigte Urlaube können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Du die Retten-Funktion nutzt.

Urlaube suchen, filtern & exportieren

Für die Auswertung gibt es zusätzlich zum Datum, der Anfangs- und Endzeit sowie der Angabe, ob der Beginn- bzw. Endtag halbtags oder ganztags eingerechnet werden soll, die Spalte Abwesenheitstage. In dieser wird die Anzahl der Tage mit Abwesenheit festgehalten. Die Daten kannst Du exportieren und für weitere Verwendungszwecke nutzen.

Krankschreibungen

Wie kann ich Krankschreibungen erfassen?

Die Verwaltung der Krankschreibungen findet ausschließlich im Back Office statt. Die Funktionsweise ist ähnlich der Erfassung von Urlaubstagen. Es können neue Krankschreibungen hinzugefügt werden, die mit dem Status vorläufig versehen werden. Vorläufige Eintragungen sind bearbeitbar und können entfernt werden.

Wie kann ich Krankschreibungen bestätigen?

Du hast den Eintrag abschließend bearbeitet und möchtest den Eintrag jetzt bestätigen?

Wie kann ich Krankschreibungen retten?

Auch bereits bestätigte Krankschreibungen können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Du die Retten-Funktion nutzt.

Krankschreibungen suchen, filtern & exportieren

Für die Auswertung gibt es zusätzlich zum Datum, der Anfangs- und Endzeit sowie der Angabe, ob der Beginn- bzw. Endtag halbtags oder ganztags eingerechnet werden soll, die Spalte Abwesenheitstage. In dieser wird die Anzahl der Tage mit Abwesenheit festgehalten. Die Daten kannst Du exportieren und für weitere Verwendungszwecke nutzen.

Auswertung

Welche Auswertungen kann ich durchführen?

Du hast die Möglichkeit, eine Kennzahl zu den Arbeitszeiten zu erstellen und diese dauerhaft auf die Startseite zu legen. So hast Du einen optimalen Überblick, z. B. über geleistete Stunden nach mitarbeitender Person oder die Pausenlängen.

Auf dem Guten-Morgen-Bildschirm im Back Office als auch im Front Office siehst Du die Anzahl der Stunden, die bereits an dem jeweiligen Tag geleistet wurden. Somit hast Du einen schnellen Überblick hinsichtlich der Arbeitszeiten zum aktuellen Umsatz.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.