Kassiervorgang

Wie kassiere ich einen Vorgang oder einen Tisch ab?

Der Kassiervorgang wird anhand von Einstellungen im Back Office strukturiert. Falls gewünscht, kannst Du durch Konfiguration der Kostenstelle und der Zahlungsarten Anpassungen vornehmen, um abweichende Vorbelegungen zu treffen.

• Kassieren – Kassieren

Wie wähle ich eine Zahlungsart aus?

Welche Zahlarten in Deinem Betrieb zur Verfügung stehen, wird im Vorhinein festgelegt. Beim Kassieren ist die Standardzahlungsart (meistens „Barzahlung“) immer voreingestellt. Sollte eine andere Bezahlart benötigt werden, kann diese ausgewählt werden.

Gängigste Zahlungsarten

Hier findest Du eine Übersicht über die gängigsten Zahlungsarten und wie Du damit abkassierst:

• Kassieren – Zahlungsart: Bar
• Kassieren – Zahlungsart: Gutschein (Allgemeiner Wertgutschein)
• Kassieren – Zahlungsart: Kundenkarte
• Kassieren – Zahlungsart: Rechnung
• Kassieren – Zahlungsart: Girocard/EC-Karte
• Kassieren – Zahlungsart: Debitkarte & Kreditkarte

Wie kassiere ich einen Außer-Haus-Verkauf?

Kiosk

Wenn Deine Gäste die Speisen und Getränke mitnehmen wollen, kannst Du im Kiosk-Modus die Außer-Haus-Verkauf-Funktion nutzen. Dadurch wird der Vorgang als Außer-Haus-Verkauf deklariert (inkl. der passenden MwSt.). Wenn Du über den Kiosk-Modus buchst, schickst Du den Vorgang über die entsprechende Schaltfläche ab.

Vorgang & Tisch als Außer-Haus-Verkauf markieren

Wenn Du einen Vorgang oder Tisch über die Listenansicht bzw. Tischplan-Ansicht öffnest, ist der Verkauf standardmäßig immer ein In-Haus-Verkauf. Du kannst jedoch schon beim Hinzufügen angeben, dass es sich um einen Außer-Haus-Verkauf handeln soll, indem Du den entsprechenden Regler aktivierst.

Wie nutze ich den Währungsrechner?

Voreingestellte Fremdwährungen können in der Kasse genutzt werden. Hierbei wird der aktuelle Betrag sowie das Wechselgeld in die jeweilige Währung umgerechnet.

• Kassieren – Währungsrechner

Wie erstelle ich eine Split-Rechnung?

Tische mit mehreren Personen zahlen häufig getrennt. Hier kann einfach und schnell eine Split-Rechnung erstellt werden: Dabei erhält jeder Gast sogar Seine eigene Rechnung.

• Kassieren – Rechnung splitten

Wie lege ich Teilzahlungen an?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit in Gastronovi Office, dass ein Zahlungsvorgang aufgeteilt werden kann, das sind sogenannte Teilzahlungen. Dieses Szenario ergibt sich oft, wenn zwei oder mehrere Zahlungsarten zum Einsatz kommen, weil z. B. ein Gutschein eingelöst wird, der den Gesamtbetrag nicht deckt. Alle Teilzahlungen werden natürlich auf der Rechnung ausgegeben.

• Kassieren – Teilzahlung

Wie kann ich eine Rechnung gleichmäßig auf Personen aufteilen?

Der Wunsch, eine Rechnung durch eine beliebige Anzahl an Personen zu teilen, kommt bei Gruppen häufig vor. Diese Möglichkeit ist ebenfalls in der Kasse geschaffen.

• Kassieren – Rechnung nach Personen aufteilen

Wie kann ich Trinkgeld annehmen?

Beim Kassieren kann die mitarbeitende Person einen Betrag in € oder in % an Trinkgeld angeben. Alternativ kann auch immer das Wechselgeld als Trinkgeld deklariert werden. Alle Trinkgelder, sei es über Bar und oder in einer anderen Zahlart, werden auf dem Schichtbericht der mitarbeitenden Person erfasst.

• Kassieren – Trinkgeld annehmen
• Kassieren – Trinkgeld annehmen über den Trinkgeldregler

Trinkgeld nachträglich annehmen

Um Trinkgeld nachträglich, also nachdem ein Vorgang bereits abgeschlossen wurde, noch anzunehmen, muss der Vorgang zuerst gerettet werden. Das ist unabhängig von der gewählten Zahlungsart in der Regel jederzeit während Deiner aktiven Schicht möglich.

Zahlungsart Bar

Wenn Du einen Verkauf via Bar abgeschlossen hast und der Gast Dir nachträglich in Bar noch Trinkgeld übergibt, kannst Du das in der Kasse erfassen. Rette den Verkauf und buche über den Button „Trinkgeld“ den Betrag nach und schließe den Verkauf wieder ab.

Zahlungsart Kartenzahlung (mit der Kasse verbundenes Zahlungsterminal, z. B. mit Gastronovi Pay)

Wenn Du einen Verkauf via Kartenzahlung abgeschlossen hast und der Gast Dir nachträglich mitteilt, dass er Trinkgeld geben möchte, gehe bitte wie folgt vor:

1. Rette den Vorgang und buche das Trinkgeld nach.
2. Der zuvor bereits abgerechnete Betrag bleibt als Teilzahlung stehen und Du musst nur noch das Trinkgeld als weitere Teilzahlung abrechnen. Dafür benötigst Du erneut die Karte des Gastes.

Zahlungsart Kartenzahlung (nicht mit der Kasse verbundenes Zahlungsterminal)

Wenn Du einen Verkauf via Kartenzahlung abgeschlossen hast und der Gast Dir nachträglich mitteilt, dass er Trinkgeld geben möchte, gehe bitte wie folgt vor: Da das Gerät nicht mit der Kasse verbunden ist, kannst Du am Kartenlesegerät eine manuelle Buchung durchführen und buchst den Betrag nach. In der Kasse rettest Du den Verkauf, buchst den Betrag nach und schließt diesen im Anschluss erneut mit der vorherigen Kartenzahlung ab.

Kartenzahlung als Teilzahlung

Bei einer Teilzahlung mit Karte unterstützen wir keine Trinkgeldübertragung/-aufforderung. Das Trinkgeld wird buchhalterisch immer auf die Restzahlung übertragen. Aus diesem Grund wird die Aufforderung zur Trinkgeldzahlung auch nur bei der Restzahlung aufgerufen.

Verwaltung der Trinkgeldabfrage

Neu angelegte Zahlungsterminals werden mit der Standardeinstellung Trinkgeldabfrage deaktiviert eingerichtet. Du kannst die Trinkgeldabfrage im Back Office verwalten, da die Einstellung direkt am Gerät nicht möglich ist.

• Trinkgeldabfrage verwalten

Wie kann die Sortierung der Positionen auf Rechnungen angepasst werden?

Es gibt eine Einstellungsmöglichkeit in den Kasseneinstellungen, die eine Sortierung nach Warengruppen ermöglicht. Die Positionen werden dann, sowohl auf der gedruckten als auch in der PDF-Rechnung, nach Warengruppen sortiert – dabei wird immer die Warengruppe berücksichtigt, in der sich das Produkt befindet.

• Kasseneinstellungen – „Rechnung nach Warengruppe sortieren“ einrichten

Was ist die Druckauswahl für Rechnungen?

Um die Verwaltung der Rechnung zu erleichtern, gibt es die Möglichkeit, für bestimmte Zahlungsarten die Druckauswahl einzurichten. Das bedeutet, dass nach Abschluss des Zahlungsvorgangs automatisch abgefragt wird, wie mit der Rechnung umgegangen werden soll. Dort hast Du gebündelt die Möglichkeit, die Rechnung oder den Bewirtungsbeleg zu drucken, auf einem abweichenden Drucker zu drucken oder die Rechnung direkt per E-Mail zu versenden, statt diese auszudrucken. Die ganze Funktionsbreite, ohne Mehraufwand, auf einen Blick.

Mehr zur Einrichtung der Druckauswahl und Funktionsweise:

• Kassieren – „Druckauswahl“ nutzen

Wie kann ich einen anderen Drucker bei einem Ausfall festlegen?

Beim Ausfall eines Belegdruckers kann in der dann erscheinenden Fehlermaske ein Alternativdrucker ausgewählt werden. Werden mehr als zwei Drucker eingesetzt, kann es hier schnell unübersichtlich werden.

• Allgemeines – Verhalten der Ersatzdruckerliste

Wie drucke ich einen Bewirtungsbeleg?

Bei Geschäftsessen wird in der Regel immer ein Bewirtungsbeleg fällig. Dieser kann zusätzlich zur Rechnung ausgewählt und gedruckt werden. Ebenso kann dieser auch im Nachgang noch einmal gedruckt werden.

• Kassieren – „Bewirtungsbeleg“ drucken
• Kassieren – „Bewirtungsbeleg“ nachträglich drucken

Wie kann ich einen Zwischenbeleg drucken?

Der Zwischenbeleg listet noch einmal alle gebuchten Positionen auf, gibt Auskunft über bereits getätigte Zahlungen und gewählte Zahlungsarten. Zudem enthält er die restliche Summe, die noch bezahlt werden muss. Dadurch bietet sich die Zwischenrechnung, wie der Zwischenbeleg auch genannt wird, hervorragend an, um bei größeren Bestellungen oder vielen Personen den Überblick zu bewahren. Vor allem dann, wenn der Kassiervorgang zwischen mehreren Personen aufgeteilt wird oder wenn bereits Zahlungen geleistet wurden – beispielsweise durch Vorbestellungen oder Zahlungen per Widget.

• Kassieren – „Zwischenbeleg“ drucken

Wie kann ich die Rechnungsangaben ändern?

Bevor Du eine Rechnung endgültig ziehst, kannst Du noch eine Kundschaft setzen oder diese verändern, die Personenanzahl ergänzen oder verändern oder eine Beschreibung hinzufügen, die dann auf der Rechnung erscheint.

• Kassieren – Rechnungsangaben ändern

Wie drucke ich eine Rechnung nachträglich aus?

Falls der Gast nachträglich eine Rechnung wünscht, kann diese in der Kasse erneut aufgerufen werden.

• Kassieren – „Rechnung“ nachträglich drucken

Wie kann ich einen abweichenden Rechnungsdrucker auswählen?

Du kannst jederzeit bestimmen, wo eine Rechnung ausgegeben werden soll, oder je nach Bedarf einzelne Rechnungen auf andere Drucker umleiten.

• Kassieren – „Alternativen Rechnungsdrucker“ auswählen

Wie versende ich eine Rechnung aus der Kasse per E-Mail?

Du hast die Möglichkeit, dem Gast die Rechnung direkt aus der Kasse im Anschluss an die Zahlung per E-Mail zu senden oder jederzeit nachträglich über die geschlossenen Vorgänge.

• Kassieren – „Rechnung“ per E-Mail versenden
• Kassieren – „Rechnung“ nachträglich per E-Mail versenden

Wie kann ich einen QR-Code für das Online-Banking auf der Rechnung ausgeben?

Die Ausgabe des QR-Codes kann nicht manuell über das Front Office gesteuert werden. Ist die Funktion aktiviert, wird bei der Zahlungsart „auf Rechnung“ automatisch ein QR-Code ausgegeben, der von den Gästen gescannt werden kann, um die Zahlung zu erleichtern. Scannt der Gast den QR-Code, öffnet sich die Online-Banking-App und alle wichtigen Informationen für die Überweisung werden automatisch ausgefüllt.

Die Ausgabe eines QR-Codes auf der Rechnung ist eine Einstellung im Back Office, die de/-aktiviert werden kann.

• Kasseneinstellungen – „QR-Code auf PDF-Rechnung generieren“ einrichten

Wie funktioniert die Ausgabe der digitalen Rechnung?

Du kannst die Druckauswahl nutzen und so Deiner Kundschaft das Herunterladen der Rechnung in digitaler Form ermöglichen.

• Kassieren – „Digitale Rechnung“ über die Druckauswahl ausgeben
• Kassieren – „Digitale Rechnung“ nachträglich ausgeben

Wenn Du die Vor-Ort-Bestellung nutzt, kannst Du auch, unabhängig von der Druckauswahl und der gewählten Zahlungsart, die digitale Rechnung über das Widget anbieten.

• Kassieren – Digitale Ausgabe der „Rechnung“ über Vor-Ort-Bestellung

Wie funktioniert die Ausgabe des digitalen Bewirtungsbelegs?

Du kannst die Druckauswahl nutzen und so Deiner Kundschaft das Herunterladen des Bewirtungsbelegs in digitaler Form ermöglichen.

• Kassieren – „Digitalen Bewirtungsbeleg“ über die Druckauswahl ausgeben
• Kassieren – „Digitalen Bewirtungsbeleg“ nachträglich über die Druckauswahl ausgeben

Wenn Du die Vor-Ort-Bestellung nutzt, kannst Du auch, unabhängig von der Druckauswahl und der gewählten Zahlungsart, die digitale Ausgabe des Bewirtungsbelegs über das Widget anbieten.

• Kassieren – Digitale Ausgabe des „Bewirtungsbelegs“ über „Vor-Ort-Bestellungen“

Wie kann die Sortierung der Positionen auf Rechnungen angepasst werden?

Es gibt eine Einstellungsmöglichkeit in den Kasseneinstellungen, die eine Sortierung nach Warengruppen ermöglicht. Die Positionen werden dann, sowohl auf der gedruckten als auch in der PDF-Rechnung, nach Warengruppen sortiert – dabei wird immer die Warengruppe berücksichtigt, in der sich das Produkt befindet.

• Kasseneinstellungen – „Rechnung nach Warengruppe sortieren“ einrichten

Was ist die Druckauswahl für Rechnungen?

Um die Verwaltung der Rechnung zu erleichtern, gibt es die Möglichkeit, für bestimmte Zahlungsarten die Druckauswahl einzurichten. Das bedeutet, dass nach Abschluss des Zahlungsvorgangs automatisch abgefragt wird, wie mit der Rechnung umgegangen werden soll. Dort hast Du gebündelt die Möglichkeit, die Rechnung oder den Bewirtungsbeleg zu drucken, auf einem abweichenden Drucker zu drucken oder die Rechnung direkt per E-Mail zu versenden, statt diese auszudrucken. Die ganze Funktionsbreite, ohne Mehraufwand, auf einen Blick.

Mehr zur Einrichtung der Druckauswahl und Funktionsweise:

• Kassieren – „Druckauswahl“ nutzen

Wie kann ich einen anderen Drucker bei einem Ausfall festlegen?

Beim Ausfall eines Belegdruckers kann in der dann erscheinenden Fehlermaske ein Alternativdrucker ausgewählt werden. Werden mehr als zwei Drucker eingesetzt, kann es hier schnell unübersichtlich werden.

• Allgemeines – Verhalten der Ersatzdruckerliste

Wie drucke ich einen Bewirtungsbeleg?

Bei Geschäftsessen wird in der Regel immer ein Bewirtungsbeleg fällig. Dieser kann zusätzlich zur Rechnung ausgewählt und gedruckt werden. Ebenso kann dieser auch im Nachgang noch einmal gedruckt werden.

• Kassieren – „Bewirtungsbeleg“ drucken
• Kassieren – „Bewirtungsbeleg“ nachträglich drucken

Wie kann ich einen Zwischenbeleg drucken?

Der Zwischenbeleg listet noch einmal alle gebuchten Positionen auf, gibt Auskunft über bereits getätigte Zahlungen und gewählte Zahlungsarten. Zudem enthält er die restliche Summe, die noch bezahlt werden muss. Dadurch bietet sich die Zwischenrechnung, wie der Zwischenbeleg auch genannt wird, hervorragend an, um bei größeren Bestellungen oder vielen Personen den Überblick zu bewahren. Vor allem dann, wenn der Kassiervorgang zwischen mehreren Personen aufgeteilt wird oder wenn bereits Zahlungen geleistet wurden – beispielsweise durch Vorbestellungen oder Zahlungen per Widget.

• Kassieren – „Zwischenbeleg“ drucken

Wie kann ich die Rechnungsangaben ändern?

Bevor Du eine Rechnung endgültig ziehst, kannst Du noch eine Kundschaft setzen oder diese verändern, die Personenanzahl ergänzen oder verändern oder eine Beschreibung hinzufügen, die dann auf der Rechnung erscheint.

• Kassieren – Rechnungsangaben ändern

Wie drucke ich eine Rechnung nachträglich aus?

Falls der Gast nachträglich eine Rechnung wünscht, kann diese in der Kasse erneut aufgerufen werden.

• Kassieren – „Rechnung“ nachträglich drucken

Wie kann ich einen abweichenden Rechnungsdrucker auswählen?

Du kannst jederzeit bestimmen, wo eine Rechnung ausgegeben werden soll, oder je nach Bedarf einzelne Rechnungen auf andere Drucker umleiten.

• Kassieren – „Alternativen Rechnungsdrucker“ auswählen

Wie versende ich eine Rechnung aus der Kasse per E-Mail?

Du hast die Möglichkeit, dem Gast die Rechnung direkt aus der Kasse im Anschluss an die Zahlung per E-Mail zu senden oder jederzeit nachträglich über die geschlossenen Vorgänge.

• Kassieren – „Rechnung“ per E-Mail versenden
• Kassieren – „Rechnung“ nachträglich per E-Mail versenden

Wie kann ich einen QR-Code für das Online-Banking auf der Rechnung ausgeben?

Die Ausgabe des QR-Codes kann nicht manuell über das Front Office gesteuert werden. Ist die Funktion aktiviert, wird bei der Zahlungsart „auf Rechnung“ automatisch ein QR-Code ausgegeben, der von den Gästen gescannt werden kann, um die Zahlung zu erleichtern. Scannt der Gast den QR-Code, öffnet sich die Online-Banking-App und alle wichtigen Informationen für die Überweisung werden automatisch ausgefüllt.

Die Ausgabe eines QR-Codes auf der Rechnung ist eine Einstellung im Back Office, die de/-aktiviert werden kann.

• Kasseneinstellungen – „QR-Code auf PDF-Rechnung generieren“ einrichten

Wie funktioniert die Ausgabe der digitalen Rechnung?

Du kannst die Druckauswahl nutzen und so Deiner Kundschaft das Herunterladen der Rechnung in digitaler Form ermöglichen.

• Kassieren – „Digitale Rechnung“ über die Druckauswahl ausgeben
• Kassieren – „Digitale Rechnung“ nachträglich ausgeben

Wenn Du die Vor-Ort-Bestellung nutzt, kannst Du auch, unabhängig von der Druckauswahl und der gewählten Zahlungsart, die digitale Rechnung über das Widget anbieten.

• Kassieren – Digitale Ausgabe der „Rechnung“ über Vor-Ort-Bestellung

Wie funktioniert die Ausgabe des digitalen Bewirtungsbelegs?

Du kannst die Druckauswahl nutzen und so Deiner Kundschaft das Herunterladen des Bewirtungsbelegs in digitaler Form ermöglichen.

• Kassieren – „Digitalen Bewirtungsbeleg“ über die Druckauswahl ausgeben
• Kassieren – „Digitalen Bewirtungsbeleg“ nachträglich über die Druckauswahl ausgeben

Wenn Du die Vor-Ort-Bestellung nutzt, kannst Du auch, unabhängig von der Druckauswahl und der gewählten Zahlungsart, die digitale Ausgabe des Bewirtungsbelegs über das Widget anbieten.

• Kassieren – Digitale Ausgabe des „Bewirtungsbelegs“ über „Vor-Ort-Bestellungen“