Zahlungsarten

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

Die korrekte Verwaltung Ihrer Zahlungsarten ist das A und O für einen effizienten Kassenbetrieb und eine präzise Buchhaltung. Nur wenn die gewünschten Zahlungsarten im Back Office eingerichtet und aktiviert sind, stehen sie Ihnen im Front Office an der Kasse, in Widgets oder über Integrationen (z. B. HOTAPI) zur Verfügung. Erfahren Sie hier mehr über die Einrichtung und die wichtigsten Einstellungen, damit Sie den Zahlungsverkehr in Ihrem Betrieb optimal gestalten können.

Einrichtung von Zahlungsarten

Die Konfiguration Ihrer Zahlungsarten erfolgt zentral im Back Office. Hier können Sie neue Einträge hinzufügen, bestehende Einträge anpassen oder nicht mehr benötigte entfernen. Die Reihenfolge der Zahlungsarten ist dabei entscheidend, insbesondere für die Funktion Schnelles Kassieren. Die erste Zahlungsart in der Liste ist Ihre Hauptzahlungsart – die ersten drei Plätze können beim schnellen Kassieren verwendet werden. Für jeden Eintrag einer Zahlungsart stehen Ihnen spezifische Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

Zahlungsarten hinzufügen und entfernen

Fügen Sie neue Zahlungsarten hinzu oder entfernen Sie Einträge.

Zahlungsarten verwalten

Wenn Sie neue Zahlungsarten hinzufügen, können Sie in den Einstellungen die Bezahlart festlegen, die Zahlungsart aktivieren und ein Konto bzw. Trinkgeld-Konto festlegen. Alle weiteren Einstellungen erfolgen über die nachträgliche Bearbeitung von bereits bestehenden Einträgen. Hier können Sie beispielsweise die interne Beschreibung anpassen, eine Zahlungsart de-/aktivieren oder den Rechnungstext für die Gäste hinterlegen. Hier eine Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten:

Und so verwalten Sie bestehende Einträge:

Sortierung festlegen

Passen Sie die Reihenfolge der Einträge an, um Ihre Hauptzahlungsarten festzulegen und die häufig genutzten Zahlungsarten nach oben zu schieben.

Kassenlade öffnen

Sie können festlegen, ob nach dem Abschluss einer Zahlung mit der entsprechenden Zahlungsart die Kassenlade automatisch geöffnet werden soll.

Druckauswahl

Aktivieren Sie die Druckauswahl für die entsprechende Zahlungsart, damit nach jedem Abschluss eine Abfrage erscheint, in der ausgewählt werden kann, wie die Rechnung an den Gast übermittelt wird. Über die Abfrage kann die Rechnung klassisch gedruckt werden oder zum Beispiel in digitaler Form ausgegeben werden.

Hinweise

  • Nur aktive Zahlungsarten sind im Front Office sichtbar und nutzbar.
  • Die Sortierung beeinflusst die Darstellung an der Kasse, besonders für die Schnelles Kassieren-Funktion.
  • Die Hauptzahlungsarten (Platz 1–3) können beim schnellen Kassieren verwendet werden.
  • Die korrekte Hinterlegung der Buchhaltungskonten ist essenziell für Ihre Finanzübersicht und Betriebsprüfungen.

Best Practices

  • Relevanz prüfen: Fügen Sie nur die Zahlungsarten hinzu, die Sie tatsächlich in Ihrem Betrieb anbieten.
  • Sortierung optimieren: Platzieren Sie die am häufigsten genutzten Zahlungsarten ganz oben, um den Kassiervorgang zu beschleunigen.
  • Transparente Beschreibungen: Nutzen Sie die Beschreibungsfelder, um dem Servicepersonal nützliche Hinweise zur jeweiligen Zahlungsart zu geben.
  • Buchhaltungskonten abstimmen: Arbeiten Sie eng mit Ihrem Steuerberater zusammen, um die korrekten Buchhaltungskonten für jede Zahlungsart zu hinterlegen.
  • Rechnungstexte klar formulieren: Achten Sie ggf. auf prägnante und verständliche Texte, die auf den Rechnungen erscheinen.

FAQ – Zahlungsarten

Warum sehe ich eine Zahlungsart nicht an meiner Kasse?

Die Zahlungsart muss im Back Office hinzugefügt und aktiviert sein. Prüfen Sie auch die Sortierung und starten Sie die Anwendung im Front Office, damit ggf. die Änderungen wirksam werden.

Wieso wird mir PayPal nicht in der Kasse angezeigt?

Die Zahlungsart PayPal ist eine Zahlungsart für Online-Bestellungen und Zahlungen über das Widget. Die Zahlungsart muss im Back Office aktiviert werden, damit Gäste online via PayPal zahlen können. Zahlungen und Teilzahlungen, die per PayPal stattfinden, werden in der Kasse entsprechend markiert und dokumentiert. Ein Bezahlen in der Kasse im Front Office mit PayPal ist aktuell nicht möglich.

Was sollte ich bei Kartenzahlungen beachten?

Bei Kartenzahlungen gibt es verschiedene Möglichkeiten in der Einrichtung. Besprechen Sie im Vorfeld mit Ihrer Buchhaltung, welche Zahlungsmöglichkeiten Sie anbieten möchten und wie die Buchhaltungskonten (Konto, Trunkgeld-Konto, Vorauszahlungskonto) eingerichtet werden sollen.

Kann ich die Reihenfolge der Zahlungsarten später noch ändern?

Ja, die Sortierung kann jederzeit im Back Office angepasst werden.

Was passiert, wenn eine Zahlungsart deaktiviert wird, die bereits verwendet wurde?

Deaktivierte Zahlungsarten können für neue Vorgänge nicht mehr genutzt werden. Bestehende Abschlüsse bleiben davon unberührt.

Wie richte ich das schnelle Kassieren ein?

Das schnelle Kassieren aktivieren Sie über eine Einstellung in der jeweiligen Kostenstelle. Der Bezahlvorgang wird dadurch enorm verkürzt, da die Hauptzahlungsart automatisch ausgewählt wird.

In den Kasseneinstellungen können Sie festlegen, ob immer die Hauptzahlungsart beim schnellen Kassieren verwendet werden soll oder ob Sie die Auswahl auf bis zu 3 Hauptzahlungsarten erweitern. Hier spielt die Sortierung der Einträge in den Zahlungsarten eine entscheidende Rolle, da maximal die ersten drei Einträge ausgewählt werden können, je nach Einstellung.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.