Legen Sie fest, wie Sie die zuständige Ansprechperson in der E-Mail-Kommunikation ankündigen wollen (z. B. Ihre Ansprechperson).
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt >Allgemeine Einstellungen**.
Geben Sie bei Kontaktperson den gewünschten Text an.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
.
Hinweis zu Bedienung
Legen Sie fest, wie Sie das zuständige Servicepersonal in der E-Mail-Kommunikation ankündigen wollen (z. B. "Es bediente Sie/Dich …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt >Allgemeine Einstellungen**.
Geben Sie bei Bedient durch den gewünschten Text an.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
.
Vorname verwenden
Aktivieren Sie diese Option, um Ihre Gäste in der gesamten E-Mail-Kommunikation aus dem System heraus mit dem Vornamen anzusprechen – sofern angegeben.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Setzen Sie unter Konfiguration ein Häkchen bei Vorname verwenden.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
.
Titel verwenden
Aktivieren Sie diese Option, um Ihre Gäste in der gesamten E-Mail-Kommunikation aus dem System heraus mit dem entsprechenden Titel (z. B. Dr.) anzusprechen – sofern angegeben.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Setzen Sie unter Konfiguration ein Häkchen bei Titel verwenden.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
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Informelle Kundenansprache aktivieren
Aktivieren Sie diese Option, um Ihre Gäste in der gesamten E-Mail-Kommunikation aus dem System heraus mit der informellen Ansprache anzusprechen. Die formelle Ansprache (siezen) wird dadurch komplett ersetzt und Ihre Gäste werden in der Regel geduzt.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Setzen Sie unter Konfiguration ein Häkchen bei Informelle Kundenansprache.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
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Es können keine einzelnen Bereiche ausgewählt werden, in denen die informelle Ansprache zum Einsatz kommt. Einmal aktiviert, werden Ihre Gäste überall geduzt.
Übersicht der betroffenen Bereiche
Wenn Sie die informelle Ansprache aktiviert haben, kommt diese in diversen Bereichen zum Einsatz. Hier ein kleiner Überblick, welche Bereiche betroffen sind:
Kundenkarten
in den folgenden E-Mails:
Versand von Kundenkarten
PIN anfordern/vergessen
Kundenkartenaufladung
Umfragen
in folgenden E-Mails:
Kontaktformular
Umfrage (wenn Vorname + Nachname bekannt sind)
Rechnungen
in allen Rechnungen
PDF-Datei
via Mail
DSGVO-Export von Kundendaten
in der begleitenden Mail zum angefragten Export der eigenen Kundendaten
Widget
in den folgenden Bereichen des Widgets:
Datenschutz
Übersicht
Reservierungen
Zahlungen
Ladebildschirm
Stornierungen
Fehlermeldungen
Bestellungen
Reservierungsmails
in den folgenden E-Mails:
Eingangsnachweis einer Reservierung
Bestätigung einer Reservierung
Eingangsnachweis einer Lieferung
Bestätigung einer Lieferung
Bestätigung einer Abholung
Mail bei der Stornierung seitens der Kundschaft
Mail bei der Stornierung seitens des Betriebs
Zahlungseingang
Grußformel festlegen
Geben Sie eine allgemeine Grußformel an, die in der E-Mail-Kommunikation als Abschluss der Nachricht verwendet werden soll.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Setzen Sie unter Konfiguration ein Häkchen bei Grußformel.
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.
Ansprache des Gäste festlegen
Geben Sie eine individuelle Anrede für Ihre Gäste – in Abhängigkeit zum Geschlecht – an, die in der sämtlichen E-Mail-Kommunikation aus dem System heraus verwendet wird, und verleihen Sie der Gast-Ansprache so eine personalisierte Note.
Weibliche Ansprache
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Geben Sie unter Ansprachen bei Weibliche Ansprache die gewünschte Anrede an.
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.
Sonstige Ansprache
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Geben Sie unter Ansprachen bei Sonstige Ansprache die gewünschte Anrede an.
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Männliche Ansprache
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Ansprache.
Geben Sie unter Ansprachen bei Männliche Ansprache die gewünschte Anrede an.
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.
Zusatztexte übersetzen
Um die verfassten Zusatztexte auch für fremdsprachige Gäste anzupassen, können Sie diese übersetzen.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Wählen Sie links den entsprechenden Bereich aus.
Klicken Sie in dem Bereich unten rechts auf die Schaltfläche Übersetzen
.
Es öffnet sich ein Fenster mit allen Texten, für die eine automatische Übersetzung verfügbar sind.
Wählen Sie den Pfeil nach links, um einen vorhandenen Text automatisch zu übersetzen.
Sie können den übersetzten Text auch bei Bedarf anpassen.
Um die Übersetzung zu übernehmen, klicken Sie auf Speichern
.
Allgemeine Hinweise zum Übersetzen
Nicht übersetzte Begriffe werden in der Originalsprache dargestellt. Somit entfällt die Übersetzung von Eigennamen wie "Wiener Schnitzel" oder Mengenbeschreibungen wie 0,7l.
Systemnachrichten und Systemtexte werden bereits übersetzt geliefert, es bedarf keiner manuellen Übersetzung.
Online Übersetzung: Durch Drücken des Pfeils können Sie durch eine Online-Übersetzung Ihren Text automatisch übersetzen lassen. Nach der Rückmeldung können Sie die Übersetzung prüfen und bei Bedarf nachträglich anpassen.
Manuelle Übersetzung: Entspricht die automatische Übersetzung nicht Ihren Ansprüchen bzw. möchten Sie die Online-Übersetzung nicht nutzen, können Sie natürlich auch direkt Ihre Übersetzung in der jeweiligen Sprache eingeben.
Graue Weltkugel: Es gibt noch keine (vollständige) Übersetzung für diesen Eintrag.
Grüne Weltkugel: Es liegt eine Übersetzung für den Eintrag vor. (Es kann jedoch trotzdem sein, dass die Übersetzung nicht vollständig bzw. fehlerhaft ist.)
Einstellungen von Zentrale übernehmen
Wenn Sie mit einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie die Einstellungen in Ihren Filialen aus der Zentrale übernehmen.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Wählen Sie links den entsprechenden Bereich aus.
Klicken Sie in dem Bereich unten rechts auf die Schaltfläche Von Zentrale übernehmen
.
Bestätigen Sie den Vorgang mit Ja
.
Alle lokalen Einstellungen, die Sie vorgenommen haben, werden dabei überschrieben, sofern die Einstellungen der Zentrale abweichen.
Nur Zusatztexte
Legen Sie fest, ob die Standardtexte in der E-Mail-Kommunikation vollständig durch Ihre eigenen Texte ersetzt werden sollen oder ergänzen Sie diese durch eigene Inhalte. Wenn Sie den Regler aktivieren, werden die vorgefertigten Texte ausgeblendet.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
De-/Aktivieren Sie hier den Regler Nur Zusatztexte.
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.
Denken Sie daran, dass Sie unbedingt für alle drei Status (Vorläufig, Bestätigt, Storniert) einen eigenen Text angeben müssen! Ansonsten kann es dazu führen, dass Ihre Gäste leere E-Mails erhalten.
Sollten Sie den Regler aktivieren, testen Sie unbedingt vorher den E-Mail-Versand, indem Sie jedes Szenario einmal durchspielen. Dazu können Sie beispielsweise mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse eine Test-Reservierung im System anlegen. (Prüfen Sie alle Inhalte für alle drei Status vollständig!)
Titel "Vorläufig" angeben
Ersetzen Sie den vorgefertigten Standardtitel in der E-Mail-Kommunikation an Ihre Gäste, wenn eine E-Mail zu vorläufigen Reservierungen/Buchungen verschickt wird.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Titel Vorläufig den gewünschten Text ein.
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.
Zusatztext zur E-Mail Status: "Vorläufig" angeben
Ergänzen Sie den vorgefertigten Standardtext in der E-Mail-Kommunikation an Ihre Gäste, wenn eine E-Mail zu vorläufigen Reservierungen/Buchungen verschickt wird.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Vorläufig > Textinhalt den gewünschten Text ein.
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.
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine bestätigte Reservierung/Buchung versendet wird (z. B. "Ihre Reservierung ist bestätigt.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Titel Bestätigt den gewünschten Text ein.
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.
Die eingegebenen Informationen ersetzen den gesamten Standard-Text – es werden keine Inhalte ergänzt.
Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Zusatztext zur E-Mail Status: "Bestätigt" angeben
Ergänzen Sie den vorgefertigten Standardtext in der E-Mail-Kommunikation an Ihre Gäste, wenn eine E-Mail zu bestätigten Reservierungen/Buchungen verschickt wird.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Bestätigt> Textinhalt den gewünschten Text ein.
Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern
.
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine stornierte Reservierung/Buchung versendet wird (z. B. "Ihre Reservierung wurde storniert.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Titel Storniert den gewünschten Text ein.
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.
Die eingegebenen Informationen ersetzen den gesamten Standard-Text – es werden keine Inhalte ergänzt.
Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Zusatztext zur E-Mail Status: "Storniert" angeben
Ergänzen Sie den vorgefertigten Standardtext in der E-Mail-Kommunikation an Ihre Gäste, wenn eine E-Mail zu stornierten Reservierungen/Buchungen verschickt wird.
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Storniert > Textinhalt den gewünschten Text ein.
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.
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine stornierte Reservierung/Buchung versendet wird (z. B. "Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Reservierung nicht annehmen können. Wir freuen uns, …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Reservierungen.
Tragen Sie hier bei Stornierung durch Unternehmen den gewünschten Text ein.
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.
Die eingegebenen Informationen ersetzen den gesamten Standard-Text – es werden keine Inhalte ergänzt.
Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Titel "Bestellübersicht" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Bestellung versendet wird (z. B. "Ihre Bestellübersicht:").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Titel (Bestellübersicht) den gewünschten Text ein.
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.
Die eingegebenen Informationen ersetzen den gesamten Standard-Text – es werden keine Inhalte ergänzt.
Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Text "Prüfung Abholung" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Bestellung, die aktuell geprüft wird, versendet wird (z. B. "Ihre Bestellung ist eingegangen und wird geprüft.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Prüfung (Abholung) den gewünschten Text ein.
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Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Titel "Bestätigung Abholung" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Bestellung, die bestätigt wurde, versendet wird (z. B. "Ihre Bestellung wurde bestätigt.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Titel (Bestätigung Abholung) den gewünschten Text ein.
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Die eingegebenen Informationen ersetzen den gesamten Standard-Text – es werden keine Inhalte ergänzt.
Unter Vorschau sehen Sie eine Live-Vorschauansicht der Inhalte, die Sie eingeben.
Text "Abholbestätigungstext" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Abholbestellung, die bestätigt wurde, versendet wird (z. B. "Wir bedanken uns ganz herzlich für Ihre Bestellung und freuen uns auf Ihren Besuch.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Abholbestätigungstext den gewünschten Text ein.
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Text "Lieferbestätigung" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Lieferbestellung, die bestätigt wurde, versendet wird (z. B. "Wir bedanken uns ganz herzlich für Ihre Bestellung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Lieferbestätigung den gewünschten Text ein.
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Text "Vorbestellung" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine aufgegebene Vorbestellung, die bestätigt wurde, versendet wird (z. B. "Wir bedanken uns ganz herzlich für Ihre Vorbestellung und freuen uns auf Ihren Besuch.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Vorbestellung den gewünschten Text ein.
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Text "Zahlungsbestätigung" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine bezahlte Bestellung versendet wird (z. B. "Wir haben Ihre Zahlung erhalten. Vielen Dank!").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Zahlungsbestätigung den gewünschten Text ein.
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Titel "Bestellungsstornierung" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine stornierte Bestellung versendet wird (z. B. "Ihre Bestellung wurde storniert.").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Titel (Stornierung) den gewünschten Text ein.
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Text "Bestellungsstornierung" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die im Anschluss an eine stornierte Bestellung versendet wird (z. B. "Wir haben mit Bedauern Ihre Stornierung erhalten. Wenn Sie zu einem anderen Zeitpunkt bestellen möchten, …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Lieferung / Abholung / Vorbestellung .
Tragen Sie hier bei Stornierung den gewünschten Text ein.
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Titel "Kundenkarte" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Kundenkarten versendet wird (z. B. "Ihre Kundenkarte").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Kundenkarte > Titel den gewünschten Text ein.
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Titel "PIN" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Kundenkarten versendet wird (z. B. "Ihre PIN").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei PIN den gewünschten Text ein.
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Titel "Aufladung Kundenkarte" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Kundenkarten versendet wird (z. B. "Ihre Aufladung").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Kundenkarte > Aufladung - Titel den gewünschten Text ein.
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Text "Aufladung Kundenkarte" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Kundenkarten versendet wird (z. B. "Vielen Dank für die Aufladung Ihrer Kundenkarte. Wir freuen uns …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Kundenkarte > Aufladung - Text den gewünschten Text ein.
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Titel "Gutschein" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Gutscheine versendet wird (z. B. "Ihr Gutschein").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Gutschein > Titel den gewünschten Text ein.
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Titel "Gutschein E-Mail" angeben
Geben Sie den gewünschten Titel ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Gutscheine versendet wird (z. B. "Ihr Gutschein").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Gutschein > Text den gewünschten Text ein.
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Text "Inhalt Gutscheinversand" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Gutscheine versendet wird (z. B. "Anbei erhalten Sie Ihren Gutschein. Wir freuen uns …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Gutschein > Inhalt) den gewünschten Text ein.
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Titel "Gutschein Hinweis" angeben
Geben Sie den gewünschten Hinweistext ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Gutscheine versendet wird (z. B. "Tipp zum Ausdrucken: Wählen Sie in den Druckereinstellungen …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Gutschein > Hinweis-Titel den gewünschten Text ein.
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.
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Text "Inhalt Gutscheinhinweis" angeben
Geben Sie den gewünschten Text ein, der in der E-Mail stehen soll, die zum Thema Gutscheine versendet wird (z. B. "Anbei erhalten Sie Ihren Gutschein. Wir freuen uns …").
Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Gastkommunikation.
Klicken Sie unter Gastkommunikation auf den Menüpunkt Kundenkarten (Gutscheine).
Tragen Sie hier bei Gutschein > Hinweistext) den gewünschten Text ein.
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Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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