Mithilfe der Rollenverteilung können Sie Rollen und für diese Rollen zugeordnete Benutzer im System anlegen. Den jeweiligen Rollen werden die Rechte in Ihrem Betrieb zugewiesen. Ein Benutzer ist jedoch nicht auf den Betrieb eingeschränkt, in dem er registriert wurde, sondern wird generell im Gastronovi System angelegt. Dadurch kann ein Benutzer mit den gleichen Zugangsdaten in mehreren Betrieben mit unterschiedlichen Berechtigungen eingebunden werden.
Mithilfe von Benutzerrollen können pro Benutzer individuelle Rechte definiert werden. Beispielsweise arbeitet der Benutzer „max.mustermann“ in der Rolle „Reservierung“, sodass er nur auf die über die Rechte festgelegten Bereiche im System zugreifen darf. So erhält jeder Benutzer nur die Einsicht ins System, die der Rolle angemessen ist und Sie behalten die Kontrolle über alle Daten.
Jede Benutzerrolle kann mit unterschiedlichen Rechten versehen werden. Sie können selbst definieren, welche Benutzer zu welchen Bereichen und Funktionen Zugang bekommen sollen. Wichtig hierbei ist, dass die Manager-Rolle immer automatisch alle Rechte hat.
Nach Änderung an den Benutzerrechten muss sich ein Benutzer einmal ab- und wieder anmelden, damit die aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.
Die Rechtevergabe für die Manager-Rolle ist nicht möglich, da die Rolle Manager immer alle Rechte besitzt.
Für das Modul Kassensystem verfügbare Rechte, die den jeweiligen Zugriff der Benutzer regeln:
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Kassensystem | Die Kasse darf genutzt werden, inkl. Bestellungen aufnehmen, kassieren, usw. |
| Küchenmonitor | Der Küchenmonitor darf gestartet und eingerichtet werden. |
| Schnellwechsel aktivieren | Erlaubnis, den Schnellwechsel zu aktivieren. |
| Umsatzeinträge stornieren | Erlaubt das selbstständige Stornieren. |
| Umsätze übergreifend bearbeiten | Zugriff auf die Umsätze fremder Schichten und das Recht, diese zu bearbeiten. |
| Diverses buchen | Buchung von diversen Buchungen mit freier Text- und Preiseingabe über die Kasse. |
| Rabattierung anwenden | Vorgegebene Rabatte auf den Kassiervorgang anwenden. |
| Freie Rabattierung anwenden | Selbst definierte Rabatte auf den Kassiervorgang anwenden. |
| Vorgänge retten | Erlaubt, Tische / Verkaufsaktionen zu retten (Wiederherstellung). |
| Vorgänge übertragen | Erlaubt die Übertragung von Tischen auf andere Schichten. |
| Positionen umbuchen | Erlaubt Positionen von einem Tisch zu einem beliebigen anderen Tisch zu buchen. |
| Trinkgeld annehmen | Erlaubt Wechselgeld als Trinkgeld zu verbuchen. |
| Umsätze verwalten | Z-Bon abschließen, alle Verkaufs- sowie Schichtvorgänge können eingesehen werden. Erlaubt das Öffnen der Kassenlade. |
| Journalverwaltung | Alle Einträge in der Kasse können im Journal eingesehen werden. |
| Rezeptbestände | Erlaubt die Eingabe eines vorhandenen Rezeptbestandes, der im front Office auf den Rezepten angezeigt wird. |
| Testmodus starten | Erlaubt es, eine Schicht im Testmodus zu erstellen. |
| Lagerbestand eines Rezeptes anzeigen | Erlaubt es, den Lagerbestand eines Rezeptes direkt in der Kasse einzusehen. |
Bitte beachten Sie, dass das Recht Umsätze verwalten die Öffnung der Kassenlade ermöglicht.
Um aktiv im System arbeiten zu können, benötigt jeder Mitarbeiter einen Benutzerzugang. Dieser ist einmalig im Ganzen Gastronovi System, deswegen kann ein Benutzername auch nur einmal vergeben werden. Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer nur in einer Rolle pro Account eingebunden sein darf. Andernfalls kann das System nicht erkennen, mit welchen Rechten der angemeldete Benutzer arbeiten soll.
Durch den Farbstatus sehen Sie, ob ein Benutzer verifiziert ist oder nicht. Nur verifizierte Benutzer können sich im System anmelden. Nach dem Anlegen eines Benutzers bekommen Sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Verifizierungsmail gesendet. Diese bestätigen Sie durch das Anklicken des Links. Sollte Sie diese E-Mail nicht finden, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner oder fordern Sie Verifizierungsmail erneut an.
Ein Benutzername kann nachträglich nicht von Ihnen geändert werden. Sollten Sie doch unbedingt eine Änderung benötigen, melden Sie sich bitte im Support.
Benutzer, die aus einer Rolle entfernt werden, verlieren alle Rechte und Zugänge, die mit dieser Rolle verknüpft sind. Es gibt jedoch einen Sonderfall, in dem ein Benutzer nicht ohne weiteres entfernt werden kann: wenn bereits Schichten über diesen Benutzer geöffnet und Umsätze generiert worden sind. In diesem Fall kann ein Benutzer auch gesperrt werden, um eine erneute Anmeldung ins System zu verhindern.
Wenn Sie einem Benutzer einen Kellnerschlüssel für den Schnellwechsel zuweisen wollen, können Sie die ID in die entsprechende Spalte eintragen – zentral über die Rollenverteilung.
Jeder Benutzer, der auf einem Gerät angemeldet ist, ist in einer offenen Session aktiv. Über die Sessions können Sie schnell und einfach sehen, welcher Benutzer auf welchen Geräten arbeitet und seit wann.
Die persönlichen Angaben im Benutzerprofil können i. d. R. nur angepasst werden, wenn sich der Benutzer einloggt und die Änderungen manuell durchführt – dazu gehört bspw. auch die Schnellwechsel-PIN.
Über die Rollenverteilung ist an zentraler Stelle einsehbar, ob eine Schnellwechsel-PIN bei einem Benutzer vergeben worden ist. Für jeden eingebundenen Benutzer in der ausgewählten Rolle kann so nachvollzogen werden, ob noch eine Schnellwechsel-PIN vergeben werden muss oder ob bereits eine vorhanden ist – wenn im Kassensystem mit dem Schnellwechsel gearbeitet werden soll.
Überprüfen können Sie die Information in der Spalte PIN gesetzt.
Haben Mitarbeitende Ihr Passwort vergessen, kann die "Passwort vergessen"-Funktion genutzt werden. Sollte es weiterhin zu Problemen beim Login in den Benutzeraccount kommen, melden Sie sich bitte im Support.
Personalfluktuation sind in der Gastronomie gang und gäbe, sodass es durchaus vorkommen kann, dass Benutzerzugänge in gn Office gesperrt werden müssen. Dabei gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten müssen, um den Benutzer ordnungsgemäß zu sperren. Halten Sie sich an die folgenden Schritte für ein erfolgreiches Offboarding in gn Office.
Prüfen Sie zuerst, ob der Benutzer noch eine Schicht in der Kasse geöffnet hat und schließen Sie diese gegebenenfalls. (Darunter fallen auch offene Testschichten.)
Sollte es noch offene Sessions für diesen Benutzer geben, beenden Sie diese. Eine offene Session kann es auch dann geben, wenn keine offene Schicht mehr existiert. Möglicherweise ist der Benutzer noch auf einem Gerät in gn Office angemeldet.
Und zum Abschluss wird der entsprechende Benutzer gesperrt. Anschließend kann dieser sich nicht mehr mit seinen Zugangsdaten in gn Office einloggen und hat damit keinen Zugriff mehr auf Ihren Account oder sensible Daten.
Information: Benutzer, die bereits Umsätze in der Kasse generiert haben, können nicht einfach gelöscht werden, daher gibt es die Sperrfunktion. Sollte es noch keine Umsätze geben, können Sie den Benutzer auch entfernen: Benutzer entfernen.