Rollenverwaltung

Über die Rollenverwaltung steuerst Du zentral den Zugriff auf Deinen Gastronovi Office Account. Du kannst verschiedene Rollen erstellen, denen Du bestimmte Rechte, die den Zugriff auf Funktionen und Daten erlauben, unterteilt und sortiert nach Modul, zuweist. Deinen Rollen weist Du Benutzer zu – das können bestehende oder neue Benutzeraccounts, die Du über die Rollenverwaltung erstellst, sein. Erstellte Benutzer sind systemweit gültig und können theoretisch auch in andere Accounts eingebunden werden.

Rollen

Rollen hinzufügen & verwalten

Über die Rollen in Deinem Account kannst Du steuern, wer auf welche Daten und Funktionen zugreifen kann. Einer Rolle können anschließend beliebig viele Rechte zugeordnet und Benutzer zugewiesen werden. Du kannst die Rollen auch als eine Art von Gruppierung sehen. Jeder Rolle können beliebig viele Benutzer zugewiesen werden.

Beispiel

Du kannst beispielsweise die Rollen Service und Schichtleitung erstellen, die entsprechenden Rechte zuordnen und anschließend die passenden Benutzer zuweisen. Während beide Rollen etwa die Rechte „Kassensystem“, „Schnellwechsel aktivieren“, „Rabattierung anwenden“, „Trinkgeld annehmen“, „Positionen umbuchen“ und „Rezeptbestände“ zugeordnet haben, erweiterst Du die Rolle Schichtleitung beispielsweise um die Rechte „Umsatzeinträge stornieren“, „Vorgänge retten“ und „Vorgänge übertragen“. Jetzt kannst Du qualifizierte Mitarbeitende der Rolle Schichtleitung zuweisen, die autorisiert sein sollen, stornieren und retten zu dürfen. So hast du immer die volle Kontrolle über Deine Daten und wer was in Deinem Gastronovi Account erledigen darf und wer nicht.

Rechte

Rechte zuweisen & verwalten

Jede Rolle kann mit unterschiedlichen Rechten versehen werden. Du kannst selbst definieren, welche Mitarbeitenden zu welchen Bereichen, Daten und Funktionen Zugang bekommen sollen.

Bitte beachte: Wenn Du Änderungen Rechte einer Rolle zuordnest oder diese entfernst, werden die Änderungen für deine Mitarbeitenden erst wirksam, wenn diese sich einmal ab- und angemeldet haben.

Die Manager-Rolle hat stets Zugriff auf alle Daten und Funktionen in Deinem Account! Du kannst diese nicht verändern.

Die Rechteübersicht für das Modul Kassensystem

Hier findest Du eine Übersicht über die verfügbaren Rechte zum Kassensystem in Gastronovi Office, die Du in der Rollenverwaltung einzelnen Rollen zuordnen kannst.

Recht Beschreibung Back Office Front Office
Umsätze verwalten Das Recht Umsätze verwalten erlaubt, dass Du Zugriff auf sensible Umsatzdaten erhältst. Du darfst Z-Bons abschließen, alle Verkaufs- sowie Schichtvorgänge einsehen und die Kassenlade öffnen. ✓ ✓
Journalverwaltung Das Recht Journalverwaltung erlaubst, dass Du Zugriff auf das Journal und alle Einträge erhältst. ✓ ✓
Kassensystem Das Recht Kassensystem erlaubt, dass Du die Kasse benutzen darfst. Es dürfen alle grundlegenden Funktionen ausgeführt werden (z. B. Bestellungen aufnehmen, kassieren, …). - ✓
Schnellwechsel aktivieren Das Recht Schnellwechsel aktivieren erlaubt, dass Du im laufenden Kassenbetrieb den Schnellwechsel aktivieren darfst. - ✓
Umsatzeinträge stornieren Das Recht Umsatzeinträge stornieren erlaubt, dass Du eigenständig Positionen und Vorgänge in der Kasse stornieren darfst.
Umsätze übergreifend bearbeiten Das Recht Umsätze übergreifend bearbeiten erlaubt, dass Du Zugriff auf die Umsätze anderer Schichten erhältst. Es dürfen Positionen und Vorgänge in anderen Schichten eingesehen und bearbeitet werden. - ✓
Vorgänge retten Das Recht Vorgänge retten erlaubt, dass Du geschlossene Vorgänge wiederherstellen darfst, um diese zu verwalten. ✓ ✓
Rabattierung anwenden Das Recht Rabattierung anwenden erlaubt, dass Du feste Rabatte auf Positionen oder Vorgänge anwenden darfst. Die Rabatte werden in den Kasseneinstellungen festgelegt und können in der Kasse angewendet werden. - ✓
Freie Rabattierung anwenden Das Recht Freie Rabattierung erlaubt, dass Du frei und selbstständig Rabatte auf Positionen und Vorgänge anwenden darfst. Freie Rabatte obliegen keinen Vorgaben und können individuell an die Situation angepasst werden. - ✓
Diverses buchen Das Recht Diverses buchen erlaubt, dass Du diverse Buchungen in der Kasse vornehmen kannst. Diverse Buchungen sind Buchungen mit freier Text- und Preiseingabe und betriffen häufig Buchungen, die nicht in der Speisekarte aufgeführt werden. - ✓
Küchenmonitor Das Recht Küchenmonitor erlaubt, dass Du den Küchenmonitor auf einem Endgerät starten und Einstellungen vornehmen darfst. - ✓
Trinkgeld annehmen Das Recht Trinkgeld annehmen erlaubt, dass Du Wechselgeld als Trinkgeld verbuchen darfst. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Trinkgeld in der Kasse zu erfassen (z. B. den Trinkgeld-Schieberegler im Wechselgeldrechner). - ✓
Positionen umbuchen Das Recht Positionen umbuchen erlaubt, dass Du einzelne Positionen von Tisch zu Tisch buchen darfst. - ✓
Vorgänge übertragen Das Recht Vorgänge übertragen erlaubt, dass Du ganze Vorgänge in andere aktive Schichten transferieren darfst. Die umgebuchten Vorgänge werden in die Umsätze der Zielschicht übertragen. - ✓
Produktbestände Das Recht Produktbestände erlaubt, dass Du Zugriff auf die Produktbestände erhältst. Hier können Bestände für einzelne Produkte eingesehen, neu erfasst, verwaltet und gesperrt werden. Die Produktbestände werden in der Kasse dargestellt, informieren das Servicepersonal über die Anzahl der verfügbaren Produkte. Gesperrte bzw. ausverkaufte Gerichte werden Deinen Gästen über das Modul Digital Signage kommuniziert (z. B. auf digitalen Speisekarten). ✓ ✓
Testmodus starten Das Recht Testmodus starten erlaubt, dass Du eine Schicht im Testmodus öffnen darfst. Der Testmodus erlaubt es Dir, das Kassensystem, sowie neue Funktionen und Einstellungen zu prüfen, ohne reale Umsätze zu generieren. - ✓
Lagerbestand eines Rezeptes anzeigen Das Recht Lagerbestand eines Rezeptes anzeigen erlaubt, dass Du Erlaubt es, den Lagerbestand eines Rezeptes direkt in der Kasse einzusehen. ✓ ✓

Bitte beachte beim Vergeben der Rechte an die entsprechenden Rollen, dass das Recht Umsätze verwalten auch die Öffnung der Kassenlade ermöglicht.

Weiterführende Rechte zum Kassensystem

Schaue Dir unbedingt die folgenden Rechte an, wenn Du eine Rolle für das Kassensystem erstellst. Die Rechte sind abhängig von Deiner persönlichen Nutzung und Modulkonfiguration in Gastronovi Office.

Standard-Rechte

Diese Rechte sind i. d. R. modulunabhängig und können für jede Rolle sinnvoll sein.

Modul-Rechte

Diese Rechte sind an kostenpflichtige, erweiternde Module geknüpft.

Benutzer

Benutzer hinzufügen & verwalten

Um aktiv im System arbeiten zu können, benötigt jeder Mitarbeitende einen Zugang zu Gastronovi Office. Dabei wird ein individueller Accountname erstellt, der nur einmal im System vergeben wird. Ein Zugang kann theoretisch in beliebig viele Gastronovi Accounts eingebunden werden, wenn Mitarbeitende beispielsweise in mehreren Standorten (z. B. Mehrbetriebskonzept) oder vorher in einem anderen Betrieb mit Gastronovi gearbeitet haben. Jeder Benutzer sollte mindestens einer Rolle, kann aber auch mehreren, in einem einzigen Account zugewiesen werden. Sollte ein Benutzer in mehreren Rollen eingebunden sein, wird bei der Anmeldung abgefragt, mit welcher Rolle – und den damit verbundenen Rechten – sich eingeloggt werden soll.

Bitte beachte: Ein Benutzername kann nicht nachträglich von Dir geändert werden. Sollte es dennoch einen dringenden Änderungswunsch geben, melde Dich bitte bei unserem Support.

Verifizierung von neuen Benutzern

Über den aktuellen Status siehst Du, ob ein Benutzer bereits verifiziert ist oder nicht. Die Verifizierung ist ein einmaliger Prozess, der bei neuen Benutzern erledigt werden muss. Nur verifizierte Benutzer können sich im System anmelden. Nach dem Anlegen eines Benutzers wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Verifizierungs-E-Mail gesendet. In dieser E-Mail muss auf die verlinkte URL geklickt werden, um den Prozess abzuschließen.

Wenn die E-Mail nicht ankommen sollte, prüfe zuerst die Spam-Ordner. Sollte die E-Mail tatsächlich nicht angekommen sein oder ist die angegebene URL bereits abgelaufen, kann eine erneute E-Mail durch das System verschickt werden. Diese muss jedoch manuell angefordert werden: Benutzer-Rollen-Verwaltung – Verifizierungs-E-Mail erneut anfordern

Benutzer entfernen & sperren

Wenn Du Benutzer aus einer Rolle entfernst, werden damit auch alle verbundenen Rechte und Zugänge für diesen Benutzer entfernt.

Sollte ein Benutzer jedoch im Kassensystem gearbeitet haben und bereits mindestens eine Schicht geöffnet und dort Umsätze generiert haben, kann der Benutzer nicht ohne Weiteres einfach entfernt werden – Stichwort: Aufbewahrungsfristen. Du kannst diesen Benutzer jedoch sperren. Gesperrte Benutzer können sich auch nicht in der jeweiligen Rolle anmelden und haben somit keinen Zugriff mehr auf die zugehörigen Daten und Funktionen.

Weitere Einstellungen

Kellnerschlüssel-ID vergeben

Wenn Du einem Benutzer einen Kellnerschlüssel für den Schnellwechsel zuweisen willst, kannst Du die ID in die entsprechende Spalte eintragen – zentral über die Rollenverteilung.

Aktuelle Sessions einsehen & beenden

Jeder Benutzer, der auf einem Gerät angemeldet ist, ist in einer offenen Session aktiv. Über die Sessions kannst Du schnell und einfach sehen, welcher Benutzer auf welchen Geräten arbeitet und seit wann.

Nutzendenprofil anpassen

Die persönlichen Angaben im Benutzerprofil können i. d. R. nur angepasst werden, wenn sich der Nutzende einloggt und die Änderungen manuell durchführt – dazu gehört bspw. auch die Schnellwechsel-PIN.

Wie erkenne ich, ob eine Schnellwechsel-PIN gesetzt worden ist?

Über die Rollenverteilung ist an zentraler Stelle einsehbar, ob eine Schnellwechsel-PIN bei einem Benutzer vergeben worden ist. Für jeden eingebundenen Benutzer in der ausgewählten Rolle kann so nachvollzogen werden, ob noch eine Schnellwechsel-PIN vergeben werden muss oder ob bereits eine vorhanden ist – vorausgesetzt, dass im Kassensystem mit dem Schnellwechsel gearbeitet werden soll.

Überprüfen kannst Du die Information in der Spalte „PIN gesetzt“.

Passwort vergessen?

Solltest Du oder Mitarbeitende das Passwort vergessen haben, kann die „Passwort vergessen“-Funktion genutzt werden.

Bitte beachte: Sollte es nach dem Reset des Passworts immer noch Probleme beim Anmelden geben, melde Dich bitte bei unserem Support.

Offboarding in Gastronovi Office

Gefühlt gehört die Personalfluktuation in der Gastronomie zum Alltag. Gastronovi Office hilft Dir dabei, dass das Offboarding von Mitarbeitenden schnell und unkompliziert funktionieren kann. Die folgenden Punkte solltest Du dabei beachten, um Mitarbeitende bzw. deren Benutzerkonten ordnungsgemäß zu entfernen oder zu sperren, damit diese keinen Zugriff mehr auf Gastronovi Office und Deine Zahlen und Daten haben.

1. Alle offenen Schichten schließen

Prüfe zuerst, ob der Benutzer noch eine Schicht in der Kasse geöffnet hat, und schließe diese gegebenenfalls – darunter fallen auch offene Testschichten. Beachte beim Schließen, dass ggf. offene Vorgänge geschlossen oder übertragen werden müssen.

2. Alle offenen Sessions beenden

Sollte es noch offene Sessions für diesen Benutzer geben, kannst Du diese beenden. Eine offene Session bedeutet nicht zwangsläufig, dass es auch eine offene Schicht gibt. Mitarbeitende können dennoch über ein oder mehrere Endgeräte in Gastronovi Office angemeldet sein. Diese Sitzungen solltest Du ebenfalls beenden, um den Zugriff auf Deine Daten zu verhindern.

3. Sperrung des Benutzers

Nachdem Du die vorausgehenden Punkte 1 und 2 erfüllt hast, schließt Du das Offboarding mit der Sperrung des Mitarbeitenden ab bzw. mit der Aufhebung von Zuordnungen zu Rollen. Mitarbeitende mit einem gesperrten Benutzerkonto bzw. ohne zugewiesene Rollen können sich nicht mehr in Deinen Gastronovi Account anmelden. Damit sind deine sensiblen Daten gesichert vor unbefugtem Zugriff.

Was ist der Unterschied zwischen einer Sperrung und der Aufhebung von Zuordnungen?

Grundsätzlich kann jede Zuordnung zu Rollen aufgehoben werden, damit ein Benutzer die mit der Rolle verknüpften Rechte verliert und sich nicht mehr in der Rolle anmelden kann. Wenn ein Benutzer jedoch Umsätze generiert hat, als dieser in der Rolle angemeldet war, kann der Benutzer aus rechtlichen Gründen und zugunsten der Nachvollziehbarkeit nicht einfach entfernt werden. Stattdessen kann der Benutzer für die entsprechende Rolle gesperrt werden und verliert daraufhin ebenfalls alle Rechte und kann sich nicht mehr anmelden.

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Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.