Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.
Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.
Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
Betriebsprüfung
Damit Sie für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt gut gerüstet sind, haben wir ein paar Tipps und Informationen für Sie zusammengefasst.
Generell wird eine Betriebsprüfung angekündigt und eine Frist festgesetzt. So bleibt Ihnen genügend Zeit, um alle Daten zur Verfügung stellen zu können. Wichtig dabei ist, dass alle von Ihnen genutzten Module auch Grundlage einer Prüfung sein können. Eine Prüfung bezieht sich dann nicht nur auf die Kasse an sich.
Überblick – Was ist generell gefordert?
Unveränderbarkeit √
Sichere Aufbewahrung √
Vollständigkeit √
Maschinelle Auswertbarkeit √
Nachvollziehbarkeit √
Verfahrensdokumentation √
Aufbewahrungszeit von 10 Jahren √
Verfahrensdokumentation
Als Gastronom sind Sie dazu verpflichtet, bei einer Prüfung durch das Finanzamt auskunftsfähig und vorbereitet zu sein – ob bei einer angekündigten Betriebsprüfung oder einer spontanen Kassennachschau, die seit dem 1. Januar 2018 zulässig ist. Dazu gehört auch, die Verfahrensdokumentation bereitzustellen.
In der Verfahrensdokumentation werden alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese müssen Sie zu Beginn der Nutzung Ihres Kassensystems ausfüllen und bei Änderungen aktualisieren.
Die Muster-Verfahrensdokumentation für Ihr Gastronovi Kassensystem wurde zum 13.06.2023 umfangreich überarbeitet. Füllen Sie – am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung – die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation (Stand: 05/2023, Version 2) aus.
Anlagen zur Verfahrensdokumentation
Hier finden Sie die Anlagen zur Verfahrensdokumentation zum Herunterladen als PDF-Datei:
Wenn Sie alle Dateien gesammelt herunterladen, erhalten Sie eine komprimierte Datei (Zip-Datei). Wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese öffnen können, halten Sie sich an die Anleitung von CHIP.de Datei entzippen - so geht's
Anlage: Hardware zur Verfahrensdokumentation
Diese Anlage ist Teil des DSFinV-K-Exports und wird automatisch generiert, sobald der Export gestartet wird. Die Datei (_proceduraldocumentation.pdf) ist im bereitgestellten ZIP-Archiv enthalten.
Wird die Datei bei einer Prüfung im Rahmen eines GoBD-Exports angefordert, muss der Export für den gewünschten Zeitraum stattfinden und die PDF-Datei entnommen werden.
Betrachtungszeitraum
Die generierte Anlage bezieht sich immer auf einen Betrachtungszeitraum, der dem ausgewählten Zeitraum beim DSFinV-K-Export entspricht. Alle aufgeführten Informationen zu Accounts, TSE, Kassensystem (Hauptkostenstelle) und Endgeräte (Clients) beziehen sich immer auf diesen festgelegten Betrachtungszeitraum.
In der Anlage wird aufgeführt, wann eine Erste Nutzung im Betrachtungszeitraum und wann eine Letzte Nutzung im Betrachtungszeitraum stattgefunden hat. Wurde ein Endgerät, eine Kostenstelle oder eine TSE im Betrachtungszeitraum nicht genutzt (sondern z. B. nur vor dem Betrachtungszeitraum und/oder danach), wird diese(s) nicht in der Anlage aufgeführt.
Was muss ich bei einer Kündigung beachten?
Wenn Sie Ihren Vertrag mit Gastronovi Office kündigen, sollte der DSFinV-K-Export gezogen werden, um die PDF-Datei Anlage Hardware zur Verfahrensdokumentation in Ihren Unterlagen abheften, bzw. aufbewahren, zu können.
Sicherheitskonzept
Weitere Informationen rund um das Sicherheitskonzept sowie Informationen zum Import von Gastronovi finden Sie hier:
GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD-konformen Exporte umfassen alle kassenrelevanten Daten und sind speziell für das Einlesen in das Prüfungsprogramm des Finanzamtes vorbereitet. Sie können jeweils die relevanten Daten aus dem Gastronovi back Office exportieren und die Dateien zur Prüfung vorlegen.
DSFinV-K-Export
Dieses Format ist der (neue) Standard der Finanzprüfung und ist GoBD-konform. Die Abkürzung DSFinV-K steht für Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Der Export umfasst alle kassenrelevanten Daten und ist speziell für das Einlesen in Prüfungsprogramme des Finanzamtes vorbereitet. Die exportieren Daten aus Gastronovi Office können zur Prüfung vorgelegt werden.
Dieser Export kann auch genutzt werden, um ältere Daten zu exportieren.
TAR-Dateien-Export
TAR-Dateien sind verschlüsselte Dateien, die von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt werden. Sie enthalten signierte Transaktionsdaten und sind Teil der Fiskalisierung von Registrierkassen. Die TSE speichert und signiert jeden Vorgang der Registrierkasse elektronisch. TAR-Dateien können mit einer speziellen Software ausgewertet werdern und sind in manchen Betriebsprüfungen erforderlich. So können Sie die TAR-Dateien exportieren und herunterladen:
Der GDPdU-Export basiert auf einer Verwaltungsvorschrift, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen wurde. Dabei steht die Abkürzung GDPdU für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und regelt den Datenzugriff auf digitale Daten bezüglich Betriebsprüfungen.
Damit nachvollzogen werden kann, wie die Kasse und weitere Module aufgesetzt und gepflegt werden, wird ein Handbuch oder eine Programmieranleitung gefordert. Wir bilden diese Forderung durch unser Support-Portal ab, in welchem Sie sich gerade befinden. Dieses Online-Handbuch kann dem Prüfer per Link zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass wir regelmäßige Erweiterungen am Support-Portal vornehmen und somit eine gedruckte Datei schnell veralten kann.
Journal
Im Journal können Sie alle Einzelbewegungen hinsichtlich der Kasse einsehen. Diese Daten sind ebenfalls im GoBD-konformen Export enthalten, können aber auch einzeln oder gefiltert nach einem speziellen Vorgang exportiert werden.
Bei einer Prüfung vor Ort kann der Prüfer verlangen, dass das Bargeld und die dazugehörigen Belege offen gelegt werden. Bei einem Kassensturz sollte die Summe des Bargelds und Ihre Aufzeichnungen der Barzahlungen übereinstimmen.
Kassennachschau
Die Kassennachschau wird auch als kleine Betriebsprüfung bezeichnet. Hier können alle oben genannten Punkte bzw. Exporte verlangt werden, allerdings kann dies auch ohne Ankündigung des Prüfers passieren. Weiterhin ist der Prüfer nicht verpflichtet, seine Identität direkt zu Beginn offen zulegen. Bereiten Sie am besten Ihre Mitarbeiter auf einen solchen Fall vor und klären Sie, wer welche Befugnisse bei Ihnen hat oder wer in diesem Fall zu kontaktieren ist.
Generelle Tipps
Beziehen Sie Ihre Steuerberatung von Anfang an mit ein. Klären Sie mit ihr den Kontenrahmen und gewähren Sie ihm optimaler Weise einen direkten Zugang zum System.
Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle einer Kündigung des Kassenmoduls, alle relevanten Daten für eine etwaige Betriebsprüfung aus dem System exportieren und bei sich speichern müssen, bevor Ihr Account geschlossen wird.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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