Damit Sie für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt gut gerüstet sind, haben wir ein paar Tipps und Informationen für Sie zusammengefasst. Generell wird eine Betriebsprüfung angekündigt und eine Frist festgesetzt. So bleibt Ihnen genügend Zeit, um alle Daten zur Verfügung stellen zu können. Wichtig dabei ist, dass alle von Ihnen genutzten Module auch Grundlage einer Prüfung sein können. Eine Prüfung bezieht sich dann nicht nur auf die Kasse an sich.
Überblick - Was ist generell gefordert?
In einer Verfahrensdokumentation werden alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese müssen Sie zu Beginn der Nutzung Ihres Kassensystems ausfüllen und bei Änderungen aktualisieren. Das hier zur Verfügung gestellte Muster ist veraltet und befindet sich zurzeit in Überarbeitung. Eine Nutzung empfiehlt sich zum jetzigen Zeitpunkt zwecks Orientierung und bedarf weiterer individueller Ergänzung; Ihr Steuerberater kann Sie hierbei unterstützen.
Weitere Informationen rund um das Sicherheitskonzept sowie Informationen zum Import von gastronovi finden Sie hier:
Der GoBD-Export umfasst alle kassenrelevanten Daten und ist speziell für das Einlesen in das Prüfungsprogramm des Finanzamtes vorbereitet. Sie können diesen Export anstoßen und die Datei dem Prüfer zur Verfügung stellen. In dem Export ist auch eine dtd.-Datei enthalten, die eine Beschreibungsdatei über den Aufbau des XML-Formats ist.
Dieses Format ist der neue Standard der Finanzprüfer und löst den GDPdU-Export ab. Sie können diesen Export auch nutzen, um ältere Daten in dem oben genannten Format zu exportieren. Die Signaturen der TSE sind erst nach Aktivierung der TSE enthalten.
Damit nachvollzogen werden kann, wie die Kasse und weitere Module aufgesetzt und gepflegt werden, wird ein Handbuch oder eine Programmieranleitung gefordert. Wir bilden diese Forderung durch unser Support-Portal ab, in welchem Sie sich gerade befinden. Dieses Online-Handbuch kann dem Prüfer per Link zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass wir regelmäßige Erweiterungen am Support-Portal vornehmen und somit eine gedruckte Datei schnell veralten kann.
Im Journal können Sie alle Einzelbewegungen hinsichtlich der Kasse einsehen. Diese Daten sind ebenfalls im GoBD-Export enthalten, können aber auch einzeln oder gefiltert nach einem speziellen Vorgang exportiert werden.
Die Kassenbuchdaten sind ebenfalls im GoBD-Export enthalten, sollten Sie dennoch einzelnen Nachweise benötigen können Sie diese exportieren.
Wenn dem Gast einzelne Rechnungen vorgelegt werden müssen, können Sie diese im back Office jederzeit drucken und exportieren.
Bei einer Prüfung vor Ort kann der Prüfer verlangen, dass das Bargeld und die dazugehörigen Belege offen gelegt werden. Bei einem Kassensturz sollte die Summe des Bargelds und Ihre Aufzeichnungen der Barzahlungen übereinstimmen.
Die Kassennachschau wird auch als kleine Betriebsprüfung bezeichnet. Hier können alle oben genannten Punkte bzw. Exporte verlangt werden, allerdings kann dies auch ohne Ankündigung des Prüfers passieren. Weiterhin ist der Prüfer nicht verpflichtet seine Identität direkt zu Beginn offen zulegen. Bereiten Sie am besten Ihre Mitarbeiter auf einen solchen Fall vor und klären Sie, wer welche Befugnisse bei Ihnen hat oder wer in diesem Fall zu kontaktieren ist.
Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle einer Kündigung des Kassenmoduls alle relevanten Daten für eine etwaige Betriebsprüfung aus dem System exportieren und bei sich speichern müssen, bevor Ihr Account geschlossen wird.