DSGVO steht als Abkürzung für die Datenschutz-Grundverordnung. Ziel der Verordnung ist es, innerhalb der Europäischen Union (EU) einen einheitlichen Rahmen im Datenschutz zu schaffen, der die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten regelt. Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit, d. h. es dürfen nur die für einen bestimmten Zweck notwendigen Daten gespeichert werden und auch nur so lange, wie der Zweck andauert.
Personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Anschriften, IP-Adressen, Geschlechter, Geburtsdaten, aber auch die Kategorisierung in Gästegruppen sind personenbezogene Daten, die unter den Datenschutz fallen. Gastronomie-Betriebe sind, wie alle anderen Unternehmen auch, verpflichtet, sich über aktuelle Bestimmungen zu informieren und datenschutzkonform zu arbeiten.
Je nach genutzten Modulen werden durch Gastronovi Office beispielsweise folgende personenbezogene Daten gespeichert:
Die DSGVO erfordert, dass der Zugang zu personenbezogenen Daten kontrolliert wird. Das bedeutet, Du bist dazu verpflichtet, zu regeln, welche Mitarbeitenden Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Um diese Anforderung zu erfüllen, kannst Du in Gastronovi den jeweiligen Mitarbeitenden unterschiedliche Rollen und Rechte zuweisen.
Damit Du mit Gastronovi Office die speziellen Anforderungen der DSGVO leichter erfüllen kannst, hat Gastronovi ein zusätzliches Recht eingeführt: „Datenschutz“. Du kannst einer ausgewählten Rolle dieses Recht zuweisen und der Rolle damit erlauben, Gästedaten zu exportieren und diese dem Gast auf Wunsch zur Verfügung zu stellen.
Überlege Dir genau, welche Mitarbeitenden berechtigt sein sollten, Gästedaten zu exportieren und an Gäste auszuhändigen. Wir empfehlen Dir, nur ausgewählten Personen dieses Recht zu erteilen. Bitte erfrage zudem bei Deinem Rechtsberater, ob Du mit Deinen Mitarbeitenden gesonderte Regelungen hinsichtlich des Datenschutzes treffen musst.
Schule Deine Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten und sensibilisiere Deine Mitarbeitenden für die Anforderungen, die die DSGVO mit sich bringt. Informiere intern über die praktische Umsetzung bei Dir im Betrieb.
Alle Mitarbeitenden sollten wissen, wie sie auf Anfragen von Gästen reagieren können. Ernenne einen Mitarbeitenden/-kreis, der als „Datenschutzbeauftragter“ berechtigt ist, Gästedaten zu exportieren und auszuhändigen. Dieser sollte beim Thema Datenschutz auf dem Laufenden bleiben und als Ansprechpartner für Mitarbeitende und Gäste zur Verfügung stehen.