Datenschutz

DSGVO steht als Abkürzung für die Datenschutz-Grundverordnung. Ziel der neuen Verordnung ist es, dass innerhalb der Europäischen Union (EU) ein einheitlicher Rahmen im Datenschutz geschaffen wird, der die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten regelt. Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Geschlecht, Geburtsdatum, aber auch die Kategorisierung in Kundengruppen sind personenbezogene Daten, die unter den Datenschutz fallen. Gastronomie-Betriebe sind, wie alle anderen Unternehmen auch, verpflichtet, sich über aktuelle Bestimmungen zu informieren und datenschutzkonform zu arbeiten.

Je nach genutzten Modulen werden durch gastronovi Office beispielsweise folgende personenbezogene Daten gespeichert:

  • Kundenstammdatensatz
  • Reservierungen
  • Rechnungsdaten inkl. Verkaufspositionen
  • Umfrageergebnisse
  • versendete Newsletter
  • Kunden- und Guthabenkarten

In den unter Nutzung aufgeführten Artikeln haben wir für Sie einige Szenarien ausgearbeitet, die auf Sie zukommen könnten, und erklären Ihnen wie Sie mithilfe von gastronovi datenschutzkonform handeln können.

In Kraft getreten ist die DSGVO am 25.05.2016. Konkret umgesetzt wurde die Verordnung jedoch am 25.05.2018. Bis zu diesem Stichtag mussten alle notwendigen Maßnahmen zur Anpassung an die DSGVO vorgenommen werden.

  • Bestätigen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag von gastronovi.
  • Passen Sie Ihre Rechtstexte an die DSGVO an.
  • Dokumentieren Sie, wie Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Datenschutzverordnung.

Die DSGVO erfordert, dass der Zugang zu personenbezogenen Daten kontrolliert wird. Das bedeutet, Sie sind dazu verpflichtet, zu regeln, welche Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Um diese Anforderung zu erfüllen, können Sie in gastronovi den jeweiligen Mitarbeitern unterschiedliche Rollen und Rechte zuweisen.

Damit Sie mit gastronovi Office die speziellen Anforderungen der DSGVO leichter erfüllen können, hat gastronovi ein zusätzliches Recht eingeführt: 'Datenschutz'. Sie können einer ausgewählten Rolle dieses Recht zuweisen und der Rolle damit erlauben, Kundendaten zu exportieren und diese dem Gast auf Wunsch zur Verfügung zu stellen.

Überlegen Sie sich genau, welche Mitarbeiter berechtigt sein sollten, Kundendaten zu exportieren und an Kunden auszuhändigen. Wir empfehlen Ihnen, nur ausgewählten Personen dieses Recht zu erteilen. Bitte erfragen Sie zudem bei Ihrem Rechtsberater, ob Sie mit Ihren Mitarbeitern gesonderte Regelungen hinsichtlich des Datenschutzes treffen müssen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Datenschutzverordnung und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Anforderungen, die die DSGVO mit sich bringt. Informieren Sie intern über die praktische Umsetzung bei Ihnen im Betrieb.

Alle Mitarbeiter sollten wissen, wie Sie auf Anfragen von Gästen reagieren können. Ernennen Sie einen Mitarbeiter/-kreis, der als "Datenschutzbeauftragter” berechtigt ist, Kundendaten zu exportieren und auszuhändigen. Dieser sollte beim Thema Datenschutz auf dem Laufenden bleiben und als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Gäste zur Verfügung stehen.

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