Nutzung

Hinweis Gastronovi Pay Dashboard

Zum 15.05.2025 wurden die Darstellung und Funktionalitäten des Gastronovi Pay Dashboards geändert. Hilfestellungen zum Dashboard erhalten Sie weiterhin hier im Support-Portal oder bei Ihrem Gastronovi Ansprechpartner.

Arbeiten mit Gastronovi Pay

Hier finden Sie wichtige Informationen und Hinweise, wie Sie mit Gastronovi Pay und den Zahlungsterminals arbeiten können.

Service

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihren Service:

Tische bzw. Vorgänge kassieren

  1. Tippen Sie in der Listenansicht auf den Verkauf oder in der Tischplan-Ansicht auf den Tisch, den Sie kassieren möchten.
  2. Durch Auswahl der Schaltfläche Kassieren bzw. der Schaltfläche Erw. (siehe Hinweis) wechseln Sie in das Bezahlfenster.
  3. Das Bezahlfenster erscheint, mit definierten Standardeinstellungen für Rechnungsdruck und Zahlungsart und Auswahl aller Verkaufspositionen. Nehmen Sie, falls gewünscht, individuelle Anpassungen für den Vorgang vor.
  4. Über die Schaltfläche Bezahlen öffnen Sie den Wechselgeldrechner, in welchem Sie den erhaltenen Betrag erfassen und bei Bedarf die Personenzahl anpassen können.
  5. Falls ein Trinkgeld gegeben wird, haben Sie hier die Möglichkeit, dieses durch Aktivieren des Trinkgeld-Reglers zu erfassen. Es wird in dem Fall auf der Rechnung als auch in den Umsätzen protokolliert.
  6. Bestätigen Sie den Betrag mit OK.

Ist in der Konfiguration der Kostenstelle Schnelles Kassieren aktiv, tippen Sie statt auf Kassieren auf die Schaltfläche Erw. (Erweitert), um Anpassungen am Kassiervorgang vornehmen zu können.

Ist die sofortige Anzeige des Wechselgeldrechners eingestellt, öffnen Sie das erweiterte Bezahlfenster, indem Sie oben im Wechselgeldrechner die Schaltfläche Erw. antippen.

Tutorial

Zahlungen in Gastronovi stornieren und erstatten

Achtung: Der hier beschriebene Weg funktioniert nur, wenn noch kein Z-Bericht für den jeweiligen Tag generiert wurde! Bitte prüfen Sie vorab, ob bereits ein Bericht vorliegt, bevor Sie fortfahren.

  1. Retten Sie zuerst den geschlossen Vorgang.
  2. Sie landen nun direkt in dem erneut geöffneten Vorgang.
  3. Tippen Sie hier auf Kassieren .
  4. Wählen Sie die Zahlungsart Kartenzahlung aus.
  5. Bestätigen Sie mit OK
  6. Es öffnet sich der Wechselgeldrechner.
  7. Unter den Teilzahlungen rechts finden Sie die getätigte Zahlung.
  8. Wischen Sie über den Eintrag und wählen Sie Stornieren .
  9. Bestätigen Sie mit Stornieren .
  10. Anschließend wählen Sie das Zahlungsterminal aus.
  11. Die Rückerstattung wird nun automatisch in die Wege geleitet. (Der Vorgang findet automatisch statt. Die Karte des Gasts wird nicht benötigt.)
  12. Der gesamte Vorgang ist zu stornieren und neu zu kassieren.

Ist in der Konfiguration der Kostenstelle Schnelles Kassieren aktiv, tippen Sie statt auf Kassieren auf die Schaltfläche Erw. , um Anpassungen am Kassiervorgang vornehmen zu können.

Ist die sofortige Anzeige des Wechselgeldrechners eingestellt, öffnen Sie das erweiterte Bezahlfenster, indem Sie oben im Wechselgeldrechner die Schaltfläche Erw. antippen.

Verbindungsprobleme

Verbindungsprobleme

Die Verbindung zur Kasse wurde während des Bezahlvorgangs unterbrochen – was nun?

Sollte es vorkommen, dass die Verbindung zur Kasse unterbrochen wurde, jedoch die Zahlung am Zahlungsterminal bereits abgewickelt ist und anschließend die Abfrage auftaucht, ob die Transaktion erneut versucht oder abgebrochen werden soll, wählen Sie bitte immer die Option Erneut versuchen.

Ich bin mir unsicher, ob eine Zahlung am Terminal abgeschlossen wurde. Wie kann ich das überprüfen?

Um zu prüfen, ob eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht, können Sie das Transaktionsmenü direkt am Zahlungsterminal öffnen und dort den Status aller Transaktionen einsehen.

  1. Auf dem Display des Zahlungsterminals sehen Sie den Button Transaktionen.
  2. Geben Sie hier den Passcode für "Transaktionen" aus dem Gastronovi Pay Dashboard ein.
  3. Gehen Sie auf den Menüpunkt Verlauf.

Wie gehe ich vor, wenn ein Vorgang zwar erfolgreich am Zahlungsterminal abgeschlossen wurde, der Vorgang in Gastronovi Office dennoch offen bleibt?

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

  1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts: Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.39

  2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde. Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.45

Im Erweiterten Z-Bericht können Sie erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.36.11 Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.37.47

Handelt es sich um eine Tap to Pay-Zahlung, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Standalone-Modus

Was passiert, wenn die Kommunikation zwischen Zahlungsterminals von Gastronovi Pay und Gastronovi Office nicht mehr funktioniert?

Sollte die Kommunikation zwischen Zahlungsterminals von Gastronovi Pay und Gastronovi Office nicht mehr funktionieren, aktivieren wir den Standalone-Modus der Zahlungsterminals, d. h. die Terminals können weiterhin genutzt werden, jedoch muss der Zahlbetrag manuell eingegeben werden. Beträge werden also nicht mehr automatisch von der Kasse an das Terminal übertragen und Vorgänge in Gastronovi Office müssen nach der Zahlung manuell abgeschlossen werden.

Damit der Standalone-Modus auf Ihrem Terminal genutzt werden kann, müssen Sie ein Konfigurations-Update durchführen.

Konfigurations-Update

Bei geplanten Wartungsarbeiten ist ein Konfigurations-Update in der Regel nicht notwendig, da diese Funktion frühzeitig aktiviert wird und zum geplanten Ausfall automatisch zur Verfügung steht.

Sobald die Störung behoben ist und die Kommunikation zwischen Gastronovi und dem Zahlungsterminal wieder funktioniert, deaktivieren wir den Standalone-Modus wieder. Hierüber informieren wir Sie auf unserer Status-Seite. Nach dem nächsten Konfigurations-Update (findet ca. alle drei Stunden automatisch statt) wird die Funktion der manuellen Eingabe auf dem Zahlungsterminal entfernt. Es ist dann nicht mehr möglich, Beträge manuell am Gerät einzugeben. Das heißt die Beträge werden wieder automatisch von der Kasse an das Zahlungsterminal übertragen und die Vorgänge in Gastronovi Office nach erfolgreicher Zahlung automatisch abgeschlossen.

Wie funktioniert der Standalone-Modus bzw. die manuelle Eingabe am Zahlungsgerät?

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modelle V400M, V400c Plus, P400 Plus
  1. Drücken Sie die Tasten 9 + zum Bestätigen.
  2. Tippen Sie auf das blaue Icon Zahlung.
  3. Geben Sie nun den Betrag ein, der abkassiert werden soll, und klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Nun kann der Gast auswählen, ob er Trinkgeld geben möchte und im nächsten Schritt seine Karte vorzeigen.
  5. Das Zahlungsterminal zeigt danach an, ob die Zahlung erfolgreich war.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Manager

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihre Betriebsleitung oder Management:

Zahlungen

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

  • Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
  • Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
  • Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Zahlungsdetails. Scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer Antwort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Zahlungsdetails und können oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Ein Refund über das Gastronovi Pay Dashboard hat keine Auswirkung auf den ursprünglichen Vorgang in Gastronovi Office.

Manuelles Capture

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Online-Zahlungen.

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Bildschirmfoto%202025-04-14%20um%2012.55.57

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Hier geht es zum Login: Gastronovi Pay-Login

Ihre Zugangsdaten sind die selben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen können Sie links unter dem Menüpunkt Transactions -> Payments die Transaktion suchen. Klicken Sie auf den Vorgang, um die Payment details zu gelangen. Über den blauen Button See all payment actions können Sie die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Bildschirmfoto%202025-04-14%20um%2013.00.07

Zahlungsreklamationen

MISSING INJECT

Terminals

Unter dem Menüpunkt Terminals finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Terminal Einstellungen

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Gastronovi Pay

Auszahlungskonto ändern

Um Ihr hinterlegtes Auszahlungskonto für die über Gastronovi Pay generierten Umsätze zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich im Gastronovi Pay Dashboard an.
  2. Über den Menüpunkt Kontoeinstellungen können Sie im unteren Bereich über die Option Auszahlungskonto hinzufügen ein neues Auszahlungskonto hinzufügen.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre IBAN eintragen.
  4. Laden Sie einen Kontoauszug, eine Bankbestätigung oder ein Screenshot des Online-Bankings hoch. Bitte beachten Sie die Anforderungen:
    • Kopie oder Screenshot in Farbe
    • Dokument darf nicht älter als 6 Monate sein
    • Kontoinhaber muss mit der Firmierung übereinstimmen, die bei Gastronovi Pay hinterlegt wurde
    • Dokument muss folgende Informationen enthalten: Name und Logo der Bank, Kontoinhaber, IBAN
  5. Klicken Sie auf Absenden, um die Änderung zu beantragen.
  6. Ihr Antrag wird nun zur Genehmigung an unseren Partner Adyen weitergeleitet. Die Änderung wird innerhalb von 2 Werktagen geprüft und per E-Mail bestätigt. Wird die Änderung abgelehnt, erhalten Sie die Begründung per E-Mail. In diesem Fall muss die Änderung erneut beantragt werden. Den Status können Sie in den Kontoeinstellungen verfolgen.
  7. Die Auszahlungen werden ab jetzt auf das neu hinterlege und bestätigte Konto erfolgen.

Auszahlung der Umsätze

Als Auszahlungsmodell ist standardmäßig T+2 hinterlegt. D. h. alle Umsätze werden mit einer Verzögerung von 2 Werktagen von Montag bis Freitag ausgezahlt. Alle Zahlungen von Montag werden beispielsweise am Mittwoch ausgezahlt.

Übersicht der Auszahlungszeitpunkte

In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, an welchen Tagen welche Umsätze ausgezahlt werden:

Tag, an dem der Umsatz stattfand Tag der Auszahlung
Montag Mittwoch
Dienstag Donnerstag
Mittwoch Freitag
Donnerstag Montag (in der nächsten Woche)
Freitag Dienstag (in der nächsten Woche)
Samstag Dienstag (in der nächsten Woche)
Sonntag Dienstag (in der nächsten Woche)

Wann Sie den Betrag tatsächlich auf Ihrem Konto als Gutschrift sehen, hängt von Ihrer Bank ab. Grundsätzlich sollten Überweisungen nicht länger als 1 bis max. 2 Werktage dauern.

Übersicht der Auszahlungen durch Adyen

Wann die Auszahlungen jeweils von Adyen vorgenommen wurden, können Sie im Gastronovi Pay Dashboard einsehen:

Unter dem Menüpunkt FinanzenSales to PayoutsAuszahlungen können Sie oben rechts den entsprechenden Zeitraum auswählen. Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Vorgang manuell abschließen

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

  1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts: Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.39

  2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde. Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.45

Im Erweiterten Z-Bericht können Sie erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.36.11 Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.37.47

Handelt es sich um eine Tap to Pay-Zahlung, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Internetausfall bei Ihnen vor Ort

Wie ist vorzugehen, wenn das Internet bei Ihnen im Betrieb ausfällt:

1. Internetausfall feststellen:

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus:

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen:

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen:

Konfigurations-Update

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

5. Manuelles Kassieren über das Terminal:

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen.

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modelle V400M, V400c Plus, P400 Plus
  1. Drücken Sie die Tasten 9 + zum Bestätigen.
  2. Tippen Sie auf das blaue Icon Zahlung.
  3. Geben Sie nun den Betrag ein, der abkassiert werden soll, und klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Nun kann der Gast auswählen, ob er Trinkgeld geben möchte und im nächsten Schritt seine Karte vorzeigen.
  5. Das Zahlungsterminal zeigt danach an, ob die Zahlung erfolgreich war.

6. Manuelle Eingabe in der Kasse:

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs:

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi:

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht:

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.

Buchhaltung & Steuerberatung

Wichtige Informationen und Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater:

Allgemein

Für jede Zahlung fallen Transaktionsgebühren (processing fees) und die Gebühren der jeweiligen Zahlungsmethode (payment method fees) an. Der Zeitpunkt für die Abrechnung ist für beide Gebührenarten jedoch nicht identisch und kann zu Abweichungen bei den Auszahlungen (Payouts) und bei der Abrechnung führen.

Die folgende Übersicht verdeutlicht die Auswirkung, sobald eine Zahlung Perioden übergreifend abgerechnet wird:

Der Hauptgrund ist hierbei der Zahlungszyklus ( Payment Lifecycle ) und der jeweilige Status der Zahlung. Die Abrechnung der Gebühren für die Zahlungsmethoden erfolgt erst, sobald die Auszahlung erfolgt und dies kann in der Regel auch erst in der Folgeperiode sein.

Ebenfalls nicht erfolgreich abgeschlossene Zahlungen können zu Abweichungen führen:

Finanzen

Hinweis Gastronovi Pay Dashboard

Zum 15.05.2025 wurden die Darstellung und Funktionalitäten des Gastronovi Pay Dashboards geändert. Hilfestellungen zum Dashboard erhalten Sie weiterhin hier im Support-Portal oder bei Ihrem Gastronovi Ansprechpartner.

Links unter dem Menüpunkt Finanzen finden Sie die Reiter RechnungenAuszahlungskonten sowie Sales to Payouts.

Rechnungen

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden. Mit Klick auf das Herunterladen-Symbol können Sie die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Anmerkungen zur Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung (payment processing):

image%20%2820%29

  • Processing fees: In dieser Position werden die Transaktionsgebühren je Autoriserung (Transaktionen, Gutschriften und Rückerstattungen) gem. der Payment-Vereinbarung, die in dem Abrechnungszeitraum eingereicht wurden.
  • Payment Method fees: Hier werden die jeweiligen Gebühren der Zahlungsmethode abgerechnet, die in dem Abrechnungszeitraum ausgezahlt wurden.
  • Non-Transactional Scheme Fees: Dies sind Gebühren, die im Status als nicht „net settled“ aufgeführt werden. Die Gebühren basieren auf dem Gesamtvolumen der entsprechenden Transaktionen aus einem bestimmten Zeitraum und werden nicht auf Transaktionsebene berechnet. Weitere Infos finden Sie hier.
  • Amount due: Dieser fällige Betrag setzt aus den Gebühren zusammen, die während des Monats für einzelne Transaktionsschritte in dem Zahlungszyklus (Payment lifecycle)z.B. processing fee anfallen und solchen, die am Monatsende zum Beispiel basierend auf der Rabattstaffelung oder spezifischen Produkten (z.B. Account Updater, Tokenization fees) berechnet werden. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt den 'Fälligen Betrag', der in der nächsten Auszahlung ausgeglichen wird.

Weitere Gebühren, wie der Chargeback-Service oder für das Authentifizierungssystem können ebenfalls anfallen.

Im unteren Teil der Rechnung ist die Anmerkung zur Umsatzsteuer aufgeführt: image%20%2821%29

Stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung ab, welche Auswirkung dies für Sie hat.

Auf der zweiten Seite erfolgt der Ausweis der jeweiligen Gebühren, die bereits über die Auszahlungen (Payouts) gezahlt wurden und mit dieser Rechnung anfallen.

Im oberen Bereich werden die tatsächlichen Gebühren mit den Rechnungsdetails aufgeführt:

image%20%2822%29

Darunter erfolgt der Ausweis der bereits gezahlten Gebühren:

image%20%2823%29

Die Differenz ergibt den fälligen Betrag (amount due).

Auszahlungskonten

In Bereich Auszahlungskonten sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen geben Sie das gewünschte Auszahlungskonto bereits während der Legitimationsprüfung an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, finden Sie die Anleitung hier.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

Im Bereich Sales to Payouts finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Umsatz

Unter dem Reiter Umsatz werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über Gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Sollte eine Auszahlung aufgrund von Wochenende, eines fehlenden Auszahlungskontos, eines Feiertages oder eines negativen Saldos ausstehend sein, werden die Verkäufe als Pending ausgewiesen.

Auszahlungen

Unter dem Reiter Auszahlungen werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Im unteren Bereich ist es ebenfalls möglich, die jeweilige Auszahlung im Detail zu prüfen und sich den dazugehörigen _settlement_details report herunterzuladen.

image%20%2824%29

  • Umsatz: Dies sind die Verkäufe, welche für die Auszahlung berücksichtigt werden. Im Normalfall sind dies die Verkäufe, die 2 Tage im Voraus erfolgt sind.
  • Rückerstattungen: Hierunter fallen die Erstattungen aus dem gleichen Zeitraum.
  • Kosten: In diesem Punkt werden alle Gebühren aufgeführt, die in der Auszahlung bereits einbehalten werden.
  • Anpassungen: Hier werden die ausstehende Beträge aus Rechnungen (Bsp. Austauschservice der Terminals, Zahlungsabwicklung usw.) oder Übertragungen aus nicht ausbezahlten Batches aufgeführt.
  • Auszahlung: Dies ist der Betrag, der Ihnen auf Ihr Auszahlungskonto überwiesen wird.

Ein Abgleich der Gebühren aus der Sales to Payout Übersicht mit der Rechnung ist nicht möglich. Aufgrund der verzögerten Auszahlung (i.d.R. + 2 Tage) und die unterschiedlichen Definitionen der Abrechnungszeiträume für die Transaktionsgebühr und der Gebühren für die Zahlungsmethoden erschwert den Vergleich (siehe Bereich Allgemein).

Berichte (Reports)

Links unter dem Menüpunkt Finanzen erhalten Sie ausgewählte Berichte, die für die Buchhaltung genutzt werden können.

Folgende drei Berichte können Ihnen beim Abgleich helfen:

  • Abwicklungsdetails: Verwenden Sie den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Auszahlung (Batch). Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Ihnen ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht. Zum besseren Abgleich der Auszahlung stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen aus dem Report zusammen: image%20%2825%29

  • Alternativ - Aggregierte Abwicklung: Verwenden Sie den Aggregierte Abrechnungsdetails Report, um Auszahlungen zusammengefasst abzugleichen. Der Zeitraum des Aggregierte Abrechnungsdetails Report ist individuell gestaltbar. Er kann auch automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erstellt werden. In diesem Report werden die Ein- und Ausgänge der Auszahlung für jede Zahlungsmethode zusammengefasst. Zudem sind die Kosten, Anpassungen und Auszahlungen mit aufgeführt. Zum besseren Abgleich des Reports stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen für die Auszahlung zusammen: image%20%2826%29

Sollten Sie Abweichungen zu den Kassenumsätzen feststellen, können Sie für weitere Informationen den Settlement Detail Report mit hinzuziehen. Hier können Sie auf Einzeltransaktionsebene mögliche Differenzen abgleichen.

  • Interaktive Zahlungsabrechnung: Verwenden Sie den Interactive payment accounting (Essentials), um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.

Tipp: Weitere Informationen zu den Berichten finden Sie im Bereich Finanzen.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.