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Tutorial

Verbindungsprobleme

Standalone-Modus

Sollte eines Deiner Zahlungsterminals defekt sein, erhältst Du über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehe bitte wie folgt vor:

1. Bitte wende Dich an unseren Kundensupport und teile die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Dich verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhältst Du ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Sende das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Du das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzt.
6. Anschließend richtest Du das neue Terminal ein.

Bitte beachte, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Du kannst über die Schnittstellenkachel neue Benutzende zum Gastronovi Pay Dashboard einladen. Diese erhalten danach einen Zugang, der an die angegebene E-Mail-Adresse versendet wird. So kannst Du direkt aus dem Back Office neue Accounts anlegen und Zugriff gewähren – ohne Umwege.

1. Navigiere im Back Office zu Grundeinrichtung > Schnittstellen.
2. Navigiere hier bis zur Schnittstelle Gastronovi Pay.
3. Klicke nun auf das Stiftsymbol in der rechten oberen Ecke des Kastens.
4. In den Einstellungen klickst Du auf die Schaltfläche Benutzer einladen , es öffnet sich ein neues Dialogfenster Benutzer einladen.
5. Gib hier die relevanten Daten an (E-Mail-Adresse und Name) an.
6. Bestätige mit Speichern .

Welche Rechte erhalten eingeladene Benutzende?

Die Benutzenden erhalten die folgenden Rechte nach der Einladung:

Unter dem Menüpunkt Zahlungen findest Du Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht findest Du eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer kannst Du auch im Suchfeld eingeben.
• Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicke auf den gewünschten Vorgang und gelangst so in die Zahlungsdetails. Scrollst Du bis zum Punkt Acquirer Antwort, wird Dir der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suche in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangst Du in die Zahlungsdetails und kannst oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

refunds refund

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch die Kundschaft durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag von der Kundschaft zu erhalten, kannst Du die Zahlung nachträglich „capturen“, d. h., dass Du die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstößt.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Deine Zugangsdaten sind dieselben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen kannst Du links unter dem Menüpunkt Payments -> Payment List die Transaktion suchen. Klicke auf den Vorgang, um in die Payment Details zu gelangen. Über den grauen Button Cancel Payments kannst Du die Zahlung über capture payment abbuchen lassen.

Im Bereich Zahlungsreklamationen siehst Du, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und kannst diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang siehst Du weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren kannst Du die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten kannst Du Dein Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

Unter dem Menüpunkt Devices findest Du eine Übersicht Deiner Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehe bitte wie beschrieben vor:

• Konfiguration Terminals

Sollte eines Deiner Zahlungsterminals defekt sein, erhältst Du über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehe bitte wie folgt vor:

1. Bitte wende Dich an unseren Kundensupport und teile die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Dich verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhältst Du ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Sende das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Du das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzt.
6. Anschließend richtest Du das neue Terminal ein.

Bitte beachte, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutze bitte die Funktion „Manuelle Eingabe“ in der Kasse.

1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicke auf Manuelle Eingabe oben rechts:

2. Wähle nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde.

Im Erweiterten Z-Bericht kannst Du erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar:

9 zu beachtende Schritte bei einem Internetausfall

Orientiere Dich an den folgenden 9 Schritten und befolge die Anweisungen, wenn Du einen Internetausfall in Deinem Betrieb bemerken solltest:

1. Sicherstellen, dass es ein Internetausfall ist

Überprüfe die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stelle sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätige den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an.

3. Standalone-Modus aktivieren lassen

Rufe unseren Support an und bitte um die Aktivierung des Standalone-Modus für Deine Gastronovi Pay Terminals. Halte hierfür bitte Deine Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen

Stelle sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

• Konfigurations-Update

5. Manuelles Kassieren über das Terminal

Weise Dein Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen. Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Back Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehe bitte wie folgt vor:

6. Manuelle Eingabe in der Kasse

Stelle sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfe regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs

Überprüfe regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi

Informiere bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht

Dokumentiere den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.

Rechnungen

In diesem Bereich siehst Du eine Übersicht Deiner Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhältst Du auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen kannst Du die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden. Mit Klick auf das Herunterladen-Symbol kannst Du die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Anmerkungen zur Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung (payment processing)

Unterer Teil der Rechnung

Im unteren Teil der Rechnung ist die Anmerkung zur Umsatzsteuer aufgeführt:

Stimme Dich bitte mit Deinem Steuerberater oder Deiner Buchhaltung ab, welche Auswirkung dies für Dich hat.

Rechnung: Seite 2

Auf der zweiten Seite erfolgt der Ausweis der jeweiligen Gebühren, die bereits über die Auszahlungen (Payouts) gezahlt wurden und mit dieser Rechnung anfallen.

Im oberen Bereich werden die tatsächlichen Gebühren mit den Rechnungsdetails aufgeführt:

Darunter erfolgt der Ausweis der bereits gezahlten Gebühren:

Die Differenz ergibt den fälligen Betrag (amount due).

Auszahlungskonten

Im Bereich Auszahlungskonten siehst Du, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen gibst Du das gewünschte Auszahlungskonto bereits während der Legitimationsprüfung an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, findest Du die Anleitung hier.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

Im Bereich Sales to Payouts findest Du eine ausführliche Übersicht Deiner Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Umsatz

Unter dem Reiter Umsatz werden die Einnahmen dargestellt, die Du über Gastronovi Pay generierst. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export kannst Du Dir die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klickst Du auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Du siehst, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Auszahlungen

Unter dem Reiter Auszahlungen werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export kannst Du Dir die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhältst Du mehr Details. Hier siehst Du den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Im unteren Bereich ist es ebenfalls möglich, die jeweilige Auszahlung im Detail zu prüfen und sich den dazugehörigen _settlement_detailsreport herunterzuladen.

Folgende drei Berichte können Dir beim Abgleich helfen:

Abwicklungsdetails

Verwende den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Auszahlung (Batch). Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Dir ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht. Zum besseren Abgleich der Auszahlung stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen aus dem Report zusammen:

Aggregierte Abwicklung (Alternative)

Verwende den Aggregierte Abrechnungsdetails Report, um Auszahlungen zusammengefasst abzugleichen. Der Zeitraum des Aggregierte Abrechnungsdetails Report ist individuell gestaltbar. Er kann auch automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erstellt werden. In diesem Report werden die Ein- und Ausgänge der Auszahlung für jede Zahlungsmethode zusammengefasst. Zudem sind die Kosten, Anpassungen und Auszahlungen mit aufgeführt. Zum besseren Abgleich des Reports stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen für die Auszahlung zusammen:

Interaktive Zahlungsabrechnung

Verwende den Interactive payment accounting (Essentials), um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.