Nutzung

Arbeiten mit Gastronovi Pay

Hier finden Sie wichtige Informationen und Hinweise, wie Sie mit Gastronovi Pay und den Zahlungsterminals arbeiten können.

Service

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihren Service:

Tische bzw. Vorgänge kassieren

  1. Tippen Sie in der Listenansicht auf den Verkauf oder in der Tischplan-Ansicht auf den Tisch, den Sie kassieren möchten.
  2. Durch Auswahl der Schaltfläche Kassieren bzw. der Schaltfläche Erw. (siehe Hinweis) wechseln Sie in das Bezahlfenster.
  3. Das Bezahlfenster erscheint, mit definierten Standardeinstellungen für Rechnungsdruck und Zahlungsart und Auswahl aller Verkaufspositionen. Nehmen Sie, falls gewünscht, individuelle Anpassungen für den Vorgang vor.
  4. Über die Schaltfläche Bezahlen öffnen Sie den Wechselgeldrechner, in welchem Sie den erhaltenen Betrag erfassen und bei Bedarf die Personenzahl anpassen können.
  5. Falls ein Trinkgeld gegeben wird, haben Sie hier die Möglichkeit, dieses durch Aktivieren des Trinkgeld-Reglers zu erfassen. Es wird in dem Fall auf der Rechnung als auch in den Umsätzen protokolliert.
  6. Bestätigen Sie den Betrag mit OK.

Ist in der Konfiguration der Kostenstelle Schnelles Kassieren aktiv, tippen Sie statt auf Kassieren auf die Schaltfläche Erw. (Erweitert), um Anpassungen am Kassiervorgang vornehmen zu können.

Ist die sofortige Anzeige des Wechselgeldrechners eingestellt, öffnen Sie das erweiterte Bezahlfenster, indem Sie oben im Wechselgeldrechner die Schaltfläche Erw. antippen.

Tutorial

Zahlungen in Gastronovi stornieren und erstatten

Achtung: Der hier beschriebene Weg funktioniert nur, wenn noch kein Z-Bericht für den jeweiligen Tag generiert wurde! Bitte prüfen Sie vorab, ob bereits ein Bericht vorliegt, bevor Sie fortfahren.

  1. Retten Sie zuerst den geschlossen Vorgang.
  2. Sie landen nun direkt in dem erneut geöffneten Vorgang.
  3. Tippen Sie hier auf Kassieren .
  4. Wählen Sie die Zahlungsart Kartenzahlung aus.
  5. Bestätigen Sie mit OK
  6. Es öffnet sich der Wechselgeldrechner.
  7. Unter den Teilzahlungen rechts finden Sie die getätigte Zahlung.
  8. Wischen Sie über den Eintrag und wählen Sie Stornieren .
  9. Bestätigen Sie mit Stornieren .
  10. Anschließend wählen Sie das Zahlungsterminal aus.
  11. Die Rückerstattung wird nun automatisch in die Wege geleitet. (Der Vorgang findet automatisch statt. Die Karte des Gasts wird nicht benötigt.)
  12. Der gesamte Vorgang ist zu stornieren und neu zu kassieren.

Ist in der Konfiguration der Kostenstelle Schnelles Kassieren aktiv, tippen Sie statt auf Kassieren auf die Schaltfläche Erw. , um Anpassungen am Kassiervorgang vornehmen zu können.

Ist die sofortige Anzeige des Wechselgeldrechners eingestellt, öffnen Sie das erweiterte Bezahlfenster, indem Sie oben im Wechselgeldrechner die Schaltfläche Erw. antippen.

Verbindungsprobleme

Verbindungsprobleme

Die Verbindung zur Kasse wurde während des Bezahlvorgangs unterbrochen – was nun?

Sollte es vorkommen, dass die Verbindung zur Kasse unterbrochen wurde, jedoch die Zahlung am Zahlungsterminal bereits abgewickelt ist und anschließend die Abfrage auftaucht, ob die Transaktion erneut versucht oder abgebrochen werden soll, wählen Sie bitte immer die Option Erneut versuchen.

Ich bin mir unsicher, ob eine Zahlung am Terminal abgeschlossen wurde. Wie kann ich das überprüfen?

Um zu prüfen, ob eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht, können Sie das Transaktionsmenü direkt am Zahlungsterminal öffnen und dort den Status aller Transaktionen einsehen.

  1. Auf dem Display des Zahlungsterminals sehen Sie den Button Transaktionen.
  2. Geben Sie hier den Passcode für "Transactions" aus dem Gastronovi Pay Dashboard ein.
  3. Gehen Sie auf den Menüpunkt Verlauf.

Wie gehe ich vor, wenn ein Vorgang zwar erfolgreich am Zahlungsterminal abgeschlossen wurde, der Vorgang in Gastronovi Office dennoch offen bleibt?

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

  1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts: Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.39

  2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde. Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.45

Handelt es sich um eine Tap to Pay-Zahlung, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Standalone-Modus

Was passiert, wenn die Kommunikation zwischen Zahlungsterminals von Gastronovi Pay und Gastronovi Office nicht mehr funktioniert?

Sollte die Kommunikation zwischen Zahlungsterminals von Gastronovi Pay und Gastronovi Office nicht mehr funktionieren, aktivieren wir den Standalone-Modus der Zahlungsterminals, d. h. die Terminals können weiterhin genutzt werden, jedoch muss der Zahlbetrag manuell eingegeben werden. Beträge werden also nicht mehr automatisch von der Kasse an das Terminal übertragen und Vorgänge in Gastronovi Office müssen nach der Zahlung manuell abgeschlossen werden.

Damit der Standalone-Modus auf Ihrem Terminal genutzt werden kann, müssen Sie ein Konfigurations-Update durchführen.

Konfigurations-Update

Bei geplanten Wartungsarbeiten ist ein Konfigurations-Update in der Regel nicht notwendig, da diese Funktion frühzeitig aktiviert wird und zum geplanten Ausfall automatisch zur Verfügung steht.

Sobald die Störung behoben ist und die Kommunikation zwischen Gastronovi und dem Zahlungsterminal wieder funktioniert, deaktivieren wir den Standalone-Modus wieder. Hierüber informieren wir Sie auf unserer Status-Seite. Nach dem nächsten Konfigurations-Update (findet ca. alle drei Stunden automatisch statt) wird die Funktion der manuellen Eingabe auf dem Zahlungsterminal entfernt. Es ist dann nicht mehr möglich, Beträge manuell am Gerät einzugeben. Das heißt die Beträge werden wieder automatisch von der Kasse an das Zahlungsterminal übertragen und die Vorgänge in Gastronovi Office nach erfolgreicher Zahlung automatisch abgeschlossen.

Wie funktioniert der Standalone-Modus bzw. die manuelle Eingabe am Zahlungsgerät?

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modelle V400M, V400c Plus, P400 Plus
  1. Drücken Sie die Tasten 9 + ⭘ zum Bestätigen.
  2. Tippen Sie auf das blaue Icon Zahlung.
  3. Geben Sie nun den Betrag ein, der abkassiert werden soll, und klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Nun kann der Gast auswählen, ob er Trinkgeld geben möchte und im nächsten Schritt seine Karte vorzeigen.
  5. Das Zahlungsterminal zeigt danach an, ob die Zahlung erfolgreich war.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Manager

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihre Betriebsleitung oder Management:

Transaktionen (Transactions)

Unter dem Menüpunkt Transactions finden Sie den Reiter Payments.

Transaktionsübersicht

In der Payments- bzw. Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

  • Merchant reference: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
  • Payment method: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
  • Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Payment details. Scrollen Sie bis zum Punkt Processing. Bei Aquirer response wird Ihnen der Grund angezeigt. (Mit Klick auf den Grund gelangen Sie in eine Übersicht mit weiteren Erklärungen.)

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Payment details und können oben rechts über den Button Refund payment eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Ein Refund über das Gastronovi Pay Dashboard hat keine Auswirkung auf den ursprünglichen Vorgang in Gastronovi Office.

Manuelles Capture

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Online-Zahlungen.

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Bildschirmfoto%202025-04-14%20um%2012.55.57

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Dies können Sie über die Payment details über den blauen Button See all payment actions vornehmen und dort die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Bildschirmfoto%202025-04-14%20um%2013.00.07

Risikomanagement (Risk)

Unter dem Menüpunkt Risk finden Sie die Reiter Block and trust lists sowie Disputes. Dieser Bereich ist vor allem relevant, wenn Sie auch Online-Zahlungen über Gastronovi Pay akzeptieren, da im E-Commerce ein erhöhtes Risiko von Chargebacks (also eine Rückbuchung der Zahlung) besteht.

Sperr- und Vertrauenslisten (Block and trust lists)

Im Bereich Risk unter Block and trust lists können Sie über die verschiedenen Listen festlegen, ob bestimmte Karten dazu führen sollen, dass Zahlungen automatisch abgelehnt werden. Ebenso können Sie hier Karten aus solchen Listen wieder entfernen.

Möchten Sie bestimmte Karten den Block Listen hinzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Über Transactions -> Payments in den Vorgang klicken.
  2. Bis zum Punkt Fraud Control scrollen.
  3. Hier kann ausgewählt werden, welche Informationen zur Block-Liste hinzugefügt werden sollen.

Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie (bspw. per Mail) informiert wurden, dass eine bestimmte Kreditkarte dazu führen könnte, dass zukünftige Transaktionen damit, ausfallen.

Streitfälle (Disputes)

In Bereich Risk unter Disputes sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall. Über den Button Handle chargeback können Sie gegen die Rückbuchung vorgehen oder diese aktzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Zahlungsterminals (In-person payments)

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für alle Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden. Weiterhin finden Sie unter Terminals eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Änderungen von Einstellungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Konfigurations-Update

Logo

Um Ihr eigenes Logo zu hinterlegen, klicken Sie in den Settings auf Customization. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Logo.

Über das Stift-Symbol können Sie Ihr eigenes Logo hochladen.

Trinkgeldfunktion (Tipping)

Um die Trinkgeld-Funktion zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Payment features. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Tipping. Über das Stift-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können die verschiedenen Optionen einrichten.

Unter Type of tipping haben Sie die Wahl zwischen Gast gibt einen eigenen Betrag ein oder Gast wählt aus vordefinierten Optionen.

Wenn Sie vordefinierte Werte verwenden möchten, können Sie zwischen Prozentsätzen oder festen Euro-Beträgen entscheiden und bis zu vier verschieden Optionen einstellen.

Auch wenn Sie vordefinierte Werte nutzen, können Sie einstellen, dass der Gast einen eigenen Betrag eingeben kann, falls ihm die Vorschläge nicht gefallen.

Belegdruck (Receipts)

Um den Belegdruck zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Receipts. Über das Stift-Symbol im Bereich General können Sie individuell auswählen, welche Belege gedruckt werden sollen.

Passcodes

Ihre Terminals haben zwei unterschiedliche Passcodes (bzw. PIN), einen für den Zugriff auf das Menü Admin & Einstellungen und einen für das Menü Transaktionen. Diese können im Gastronovi Pay-Dashboard und über die Einstellungen der Integration direkt in Gastronovi Office eingesehen und ggf. angepasst werden. Es empfiehlt sich ausgewähltem Personal einen oder beide Passcodes mitzuteilen, damit auf die Menüs zugegriffen werden kann. Die Entscheidung obliegt Ihnen, jedoch kann so der Zugriff auf Funktionen und Informationen geteilt werden (z. B. die WLAN-Einstellungen oder die Transaktionsübersicht).

Passcodes im Gastronovi Pay-Dashboard

Die Passcodes finden Sie im Gastronovi Pay Dashboard unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch ggf. anpassen.

Passcodes im Gastronovi Back Office

Außerdem finden Sie die Passcodes zusätzlich im Gastronovi Back Office und auch hier können beide Passcodes ggf. angepasst werden.

Bei der Ersteinrichtung der Geräte haben diese Standard-Passcodes. Bitte ändern Sie diese umgehend und tragen damit zum Schutz Ihrer Zahlungsterminals und Ihren vertraulichen Informationen bei. Nur so können Sie unbefugten Zugriff auf Ihre Daten vermeiden.

Einstellungen (Settings)

gn Pay gnPay Benutzer anlegen Benutzer hinzufügen Benutzer erstellen

Unter dem Menüpunkt Settings finden Sie die Reiter Payment methods und Users.

Zahlungsarten (Payment methods)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht, welche Zahlungsarten aktuell in Ihrem Account aktiviert sind. Möchten Sie Zahlungsarten deaktivieren, ist dies über das Anhaken der entsprechenden Zahlungsart und den Button More actions möglich.

Benutzerzugänge (User)

In diesem Bereich können Sie selbstständig weitere Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard anlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür die Rolle Merchant user management besitzen müssen.

Das können Sie wie folgt prüfen: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Unter Roles können Sie nach Merchant user management suchen. Wird Ihnen die Rolle angezeigt, besitzen Sie das Recht, weitere Benutzer anzulegen.

Neue Benutzer können Sie auch in der Customer Area einladen.

  1. Navigieren Sie dazu in die Settings und wählen dort Users aus.
  2. Klicken Sie rechts oben auf die blaue Schaltfläche Create new user.
  3. Geben Sie die korrekte E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.
  4. Wählen Sie aus, für welche Accounts der neue Benutzer freigeschaltet werden soll.
  5. Nun vergeben Sie die Rechte des neuen Benutzers. Über das Pfeil-Symbol können die möglichen Rechte aufgeklappt und entsprechend ausgewählt werden.
  6. Prüfen Sie alle Angaben und schließen den Vorgang mit dem blauen Button Create new user an.

Soll ein Benutzer angelegt werden, der die gleichen Rechte hat, wie ein bestehender Zugang, kann dieser einfach dupliziert werden: Bildschirmfoto%202024-04-22%20um%2019.05.48

Empfohlene Rechtevergabe

Möchten Sie für verschiedene Rollen in Ihrem Betrieb Zugänge zum Gastronovi Pay Dashboard anlegen, empfehlen wir Ihnen folgende Rechtevergabe:

Rolle Rechte
Servicekräfte General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard
Transactions: View payments
Serviceleitung General: Manage referral lists, Merchant dispute management, Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant system messages, Merchant report
Finance: Merchant financial
Transactions: View payments
POS: Merchant POS standard role, Merchant POS Terminal Management, Merchant POS Terminal View
Buchhaltung General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant report
Finance: Merchant financial, Merchant manage bank accounts
Transactions: View payments, Download 3DS data
Steuerberatung General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant report
Finance: Merchant financial
Transactions: View payments

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Gastronovi Pay

Auszahlungskonto ändern

Um Ihr hinterlegtes Auszahlungskonto für die über Gastronovi Pay generierten Umsätze zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich im Gastronovi Pay Dashboard an.
  2. Wählen Sie unter Finance - Payout accounts das zu ändernde Bankkonto und gelangen über die drei Punkte zu Edit details.
  3. Sie können hier nun die hinterlegte IBAN ändern.
  4. Laden Sie einen Kontoauszug oder Screenshot des Online-Bankings hoch. Bitte beachten Sie die Anforderungen:
    • Kopie oder Screenshot in Farbe
    • Dokument darf nicht älter als 12 Monate sein
    • Kontoinhaber muss mit der Firmierung übereinstimmen, die bei Gastronovi Pay hinterlegt wurde
    • Dokument muss folgende Informationen enthalten: Name und Logo der Bank, Kontoinhaber, IBAN
  5. Klicken Sie auf Submit, um die Änderung zu beantragen.
  6. Ihr Antrag wird nun zur Genehmigung an unseren Partner Adyen weitergeleitet. Die Änderung wird innerhalb von 2 Werktagen geprüft und per E-Mail bestätigt. Wird die Änderung abgelehnt, erhalten Sie die Begründung per E-Mail. Ist dies der Fall, muss die Änderung erneut beantragt werden.

Auszahlung der Umsätze

Als Auszahlungsmodell ist standardmäßig T+2 hinterlegt. D. h. alle Umsätze werden mit einer Verzögerung von 2 Werktagen von Montag bis Freitag ausgezahlt. Alle Zahlungen von Montag werden beispielsweise am Mittwoch ausgezahlt.

Übersicht der Auszahlungszeitpunkte

In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, an welchen Tagen welche Umsätze ausgezahlt werden:

Tag, an dem der Umsatz stattfand Tag der Auszahlung
Montag Mittwoch
Dienstag Donnerstag
Mittwoch Freitag
Donnerstag Montag (in der nächsten Woche)
Freitag Dienstag (in der nächsten Woche)
Samstag Dienstag (in der nächsten Woche)
Sonntag Dienstag (in der nächsten Woche)

Wann Sie den Betrag tatsächlich auf Ihrem Konto als Gutschrift sehen, hängt von Ihrer Bank ab. Grundsätzlich sollten Überweisungen nicht länger als 1 bis max. 2 Werktage dauern.

Übersicht der Auszahlungen durch Adyen

Wann die Auszahlungen jeweils von Adyen vorgenommen wurden, können Sie im Gastronovi Pay Dashboard einsehen:

Unter Finance ➝ Sales to payout ➝ Payouts können Sie oben rechts den entsprechenden Zeitraum auswählen. Mit Klick auf den Balken erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Paid out.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Vorgang manuell abschließen

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

  1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts: Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.39

  2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde. Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.45

Handelt es sich um eine Tap to Pay-Zahlung, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Internetausfall bei Ihnen vor Ort

Wie ist vorzugehen, wenn das Internet bei Ihnen im Betrieb ausfällt:

1. Internetausfall feststellen:

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus:

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen:

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen:

Konfigurations-Update

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

5. Manuelles Kassieren über das Terminal:

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen.

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modelle V400M, V400c Plus, P400 Plus
  1. Drücken Sie die Tasten 9 + ⭘ zum Bestätigen.
  2. Tippen Sie auf das blaue Icon Zahlung.
  3. Geben Sie nun den Betrag ein, der abkassiert werden soll, und klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Nun kann der Gast auswählen, ob er Trinkgeld geben möchte und im nächsten Schritt seine Karte vorzeigen.
  5. Das Zahlungsterminal zeigt danach an, ob die Zahlung erfolgreich war.

6. Manuelle Eingabe in der Kasse:

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs:

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi:

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht:

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.

Buchhaltung

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater:

Finanzen (Finance)

Unter dem Menüpunkt Finance finden Sie die Reiter Invoice overview, Payout accounts sowie Sales to payouts.

Rechnungsübersicht (Invoice overview)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den blauen Button rechts oben Invoice settings können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden.

Mit Klick auf das Augen-Symbol können Sie die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Auszahlungskonto (Payout accounts)

In diesem Bereich sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen geben Sie das gewünschte Auszahlungskonto bereits während des Onboardings an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, können Sie die Anpassung über die drei blauen Punkte und Edit details vornehmen.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

In diesem Bereich finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Sales

Unter dem Reiter Sales werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über Gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Payouts

Unter dem Reiter Payouts werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie erhalten eine Aufschlüsselung der Gebühren.

Hinweis: Im Bereich Payouts gibt es sog. "Adjustments" (Anpassungen): Hier werden die ausstehende Beträge aus Rechnungen (Bsp. Austauschservice der Terminals, Zahlungsabwicklung usw.) oder Übertragungen aus nicht ausbezahlten Batches aufgeführt.

Ein kurzes Video zu den Sales to payouts finden Sie hier .

Tipp: Sie können Ihrem Steuerberater Zugriff auf diesen Bereich geben, indem Sie ihn als Benutzer anlegen und ihm die Rolle Merchant financial vergeben.

Berichte (Reports)

Unter dem Menüpunkt Reports erhalten Sie eine Übersicht aller Berichte, die Sie generieren lassen können.

Folgende drei Berichte können Ihnen beim Abgleich der Zahlen helfen:

  • Rechnungsabgleich: Verwenden Sie den (interactive) Payment Accounting Report, um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.
  • Auszahlungsabgleich: Verwenden Sie den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Batch. Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Ihnen ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht.
  • Abschluss des Geschäftsjahrs: Verwenden Sie den Monthly Finance oder Daily Finance Report, um Ihr Geschäftsjahr abzuschließen oder den aktuellen Status Ihres Kontos zu verstehen. Diese Reports enthalten eine Übersicht der verschiedenen Komponenten Ihres Kontos wie den zahlbaren Betrag, berechnete Gebühren oder den aktuellen Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.