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Tutorial

Verbindungsprobleme

Standalone-Modus

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Zahlungsdetails. Scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer Antwort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Zahlungsdetails und können oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Ihre Zugangsdaten sind die selben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen können Sie links unter dem Menüpunkt Transactions -> Payments die Transaktion suchen. Klicken Sie auf den Vorgang, um die Payment details zu gelangen. Über den blauen Button See all payment actions können Sie die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Unter dem Menüpunkt Terminals finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Terminal Einstellungen

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts:

2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde.

Im Erweiterten Z-Bericht können Sie erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar:

Wie ist vorzugehen, wenn das Internet bei Ihnen im Betrieb ausfällt:

1. Internetausfall feststellen:

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus:

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen:

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen:

Konfigurations-Update

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

5. Manuelles Kassieren über das Terminal:

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen.

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

6. Manuelle Eingabe in der Kasse:

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs:

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi:

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht:

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.

Links unter dem Menüpunkt Finanzen finden Sie die Reiter Rechnungen, Auszahlungskonten sowie Sales to Payouts.

Rechnungen

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden. Mit Klick auf das Herunterladen-Symbol können Sie die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Anmerkungen zur Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung (payment processing):

• Processing fees: In dieser Position werden die Transaktionsgebühren je Autoriserung (Transaktionen, Gutschriften und Rückerstattungen) gem. der Payment-Vereinbarung, die in dem Abrechnungszeitraum eingereicht wurden.
• Payment Method fees: Hier werden die jeweiligen Gebühren der Zahlungsmethode abgerechnet, die in dem Abrechnungszeitraum ausgezahlt wurden.
• Non-Transactional Scheme Fees: Dies sind Gebühren, die im Status als nicht „net settled“ aufgeführt werden. Die Gebühren basieren auf dem Gesamtvolumen der entsprechenden Transaktionen aus einem bestimmten Zeitraum und werden nicht auf Transaktionsebene berechnet. Weitere Infos finden Sie hier.
• Amount due: Dieser fällige Betrag setzt aus den Gebühren zusammen, die während des Monats für einzelne Transaktionsschritte in dem Zahlungszyklus (Payment lifecycle)z.B. processing fee anfallen und solchen, die am Monatsende zum Beispiel basierend auf der Rabattstaffelung oder spezifischen Produkten (z.B. Account Updater, Tokenization fees) berechnet werden. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt den 'Fälligen Betrag', der in der nächsten Auszahlung ausgeglichen wird.

Im unteren Teil der Rechnung ist die Anmerkung zur Umsatzsteuer aufgeführt:

Stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung ab, welche Auswirkung dies für Sie hat.

Auf der zweiten Seite erfolgt der Ausweis der jeweiligen Gebühren, die bereits über die Auszahlungen (Payouts) gezahlt wurden und mit dieser Rechnung anfallen.

Im oberen Bereich werden die tatsächlichen Gebühren mit den Rechnungsdetails aufgeführt:

Darunter erfolgt der Ausweis der bereits gezahlten Gebühren:

Die Differenz ergibt den fälligen Betrag (amount due).

Auszahlungskonten

In Bereich Auszahlungskonten sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen geben Sie das gewünschte Auszahlungskonto bereits während der Legitimationsprüfung an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, finden Sie die Anleitung hier.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

Im Bereich Sales to Payouts finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Umsatz

Unter dem Reiter Umsatz werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über Gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Auszahlungen

Unter dem Reiter Auszahlungen werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Im unteren Bereich ist es ebenfalls möglich, die jeweilige Auszahlung im Detail zu prüfen und sich den dazugehörigen _settlement_details report herunterzuladen.

• Umsatz: Dies sind die Verkäufe, welche für die Auszahlung berücksichtigt werden. Im Normalfall sind dies die Verkäufe, die 2 Tage im Voraus erfolgt sind.
• Rückerstattungen: Hierunter fallen die Erstattungen aus dem gleichen Zeitraum.
• Kosten: In diesem Punkt werden alle Gebühren aufgeführt, die in der Auszahlung bereits einbehalten werden.
• Anpassungen: Hier werden die ausstehende Beträge aus Rechnungen (Bsp. Austauschservice der Terminals, Zahlungsabwicklung usw.) oder Übertragungen aus nicht ausbezahlten Batches aufgeführt.
• Auszahlung: Dies ist der Betrag, der Ihnen auf Ihr Auszahlungskonto überwiesen wird.

Links unter dem Menüpunkt Finanzen erhalten Sie ausgewählte Berichte, die für die Buchhaltung genutzt werden können.

Folgende drei Berichte können Ihnen beim Abgleich helfen:

• Abwicklungsdetails: Verwenden Sie den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Auszahlung (Batch). Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Ihnen ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht. Zum besseren Abgleich der Auszahlung stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen aus dem Report zusammen:

• Alternativ - Aggregierte Abwicklung: Verwenden Sie den Aggregierte Abrechnungsdetails Report, um Auszahlungen zusammengefasst abzugleichen. Der Zeitraum des Aggregierte Abrechnungsdetails Report ist individuell gestaltbar. Er kann auch automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erstellt werden. In diesem Report werden die Ein- und Ausgänge der Auszahlung für jede Zahlungsmethode zusammengefasst. Zudem sind die Kosten, Anpassungen und Auszahlungen mit aufgeführt. Zum besseren Abgleich des Reports stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen für die Auszahlung zusammen:

• Interaktive Zahlungsabrechnung: Verwenden Sie den Interactive payment accounting (Essentials), um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.