Manager

Unter dem Menüpunkt Transactions finden Sie den Reiter Payments.

Transaktionsübersicht

In der Payments- bzw. Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Merchant reference: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Payment method: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Payment details. Scrollen Sie bis zum Punkt Processing. Bei Aquirer response wird Ihnen der Grund angezeigt. (Mit Klick auf den Grund gelangen Sie in eine Übersicht mit weiteren Erklärungen.)

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Payment details und können oben rechts über den Button Refund payment eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Dies können Sie über die Payment details über den blauen Button See all payment actions vornehmen und dort die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Unter dem Menüpunkt Risk finden Sie die Reiter Block and trust lists sowie Disputes. Dieser Bereich ist vor allem relevant, wenn Sie auch Online-Zahlungen über Gastronovi Pay akzeptieren, da im E-Commerce ein erhöhtes Risiko von Chargebacks (also eine Rückbuchung der Zahlung) besteht.

Sperr- und Vertrauenslisten (Block and trust lists)

Streitfälle (Disputes)

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für alle Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden. Weiterhin finden Sie unter Terminals eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Änderungen von Einstellungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Konfigurations-Update

Logo

Um Ihr eigenes Logo zu hinterlegen, klicken Sie in den Settings auf Customization. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Logo.

Über das Stift-Symbol können Sie Ihr eigenes Logo hochladen.

Trinkgeldfunktion (Tipping)

Um die Trinkgeld-Funktion zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Payment features. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Tipping. Über das Stift-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können die verschiedenen Optionen einrichten.

Unter Type of tipping haben Sie die Wahl zwischen Gast gibt einen eigenen Betrag ein oder Gast wählt aus vordefinierten Optionen.

Wenn Sie vordefinierte Werte verwenden möchten, können Sie zwischen Prozentsätzen oder festen Euro-Beträgen entscheiden und bis zu vier verschieden Optionen einstellen.

Auch wenn Sie vordefinierte Werte nutzen, können Sie einstellen, dass der Gast einen eigenen Betrag eingeben kann, falls ihm die Vorschläge nicht gefallen.

Belegdruck (Receipts)

Um den Belegdruck zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Receipts. Über das Stift-Symbol im Bereich General können Sie individuell auswählen, welche Belege gedruckt werden sollen.

Passcodes

gn Pay gnPay Benutzer anlegen Benutzer hinzufügen Benutzer erstellen

Unter dem Menüpunkt Settings finden Sie die Reiter Payment methods und Users.

Zahlungsarten (Payment methods)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht, welche Zahlungsarten aktuell in Ihrem Account aktiviert sind. Möchten Sie Zahlungsarten deaktivieren, ist dies über das Anhaken der entsprechenden Zahlungsart und den Button More actions möglich.

Benutzerzugänge (User)

In diesem Bereich können Sie selbstständig weitere Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard anlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür die Rolle Merchant user management besitzen müssen.

Das können Sie wie folgt prüfen: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Unter Roles können Sie nach Merchant user management suchen. Wird Ihnen die Rolle angezeigt, besitzen Sie das Recht, weitere Benutzer anzulegen.

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts:

2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde.

Wie ist vorzugehen, wenn das Internet bei Ihnen im Betrieb ausfällt:

1. Internetausfall feststellen:

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus:

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen:

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen:

Konfigurations-Update

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

5. Manuelles Kassieren über das Terminal:

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen.

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

6. Manuelle Eingabe in der Kasse:

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs:

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi:

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht:

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.