Manager

Wichtige Bereiche im Gastronovi Pay Dashboard für Ihre Betriebsleitung oder Management:

Zahlungen

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

  • Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
  • Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
  • Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Zahlungsdetails. Scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer Antwort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Zahlungsdetails und können oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Ein Refund über das Gastronovi Pay Dashboard hat keine Auswirkung auf den ursprünglichen Vorgang in Gastronovi Office.

Manuelles Capture

Dieser Abschnitt bezieht sich auf Online-Zahlungen.

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

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Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Hier geht es zum Login: Gastronovi Pay-Login

Ihre Zugangsdaten sind die selben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen können Sie links unter dem Menüpunkt Transactions -> Payments die Transaktion suchen. Klicken Sie auf den Vorgang, um die Payment details zu gelangen. Über den blauen Button See all payment actions können Sie die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

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Zahlungsreklamationen

MISSING INJECT

Terminals

Unter dem Menüpunkt Terminals finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Terminal Einstellungen

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Gastronovi Pay

Auszahlungskonto ändern

Um Ihr hinterlegtes Auszahlungskonto für die über Gastronovi Pay generierten Umsätze zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich im Gastronovi Pay Dashboard an.
  2. Über den Menüpunkt Kontoeinstellungen können Sie im unteren Bereich über die Option Auszahlungskonto hinzufügen ein neues Auszahlungskonto hinzufügen.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre IBAN eintragen.
  4. Laden Sie einen Kontoauszug, eine Bankbestätigung oder ein Screenshot des Online-Bankings hoch. Bitte beachten Sie die Anforderungen:
    • Kopie oder Screenshot in Farbe
    • Dokument darf nicht älter als 6 Monate sein
    • Kontoinhaber muss mit der Firmierung übereinstimmen, die bei Gastronovi Pay hinterlegt wurde
    • Dokument muss folgende Informationen enthalten: Name und Logo der Bank, Kontoinhaber, IBAN
  5. Klicken Sie auf Absenden, um die Änderung zu beantragen.
  6. Ihr Antrag wird nun zur Genehmigung an unseren Partner Adyen weitergeleitet. Die Änderung wird innerhalb von 2 Werktagen geprüft und per E-Mail bestätigt. Wird die Änderung abgelehnt, erhalten Sie die Begründung per E-Mail. In diesem Fall muss die Änderung erneut beantragt werden. Den Status können Sie in den Kontoeinstellungen verfolgen.
  7. Die Auszahlungen werden ab jetzt auf das neu hinterlege und bestätigte Konto erfolgen.

Auszahlung der Umsätze

Als Auszahlungsmodell ist standardmäßig T+2 hinterlegt. D. h. alle Umsätze werden mit einer Verzögerung von 2 Werktagen von Montag bis Freitag ausgezahlt. Alle Zahlungen von Montag werden beispielsweise am Mittwoch ausgezahlt.

Übersicht der Auszahlungszeitpunkte

In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, an welchen Tagen welche Umsätze ausgezahlt werden:

Tag, an dem der Umsatz stattfand Tag der Auszahlung
Montag Mittwoch
Dienstag Donnerstag
Mittwoch Freitag
Donnerstag Montag (in der nächsten Woche)
Freitag Dienstag (in der nächsten Woche)
Samstag Dienstag (in der nächsten Woche)
Sonntag Dienstag (in der nächsten Woche)

Wann Sie den Betrag tatsächlich auf Ihrem Konto als Gutschrift sehen, hängt von Ihrer Bank ab. Grundsätzlich sollten Überweisungen nicht länger als 1 bis max. 2 Werktage dauern.

Übersicht der Auszahlungen durch Adyen

Wann die Auszahlungen jeweils von Adyen vorgenommen wurden, können Sie im Gastronovi Pay Dashboard einsehen:

Unter dem Menüpunkt FinanzenSales to PayoutsAuszahlungen können Sie oben rechts den entsprechenden Zeitraum auswählen. Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Vorgang manuell abschließen

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

  1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts: Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.39

  2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde. Bildschirmfoto%202025-04-11%20um%2011.57.45

Im Erweiterten Z-Bericht können Sie erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.36.11 Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar: Bildschirmfoto%202025-04-15%20um%2011.37.47

Handelt es sich um eine Tap to Pay-Zahlung, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Internetausfall bei Ihnen vor Ort

Wie ist vorzugehen, wenn das Internet bei Ihnen im Betrieb ausfällt:

1. Internetausfall feststellen:

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus:

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen:

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen:

Konfigurations-Update

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

5. Manuelles Kassieren über das Terminal:

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen.

Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Modelle V400M, V400c Plus, P400 Plus
  1. Drücken Sie die Tasten 9 + zum Bestätigen.
  2. Tippen Sie auf das blaue Icon Zahlung.
  3. Geben Sie nun den Betrag ein, der abkassiert werden soll, und klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Nun kann der Gast auswählen, ob er Trinkgeld geben möchte und im nächsten Schritt seine Karte vorzeigen.
  5. Das Zahlungsterminal zeigt danach an, ob die Zahlung erfolgreich war.

6. Manuelle Eingabe in der Kasse:

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs:

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi:

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht:

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.