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Wichtige Bereiche im gastronovi Pay Dashboard für Ihre Betriebsleitung oder Management:

Transaktionen (Transactions)

Unter dem Menüpunkt Transactions finden Sie den Reiter Payments.

Transaktionsübersicht

In der Payments- bzw. Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

  • Merchant reference: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
  • Payment method: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
  • Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Payment details. Scrollen Sie bis zum Punkt Processing. Bei Aquirer response wird Ihnen der Grund angezeigt. (Mit Klick auf den Grund gelangen Sie in eine Übersicht mit weiteren Erklärungen.)

Erstattungen

Um eine Erstattung über das gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Payment details und können oben rechts über den Button Refund payment eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Ein Refund über das gastronovi Pay Dashboard hat keine Auswirkung auf den ursprünglichen Vorgang in gastronovi Office.

Risikomanagement (Risk)

Unter dem Menüpunkt Risk finden Sie die Reiter Block and trust lists sowie Disputes. Dieser Bereich ist vor allem relevant, wenn Sie auch Online-Zahlungen über gastronovi Pay akzeptieren, da im E-Commerce ein erhöhtes Risiko von Chargebacks (also eine Rückbuchung der Zahlung) besteht.

Sperr- und Vertrauenslisten (Block and trust lists)

Im Bereich Risk unter Block and trust lists können Sie über die verschiedenen Listen festlegen, ob bestimmte Karten dazu führen sollen, dass Zahlungen automatisch abgelehnt werden. Ebenso können Sie hier Karten aus solchen Listen wieder entfernen.

Möchten Sie bestimmte Karten den Block Listen hinzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Über Transactions -> Payments in den Vorgang klicken.
  2. Bis zum Punkt Fraud Control scrollen.
  3. Hier kann ausgewählt werden, welche Informationen zur Block-Liste hinzugefügt werden sollen.

Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie (bspw. per Mail) informiert wurden, dass eine bestimmte Kreditkarte dazu führen könnte, dass zukünftige Transaktionen damit, ausfallen.

Streitfälle (Disputes)

In Bereich Risk unter Disputes sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall. Über den Button Handle chargeback können Sie gegen die Rückbuchung vorgehen oder diese aktzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Zahlungsterminals (In-person payments)

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für alle Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden. Weiterhin finden Sie unter Terminals eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Änderungen von Einstellungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Konfigurations-Update

Logo

Um Ihr eigenes Logo zu hinterlegen, klicken Sie in den Settings auf Customization. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Logo.

Über das Stift-Symbol können Sie Ihr eigenes Logo hochladen.

Trinkgeldfunktion (Tipping)

Um die Trinkgeld-Funktion zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Payment features. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Tipping. Über das Stift-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können die verschiedenen Optionen einrichten.

Unter Type of tipping haben Sie die Wahl zwischen Gast gibt einen eigenen Betrag ein oder Gast wählt aus vordefinierten Optionen.

Wenn Sie vordefinierte Werte verwenden möchten, können Sie zwischen Prozentsätzen oder festen Euro-Beträgen entscheiden und bis zu vier verschieden Optionen einstellen.

Auch wenn Sie vordefinierte Werte nutzen, können Sie einstellen, dass der Gast einen eigenen Betrag eingeben kann, falls ihm die Vorschläge nicht gefallen.

Belegdruck (Receipts)

Um den Belegdruck zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Receipts. Über das Stift-Symbol im Bereich General können Sie individuell auswählen, welche Belege gedruckt werden sollen.

Passcodes

Um in die Menüs (Einstellungen und Transaktionen) der Zahlungsterminals zu gelangen, benötigt es Passcodes bzw. PIN-Codes. Diese finden Sie im gastronovi Pay Dashboard unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch anpassen.

Für jedes der Menüs gibt es einen separaten Passcode:

  • Für das Menü Transaktionen lautet der Passcode im Dashboard Transactions
  • Für das Menü Einstellungen lautet der Passcode im Dashboard Admin & Settings

Achtung: Bei diesen Passcodes handelt es sich um Standard-Codes, die zum Schutz des Terminals geändert werden sollten.

Es ist sinnvoll, den Servicekräften die Passcodes für die Menüs mitzuteilen. So können wichtige Funktionen direkt vor Ort eingestellt und Informationen eingesehen werden, z. B. WLAN-Einstellungen oder die Transaktionsübersicht.

Einstellungen (Settings)

gn Pay gnPay Benutzer anlegen Benutzer hinzufügen Benutzer erstellen

Unter dem Menüpunkt Settings finden Sie die Reiter Payment methods und Users.

Zahlungsarten (Payment methods)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht, welche Zahlungsarten aktuell in Ihrem Account aktiviert sind. Möchten Sie Zahlungsarten deaktivieren, ist dies über das Anhaken der entsprechenden Zahlungsart und den Button More actions möglich.

Benutzerzugänge (User)

In diesem Bereich können Sie selbstständig weitere Benutzer für das gastronovi Pay Dashboard anlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür die Rolle Merchant user management besitzen müssen.

Das können Sie wie folgt prüfen: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Unter Roles können Sie nach Merchant user management suchen. Wird Ihnen die Rolle angezeigt, besitzen Sie das Recht, weitere Benutzer anzulegen.

Weitere Benutzer können Sie wie folgt anlegen:

  1. Klicken Sie rechts oben auf den blauen Button Create new user.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.
  3. Wählen Sie aus, für welche Accounts der neue Benutzer freigeschaltet werden soll.
  4. Nun vergeben Sie die Rechte des neuen Benutzers. Über das Pfeil-Symbol können die möglichen Rechte aufgeklappt und entsprechend ausgewählt werden.
  5. Prüfen Sie alle Angaben und schließen den Vorgang mit dem blauen Button Create new user an.

Soll ein Benutzer angelegt werden, der die gleichen Rechte hat, wie ein bestehender Zugang, kann dieser einfach dupliziert werden: Bildschirmfoto%202024-04-22%20um%2019.05.48

Möchten Sie für verschiedene Rollen in Ihrem Betrieb Zugänge zum gastronovi Pay Dashboard anlegen, empfehlen wir Ihnen folgende Rechtevergabe:

Rolle Rechte
Servicekräfte General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard
Transactions: View payments
Serviceleitung General: Manage referral lists, Merchant dispute management, Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant system messages, Merchant report
Finance: Merchant financial
Transactions: View payments
POS: Merchant POS standard role, Merchant POS Terminal Management, Merchant POS Terminal View
Buchhaltung General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant report
Finance: Merchant financial, Merchant manage bank accounts
Transactions: View payments, Download 3DS data
Steuerberatung General: Merchant allowed own password reset, Merchant standard, Download reports, Generate reports, Merchant report
Finance: Merchant financial
Transactions: View payments

Weitere Informationen zum Arbeiten mit gastronovi Pay

Auszahlungskonto ändern

Um Ihr hinterlegtes Auszahlungskonto für die über gastronovi Pay generierten Umsätze zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich im gastronovi Pay Dashboard an.
  2. Wählen Sie unter Finance - Payout accounts das zu ändernde Bankkonto und gelangen über die drei Punkte zu Edit details.
  3. Sie können hier nun die hinterlegte IBAN ändern.
  4. Laden Sie einen Kontoauszug oder Screenshot des Online-Bankings hoch. Bitte beachten Sie die Anforderungen:
    • Kopie oder Screenshot in Farbe
    • Dokument darf nicht älter als 12 Monate sein
    • Kontoinhaber muss mit der Firmierung übereinstimmen, die bei gastronovi Pay hinterlegt wurde
    • Dokument muss folgende Informationen enthalten: Name und Logo der Bank, Kontoinhaber, IBAN
  5. Klicken Sie auf Submit, um die Änderung zu beantragen.
  6. Ihr Antrag wird nun zur Genehmigung an unseren Partner Adyen weitergeleitet. Die Änderung wird innerhalb von 2 Werktagen geprüft und per E-Mail bestätigt. Wird die Änderung abgelehnt, erhalten Sie die Begründung per E-Mail. Ist dies der Fall, muss die Änderung erneut beantragt werden.

Auszahlung der Umsätze

Als Auszahlungsmodell ist standardmäßig T+2 hinterlegt. D. h. alle Umsätze werden mit einer Verzögerung von 2 Werktagen von Montag bis Freitag ausgezahlt. Alle Zahlungen von Montag werden beispielsweise am Mittwoch ausgezahlt.

Übersicht der Auszahlungszeitpunkte

In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, an welchen Tagen welche Umsätze ausgezahlt werden:

Tag, an dem der Umsatz stattfand Tag der Auszahlung
Montag Mittwoch
Dienstag Donnerstag
Mittwoch Freitag
Donnerstag Montag (in der nächsten Woche)
Freitag Dienstag (in der nächsten Woche)
Samstag Dienstag (in der nächsten Woche)
Sonntag Dienstag (in der nächsten Woche)

Wann Sie den Betrag tatsächlich auf Ihrem Konto als Gutschrift sehen, hängt von Ihrer Bank ab. Grundsätzlich sollten Überweisungen nicht länger als 1 bis max. 2 Werktage dauern.

Übersicht der Auszahlungen durch Adyen

Wann die Auszahlungen jeweils von Adyen vorgenommen wurden, können Sie im gastronovi Pay Dashboard einsehen:

Unter Finance ➝ Sales to payout ➝ Payouts können Sie oben rechts den entsprechenden Zeitraum auswählen. Mit Klick auf den Balken erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Paid out.

Umgang mit defekten Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Vorgang manuell abschließen

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Vorgang in gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise:

  1. Prüfen Sie im back Office unter dem Menüpunkt Kasse - Kasseneinstellungen - Zahlungsarten, welche Kontierung Sie für Kartenzahlungen nutzen.
  2. Legen Sie unter Gutscheine & Rabatte einen Gutschein mit dem Titel MANUELLE KARTENZAHLUNG an. Setzen Sie neben Freier Zahlbetrag den Haken.
  3. Vergeben Sie diesem Gutschein die gleiche Kontierung, wie der Kartenzahlung.
  4. Schließen Sie den offen gebliebenen Vorgang über diesen Gutschein ab.

Haben Sie für die verschiedenen Kartenarten unterschiedliche Zahlungsarten angelegt, sollte für jede Kartenart auch ein separater Gutschein mit der entsprechenden Kontierung angelegt werden.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.