Manager

Erstellen Sie einfach und schnell neue Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard direkt in Gastronovi Office.

1. Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen.
2. Scrollen Sie zur Integration Gastronovi Pay.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen .
4. In den Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen .
5. Geben Sie im neuen Dialogfenster die relevanten Daten an.
6. Tragen Sie die gültige E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
7. Schließen Sie den Vorgang mit Einladung versenden ab.

Der Benutzer erhält durch die Einladung über die Integration folgende Rechte:

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Zahlungsdetails. Scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer Antwort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Zahlungsdetails und können oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Ihre Zugangsdaten sind die selben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen können Sie links unter dem Menüpunkt Transactions -> Payments die Transaktion suchen. Klicken Sie auf den Vorgang, um die Payment details zu gelangen. Über den blauen Button See all payment actions können Sie die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Im Bereich Zahlungsreklamationen sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren können Sie die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten können Sie Ihr Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

Unter dem Menüpunkt Terminals finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Terminal Einstellungen

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
   • Seriennummer des defekten Terminals
   • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
   • ggf. abweichende Lieferadresse
2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Zahlungsterminal in gn Office zuweisen

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

• Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
• Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
• Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
• Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
• Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
• Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Wenn ein Vorgang über das Zahlungsterminal erfolgreich kassiert werden konnte, der Tisch/Vorgang in Gastronovi Office jedoch nicht automatisch geschlossen wird, nutzen Sie bitte die Funktion "Manuelle Eingabe" in der Kasse.

1. Statt hier erneut das Zahlungsterminal auszuwählen, klicken Sie auf Manuelle Eingabe oben rechts:

2. Wählen Sie nun die Zahlungsart aus, mit der der Vorgang kassiert wurde.

Im Erweiterten Z-Bericht können Sie erkennen, wie viele Zahlungen insgesamt über die jeweilige Zahlungsart und wie viele Zahlungen davon (erfolgreich) über Gastronovi Pay abgeschlossen wurden: Die Differenz zeigt entsprechend, wie viele Zahlungen über die Manuelle Eingabe abgeschlossen wurden.

Ebenso ist dies in den Verkäufen aus der Spalte Bezahlart erkennbar:

9 zu beachtende Schritte bei einem Internetausfall

Orientieren Sie sich an den folgenden 9 Schritten und befolgen Sie die Anweisungen, wenn Sie einen Internetausfall in Ihrem Betrieb bemerken sollten:

1. Sicherstellen, dass es ein Internetausfall ist

Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts zur Internetquelle und stellen Sie sicher, dass der Internetausfall nicht auf ein internes Netzwerkproblem zurückzuführen ist. Bestätigen Sie den Ausfall beispielsweise durch das Testen anderer internetfähiger Geräte.

2. Übergang in den Notfallmodus

Der Notfallmodus aktiviert sich an allen betroffenen Geräten automatisch und zeigt dies an

3. Standalone-Modus aktivieren lassen

Rufen Sie unseren Support an und bitten Sie um die Aktivierung des Standalone-Modus für Ihre Gastronovi Pay Terminals. Halten Sie hierfür bitte Ihre Kundennummer bereit.

4. Konfiguration-Update vor Ort durchführen

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geräte das Update erfolgreich erhalten.

• Konfigurations-Update

5. Manuelles Kassieren über das Terminal

Weisen Sie Ihr Personal an, alle Transaktionen manuell über das Terminal durchzuführen. Um Zahlungsgeräte ohne die Verbindung zur Kasse in Gastronovi Office nutzen zu können, müssen Beträge manuell auf dem Gerät eingegeben werden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

6. Manuelle Eingabe in der Kasse

Stellen Sie sicher, dass jede Transaktion manuell in die Kasse eingegeben und abgeschlossen wird. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

7. Wiederherstellung des Normalbetriebs

Überprüfen Sie regelmäßig den Status der Internetverbindung. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, schalten sich alle Geräte wieder online.

8. Information an Gastronovi

Informieren Sie bitte kurz unseren Support, dass der Standalone Modus der Terminals wieder ausgeschaltet werden kann.

9. Dokumentation und Bericht

Dokumentieren Sie den Vorfall, einschließlich der Dauer des Internetausfalls und der durchgeführten Maßnahmen, um im Anschluss überprüfen zu können, ob alle Zahlungen korrekt erfasst wurden.