Kostenstellen & Bondruck

Die Kostenstellen haben bei gastronovi Office eine zentrale Funktion, vor allem im Hinblick auf das Modul Kassensystem. Neben zig Einstellungen und Funktionen, die für jede (Haupt-)Kostenstelle konfiguriert werden können, lässt sich auch eine komplette Kostenstellenstruktur, inklusive Unter- und Oberkostenstellen (Hauptkostenstellen) anlegen, um die Anforderungen Ihres Betriebs zu erfüllen. Über verschiedene Kostenstellen lassen sich beispielsweise die Umsätze komplett trennen und bieten so ganz andere Auswertungsmöglichkeiten oder individuelle Funktionen und Einstellungen für verschiedene Bereiche Ihres Betriebs.

Außerdem werden über die Kostenstellen die Bondrucker und Bondrucksteuerung verwaltet, sowie die Kundendisplays angesteuert. Das bedeutet, dass Sie mindestens eine (Haupt-)Kostenstelle benötigen, um mit dem gastronovi Office arbeiten zu können. Jede weitere Kostenstelle, sei es eine Ober- oder Unterkostenstelle ist optional und kann beliebig eingerichtet werden. Je mehr Kostenstellen Sie nutzen, desto präziser können Sie Umsätze und Statistiken auswerten, wenn der Bedarf besteht, da in den meisten Fällen auch immer nach einzelnen Kostenstellen gefiltert werden kann.

Zur Veranschaulichung: Ein Beispiel für eine Hauptkostenstelle mit verknüpften Unterkostenstellen

  • Hauptkostenstelle: Restaurant
  • Unterkostenstelle: Hauptbereich
  • Unterkostenstelle: Veranstaltungsraum
  • Unterkostenstelle: Terrasse

Machen Sie sich also vorab Gedanken, inwiefern es sich in Ihrem Betrieb anbietet mit verschiedenen Kostenstellen zu arbeiten. Das hängt oft von der Größe des Betriebs oder den Anforderungen vor Ort ab. Sollen Bereiche einzeln auswertbar sein? Gibt es in zwei oder mehr Bereichen verschiedene Anforderungen, die Sie erfüllen möchten und für die es unterschiedliche Funktionen braucht? Brauchen unterschiedliche Bereiche eine individuelle Bonsteuerung oder soll alles über eine zentrale Steuerung laufen?

Nachdem Sie sich einen Plan erstellt haben, können Sie mit der Einrichtung der Kostenstellen, der Bondrucker sowie der Bon-Steuerung beginnen. Ansonsten können Sie die Kostenstellen auch jederzeit ergänzen oder erweitern.

Kostenstellen

Kostenstellen einrichten & verwalten

Um mit der Kasse arbeiten zu können, muss vorab eine Kostenstelle eingerichtet und individuell eingestellt werden. Auch nach der Erstellung können die Einträge jederzeit erneut bearbeitet werden.

Kostenstellen - Eigenschaften

Die Kostenstellen umfassen viele Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten, die auch mit anderen Bereichen zusammenspielen.

Kostenstellen-ID anzeigen

Für manche Einstellungen in gastronovi Office benötigen Sie die ID einer Kostenstelle. So können Sie sich die ID anzeigen lassen:

Server suchen

Suchen Sie automatisch nach verfügbaren lokalen Servern in Ihrem Netzwerk, um die Server-IP festzulegen.

Zuordnung kopieren

Mit dieser Funktion wird es ermöglicht, die bestehende Bon-Steuerung einer bereits konfigurierten Kostenstelle in eine neu angelegte oder bestehende Kostenstelle zu kopieren. (Sollte in der Ziel-Kostenstelle bereits eine Bon-Steuerung existieren, kann diese ergänzt oder überschrieben werden.

Kostenstelle deaktivieren & entfernen

Wenn Sie bereits über eine Kostenstelle gearbeitet haben, können Sie diese nicht mehr löschen, sondern lediglich deaktivieren. Dies bedeutet, dass diese nicht mehr zur Verfügung steht, jedoch aufgrund von verknüpften Informationen im Hintergrund des Systems verleibt.

Sollten noch keine Umsätze über die Kostenstelle gelaufen sein, können Sie diese jederzeit entfernen.

Eine deaktivierte Kostenstelle kann auch jederzeit mit den vorhandenen Einstellungen wieder aktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie eine Kostenstelle nicht während einer offenen Schicht in dieser Kostenstelle, deaktivieren sollten. Dies kann dazu führen, dass die Umsätze in die deaktivierte Kostenstellen fließen und somit nicht im Z-Bericht auftauchen. Dieser Vorgang ist nicht mehr rückgängig zu machen.

Erweiterte Einstellungen

Funktion: Schnelles Kassieren

Legen Sie fest, wie der Kassiervorgang abgebildet werden soll. Sie haben die Wahl zwischen dem Standardvorgang, dem sofortigen Sprung in den Wechselgeldrechner oder dem direkten Zahlungsabschluss mit der gewählten Hauptzahlungsart (standardmäßig die Barzahlung).

Funktion: Tisch sofort öffnen

Wählen Sie aus, ob beim neuen Tisch öffnen in der Kasse alle Zusatzinformationen abgefragt werden sollen (Standard) oder der Tisch direkt geöffnet wird und Sie in die Buchungsansicht gelangen. Alle Angaben über den geöffneten Tisch können jederzeit angepasst werden, auch nach dem Öffnen.

Funktion: Personen aufteilen

Diese Funktion ermöglicht es im Bezahlvorgang leichter nach Personen aufzuteilen, wenn die Rechnung zwischen den einzelnen Gästen aufgeteilt werden soll.

Funktion: Übergreifend

Steuern Sie hiermit, ob das übergreifende Arbeiten zwischen allen Kostenstellen und Schichten aktiviert werden soll. Mitarbeitende haben bei Aktivierung der Funktion die Möglichkeit auf alle offenen Schichten zuzugreifen und übertragen Vorgänge in ihre eigene Schicht, wenn Sie diese verwalten.

Funktion: Kiosk-Standard

Legen Sie fest, welcher Kiosk-Modus als Standard genutzt werden soll. Wählen Sie dabei zwischen In- und Außer-Haus, In-Haus und Außer-Haus als primären Modus, wenn Sie einen neuen Vorgang über den Kioskverkauf öffnen.

Rechnungsdrucker festlegen

Wählen Sie den Standard-Rechnungsdrucker für die jeweilige Kostenstelle aus.

gn Controller einrichten

Sie können für jede Kostenstelle einen eigenen gn Controller festlegen, der diesen Bereich mit der Drucksteuerung, Synchronisation etc. versorgt.

Kundendisplay ansteuern (Display-Steuerung)

Konfigurieren Sie die Ansteuerung des Kundendisplays. Sie haben die Wahl zwischen einem Zweitbildschirm und einem Gerät im Netzwerk als Kundendisplay.

Bondrucker

Bondrucker einrichten & verwalten

Über die angelegten Kostenstellen können Sie nun die Bonsteuerung konfigurieren. Dazu müssen vorab Bondrucker für die jeweilige Kostenstelle angelegt werden. Bereits bestehende Einträge können jederzeit bearbeitet oder in der Hierarchie verschoben werden.

Bondrucker - Einstellungen

Bei der Erstellung und Verwaltung der Bondrucker, haben Sie die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

Bonsteuerung in eine andere Kostenstelle kopieren

Statt eine neue Bonsteuerung anzulegen oder mühsam eine bereits bestehende Bonsteuerung händisch zu kopieren, können Sie auch die bestehenden Zuordnungen in einer Kostenstelle in eine andere übertragen. Dabei werden die bestehenden Einträge in der Zielkostenstelle erweitert oder überschrieben.

Bondrucker entfernen

Angelegte Bondrucker in der Bon-Steuerung lassen sich auch jederzeit wieder entfernen.

Bon-Steuerung

Aus der Kostenstellenstruktur und den angelegten Bondruckern ergibt sich nun die Bon-Steuerung. Diese kann beliebig gestaltet werden. Es gibt Szenarien, da bietet sich eine ganz simple Struktur an, jedoch erfordern manche betrieblichen Konzepte und deren Anforderungen eine komplexe und individuelle Struktur, damit gastronovi Office so arbeitet, wie es soll. Um Ihnen das Thema Bon-Steuerung generell näher zu bringen und um die Möglichkeiten grundsätzlich zu verstehen, bieten wir Ihnen hier einige Beispiele und Informationen an. Diese sind unterteilt in die sogenannte einfache und erweiterte Bonsteuerung.

Beispiele: Einfache Bon-Steuerung

Szenario 1 - EIN Drucker für alle Bons, ohne Unterteilung nach Warengruppen

In Ihrem Betrieb sollen alle Produktionsbons, ungeachtet der Warengruppen, über einen physischen Drucker ausgegeben werden. Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Sie einen Bondrucker in der jeweiligen Kostenstelle anlegen und den einen physischen Drucker zuweisen. Die Warengruppen müssen dabei nicht beachtet werden.

  • Legen Sie einen neuen Bondrucker an.
  • Legen Sie in den Einstellungen den physischen Drucker fest, der die Bons ausgeben soll.
  • Ordnen Sie diesem Drucker keine Warengruppe zu, damit dieser wirklich alle Bons druckt.
  • Konfigurieren Sie die restlichen Einstellungen nach Bedarf.

Szenario 2 - EIN Drucker für die Warengruppen Food & Beverage

In Ihrem Betrieb sollen sämtliche Produktionsbons über einen physischen Drucker ausgegeben werden, jedoch getrennt nach den Hauptwarengruppen Speisen (Food) und Getränke (Beverage). Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Sie zwei Bondrucker in der jeweiligen Kostenstelle anlegen und beiden den physischen Drucker und die entsprechenden Warengruppen zuweisen.

  • Legen Sie die neuen Bondrucker an.
  • Legen Sie in den Einstellungen bei beiden Bondruckern den selben physischen Drucker fest, damit dieser alle Bons druckt.
  • Ordnen Sie den Bondruckern jeweils eine der beiden Warengruppen (Food od. Beverage) zu, damit die entsprechenden Bons gedruckt werden.
  • Konfigurieren Sie die restlichen Einstellungen nach Bedarf und pro Bondrucker.

Szenario 3 - ZWEI Drucker für die Standorte Bar & Küche

In Ihrem Betrieb sollen die Produktionsbons an zwei unterschiedlichen physischen Druckern ausgegeben werden. Ein Drucker steht in der Küche und soll alle Bons für sämtliche Speisen (Food) ausgeben. Der zweite Drucker steht an der Bar und soll alle Bons für sämtliche Getränke (Beverage) ausgeben. Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Sie zwei Bondrucker in der jeweiligen Kostenstelle anlegen und die unterschiedlichen physischen Drucker und Warengruppen zuweisen.

  • Legen Sie die neuen Bondrucker an.
  • Legen Sie in den Einstellungen für jeden Bondrucker jeweils einen der physischen Drucker fest.
  • Ordnen Sie den Bondruckern jeweils eine der beiden Warengruppen (Food od. Beverage) zu, damit die entsprechenden Bons gedruckt werden.
  • Konfigurieren Sie die restlichen Einstellungen nach Bedarf und pro Bondrucker.

Szenario 4 - ZWEI Drucker für die Standorte Bar & Küche, Unterteilung nach Warengruppen

In Ihrem Betrieb sollen die Produktionsbons an zwei unterschiedlichen physischen Druckern ausgegeben werden. Ein Drucker steht in der Küche und soll alle Bons für sämtliche Speisen (Food), AUSSER die Warengruppe Kuchen ausgeben. Der zweite Drucker steht an der Bar und soll alle Bons für sämtliche Getränke (Beverage) ausgeben UND alle Bons für die Warengruppe Kuchen. Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Sie drei Bondrucker in der jeweiligen Kostenstelle anlegen und die unterschiedlichen physischen Drucker und Warengruppen zuweisen.

  • Legen Sie die neuen Bondrucker an.
  • Legen Sie in den Einstellungen für jeden Bondrucker jeweils einen der physischen Drucker fest. (Zwei Bondrucker werden den selben physischen Drucker, der an der Bar steht, zugeordnet bekommen.)
  • Ordnen Sie den beiden Bondrucker an der Bar jeweils die Warengruppen Beverage und in diesem Fall Kuchen zu.
  • Ordnen Sie dem Bondruckern in der Küche die Warengruppe Food zu.
  • Konfigurieren Sie die restlichen Einstellungen nach Bedarf und pro Bondrucker.

Wieso funktioniert die eingerichtete Bon-Steuerung nicht?

In den meisten Fällen liegt es an der Sortierungshierarchie der angelegten Bondrucker. Das System arbeitet sich dabei von oben nach unten durch. Überprüfen Sie also, ob alle Drucker in der richtigen Reihenfolge angelegt sind und verschieben Sie diese bei Bedarf. Als Leitsatz sollte dabei gelten: Sortieren Sie von der feinsten zur gröbsten Einstellung. Und beachten Sie, ob ein Bondrucker vielleicht einen anderen überschreibt.

Was passiert mit der Warengruppe Non-Food?

Sie haben auch Non-Food Rezepte oder unsortierte Rezepte? Dann legen Sie immer einen extra Bondrucker an, der alle Sonderfälle abfängt, indem Sie keine Warengruppe zuordnen und weisen Sie diesem einen der physischen Drucker zu. Dieser Drucker wird nun alle Produktionsbons drucken, die durch die restliche Bonsteuerung nicht abgefangen wird. Dieser Drucker sollte sich ganz unten in der Hierarchie befinden.

Erweiterte Bon-Steuerung

Ortsgebundene Drucker

In Ihren Kasseneinstellungen können Sie zudem einrichten, dass die Kostenstellen in Ihrem Unternehmen ortsgebunden sind. Das heißt, dass wenn Sie sich beispielsweise in Ihre Schicht einloggen und für diese Schicht die "Hauptkostenstelle" auswählen, das System nun bei jedem neu geöffneten Tisch überprüft, zu welcher Kostenstelle dieser gehört. Sollte die dem Tisch zugeordnete Kostenstelle von der Kostenstelle Ihrer Schicht abweichen, wird automatisch die von Ihnen definierte Kostenstelle für den Bereich, in dem sich der Tisch befindet, ausgewählt.

Was bringt das für Vorteile und warum sollten Sie die Einstellung vornehmen?

Das ortsgebundene Arbeiten bietet vor allem große Flexibilität für Ihr Unternehmen, denn Rechnungen und Produktionsbons werden an den jeweils für die Kostenstelle eingestellten Druckern gedruckt - ohne, dass Sie sich in Ihrer Schicht ummelden oder manuell "abweichende" Drucker auswählen müssen - ganz automatisiert und simpel.

  1. Stellen in den Kasseneinstellungen die Funktion 'Kostenstelle ortsgebunden' ein.
    Kostenstelle ortsgebunden
  2. Verknüpfen Sie Ihre Bereiche im Tischplan mit der dazugehörigen Kostenstelle.
    Bereich verwalten
  3. Um die Anmeldung einer Schicht zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit die Unterkostenstellen zu verstecken, sodass Sie nur noch über die Hauptkostenstelle arbeiten und die Bonsteuerung automatisch läuft. Dies stellen Sie in den Kostenstellen ein.
    Kostenstellen verwalten

Startparameter für lokale Geräte (Lokale Einstellungen)

Über die lokalen Einstellungen können Sie die Konfiguration im back Office gerätebezogen überschreiben. Dies erfolgt im front Office händisch pro Gerät, es gibt keine Möglichkeit, diese Einstellung aus der Ferne vorzunehmen. Die Einstellungen beziehen sich nur das jeweilige Gerät. Folgende lokale Einstellungen betreffen die Kostenstellen und Druckerkonfiguration:

forcePrinter

Es wird ein zur Kostenstelle abweichender Rechnungsdrucker für das Gerät eingetragen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn man bei hoher Auslastung zusätzlich ein Mobile einsetzt und für dieses einen eigenen mobilen Printer mit sich führt.

overridePrinter

Dieser Befehl überschreibt den Produktionsdrucker mit dem bei forcePrinter gesetzten Drucker. Es wird die ID des zu überschreibenden Druckers eingetragen. Es kann auch eine direkte Überschreibung eingetragen werden (z.B. "151>837”). Mehrere Einträge werden kommasepariert aufgeführt.

forceCostunit

Dieser Befehl bindet das Gerät an eine bestimmte Kostenstelle und deren Einstellungen. Dies ist zum Beispiel in Großbetrieben sinnvoll, um der Hardware eine klare Zugehörigkeit zuzuweisen und die Prozesse zu verschlanken.

Weiter lokale Einstellungen finden Sie hier: Lokale Einstellungen

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.