Generell können Sie zwischen drei wesentlichen Arten der Nutzung unterscheiden:
Es besteht allerdings immer die Möglichkeit, in der Filiale eigene Einträge zu generieren.
Dabei ist zu beachten, dass an die Zentrale gesendete Inhalte und Einstellungen anschließend nicht zur lokalen Verwaltung an die Filiale zurückgegeben werden können. Die Bearbeitung ist dann nur noch in der Zentrale möglich.
Sie können zwischen den einzelnen Accounts, egal ob Zentrale oder Filiale, hin-und herwechseln, ohne sich ausloggen zu müssen. Das ist sowohl im front Office als auch im back Office möglich.
Durch die geschaffene Struktur von einer Zentrale mit mehreren Filialen bietet es sich an, alle Daten, sofern möglich, in der Zentrale zu pflegen, um den Aufwand möglichst gering zu halten.
Wenn Sie Ihre Rezepte zentral pflegen und in den einzelnen Filialen mit z.B. abweichenden Preisen, Kalkulationen oder Abfragen arbeiten, können Sie die Rezeptinformationen in der Gültigkeitsübersicht verwalten.
Damit die Daten aus der Zentrale in den einzelnen Filialen genutzt werden können, müssen Sie diese vererben oder freigeben.
Wenn Sie mit dem Modul Speisekarten bzw. Marketing in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie zentral an einem Ort die Speisekarten verwalten und diese an ausgewählte Filialen vererben. Diese Funktion erspart die Pflege der Karten in den einzelnen Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Auch Änderungen, wie beispielsweise Preisanpassungen oder wechselnde Angebote, können so schnell und unkompliziert für Ihre Filialen übernommen werden.
Wenn Sie mit dem Modul Einkauf bzw. Warenwirtschaft in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie zentral an einem Ort die Lieferanten verwalten und diese an ausgewählte Filialen vererben. Diese Funktion erspart die Pflege der Lieferanten in den einzelnen Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Alle Änderungen können so schnell und unkompliziert für Ihre Filialen übernommen werden.
Sie können bei der Vererbung eines Lieferanten eine abweichende Kundennummer, einen anderen Mindestbestellwert oder andere Liefertage pro Filiale festlegen.
Wenn Sie mit dem Modul Kassenbuch in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie zentral an einem Ort die Kassenbuchvorlagen verwalten und diese an ausgewählte Filialen vererben. Diese Funktion erspart die Pflege der Vorlagen in den einzelnen Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Alle Änderungen können so schnell und unkompliziert für Ihre Filialen übernommen werden.
Wenn Sie mit den Modulen Newsletter und Website bzw. Marketing in Kombination mit Mehrbetrieb einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie zentral an einem Ort Ihre Newsletter verwalten und diese an ausgewählte Filialen vererben. Diese Funktion erspart die Pflege der Newsletter in den einzelnen Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen.
Es gibt einige Bereiche, die von der Zentrale automatisch an die Filialen übergeben werden. An diesen Stellen können auch Einstellungen und Einträge aus der Filiale an die Zentrale übergeben werden.
Wenn Sie einzelne Punkte an die Zentrale übertragen, können Sie diese in der Filiale nicht mehr bearbeiten.
| Art des Eintrags | Wo zu finden? | Zusätzliche Informationen |
|---|---|---|
| Druckvorlagen | Einstellungen > Druckvorlagen | - |
| Gutscheine & Rabatte | Einstellungen > Kasseneinstellungen | - |
| Schlagwörter | Einstellungen > Schlagwörter | - |
| Lieferanten | Einkaufen > Lieferanten | Wird ein Lieferant übertragen, werden auch die zugehörigen Lieferantenartikel übermittelt. Die verknüpften Zutaten bleiben in den Filialen. |
| Lieferantenartikel | Einkaufen > Lieferantenartikel | Siehe Lieferanten. |
| Zutaten | Einkaufen > Zutaten | - |
| Warengruppen | Kochen > Warengruppen | Die Rezepte innerhab der Warengruppe werden ebenfalls an die Zentrale übertragen. |
| Rezepte | Kochen > Rezepte verwalten / kalkulieren | |
| Speisekarten | Präsentieren > Speisekarten | Die Rezepte innerhalb der Speisekarte, sofern Sie in der Filiale angelegt worden sind, werden ebenfalls an die Zentrale übertragen. |
| Galerien | Präsentieren > Galerien | - |
| Aktuelles | Präsentieren > Aktuelles | - |
| Newsletter | Präsentieren > Newsletter | - |
| Präsentationskanäle | Präsentieren > Präsentationskanäle | - |
| Kundengruppen | Servieren > Kundenkartei | Kunden, die in den Kundengruppen liegen, werden nicht automatisch übertragen, da Sie auch in anderen Gruppen liegen könnten. |
| Kunden- & Rabattkarten | Servieren > Kunden- & Rabattkarten | Ist die Funktion Kunden zentral in den Unternehmenseinstellungen aktiviert, geschieht die Übertragung automatisch. (Siehe Hinweis unten) |
| Dashboards | Analysieren > Dashboards | - |
| Umfragen | Analysieren > Umfragen | - |
So aktivieren Sie Funktion Kunden zentral verwalten.
Einige Einstellungen können direkt von der Zentrale übernommen werden. Somit müssen Sie in der Filiale keine doppelte Pflege der Daten vornehmen.
Sollten Sie Änderungen in der Zentrale erfassen, müssen diese in den Filialen anschließend aktiv übernommen werden.
Wenn Sie mit dem Modul Kasse in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie in den Filialen die generellen Einstellungen der Kasseneinstellungen aus der Zentrale übernehmen. Diese Funktion erspart die Pflege der Einstellungen in all Ihren Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Auch Änderungen können so schnell für alle Filialen übernommen werden.
Beachten Sie zudem die speziellen Funktionen für Differenzierungen bei Mehrbetriebssystemen innerhalb der Kasseneinstellungen von Filialen:
Denken Sie an die gleiche Reihenfolge der Zahlungsarten in allen Filialen, wenn Sie beispielsweise Adyen nutzen, um in den Statistitiken nach Zahlungsarten aufschlüsseln zu können. Ansonsten wird es Ihnen nicht korrekt ausgegeben.
Wenn Sie mit dem Modul Tischreservierung in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie in den Filialen die generellen Einstellungen der Reservierungsvorgaben aus der Zentrale übernehmen. Diese Funktion erspart die Pflege der Einstellungen in all Ihren Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Auch Änderungen können so schnell für alle Filialen übernommen werden. Lediglich die Reservierungszeiten müssen manuell gepflegt werden.
Wenn Sie mit dem Modul Website bzw. Marketing in Kombination mit Mehrbetrieb in einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie in den Filialen die generellen Designeinstellungen (Corporate Design) aus der Zentrale übernehmen. Diese Funktion erspart die Pflege der Einstellungen in all Ihren Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Auch Änderungen können so schnell für alle Filialen übernommen werden.
Wenn Sie mit den Modulen Website, Marketing oder Tischreservierung in Kombination mit Mehrbetrieb einer Zentral-Filial-Struktur arbeiten, können Sie in den Filialen Ihre Texte zum Impressum und Datenschutz aus der Zentrale übernehmen. Diese Funktion erspart die Pflege der Texte in all Ihren Filialen, da sie nur einmal zentral gepflegt werden müssen. Auch Änderungen können so schnell für alle Filialen übernommen werden.
Sie haben die Möglichkeit Dashboards zu erstellen, welche Sie dann sowohl im front Office als auch im back Office jederzeit einsehen können; diese werden laufend aktualisiert. Weiterhin können Sie in den Statistiken nach Ihren Filialen filtern oder sich einen Gesamtvergleich anzeigen zu lassen. Die Konfiguration der Dashboards findet im back Office statt: Kennzahlen und Dashboards einrichten .
Auf der Startseite im back Office Ihrer Zentrale können Sie direkt auf einen Blick sehen, welche Filiale welchen Umsatz gemacht hat. Je nach Modulen haben Sie folgende Inhalte zum Vergleich unter den Filialen:
In der Zentrale laufen - nach Aktivierung und Nutzung des Moduls Kundenbindung - alle Kundenkarten zusammen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Änderungen z.B. am verknüpften Kunden vorzunehmen. Weitere Informationen und Einstellungsmöglichkeiten zu den Kundenkarten finden Sie unter Kundenbindung -> Nutzung .
Die laufenden Umsatzdaten wie z.B. Z-Berichte oder Buchhaltungsexporte können nur in den jeweiligen Filialen und nicht zentral gezogen werden.