Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.
Eine Strukturierung Ihrer Warengruppen ermöglicht ein unkomplizierteres Arbeiten und eine weitaus informativere Auswertung. Denn die gesamte Anzahl der Rezepte wird auf die verschiedenen Warengruppen aufgeteilt und verleiht so mehr Struktur. Durch eine gute Strukturierung Ihrer Warengruppen haben Sie später die Möglichkeit durch diverse Filterungsoptionen gezielte und aussagekräftige Auswertungen zu ermitteln. Darüber hinaus steht Ihnen einer der wichtigsten Faktoren für die Kalkulation, das selbstständige Definieren eigener Wareneinsatz- und Deckungsbeitrag- Vorgaben für jede Warengruppe im System zur Verfügung.
Kurzum: Mehr Warengruppen, mehr Übersicht, mehr differenzierte Anpassungs- und Auswertungsmöglichkeiten.
Die zu erstellenden Warengruppen werden auf vier Hauptwarengruppen aufgeteilt, in die Sie weitere (Unter-)Warengruppen einfügen können:
Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Optionen, die Sie zur Erstellung einer geeigneten Warengruppen-Struktur benötigen:
Wareneinsatz-Vorgabe und Deckungsbeitrag-Vorgabe
Als Wareneinsatz-Vorgabe wird der maximale Wareneinsatz in Prozent zum Verkaufspreis angegeben. Geben Sie hier 35% an, so werden alle Rezepte:
Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Gewinn mindestens erreicht werden soll. Der hier festgelegte Wert dient zur Kontrolle Ihrer Kalkulation. Übersteigt der Rohaufschlag-Betrag (Gewinn) Ihren Deckungsbeitrag, wird dieses Rezept grün angezeigt. Liegt der Rohaufschlag-Betrag unter dem Deckungsbeitrag, ist das Rezept in Ihrer Rezeptübersicht ("Rezepte kalkulieren") rot hinterlegt.
Ein Beispiel für eine Warengruppenstruktur mit drei Ebenen, Deckungsbeiträgen und Wareneinsatz-Vorgaben kann wie folgt aussehen:
Die Hauptwarengruppe Food(Speisen) hat eine Wareneinsatz-Vorgabe von 35% und einen Deckungsbeitrag von 5,00€. Diese Vorgabe wird für alle (Unter-)Warengruppen übernommen. Alle kalkuliereten Rezepte mit einem geringeren Deckungsbeitrag als 5,00€ bzw. einer höheren Wareneinsatz-Vorgabe als 35% werden in der Rezeptübersicht rot hinterlegt.
Falls Sie z.B. für die Warengruppe "Dessert" einen geringeren Deckungsbeitrag angeben möchten, klicken Sie diese Warengruppe an und bearbeiten Sie nur diese Warengruppe.
Die Wareneinsatz- und Deckungsbeitrag-Vorgaben werden für Unter-Warengruppen übernommen. Änderungen in Unter-Warengruppe ermöglichen abweichende Angaben von der Hauptwarengruppe.
Wichtig für die Kalkulation: Es lassen sich die Wareneinsatzquote (kurz WES-Q) und der Deckungsbeitrag über die Warengruppe steuern. Sich ähnelnde Rezepte, z.B. Kaffeespezialitäten, werden einer passenden Warengruppe (Kaffee) zugeordnet. Dies ermöglicht eine schnelle Suche, Sortierung und eine präzise Auswertung (z.B. Umsatz aller Getränke, Umsatz der Unter-Warengruppe Heißgetränke).