Nachdem Du alle Vorbereitungen überprüft und erledigt sowie ggf. optional die Arbeitsgruppen erstellt hast, folgt nun die Verwaltung der Mitarbeitenden. Erstelle neue Mitarbeitende oder verwalte bereits bestehende Mitarbeitende, um die Zeiterfassung anschließend nutzen zu können.
Dabei kannst Du diverse Angaben zur jeweiligen Person machen, wichtig sind jedoch der Nachname (Pflichtfeld) und die Möglichkeit, allen Mitarbeitenden eindeutige Identifikationsnummern zuzuweisen. Bei der Anlage steht Dir hierfür bereits das Feld Personalnummer zur Verfügung. Die hier vergebene Nummer ist bei der Anmeldung in der Zeiterfassung im Front Office als Code (manuelle Eingabe) nutzbar.
Wenn Du Dich für die Nutzung der ausgedruckten Mitarbeiterausweise entschieden hast, kannst Du diese auf Papier ausdrucken. Anschließend erfolgt die Verknüpfung, bevor Du die Ausweise aushändigen kannst. Dazu trägst Du bei jeder Arbeitskraft den individuellen Schlüssel ein, der zum Ausweis passt. Erst dann kann ein verschlüsselter Code generiert und die Mitarbeiterausweise können von einem Scanner oder einer Kamera per QR-Code erfasst werden.
Die Verknüpfung zwischen Ausweisen und Mitarbeitenden kann erst erfolgen, wenn die Mitarbeitenden bereits erstellt wurden.
Wenn Du Dich für die Variante Kunststoff-Karten (für den Scan-Login bzw. das RFID-Verfahren) entschieden hast, musst Du die Karten vor der ersten Nutzung mit der entsprechenden Arbeitskraft verknüpfen. Dazu trägst Du den individuellen Schlüssel der Arbeitskraft in die jeweilige Karte im Back Office ein.
Die Verknüpfung zwischen Kunststoff-Karten und Mitarbeitenden kann erst erfolgen, wenn die Mitarbeitenden bereits erstellt wurden.
Du kannst Mitarbeitende jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Deaktivierte Mitarbeitende können die Zeiterfassung nicht mehr nutzen.
Es können nur Mitarbeitende entfernt werden, bei denen noch keine Zeiten eingetragen sind. Sollte es bereits verknüpfte Daten geben, kannst Du die Arbeitskraft stattdessen als inaktiv setzen, damit die gesammelten Daten trotzdem noch verfügbar bleiben.
Du kannst die Arbeitskraft auch sperren, um den Zugang zur Zeiterfassung zu sperren.
Wenn Du nicht möchtest, dass alle Deine Mitarbeitenden eigenständig Korrekturen in der Zeiterfassung im Front Office durchführen können, dann kannst Du für jede einzelne Person festlegen, ob die Korrektur erlaubt ist.
Dir stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, die gesammelten Daten aufzubereiten. Natürlich kannst Du auch Kriterien bestimmen, um eine zielgerichtete Auswertung vorzunehmen, wie z. B. die gefilterte Anzeige einzelner Arbeitsgruppen oder deaktivierter Mitarbeitenden.
Sämtliche Daten können direkt aus dem Back Office gedruckt werden oder Du lädst diese als Datei herunter und speicherst Sie zur weiteren Verwendung auf Deinem Endgerät ab.