Mitarbeiter verwalten

Um systemseitig den Überblick über Ihre Mitarbeiter zu behalten, empfiehlt sich die optionale Erstellung von Arbeitsgruppen, denen Sie Ihre Mitarbeiter zuordnen können. Die Arbeitsgruppen können Sie ganz unterschiedlich definieren und nach Ihren Bedürfnissen strukturieren. Zum Beispiel in Gruppen wie Service, Aushilfen, Küche, oder z.B. nach Beschäftigungsverhältnissen wie Minijob, Teilzeit oder Vollzeit.

Bestehende Gruppen können auch verändert oder gelöscht werden, falls Sie diese nicht mehr benötigen sollten.

Um Ihren Mitarbeitern die Nutzung der Zeiterfassung zu ermöglichen, legen Sie diese zunächst einzeln im back Office an. Dabei können Sie diverse Angaben zur jeweiligen Person machen, wichtig sind jedoch der Nachname (Pflichtfeld) und die Möglichkeit, allen Mitarbeitern eindeutige Identifikationsnummern zuzuweisen. Bei der Anlage steht Ihnen hierfür bereits das Feld Personalnummer zur Verfügung. Die hier vergebene Nummer ist bei der Anmeldung in der Zeiterfassung im front Office als PIN (manuelle Eingabe) nutzbar.

Um die Kunststoff-Karten (für den Scan-Login bzw. das RFID-Verfahren) zu verwenden, muss die Karte vor der ersten Nutzung mit dem entsprechenden Mitarbeiter verknüpft werden. Dies geschieht im back Office über den Schlüssel des Mitarbeiters. Die Verknüpfung kann erst erfolgen, nachdem der Mitarbeiter angelegt wurde.

Alternativ zu den Karten können Sie auch Mitarbeiterausweise erstellen, diese auf Papier ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter verteilen. Vor Erstellung muss ebenfalls bei jedem einzelnen Mitarbeiter ein individueller Schlüssel eingetragen werden, damit ein verschlüsselter Code generiert werden kann. Der sich auf dem Mitarbeiterausweis befindende QR-Code kann anschließend von einem Scanner oder Mobilgerät erfasst werden.

Sie möchten einen Mitarbeiter für die Zeiterfassung nicht weiter berücksichtigen und diesen daher entfernen? Sind noch keine Zeiten verknüpft, kann jederzeit eine Löschung erfolgen. Sind bereits Arbeitszeiten verknüpft, können Sie den Mitarbeiter auf inaktiv setzen, damit die gesammelten Daten verfügbar bleiben. Der Mitarbeiter wird in der Ansicht ausgeblendet, es können keine neuen Zeiten mehr erfasst werden.

Ihnen stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, die gesammelten Daten aufzubereiten. Natürlich können Sie auch Kriterien bestimmen, um eine zielgerichtete Auswertung vorzunehmen, wie z.B. die gefilterte Anzeige einzelner Arbeitsgruppen oder deaktivierter Mitarbeiter.

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