Nutzung

Als Anbieter von Datenerhebungs-, Verarbeitungs- und Speicherungsprozessen nehmen wir unsere Verantwortung sehr ernst. Deswegen garantieren wir unseren Kunden, dass alle Daten aus gastronovi Office sicher gespeichert werden.

Damit wir Ihre Daten reibungslos und datenschutzkonform verarbeiten können, ist es zwingend notwendig, dass Sie einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit uns schließen. Diesen können Sie ganz bequem in gastronovi Office im Bereich 'Mein gastronovi' bestätigen.

Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie von ihm gespeichert haben. Ihr Gast hat das Recht auf Zugang zu seinen Daten (Auskunftsrecht). Sie müssen also in der Lage sein, auf Wunsch sämtliche personenbezogene Daten bereitzustellen, die Sie über Ihren Gast gespeichert haben. Damit Sie diese DSGVO-Vorschrift einhalten können und die gewünschten Daten konform bereitstellen können, haben wir in gastronovi Office die Kategorie 'Datenschutz' eingeführt, die Sie als separaten Reiter in der Kundenkartei einsehen können.

Der Gast hat das Recht, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine anderen, wichtigeren Gründe dagegen sprechen. Sie müssen daher laut DSGVO in der Lage sein, Kundendaten dauerhaft zu löschen. Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, wird dies durch das Entfernen des Kunden aus der Kundenkartei durchgeführt. Sind dem Kunden Reservierungen bzw. Rechnungen zugewiesen, wird der Kunde vorerst gesperrt, da diese Informationen den Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für Buchführungsunterlagen unterliegen. Nach Ablauf der Frist werden die Kundendaten automatisch gelöscht. Eine automatische und regelmäßige Löschung der Daten ist nicht möglich.

Bisher durften personenbezogene Daten nur dann nicht verwendet werden, wenn die betroffene Person ausdrücklich widersprochen hat. Mit der neuen Verordnung benötigen Sie von Ihren Gästen eine konkrete Einwilligung, die Sie auch nachweisen müssen. Möchten Sie also Ihr E-Mail-Marketing erfolgreich betreiben und datenschutzkonform handeln, müssen Sie sich die Aufnahme in den Verteiler vom Empfänger bestätigen lassen.
Dazu kommt, dass Sie der betroffenen Person ein Widerrufsrecht einräumen müssen. Das bedeutet, Ihr Gast muss jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter wieder abzumelden. Diese Möglichkeit wird automatisch am Ende eines jeden Newsletter gegeben.

Über folgende Wege kann ein Gast in den Newsletter aufgenommen werden.

  • Import der Kundendaten aus einer anderen Datenquelle
  • Manuelles Anlegen eines Kunden / Reservierung
  • Reservierung / Onlinebestellung über das Widget
  • Newsletterformular 'Auf dem Laufenden' auf der Internetpräsenz
  • Anmeldung zum Newsletter über eine Umfrage

Die DSGVO erfordert aufgrund der erweiterten Transparenz- und Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen eine Anpassung Ihrer rechtlichen Texte wie beispielsweise Datenschutzerklärung und Einwilligungstexte. Dies gilt für Gastronomen, die eine Website betreiben, Online-Reservierungen annehmen oder das gastronovi Bestellsystem nutzen. Sie müssen also das Impressum und den Punkt Datenschutz mit einem Klick erreichbar auf Ihrer Homepage platzieren. Es ist konform, beide Punkte auf derselben Seite zu platzieren, sofern der Link zu dieser eindeutig gekennzeichnet ist – z.B. mit der Formulierung 'Impressum & Datenschutz'.

Sie haben die Möglichkeit, in den Reservierungsvorgaben Ihr Impressum sowie Ihre Richtlinien zum Datenschutz selbstständig zu definieren.

Prüfen Sie, ob Ihre hinterlegten Rechtstexte aktuell und korrekt sind. Passen Sie sie gegebenenfalls an bzw. lassen Sie sich entsprechende Texte erstellen. Hier gibt es unter anderem Online-Tools (z. B. eRecht24 Impressum Generator), die bei der Erstellung von Impressum und Datenschutzerklärung unterstützen können.

Die gastronovi GmbH ist nicht befugt, rechtsverbindliche Texte für die Datenschutzerklärungen von Kunden bereitzustellen oder eine rechtsverbindliche Empfehlung und Beratung auszusprechen! Wir empfehlen in diesem Kontext einen Experten zu Rate zu ziehen, um sich gegen Abmahnungen und Verstöße abzusichern.

Dank der neuen Funktion von gastronovi Office werden in der Kundenkartei unter 'Datenschutz' sämtliche Vorgänge in Bezug auf Ihre Kundendaten dokumentiert. So können Sie nachweisen, wann ein Export der Daten stattgefunden hat oder wann sich ein neuer Kunde für den Newsletter ein- bzw. ausgetragen hat. Nutzen Sie mehrere Module von gastronovi, haben Sie alle Kundendaten schnell auf einen Blick und zentral verfügbar. gastronovi senkt damit effektiv den Aufwand zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung und Sie können Ihrem Kunden alle Daten problemlos zur Verfügung stellen.
Öffnen Sie hierzu den Reiter Kundenkartei im back Office und verschaffen Sie sich schnell einen umfassenden Überblick. In dem rechten Bereich finden Sie nun den zusätzlichen Reiter Aktionsprotokolle.

  • Kunden auswerten - Aktionsprotokolle Hier haben Sie die Möglichkeit sämtliche Änderungen im Zusammenhang mit relevanten Kundendaten transparent nachzuvollziehen und können jederzeit eine fundierte Aussage zu Veränderungen an den Kundenstammdaten treffen.

Bereits vor der neuen Datenschutzverordnung galt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet konkret, dass Sie nur bestimmte und so viele Daten über Ihren Gast erheben dürfen, wie Sie tatsächlich benötigen. Für die Bearbeitung und Verwaltung der Tischreservierungen über gastronovi benötigt das System lediglich die E-Mail-Adresse des Kunden. Dieses Feld ist daher standardmäßig als verpflichtend markiert. Nutzen Sie das Widget mit der vorgegebenen Standardfunktion, sind Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite. Sie sind jedoch verpflichtet, in gastronovi Office entsprechende rechtssichere und aktuelle Datenschutzbestimmungen zu hinterlegen. Falls Sie weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchten oder individuelle Felder hinzufügen (z.B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lassen Sie sich bitte von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Je nach Umfang und Sensibilität der Abfragen, die Sie in Ihrer Online-Umfrage tätigen, ist es möglich, dass eine Einwilligung der Teilnehmer nötig ist, damit Sie diese Daten verwenden dürfen. Hierfür können Sie in gastronovi Office Ihrer neu erstellten Umfrage eine Checkbox hinzufügen, über die Sie die Einwilligung bei den Teilnehmern einholen können.

Die von gastronovi Office bereitgestellten Webseiten sowie das Bestell- und Reservierungswidget setzen für die Analyse der Nutzung den Webanalyse-Dienst Matomo (ehemals Piwik) ein. Für den Einsatz dieses Dienstes ist ein entsprechender Textbaustein in gastronovi Office bereits fest im System hinterlegt:

Zur bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website erstellen wir pseudonyme Nutzungsprofile mithilfe des Webanalysetools Matomo. Matomo verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert und von uns ausgelesen werden können. Auf diese Weise sind wir in der Lage, wiederkehrende Besucher zu erkennen und als solche zu zählen. Eine Speicherung der ungekürzten IP-Adresse erfolgt nicht. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. § 15 Abs. 3 TMG und in dem Interesse zu erfahren, wie häufig unsere Webseiten von unterschiedlichen Nutzern aufgerufen wurden. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Klicken Sie dazu bitte den untenstehenden Link an. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Wenn Sie Ihre Cookies löschen, hat dies allerdings zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss._

Sie haben haben die Möglichkeit, eigene Analysewerkzeuge in Ihre von gastronovi Office bereitgestellten Seiten einzubinden. Hierzu gibt es im Bereich der Internetpräsenz grundlegende Einstellungsmöglichkeiten. Für die richtigen Einstellungen seitens Google Analytics und den Hinweis in der Datenschutzerklärung sind ausschließlich die Kunden / Gastronomen selbst verantwortlich. Werden hier spezifische Cookie PopUp-Funktionen gewünscht, müssen diese über eigene eingebundene Skripte realisiert werden.

Dies kann in gastronovi Office mithilfe von Scripten realisiert werden. Es existieren dazu verschiedene Lösungen am Markt, beispielhaft könnte man eines der hier genannten Scripte und Platzierungen einbinden: Beispiel Script

Hier der Code für die Einbindung des Scripts, der grün markierte Text kann von Ihnen angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Beispiel handelt und Sie sich bei etwaiger Einbindung von Fremdanbieterscripten selbstständig um die Kennzeichnung kümmern müssen.

    ```js
    <!-- Start Cookie Plugin -->
    <script type="text/javascript">
    window.cookieconsent_options = {
        message: 'Diese Website nutzt Cookies, um bestmögliche Funktionalität bieten zu können.',
        dismiss: 'Ok, verstanden',
        learnMore: 'Mehr Infos',
        link: '/imprint',
        theme: 'light-floating'
    };

    document.addEventListener('DOMContentLoaded', function() {
        if (location && (location.href.indexOf('/channels/') !== -1 || location.href.indexOf('/newsletters/') !== -1)) return;
        var s = document.createElement('script');
        s.type = 'text/javascript';
        s.src = '//s3.amazonaws.com/valao-cloud/cookie-hinweis/script-v2.js';
        var head = document.getElementsByTagName('head')[0];
        head.append(s);
    }, false);
    </script>
    <!-- Ende Cookie Plugin -->
    ```

Durch Google Maps werden keine Cookies gesetzt. Erst bei Interaktion des Webseiten-Besuchers mit der Karte von Google Maps, greift Google auf die Datendes Webseiten-Besuchers (IP-Adresse, hinterlegtes Benutzerkonto etc.) zurück.

Damit werden keine personenbezogenen Daten von gastronovi GmbH bzw. dem Endkunden im Rahmen von Google Maps eingepflegt. Daher bestehen bei der Nutzung von Google Maps keine datenschutzrechtlichen Bedenken.

Die Einbindung von Google Maps im Rahmen einer gewerbliche Nutzung von Google Maps ist nur erlaubt, wenn die Einbindung unter Verwendung der Programmierschnittstelle Google Maps API erfolgt (Dies gilt für die MapsJavaScript API, Static Maps API und für die Street View Image API.).

Hierzu ist jeweils ein elektronischer Schlüssel erforderlich, der von Google nach Durchlaufen eines Registrierungsprozesses zur Verfügung gestellt wird. Um mögliche Abmahnungen zu verhindern, sollte dieser Registrierungsprozess durchlaufen und die weiteren Lizenzbestimmungen eingehalten werden. Ab dem Überschreiten einer bestimmten Anzahl an Abrufen von Maps-API pro Tag werden durch Google Maps Gebühren berechnet. Laut der Lizenzbestimmungen von Google Maps liegt die Grenze derzeit bei Google Maps bei 25.000 Abrufen am Tag. (Mit der Überschreitung dieser Grenzen ist aber nur bei Großunternehmen zu rechnen.)

Es sollte in der Datenschutzerklärung über die Nutzung von Google Maps aufgeklärt werden. Wir empfehlen hier folgenden Text:

Wir nutzen Google Maps zur Darstellung von Karten und zur Erstellung von Anfahrtsplänen. Google Maps wird von der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA betrieben.

Sofern Sie die Karte von Google Maps nutzen, z.B. durch Anklicken unserer dort aufgeführten Standorte, erfassen wir von Ihnen keinerlei Daten. Durch die Nutzung von Google Maps können nach unserer Kenntnis jedoch Informationen über Ihre Benutzung (insbesondere die IP-Adresse Ihres Rechners) an einen Server der Google LLC in den USA übertragen und dort gespeichert werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies und Ihrer IP-Adresse basiert auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in dem Interesse, unser Webangebot möglichst optimal für Sie zu gestalten. Auf die Weiterverarbeitung von Daten durch die Google LLC haben wir keinen Einfluss.

_Bitte lesen Sie auch die Nutzungsbestimmungen von Google Maps, sofern Sie den Service nutzen möchten. Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter: http://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html._

Ausführliche Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Google finden Sie zudem unter: http://www.google.de/intl/de/policies/privacy/. Falls Sie nicht mit der Datenverarbeitung durch die Google LLC einverstanden sind, verzichten Sie bitte auf eine Nutzung der Karte oder deaktivieren Sie die Java-Script Funktion in Ihrem Browser, um eine nur eingeschränkte Ansicht zu erhalten.

DSN Holding GmbH Konsul-Smidt-Straße 88 28217 Bremen https://www.datenschutz-nord-gruppe.de/

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