Nutzung

Bestätigen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) von gastronovi

Als Anbieter von Datenerhebungs-, Verarbeitungs- und Speicherungsprozessen nehmen wir unsere Verantwortung sehr ernst. Deswegen garantieren wir unseren Kunden, dass alle Daten aus gastronovi Office sicher gespeichert werden.

Damit wir Ihre Daten reibungslos und datenschutzkonform verarbeiten können, ist es zwingend notwendig, dass Sie einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns schließen. Diesen können Sie ganz bequem in gastronovi Office im Bereich Mein gastronovi bestätigen.

Welche Auskunft muss ich dem Kunden bezüglich seiner Daten geben?

Szenario: Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie von ihm gespeichert haben.

Ihr Gast hat das Recht auf Zugang zu seinen Daten (Auskunftsrecht). Sie müssen in der Lage sein, auf Wunsch sämtliche personenbezogene Daten bereitzustellen, die Sie über Ihren Gast gespeichert haben. Damit Sie diese DSGVO-Vorschrift einhalten können und die gewünschten Daten konform bereitstellen können, haben wir in gastronovi Office die Kategorie 'Datenschutz' eingeführt, die Sie als separaten Reiter in der Kundenkartei einsehen können.

Beachten Sie, dass Sie (oder Ihre Mitarbeiter) vor der Bereitstellung der Daten die Identität des Gastes prüfen. Ansonsten wäre die Herausgabe von personenbezogenen Daten an eine dritte Person ein Datenschutzverstoß.

Wie kann ich in gastronovi Office Kundendaten dauerhaft und vollständig löschen?

Der Gast hat das Recht, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine anderen, wichtigeren Gründe dagegen sprechen. Sie müssen daher laut DSGVO in der Lage sein, Kundendaten dauerhaft zu löschen. Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, wird dies durch das Entfernen des Kunden aus der Kundenkartei durchgeführt. Sind dem Kunden Reservierungen bzw. Rechnungen zugewiesen, wird der Kunde vorerst gesperrt, da diese Informationen den Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für Buchführungsunterlagen unterliegen. Nach Ablauf der Frist werden die Kundendaten automatisch gelöscht. Eine automatische und regelmäßige Löschung der Daten ist nicht möglich.

Was muss ich beim Newsletterversand beachten?

Um Ihren Gästen einen Newsletter schicken zu dürfen benötigen Sie eine konkrete Einwilligung, die Sie auf Nachfrage auch nachweisen müssen. Möchten Sie also Ihr E-Mail-Marketing erfolgreich betreiben und datenschutzkonform handeln, müssen Sie sich die Aufnahme in den Verteiler vom Empfänger bestätigen lassen. Diese geschieht über einen Einwilligungs-Haken, den Ihr Gast setzen muss.

Dazu kommt, dass Sie der betroffenen Person ein Widerrufsrecht einräumen müssen. Das bedeutet, Ihr Gast muss jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter wieder abzumelden. Diese Möglichkeit wird automatisch am Ende eines jeden Newsletter gegeben.

Über folgende Wege kann ein Gast in den Newsletter aufgenommen werden:

  • Import der Kundendaten aus einer anderen Datenquelle
  • manuelles Anlegen eines Kunden oder einer Reservierung
  • Reservierung / Online Bestellung über das Widget (Sie können die automatische Aufnahme der Kunden in einen Newsletterversand unterbinden.)
  • Newsletterformular Auf dem Laufenden auf der Website
  • Anmeldung zum Newsletter über eine Umfrage

Was muss ich bei einer Website besonders beachten (Impressum, Datenschutz, AGB)?

Besonders Gastronomen die eine Website betreiben, Newsletter versenden, Online-Reservierungen annehmen oder das gastronovi Bestellsystem nutzen müssen das Impressum und den Punkt Datenschutz mit einem Klick erreichbar auf Ihrer Website platzieren. Es ist konform, beide Punkte auf derselben Seite zu platzieren, sofern der Link zu dieser eindeutig gekennzeichnet ist – z.B. mit der Formulierung Impressum & Datenschutz.

Beachten Sie, dass Sie immer dort wo Sie Daten von Personen erheben einen Hinweis auf Ihre Datenschutzerklärung platzieren, z.B. bei der Anmeldung zum Newsletter und bei Reservierungen.

Sie haben die Möglichkeit, in den Reservierungsvorgaben Ihr Impressum sowie Ihre Richtlinien zum Datenschutz selbstständig zu definieren.

Prüfen Sie, ob Ihre hinterlegten Texte aktuell und korrekt sind. Passen Sie sie gegebenenfalls an bzw. lassen Sie sich entsprechende Texte erstellen. Hier gibt es unter anderem Online-Tools (z. B. eRecht24 Impressum-Generator), die bei der Erstellung von Impressum und Datenschutzerklärung unterstützen können.

Erforderliche Angaben

Die gastronovi GmbH ist nicht befugt, rechtsverbindliche Texte für die Datenschutzerklärungen von Kunden bereitzustellen oder eine rechtsverbindliche Empfehlung und Beratung auszusprechen! Wir empfehlen in diesem Kontext einen Experten zu Rate zu ziehen, um sich gegen Abmahnungen und Verstöße abzusichern.

Dokumentieren Sie, wie Sie personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und löschen

In der Kundenkartei unter Datenschutz werden sämtliche Vorgänge in Bezug auf Ihre Kundendaten dokumentiert. So können Sie nachweisen, wann ein Export der Daten stattgefunden hat oder wann sich ein neuer Kunde für den Newsletter ein- bzw. ausgetragen hat.

Nutzen Sie mehrere Module von gastronovi, haben Sie alle Kundendaten schnell auf einen Blick und zentral verfügbar. gastronovi senkt damit effektiv den Aufwand zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung und Sie können Ihrem Kunden die Daten problemlos zur Verfügung stellen.

Öffnen Sie hierzu den Reiter Kundenkartei im back Office und verschaffen Sie sich schnell einen umfassenden Überblick. In dem rechten Bereich finden Sie nun den zusätzlichen Reiter Aktionsprotokolle.

Hier haben Sie die Möglichkeit sämtliche Änderungen im Zusammenhang mit relevanten Kundendaten transparent nachzuvollziehen und können jederzeit eine fundierte Aussage zu Veränderungen an den Kundenstammdaten treffen.

Wie erfasse ich personenbezogene Daten DSGVO-konform, wenn ich das Reservierungswidget von gastronovi auf meiner Website nutze?

Es gilt immer der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass Sie so viele Daten über Ihren Gast erheben dürfen, wie Sie tatsächlich benötigen. Für die Bearbeitung und Verwaltung der Tischreservierungen über gastronovi benötigt das System lediglich die E-Mail-Adresse des Kunden. Dieses Feld ist daher standardmäßig als verpflichtend markiert. Nutzen Sie das Widget mit der vorgegebenen Standardfunktion, sind Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite. Sie sind jedoch verpflichtet, in gastronovi Office entsprechende rechtssichere und aktuelle Datenschutzbestimmungen zu hinterlegen. Falls Sie weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchten oder individuelle Felder hinzufügen (z.B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lassen Sie sich bitte von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Falls Sie weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchten oder individuelle Felder hinzufügen (z.B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lassen Sie sich bitte von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Muss ich für die Datenerhebung einer Umfrage an den Kunden eine Einwilligung einholen?

Grundsätzlich gilt: immer wenn Sie personenbezogene Daten erheben, benötigen Sie eine Einwilligung oder eine gesetzliche Rechtfertigung. Je nach Umfang und Sensibilität der Abfragen, die Sie in Ihrer Online-Umfrage tätigen, ist eine Einwilligung der Teilnehmer nötig. Hierfür können Sie in gastronovi Office Ihrer neu erstellten Umfrage eine Checkbox hinzufügen, über die Sie die Einwilligung bei den Teilnehmern einholen können. Denken Sie daran auch hier auf Ihre allgemeine Datenschutzerklärung hinzuweisen.

Analyse und Tracking der Website (Cookies)

Integrierte Funktionen in gastronovi Office

Die von gastronovi Office bereitgestellten Webseiten sowie das Bestell- und Reservierungswidget setzen für die Analyse der Nutzung ein datensparsames Tracking ein, welches ohne Einsatz von Cookies arbeitet.

Sollten Sie Analyse- und Tracking Tools verwenden, ist dafür ein entsprechender Textbaustein in gastronovi Office im System hinterlegt, der durch Sie individuell angepasst werden sollte:

Besucherstatistik
Zur bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website erheben wir Informationen zu dem von Ihnen genutzten Browser und Betriebssystem sowie deren Versionsnummern und Spracheinstellungen. Wir verwenden den sessionStorage Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät, um mehrfache Aufrufe einer Webseite in einem Browserfenster einem einzelnen Besucher zuordnen zu können. Eine Wiedererkennung eines Besuchers nach dem Schließen des Browserfensters ist nicht möglich. Eine Identifikation über Ihre IP-Adresse (auch in ungekürzten Form) erfolgt nicht. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. § 15 Abs. 3 TMG und in dem Interesse zu erfahren, wie häufig unsere Webseiten von unterschiedlichen Nutzern aufgerufen wurden. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Ist der Haken links gesetzt, wird Ihr Besuch dieser Webseite aktuell im Rahmen der Reichweitenmessung erfasst. Deaktivieren Sie den Haken, damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sogenanntes Opt-Out im localStorage Ihres Browsers abgelegt, was zur Folge hat, dass keine Sitzungsdaten zur bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website mehr erhoben werden. Wenn Sie Ihren localStorage löschen, hat dies allerdings zur Folge, dass auch das Opt-Out gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss."

Einsatz von Analysewerkzeugen von Drittanbietern, z.B. Google Analytics

Sie haben die Möglichkeit, eigene Analysewerkzeuge in Ihre von gastronovi Office bereitgestellten Seiten einzubinden. Hierzu gibt es im Bereich der Internetpräsenz grundlegende Einstellungsmöglichkeiten.

Für die richtigen Einstellungen seitens Google Analytics und den Hinweis in der Datenschutzerklärung sind ausschließlich Sie als Kunde selbst verantwortlich. Werden hier spezifische Cookie PopUp-Funktionen gewünscht, müssen diese über eigene eingebundene Skripte realisiert werden.

Dies kann in gastronovi Office mithilfe von Scripts realisiert werden. Es existieren dazu verschiedene Lösungen am Markt, beispielhaft könnte man eines der hier genannten Scripts und Platzierungen einbinden: Beispiel Script

Hier der Code für die Einbindung des Scripts, der grün markierte Text kann von Ihnen angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Beispiel handelt und Sie sich bei etwaiger Einbindung von Fremdanbieterscripten selbstständig um die Kennzeichnung kümmern müssen.

    ```js
    <!-- Start Cookie Plugin -->
    <script type="text/javascript">
    window.cookieconsent_options = {
        message: 'Diese Website nutzt Cookies, um bestmögliche Funktionalität bieten zu können.',
        dismiss: 'Ok, verstanden',
        learnMore: 'Mehr Infos',
        link: '/imprint',
        theme: 'light-floating'
    };

    document.addEventListener('DOMContentLoaded', function() {
        if (location && (location.href.indexOf('/channels/') !== -1 || location.href.indexOf('/newsletters/') !== -1)) return;
        var s = document.createElement('script');
        s.type = 'text/javascript';
        s.src = '//s3.amazonaws.com/valao-cloud/cookie-hinweis/script-v2.js';
        var head = document.getElementsByTagName('head')[0];
        head.append(s);
    }, false);
    </script>
    <!-- Ende Cookie Plugin -->
    ```

Tracking deaktivieren

Wenn Sie keine Einstellungen vornehmen, wird lediglich die Anzahl der Seitenaufrufe getrackt. Sie können jedoch auch einrichten, dass überhaupt kein Tracking erfolgen soll.

Informationen zur Nutzung der Google Maps API

1. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Google Maps setzt technisch nicht notwendige Cookies sobald Sie die Karte auf Ihrer Website integrieren. Das heißt, dass Google in jedem Fall auf die Daten des Webseiten-Besuchers (IP-Adresse, hinterlegtes Benutzerkonto, etc.) zurück greifen kann.

Bitte beachten Sie daher, dass Sie, wenn Sie Google Maps auf Ihrer Website integrieren, eine wirksame Cookie-Einwilligung integrieren müssen, und einen Datenschutz-Hinweis hierzu in Ihre allgemeine Datenschutzerklärung mit aufnehmen.

2. Einbindung

Die Einbindung von Google Maps im Rahmen einer gewerbliche Nutzung von Google Maps ist nur erlaubt, wenn die Einbindung unter Verwendung der Programmierschnittstelle Google Maps API erfolgt (Dies gilt für die MapsJavaScript API, Static Maps API und für die Street View Image API.).

Hierzu ist jeweils ein elektronischer Schlüssel erforderlich, der von Google nach Durchlaufen eines Registrierungsprozesses zur Verfügung gestellt wird. Um mögliche Abmahnungen zu verhindern, sollte dieser Registrierungsprozess durchlaufen und die weiteren Lizenzbestimmungen eingehalten werden. Ab dem Überschreiten einer bestimmten Anzahl an Abrufen von Maps-API pro Tag werden durch Google Maps Gebühren berechnet. Laut der Lizenzbestimmungen von Google Maps liegt die Grenze derzeit bei Google Maps bei 25.000 Abrufen am Tag. (Mit der Überschreitung dieser Grenzen ist aber nur bei Großunternehmen zu rechnen.)

3. Datenschutzerklärung

Es muss in Ihrer allgemeinen Datenschutzerklärung über die Nutzung von Google Maps aufgeklärt werden.

Hilfreich?

Ja Nein
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.