Nutzung

Welche Auskunft muss ich dem Kunden bezüglich seiner Daten geben?

Szenario

Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie von ihm gespeichert haben.

Ihr Gast hat das Recht auf Zugang zu seinen Daten (Auskunftsrecht). Sie müssen in der Lage sein, auf Wunsch sämtliche personenbezogene Daten bereitzustellen, die Sie über Ihren Gast gespeichert haben. Damit Sie diese DSGVO-Vorschrift einhalten können und die gewünschten Daten konform bereitstellen können, haben wir in Gastronovi Office die Kategorie 'Datenschutz' eingeführt, die Sie als separaten Reiter in der Kundenkartei einsehen können.

• Kundenkartei – Kunden auswerten

Wie kann ich in Gastronovi Office Kundendaten dauerhaft und vollständig löschen?

Der Gast hat das Recht, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine anderen, wichtigeren Gründe dagegen sprechen. Sie müssen daher laut DSGVO in der Lage sein, Kundendaten dauerhaft zu löschen. Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, wird dies durch das Entfernen des Kunden aus der Kundenkartei durchgeführt. Sind dem Kunden Reservierungen bzw. Rechnungen zugewiesen, wird der Kunde vorerst gesperrt, da diese Informationen den Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für Buchführungsunterlagen unterliegen. Nach Ablauf der Frist werden die Kundendaten automatisch gelöscht. Eine automatische und regelmäßige Löschung der Daten ist nicht möglich.

• Kundenkartei – Kunden entfernen

Was muss ich beim Newsletterversand beachten?

Um Ihren Gästen einen Newsletter schicken zu dürfen, benötigen Sie eine konkrete Einwilligung, die Sie auf Nachfrage auch nachweisen müssen. Möchten Sie also Ihr E-Mail-Marketing erfolgreich betreiben und datenschutzkonform handeln, müssen Sie sich die Aufnahme in den Verteiler vom Empfänger bestätigen lassen. Diese geschieht über einen Einwilligungs-Haken, den Ihr Gast setzen muss.

Dazu kommt, dass Sie der betroffenen Person ein Widerrufsrecht einräumen müssen. Das bedeutet, Ihr Gast muss jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter wieder abzumelden. Diese Möglichkeit wird automatisch am Ende eines jeden Newsletter gegeben.

Über folgende Wege kann ein Gast in den Newsletter aufgenommen werden:

• Import der Kundendaten aus einer anderen Datenquelle
• manuelles Anlegen eines Kunden oder einer Reservierung
• Reservierung / Online Bestellung über das Widget (Sie können die automatische Aufnahme der Kunden in einen Newsletterversand unterbinden.)
• Newsletterformular Auf dem Laufenden auf der Website
• Anmeldung zum Newsletter über eine Umfrage

Was muss ich bei einer Website besonders beachten (Impressum, Datenschutz, AGB)?

Besonders Gastronomen, die eine Website betreiben, Newsletter versenden, Online-Reservierungen annehmen oder das Gastronovi Bestellsystem nutzen müssen das Impressum und den Punkt Datenschutz mit einem Klick erreichbar auf Ihrer Website platzieren. Es ist konform, beide Punkte auf derselben Seite zu platzieren, sofern der Link zu dieser eindeutig gekennzeichnet ist – z. B. mit der Formulierung Impressum & Datenschutz.

Sie haben die Möglichkeit, in den Reservierungsvorgaben Ihr Impressum sowie Ihre Richtlinien zum Datenschutz selbstständig zu definieren.

Prüfen Sie, ob Ihre hinterlegten Texte aktuell und korrekt sind. Passen Sie sie gegebenenfalls an bzw. lassen Sie sich entsprechende Texte erstellen. Hier gibt es unter anderem Online-Tools (z. B. eRecht24-Impressum-Generator), die bei der Erstellung von Impressum und Datenschutzerklärung unterstützen können.

• Reservierungsvorgaben/Buchungssystem – Rechtliche Angaben

Analyse & Tracking der Website (Cookies)

Integrierte Funktionen in Gastronovi Office

Die von Gastronovi Office bereitgestellte Website und das Widget setzen nur technisch notwendige Cookies ein, daher ist es nicht nötig, die Cookie-Einwilligung der Besuchenden einzuholen.

Widget-Status & Event-Handling (Web-Speicher)

Bei der Nutzung der integrierten Gastronovi Widgets (z. B. für Online-Tischreservierungen oder Bestellungen) kommt für die technische Ablaufsteuerung ein lokaler Browserspeicher (Local-Storage / Session-Storage) zum Einsatz.

Hierbei wird der Eintrag gn-tracking-state-loaded-[Kunden-ID] (bzw. Schema gn-tracking-state-*) angelegt. Dieser speichert temporär ausschließlich den Status des Widgets (z. B. loaded nach dem Laden des Widgets, first-interaction bei einer ersten Nutzeraktion oder completed bei Abschluss einer Reservierung bzw. Bestellung).

Der Eintrag dient als Schnittstelle zur Übermittlung von Widget-Ereignissen an optional vom Betreiber eingebundene Web-Analyse- bzw. Tracking-Dienste (wie z. B. Google Analytics). Werden keine externen Tracking-Dienste genutzt, verbleiben diese Daten ausschließlich lokal im Browser des Nutzers. Es werden keine personenbezogenen Daten oder geräteübergreifenden Identifikatoren gespeichert.

Einsatz von Analysewerkzeugen von Drittanbietern

Sie haben die Möglichkeit, externe Tools von Drittanbietern auf der via Gastronovi bereitgestellten Website, z. B. Google Analytics, zu nutzen, indem Sie diese einbinden. Hierzu gibt es im Bereich der Internetpräsenz grundlegende Einstellungsmöglichkeiten:

• Website – Script einbinden (Erweiterung)

Wenn Sie externe Dienste nutzen, sind Sie in der Verantwortung diese Nutzung an den entsprechenden Stellen (z. B. Datenschutzerklärung) zu kennzeichnen und sich die Einwilligung Ihrer Gäste einzuholen (Cookie-Einwilligung) – die Einbindung kann über ein Script erfolgen.

Tracking

Standardmäßig wird lediglich die Anzahl der Seitenaufrufe gezählt, ansonsten erfolgt kein weiteres Tracking seitens Gastronovi. Bei Bedarf, können Sie die Einstellung auch deaktivieren:

• Internetpräsenz – Tracking deaktivieren

Informationen zur Nutzung der Google Maps-API

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Google Maps setzt technisch nicht notwendige Cookies ein, sobald Sie die Karte auf Ihrer Website integrieren. Das bedeutet, dass Google in jedem Fall auf die Daten des Webseiten-Besuchers (IP-Adresse, hinterlegtes Benutzerkonto, etc.) zugreifen kann.

Einbindung

Die Einbindung von Google Maps im Rahmen einer gewerblichen Nutzung von Google Maps ist nur erlaubt, wenn die Einbindung unter Verwendung der Programmierschnittstelle Google Maps API erfolgt. Dies gilt für die MapsJavaScript API, Static Maps API und für die Street View Image API.

Hierzu ist jeweils ein elektronischer Schlüssel erforderlich, der von Google nach Durchlaufen eines Registrierungsprozesses zur Verfügung gestellt wird. Um mögliche Abmahnungen zu verhindern, sollte dieser Registrierungsprozess durchlaufen und die weiteren Lizenzbestimmungen eingehalten werden. Ab dem Überschreiten einer bestimmten Anzahl an Abrufen von Maps-API pro Tag werden durch Google Maps Gebühren berechnet. Laut der Lizenzbestimmungen von Google Maps liegt die Grenze derzeit bei Google Maps bei 25.000 Abrufen am Tag. (Mit der Überschreitung dieser Grenzen ist aber nur bei Großunternehmen zu rechnen.)

Datenschutzerklärung

Es muss in Ihrer allgemeinen Datenschutzerklärung über die Nutzung von Google-Diensten aufgeklärt werden.

Dokumentieren Sie, wie Sie personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und löschen

In der Kundenkartei unter Datenschutz werden sämtliche Vorgänge in Bezug auf Ihre Kundendaten dokumentiert. So können Sie nachweisen, wann ein Export der Daten stattgefunden hat oder wann sich ein neuer Kunde für den Newsletter ein- bzw. ausgetragen hat.

Nutzen Sie mehrere Module von Gastronovi, haben Sie alle Kundendaten schnell auf einen Blick und zentral verfügbar. Gastronovi senkt damit effektiv den Aufwand zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung und Sie können Ihrem Kunden die Daten problemlos zur Verfügung stellen.

Öffnen Sie hierzu den Reiter Kundenkartei im back Office und verschaffen Sie sich schnell einen umfassenden Überblick. In dem rechten Bereich finden Sie nun den zusätzlichen Reiter Aktionsprotokolle.

• Kunden auswerten - Aktionsprotokolle

Hier haben Sie die Möglichkeit sämtliche Änderungen im Zusammenhang mit relevanten Kundendaten transparent nachzuvollziehen und können jederzeit eine fundierte Aussage zu Veränderungen an den Kundenstammdaten treffen.

Wie erfasse ich personenbezogene Daten DSGVO-konform, wenn ich das Reservierungswidget von Gastronovi auf meiner Website nutze?

Es gilt immer der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass Sie so viele Daten über Ihren Gast erheben dürfen, wie Sie tatsächlich benötigen. Für die Bearbeitung und Verwaltung der Tischreservierungen über Gastronovi benötigt das System lediglich die E-Mail-Adresse des Kunden. Dieses Feld ist daher standardmäßig als verpflichtend markiert. Nutzen Sie das Widget mit der vorgegebenen Standardfunktion, sind Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite. Sie sind jedoch verpflichtet, in Gastronovi Office entsprechende rechtssichere und aktuelle Datenschutzbestimmungen zu hinterlegen. Falls Sie weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchten oder individuelle Felder hinzufügen (z.B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lassen Sie sich bitte von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Falls Sie weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchten oder individuelle Felder hinzufügen (z. B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lassen Sie sich bitte von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Muss ich für die Datenerhebung einer Umfrage an den Kunden eine Einwilligung einholen?

Grundsätzlich gilt: immer wenn Sie personenbezogene Daten erheben, benötigen Sie eine Einwilligung oder eine gesetzliche Rechtfertigung. Je nach Umfang und Sensibilität der Abfragen, die Sie in Ihrer Online-Umfrage tätigen, ist eine Einwilligung der Teilnehmer nötig. Hierfür können Sie in Gastronovi Office Ihrer neu erstellten Umfrage eine Checkbox hinzufügen, über die Sie die Einwilligung bei den Teilnehmern einholen können. Denken Sie daran, auch hier auf Ihre allgemeine Datenschutzerklärung hinzuweisen.