Manager

Als Manager haben Sie vielfältige Möglichkeiten, die Zeiterfassung zu verwalten. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Arbeitsgruppen, den Export der Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung und machen Sie sich anhand unserer Anleitungen fit, um notwendige Änderungen von Daten mit wenigen Klicks vornehmen zu können! Wir zeigen Ihnen, wie.

Zeiterfassung

Allgemeines

Welche Informationen werden mir zu den Arbeitszeiten dargestellt?

Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über die Daten, sobald Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen. Diese finden Sie im back Office unter dem Menüpunkt Zeiterfassung.

Was bedeuten die unterschiedlichen Farben bei den Arbeitszeiten?

Vor jeder Arbeitszeit sind unterschiedliche Farben zur besseren Übersicht angegeben. Je nach Farbe ist der Status des Mitarbeiters anders.

Wie lege ich die E-Mail-Adresse fest, an die Korrekturanfragen gesendet werden?

Alle Korrektur- und Änderungsanfragen von regulären oder bereits bestätigten Einträgen werden per E-Mail-Adresse versendet. Der Versand erfolgt an die E-Mail-Adresse, die in den Unternehmenseinstellungen hinterlegt ist.

Wenn eine Korrektur einer Korrektur vorgenommen wird, und die vorherige Korrektur noch nicht bestätigt wurde, erfolgt kein weiterer E-Mail-Versand, um unnötiges E-Mail-Aufkommen zu vermeiden.

Verwaltung

Wie kann ich Zeiten im back Office eintragen?

Zusätzlich zur Nutzung der Zeiterfassung im front Office können Sie auch Zeiten im back Office erfassen. Arbeitszeiten, die Sie im back Office erstellen, werden mit dem Status vorläufig versehen. Vorläufig eingetragene Arbeitszeiten sind bearbeitbar und können auch entfernt werden.

Wie kann ich Arbeitszeiten bestätigen?

Sie haben den Eintrag abschließend bearbeitet und möchten die Zeit nun festschreiben? Oder Ihr Mitarbeiter hat eine Korrektur eingereicht, welche Sie kontrolliert haben und jetzt bestätigen möchten?

Wie kann ich Arbeitszeiten retten?

Auch bereits bestätigte Arbeitszeiten können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Sie die Retten-Funktion nutzen:

Wie kann ich verhindern, dass Arbeitszeiten korrigiert werden können?

Sie möchten die Möglichkeit zur Erfassung von Arbeitszeit-Korrekturen im front Office abstellen, ggf. auch nur für einzelne Mitarbeiter? Auch hierfür steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung.

Arbeitszeiten suchen & filtern

Es gibt systemseitig diverse Möglichkeiten, die gesammelten Daten aufzubereiten. Natürlich können Sie auch Kriterien bestimmen, um eine zielgerichtete Auswertung vorzunehmen, wie z. B. die gefilterte Anzeige nicht bestätigter oder nachträglich übermittelter Arbeitszeiten.

Arbeitszeiten drucken & exportieren

Um die Abrechnung der Stundenlöhne vorzubereiten, können Sie sich einen Export aller geleisteten Stunden sowie der erfolgten Pausen pro Mitarbeiter ziehen.

Pausen

Kann ich Pausenzeiten im back Office verwalten?

Pausenzeiten können im back Office erfasst werden. Soll eine Änderung vorgenommen oder eine falsch erfasste Pause gelöscht werden, gibt es diese Möglichkeiten ebenso. Ist eine Arbeitszeit bereits bestätigt eingetragen, kann keine Anpassungen an den Pausenzeiten erfolgen, bevor diese nicht gerettet wird.

Urlaubstage

Wie kann ich Urlaubstage eintragen?

Die Verwaltung der Urlaubstage findet ausschließlich im back Office statt. Prinzipiell ist die Funktionsweise ähnlich zur Arbeitszeiterfassung. Es können neue Urlaubsanträge hinzugefügt werden, die mit dem Status vorläufig versehen werden. Vorläufig eingetragene Urlaubstage sind bearbeitbar und können entfernt werden.

Wie kann ich Urlaubstage bestätigen?

Sie haben den Eintrag abschließend bearbeitet und möchten die Zeit nun bestätigen?

Wie kann ich Urlaubstage retten?

Auch bereits bestätigte Urlaube können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Sie die Retten-Funktion nutzen.

Urlaube suchen, filtern & exportieren

Für die Auswertung gibt es zusätzlich zum Datum, der Anfangs- und Endzeit, sowie der Angabe, ob der Beginn- bzw. Endtag halbtags oder ganztags eingerechnet werden soll, die Spalte Abwesenheitstage. In dieser wird die Anzahl der Tage mit Abwesenheit festgehalten. Die Daten können Sie exportieren und für weitere Verwendungszwecke nutzen.

Krankschreibungen

Wie kann ich Krankschreibungen erfassen?

Die Verwaltung der Krankschreibungen findet ausschließlich im back Office statt. Die Funktionsweise ist ähnlich der Erfassung von Urlaubstagen. Es können neue Krankschreibungen hinzugefügt werden, die mit dem Status vorläufig versehen werden. Vorläufige Eintragungen sind bearbeitbar und können entfernt werden.

Wie kann ich Krankschreibungen bestätigen?

Sie haben den Eintrag abschließend bearbeitet und möchten den Eintrag jetzt bestätigen?

Wie kann ich Krankschreibungen retten?

Auch bereits bestätigte Krankschreibungen können im Nachhinein bearbeitet werden, indem Sie die Retten-Funktion nutzen.

Krankschreibungen suchen, filtern & exportieren

Für die Auswertung gibt es zusätzlich zum Datum, der Anfangs- und Endzeit, sowie der Angabe, ob der Beginn- bzw. Endtag halbtags oder ganztags eingerechnet werden soll, die Spalte Abwesenheitstage. In dieser wird die Anzahl der Tage mit Abwesenheit festgehalten. Die Daten können Sie exportieren und für weitere Verwendungszwecke nutzen.

Auswertung

Welche Auswertungen kann ich durchführen?

Sie haben die Möglichkeit, eine Kennzahl zu den Arbeitszeiten zu erstellen und diese dauerhaft auf die Startseite zu legen. So haben Sie einen optimalen Überblick, z.B. über geleistete Stunden nach Mitarbeiter oder die Pausenlängen.

Auf dem Guten-Morgen-Bildschirm im back Office als auch im front Office sehen Sie die Anzahl der Stunden, die bereits an dem jeweiligen Tag geleistet wurden. Somit haben Sie einen schnellen Überblick hinsichtlich der Arbeitszeiten zum aktuellen Umsatz.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.