Seit dem 1. April 2017 muss die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich angewendet werden. In diesem Artikel werden die notwendigen Schritte erklärt, um gastronovi Office RKSV-konform einrichten zu können.
Sollten Sie darüber hinaus Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an den Kundensupport.
Folgende Schritte sind nacheinander abzuarbeiten:
Zunächst müssen Sie eine 5-Jahres Lizenz (P-6698) kaufen. Wenden Sie sich hierzu einfach an Ihren Vertriebsansprechpartner.
Geben Sie die erforderlichen Daten in der Integration ein und speichern diese. In dem Moment wird ein Zertifikat abgerufen.
Seit dem 10. September 2018 (Umstellung auf HSM on premise) wird kein Benutzername und Passwort mehr benötigt. Wird bei der Einrichtung kein Benutzername und Passwort angegeben, wird automatisch der neue HSM on premise Server genutzt. (Wird ein bestehender Benutzername und Passwort angegeben, wird das alte RK-Online Verfahren genutzt (Sonderfall). Anschließend muss der Benutzer einmal ab- und wieder angemeldet werden.) Nun werden die Belege signiert und im Datenerfassungsprotokoll (DEP auch DEP7 genannt) gespeichert. Die Fehlermeldung wird damit deaktiviert.
Pro Hauptkostenstelle wird je ein eigenes DEP/DEP7 sowie ein Startbeleg automatisch vor dem ersten Rechnungsdruck erstellt und an die Kunden-E-Mail-Adresse mit den notwendigen Informationen zum Registrieren der Kassa im FinanzOnline zugestellt.
Um die Aktivierung wirksam abzuschließen, müssen Sie sich einmal ab - und wieder anmelden.
Die Signatureinheit muss dem österreichischen Bundesministerium für Finanzen (BMF) über das Online-Portal FinanzOnline (FON) bekannt gegeben werden. Dazu benötigen Sie einen Zugang/Benutzeraccount für das FON.
Die Einrichtung geschieht im sogenannten “Dialogverfahren”, bei dem der Nutzer händisch Daten bei FinanzOnline einfügt. Auf der Startseite “Registrierkassen” müssen Sie zunächst die Signatureinheit registrieren. Bei der Registrierung müssen folgende Werte eingetragen werden:
Für jede Kostenstelle, die als Kassa genutzt wird (d.h. dort, wo bereits jetzt Z-Berichte erstellt werden), muss nun die “Registrierung einer Registrierkasse” durchgeführt werden. Unterkostenstellen werden beispielsweise ignoriert.
Sobald ein Startbeleg erstellt wird, erhalten Sie die notwendigen Daten zur Registrierung der Kassa per E-Mail und als Nachricht in gastronovi Office. Sie öffnen dazu Ihre Kassa (ggf. neu starten, falls nicht bereits geschehen) und wählen sich in die entsprechende Kostenstelle ein. Dann können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Nullbeleg im Tab Schicht einen Beleg erstellen, der davor die Erstellung eines Startbeleg erzwingt. (Alternativ wird der Startbeleg erstellt, sobald der erste Verkauf in der jeweiligen Hauptkostenstelle getätigt wird.)
Die Werte aus der E-Mail bzw. Nachricht müssen Sie in das Formular im FON kopieren. Das Feld Prüfwert für Benutzerschlüssel kann dabei ignoriert werden. Kostenstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden, müssen natürlich ebenfalls im FON hinzugefügt werden, falls darüber Umsätze generiert werden. Auch hier gilt die 7-Tage-Frist. (Siehe nächster Schritt)
Um die Registrierung abzuschließen, prüfen Sie bitte innerhalb von 7 Tagen Ihren Startbeleg mithilfe der App "BMF Belegcheck" (bzw. besser bekannt unter dem Namen 'PrüfApp'). Sie steht Ihnen sowohl für Android als auch für iOS zur Verfügung.
Starten Sie nach Installation die App und scannen Sie nun den QR-Code auf dem Startbeleg. (Dieser wurde Ihnen ebenfalls per E-Mail zugesendet). Den für die Übermittlung benötigten Authentifizierungscode erhalten Sie im FON unter dem Punkt Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege. Bei erfolgreichem Scan wird der Startbeleg ans FON übertragen. Die Kassa ist damit vollständig eingerichtet.
Überprüfen können Sie dies im FON unter dem Punkt Liste aller Registrierkassen. Dort muss im Feld Status der Registrierkasse der Wert In Betrieb stehen und im Feld Startbeleg der Wert OK. Eine Liste aller übermittelten Belege finden Sie im FON unter dem Punkt Liste aller übermittelten Belege.
Das gleiche Verfahren wird auch beim Jahresbeleg angewendet: Sie können den Beleg ebenfalls mit Hilfe der PrüfApp übertragen.
Die Anleitung zur Erstellung des Jahresbelegs und der Übermittlung an das BMF finden Sie hier:
Sobald über eine weitere Kostenstelle Umsätze generiert wurden, gilt eine Frist von 7 Tagen, um diese über das Portal FinanzOnline zu registrieren. Jede Kostenstelle gilt als eigene “Kasse”.
Nicht betroffen sind hingegen Unterkostenstellen bzw. -bereiche, diese zählen zur jeweiligen (Ober-)Kostenstelle (analog zur Erstellung von Z-Berichten). Dabei muss beachtet werden, dass Sie für jede weitere Kostenstelle die Schritte 2-4 wiederholen müssen, um RKSV-konform zu kassieren.
Nach Aktivierung einer weiteren Kostenstelle wird auch hier wieder ein automatischer Startbeleg erstellt, sobald die erste Buchung auf dieser Kostenstelle stattfindet. Alle wichtigen Daten werden daraufhin per E-Mail versendet. Anschließend muss die neue Kasse registriert werden (ab Schritt 3).
Folgende Schritte müssen durchgeführt werden, um einen Startbeleg zu erzeugen:
Der Startbeleg kann nur einmal erstellt werden. Wenn beispielsweise die Schicht bereits beendet wurde und der Startbeleg unauffindbar ist, kann er sowohl im front Office als auch im back Office in den Umsätzen gefunden werden oder mit allen Informationen zur Registrierung auch über den DEP-Export (Datenerfassungsprotokoll) erhalten werden.
Mit der Erstellung des Zertifikats (Schritt 1) und der Erzeugung eines Startbelegs wird eine E-Mail zugesendet, in der alle wichtigen Informationen zur vollständigen Registrierung Ihrer Kassa enthalten sind. Wenn diese E-Mail versehentlich gelöscht wird, kann der Startbeleg mit allen Informationen zur Registrierung auch über den DEP-Export (Datenerfassungsprotokoll) erhalten werden.
Laut Vorschrift muss das Datenerfassungsprotokoll (DEP/DEP7) regelmäßig auf eigenen Datenträgern unveränderbar gespeichert werden. Das DEP (auch DEP7 genannt) kann im back Office unter Umsätze erzeugt und anschließend exportiert werden. Über der Tabelle Verkäufe befindet sich die Schaltfläche Drucken & Exportieren. Hier wird die Option Datenerfassungsprotokoll und anschließend die Kostenstelle sowie der relevante Zeitraum ausgewählt. Danach wird eine E-Mail mit dem Herunterladen des DEP-Exports zugesendet. Der Export ist zip-Datei, die folgende Daten erhält:
Das System erzeugt automatisch jeden Monat einen Monatsbeleg je Hauptkostenstelle. Dieser ist gemäß RKSV zu erzeugen, erfordert von Ihnen jedoch keine weiteren Maßnahmen.
Zum Jahreswechsel wird automatisch ein Jahresbeleg erstellt und Ihnen per E-Mail zugesandt. Dies erfolgt nur, wenn im Vormonat auch Umsätze erfasst worden sind. Wurde im Dezember (Vormonat) kein Umsatz generiert, wird der Jahresbeleg erstellt, sobald im neuen Jahr die ersten Umsätze gemacht werden. Der Jahresbeleg ist zwingend bis spätestens 15. Februar mit der BMF Belegcheck-App zu scannen.
Die Start-, Monats- und Jahresbelege werden im back Office in den Umsätzen angezeigt. Zu erkennen sind die Belege anhand der Rechnungsnummer, die sich folgendermaßen zusammensetzt: R-Jahreszahl-Belegnummer
Bei einer Kontrolle gilt:
Um bei einem anderen Account oder Standort mit derselben UID Nummer ein Zertifikat abzurufen, müssen Sie lediglich den Keylabel kopieren. Navigieren Sie zu back Office Einstellungen > Integrationen und wählen Sie den Punkt Einstellungen bei der RKSV Integration aus und tragen Sie den Keylabel ein.
Wenn alle Systeme funktionieren und korrekt eingestellt sind, sollte der Beleg folgendermaßen aussehen. Es wurde ins DEP geschrieben und der Beleg ist korrekt signiert.
Ist die Cloud erreichbar, A-Trust jedoch nicht, wird ins DEP geschrieben und es wird ein nicht korrekt signierter Beleg ausgegeben.
Ist jedoch die Cloud nur nicht erreichbar, konnte noch nicht ins DEP geschrieben werden und der Beleg ist somit auch nicht korrekt signiert. Dies wird nachgeholt, sobald Gerät wieder online ist und Vorgänge gesynct hat.