Um das Kassenbuch vollumfänglich nutzen zu können, sollten Sie sich vorab Gedanken zum Ablauf und zum Umgang mit dem Kassenbuch machen. Generelle Themen wie Vorlagen (z.B. Ihre Standardbuchungen) oder auch die Art der Nutzung (wie z.B. Führung eines Schichtkassenbuchs - Ja oder Nein?), sollten zu Beginn definiert werden. Dies erleichtert Ihnen die strukturierte Implementierung des Kassenbuchs, die das Fundament einer übersichtlichen langfristigen Nutzung ist.
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater!
Klären Sie mit ihm, mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten und welche Konten Sie für einzelne Aus- oder Einzahlungen nutzen können. Auch die MwSt. Sätze für Einkäufe sollten vorher definiert werden. Somit erleichtern Sie sich den täglichen Umgang mit dem Kassenbuch und vermeiden potenzielle Fehler in der Buchhaltung.
Mit dem Modul Kassenbuch ist es Ihnen möglich, sämtliche Bargeldbewegungen zu erfassen. Hierbei muss ggf. unterschieden werden zwischen:
Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:
Ihre Kellner öffnen eine Schicht und lösen Bargeldumsätze beim Abkassieren/Abrechnen von Vorgängen in der Kasse aus. Die Erfassung wird im jeweiligen Schichtkassenbuch des Kellners verzeichnet. Jeder Kellner kann, sofern gewünscht, eigenverantwortlich Ein- und Auszahlungen als auch Zählungen durchführen. Beendet ein Kellner seine Schicht, wird das Bargeld, welches im Schichtkassenbuch erfasst wurde, in das Kassenbuch übertragen. Ihr Kassenbuch beinhaltet also alle Transaktionen jedes einzelnen Schichtkassenbuchs. Durch diese Aufteilung ist es Ihnen möglich, sämtliche Buchungen dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen.