Um das Kassenbuch vollumfänglich nutzen zu können, solltest Du Dir vorab Gedanken zum Ablauf und zum Umgang mit dem Kassenbuch machen. Generelle Themen wie Vorlagen (z. B. Deine Standardbuchungen) oder auch die Art der Nutzung (wie z. B. Führung eines Schichtkassenbuchs – Ja oder Nein?), sollten zu Beginn definiert werden. Dies erleichtert Dir die strukturierte Implementierung des Kassenbuchs, die das Fundament einer übersichtlichen langfristigen Nutzung ist.
Sprich mit Deinem Steuerberater!
Kläre mit ihm, mit welchem Kontenrahmen Du arbeitest und welche Konten Du für einzelne Aus- oder Einzahlungen nutzen kannst. Auch die MwSt.-Sätze für Einkäufe sollten vorher definiert werden. Somit erleichterst Du Dir den täglichen Umgang mit dem Kassenbuch und vermeidest potenzielle Fehler in der Buchhaltung.
Mit dem Modul Kassenbuch ist es Dir möglich, sämtliche Bargeldbewegungen zu erfassen. Hierbei muss ggf. unterschieden werden zwischen:
Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:
Deine Servicekräfte öffnen eine Schicht und lösen Bargeldumsätze beim Abkassieren/Abrechnen von Vorgängen in der Kasse aus. Diese baren Umsätze werden im Kassenbuch im Front Office und Back Office erfasst. Jede Servicekraft kann, sofern gewünscht, eigenverantwortlich Ein- und Auszahlungen als auch Zählungen durchführen. Beendet eine Servicekraft ihre Schicht, wird das Bargeld, welches im Schichtkassenbuch erfasst wurde, in das Kassenbuch übertragen. Dein Kassenbuch beinhaltet also alle Transaktionen jedes einzelnen Schichtkassenbuchs. Durch diese Aufteilung ist es Dir möglich, sämtliche Buchungen der jeweiligen mitarbeitenden Person zuzuordnen.