Einleitung

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden hohe Anforderungen an die Speicherung und Aufbewahrung von Gästedaten gestellt. Die Verwaltung und fristgerechte Löschung dieser Daten bedeutet mit unter hohen manuellen Aufwand. Über die Aufbewahrungsdauern im gastronovi back Office kann dieser Prozess automatisiert oder manuell über wenige Klicks gestartet werden.

Löschung vs. Anonymisierung - Wo ist der Unterschied?

Wo liegt eigentlich der Unterschied und was ist dabei zu beachten? Im Support-Portal wird von der Löschung von personenbezogenen Daten aus dem System gesprochen. Technisch ist dieser Vorgang jedoch als Anonymisierung umgesetzt, welche aber rechtlich als Löschung angesehen wird. Der Vorteil an der Anonymisierung ist, dass die Daten weiterhin (anonym) in den Statistiken genutzt und ausgewertet werden können und wertvolle Kennzahlen nicht verloren gehen.

Welche Typen von personenbezogenen Daten gibt es?

Es wird zwischen den folgenden Daten unterschieden: Newsletter-Abonnent, Gast ohne Verkauf, Gast, Stammgast und Firmengast.

Newsletter-Abonnent

Ein Newsletter-Abonnent ist eine Person, die ausschließlich am Newsletter angemeldet und weder mit Tischreservierungen, noch mit Verkäufen verknüpft ist.

Gast ohne Verkauf

Bei einem Gast ohne Verkauf handelt es sich um eine Person, die im System in einem Gastprofil erfasst, aber nicht mit einem Verkauf verknüpft ist. Es könnte sich zum Beispiel um einen No-Show bei einer Tischreservierung handeln. Ein Gast ohne Verkauf mit Tischreservierung wird mindestens bis zum Eintreten der Reservierung aufbewahrt, auch wenn die Aufbewahrungsdauer für Gäste ohne Verkauf geringer ist.

Gast

Bei einem Gast handelt es sich um eine Person, die mit mindestens einem Verkauf verknüpft ist.

Stammgast

Sollte es nicht möglich sein einen Gast mit einem Verkauf oder einer Tischreservierung zu verknüpfen, so kann dieser manuell als Stammgast markiert werden.

Firmengast

Ist bei einem Gast eine Firma eingetragen und ist dieser Gast mit mindestens einem Verkauf verknüpft, werden fiskalische Daten länger aufbewahrt. Die personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Gäste gelöscht, es bleiben jedoch die folgenden Daten erhalten: Firma, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Wirtschaftsidentifikationsnummer und PDF-Rechnungen. (Diese Daten werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Firmengäste gelöscht.)|

Für die unterschiedlichen Typen kann es durchaus unterschiedliche Aufbewahrungsdauern geben. Klären Sie diese unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Datenschutzbehörde ab.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.