HOTAPI

Die allgemeine Hotelschnittstelle für 3RPMS, Citadel, Guestline, HOTEL.PROFI, hotline®, HS/3® HOTEL SOFTWARE, ibelsa.rooms, infor, protel hotel software, SIHOT, Swoppen, ZimmerSoftware (Mehr Informationen zu den einzelnen Anbietern finden auf unserer Website: www.gastronovi.com/schnittstellen .

Vorteile

  • Buchen aus dem Kassensystem direkt auf das Zimmer des Gastes
  • Übermittlung aller Rechnungspositionen an Ihr PMS
  • Verfügbar in Verbindung mit ausgewählten PMS

Einleitung

Wie funktioniert HOTAPI?

Hotapi dient als Schnittstelle zwischen gastronovi und Ihrem PMS-System: gastronovi ⟶ HOTAPI ⟶ PMS-System (Hotelprogramm)

Die Zahlungsart HOTAPI funktioniert dabei als eine Art Debitor, der bewirkt, dass das Hotel dem Restaurant die Umsätze in der Folge schuldet.

Beispiel

So funktioniert der Ablauf: Rechnung aus dem Restaurant ⟶ gastronovi Office ⟶ PMS-System ⟶ Hotelzimmer

Daraus ergibt sich, dass die Rechnung aus gastronovi Office für das PMS-System als ein durchlaufender Posten / eine Auslage behandelt wird, da die Mehrwertsteuer über gastronovi Office bereits ausgewiesen wurde.

Zu der Zimmerrechnung (mit den durchlaufenden Posten) sollte immer auch die Restaurantrechnung im Original angeheftet werden.

HINWEIS: Da gastronovi Office die Zimmerbuchungen als Zahlungsart erfasst, wird immer eine ordnungsgemäße Rechnung mit dem Titel Rechnung sowie der enthaltenen MwSt./UST erstellt. Wir empfehlen daher den PMS-Anbietern, die Zimmerbuchungen auf der Hotelrechnung ohne die MwSt./UST auszuweisen. Sollte Ihr PMS diese Funktion nicht unterstützen, müssen Sie eine andere Lösung finden. Ein Vorschlag könnte sein, bei der Zahlungsart den Zusatztext Gilt nicht für Umsatzsteuerzwecke zu ergänzen, um die doppelte Abfuhrpflicht auszuschließen. (Alle Angaben ohne Gewähr. Bitte klären Sie diesen Fall vor der Nutzung von HOTAPI mit einem rechtlichem Beistand ab.)

Die drei Varianten

Wir teilen die Schnittstelle dabei in drei Stufen ein. Die Stufen sollen als Übersicht dienen, was mit diesen ausgewertet werden kann.

Variante 1

PMS-Anbindung mit Verbuchen von Zimmerrechnungen

Variante 2

PMS-Anbindung mit Verbuchen von Zimmernrechnungen, zudem die Übergabe aller anderen Zahlungsarten, wie etwa EC- oder Kreditkarten (Rechnungen).

Wird ein Mapping benötigt?

Ja.

Was ist ein Mapping?

Mapping bedeutet, dass via Schnittstelle (Hotapi) Schlüssel (Mapping-ID´s) an das PMS-System übergeben werden. Je nach PMS-System können unterschiedliche Arten übergeben werden.

  • Zahlungsarten (paymethod)
  • Warengruppen (commoditygroup)
  • Artikel (items)
  • Steuersätze (taxrate)
  • Servicekräfte (waiter)
  • Kostenstellen (costunits)

Generell wird das Mapping durch den Dienstleister des PMS-Systems vorgenommen. Im Anschluss an das Mapping sollte das System ausführlich getestet werden, um mögliche Probleme im operativen Tagesgeschäft zu vermeiden.

Welchem Zweck dienen Mappings in Verbindung mit dem Übertrag aller Rechnungen von gastronovi an das PMS?

Dadurch wird nach Abschluss eines Vorgangs (egal welcher Zahlart) eine Übertragung an Ihr PMS-System vorgenommen und via Mapping auf die gewünschten Konten (Erlös- und Bilanzkonten) verbucht.

Das ermöglicht Ihnen, dass nur ein Datenübertrag an Ihre Buchhaltung nötig ist, nämlich der komplette Export aus Ihrem PMS-System, da dieser schlussendlich die Restaurantrechnungen und -umsätze beinhaltet.

Es sollte nach einer Änderung bei gastronovi Office (im Back-Office) eine Synchronisierung durchgeführt werden. Diese finden Sie im Back-Office -> Einstellungen -> Integrationen.

Variante 3

PMS-Anbindung mit Verbuchung von Zimmerrechnungen, inklusive Übermittlungen der Z-Berichte (& Schichtberichte).

Da Berichte aus gastronovi Office abgerufen werden, ist eine intakte buchhalterische Kontierung in gastronovi Office notwendig. Dadurch wird ermöglicht, dass, auch wie bei Stufe 2, nur ein Export für die Buchhaltung benötigt wird. Dieser kann dann über Ihr entsprechendes PMS-System (Hotelprogramm) generiert werden.

Übersicht der Schnittstellen

Einstellungen

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

HOTAPI freischalten & aktivieren

Um HOTAPI aktivieren und nutzen zu können, muss die Integration für Ihren Account erst freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt via gastronovi – dazu wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner im Vertrieb.

Um HOTAPI in der Kasse nutzen zu können, beachten Sie bitte, dass, die entsprechende Zahlungsart im back Office aktiviert werden muss. Diese Einstellung müssen Sie manuell vornehmen und geschieht nicht automatisch mit der Aktivierung der Integration: Zahlungsart hinzufügen

HOTAPI verwalten

Nachdem Sie HOTAPI aktiviert haben, können Sie die Integration jederzeit verwalten, die Stammdaten synchronisieren oder HOTAPI deaktivieren.

FAQ

3RPMS

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten 3RPMS.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Nein.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Nein.

Casablanca

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten Casablanca.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Ja.

Citadel

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten Citadel.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Ja.

Guestline

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten Guestline.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Ja.

Hotel.Profi

Wer veranlasst das Mapping?

Wird durch gastronovi veranlasst, es wird ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem Berater auf.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Nein.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Sie können die Übermittlung von Trinkgeld in den Einstellungen ein- und ausschalten, je nach Bedarf.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Ja.

Hotline

Wer veranlasst das Mapping?

Wird durch gastronovi veranlasst, es wird ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem Berater auf.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Der Pfad zum Austauschordner.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Nein.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

HS/3

Wer veranlasst das Mapping?

Wird durch gastronovi veranlasst, es wird ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem Berater auf.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Der Pfad zum Austauschordner.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Nein.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Ibelsa.rooms

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten ibelsa.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja, jedoch sind die Trinkgelder keiner Zahlungsart zugeordnet.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Ja.

Findet eine Übertragung der Warengruppen statt?

Ja.

Bitte beachten Sie, dass nach einer Änderung der Warengruppen (MwSt. Sätze, Titel & Buchhaltungskonten), Buchhaltungskonten sowie Zahlungsarten ein neues Mapping notwendig ist.

Infor

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping kann auf beiden Seiten erfolgen, es wird jedoch ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem gastronovi Berater auf.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Die ID der Kostenstellen.

Welche Änderungen innerhalb von gastronovi Office müssen gemeldet werden?

Bei Anlage weiterer Kostenstellen wird auch hier die jeweilige ID benötigt.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja, es gibt die Möglichkeit einer expliziten Suche. (Keine Anzeige aller Gäste auf einen Blick.)

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Protel

Wer veranlasst das Mapping?

Es wird ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem gastronovi Berater auf.

Welche Bereiche können gemappt werden?

Kostenstellen (auch Unterkostenstellen), Warengruppen (plus MwSt.-Sätze), Benutzer und Zahlungsarten.

Welche Besonderheiten gibt es?

Protel ist das überstehende Programm, es muss keine Buchhaltungskontierung in gastronovi Office vorgenommen werden.

Wie werden Trinkgelder und Auslagen übergeben?

Trinkgeld wird mit dem Typ Gratuity übergeben, Auslagen mit dem Typ Expense. Beide Felder sind explizit in protel vorgegeben.

Warum werden alle Rechnungen aus gastronovi mit MwSt. Sätzen ausgewiesen?

Alle Rechnungen aus gastronovi müssen einen MwSt. Satz ausweisen. In protel können die Rechnungen als durchlaufender Posten deklariert werden, um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden.

Wie werden Rabatte übergeben?

Da protel keine Position für Rabatte vorsieht, werden diese auf die Positionen runtergerechnet und es nur die geminderten Beträge übergeben.

Welche Änderungen innerhalb von gastronovi Office müssen gemeldet werden?

Änderungen an den gemappten Bereichen. Diese werden durch erneutes Exportieren der Stammdaten und anschließende E-Mail-Übergabe an protel aktualisiert.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja, es gibt die Möglichkeit einer expliziten Suche (Keine Anzeige aller Gäste auf einen Blick).

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

SIHOT

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping kann auf beiden Seiten erfolgen, es wird jedoch ein Auftrag benötigt – bitte nehmen Sie dazu Kontakt zu Ihrem gastronovi-Berater auf.

Können mehrere Paymaster-Konten angesprochen werden?

Nein.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja, es gibt die Möglichkeit einer expliziten Suche nach Zimmernummern. (Keine Anzeige aller Gäste auf einen Blick.)

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja. Die Vollständigkeit der Daten wird geliefert, ist aber abhängig vom PMS und der Verarbeitbarkeit.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Vorsicht: Sonderzeichen

Diese könnten dazu führen, dass ein Verkauf nicht an SIHOT übertragen wird. Um diesem Szenario vorzubeugen, werden alle außer die folgenden Sonderzeichen vor der Übertragung an SIHOT entfernt:

  • a-z
  • A-Z
  • 0-9
  • Leerzeichen
  • ßÀÁÂÃÄÇÈÉÊËÌÍÎÏÑÒÓÔÕÖÙÚÛÜàáâãäçèéêëìíîïñòóôõöùúûü- > < . , + - _ ° ! " & / ) ( ? `´ | @ ' \

Swoppen

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten Swoppen.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Ja.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Ja.

ZimmerSoftware

Wer veranlasst das Mapping?

Das Mapping erfolgt auf Seiten ZimmerSoftware.

Was wird zur Anbindung benötigt?

Ein API-Schlüssel muss in gastronovi unter Integrationen eingetragen werden, wenden Sie sich an den gastronovi Support.

Ist das Auslesen aktueller Gäste im PMS und die Anzeige im Kassensystem möglich?

Ja.

Kann ich Rechnungen aus der Kasse auf das Zimmer bzw. die Gäste/virtuelle Konten buchen?

Ja.

Ist die Übermittlung von Trinkgeld möglich?

Ja.

Ist die Übertragung aller Rechnungen aus der Kasse – unabhängig von der Zahlart – möglich?

Nein.

Findet eine Übermittlung des kumulierten Tagesberichts sowie von Schichtberichten aus der Kasse statt?

Nein.

Findet eine Übertragung aller Stammdaten (Zahlungsarten, Warengruppen, Steuersätze und Kostenstellen) statt?

Nein.

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.