Einleitung
Wie funktioniert HOTAPI?
Hotapi dient als Schnittstelle zwischen Gastronovi und Ihrem PMS-System: Gastronovi ⟶ HOTAPI ⟶ PMS-System (Hotelprogramm)
Die Zahlungsart HOTAPI funktioniert dabei als eine Art Debitor, der bewirkt, dass das Hotel dem Restaurant die Umsätze in der Folge schuldet.
Beispiel
So funktioniert der Ablauf: Rechnung aus dem Restaurant ⟶ Gastronovi Office ⟶ PMS-System ⟶ Hotelzimmer
Daraus ergibt sich, dass die Rechnung aus Gastronovi Office für das PMS-System als ein durchlaufender Posten / eine Auslage behandelt wird, da die Mehrwertsteuer über Gastronovi Office bereits ausgewiesen wurde.
Zu der Zimmerrechnung (mit den durchlaufenden Posten) sollte immer auch die Restaurantrechnung im Original angeheftet werden.
HINWEIS: Da Gastronovi Office die Zimmerbuchungen als Zahlungsart erfasst, wird immer eine ordnungsgemäße Rechnung mit dem Titel Rechnung sowie der enthaltenen MwSt./UST erstellt. Wir empfehlen daher den PMS-Anbietern, die Zimmerbuchungen auf der Hotelrechnung ohne die MwSt./UST auszuweisen. Sollte Ihr PMS diese Funktion nicht unterstützen, müssen Sie eine andere Lösung finden. Ein Vorschlag könnte sein, bei der Zahlungsart den Zusatztext Gilt nicht für Umsatzsteuerzwecke zu ergänzen, um die doppelte Abfuhrpflicht auszuschließen. (Alle Angaben ohne Gewähr. Bitte klären Sie diesen Fall vor der Nutzung von HOTAPI mit einem rechtlichem Beistand ab.)
Die drei Varianten
Wir teilen die Schnittstelle dabei in drei Stufen ein. Die Stufen sollen als Übersicht dienen, was mit diesen ausgewertet werden kann.
Variante 1
PMS-Anbindung mit Verbuchen von Zimmerrechnungen
Variante 2
PMS-Anbindung mit Verbuchen von Zimmernrechnungen, zudem die Übergabe aller anderen Zahlungsarten, wie etwa EC- oder Kreditkarten (Rechnungen).
Wird ein Mapping benötigt?
Ja.
Was ist ein Mapping?
Mapping bedeutet, dass via Schnittstelle (Hotapi) Schlüssel (Mapping-ID´s) an das PMS-System übergeben werden. Je nach PMS-System können unterschiedliche Arten übergeben werden.
- Zahlungsarten (paymethod)
- Warengruppen (commoditygroup)
- Artikel (items)
- Steuersätze (taxrate)
- Servicekräfte (waiter)
- Kostenstellen (costunits)
Generell wird das Mapping durch den Dienstleister des PMS-Systems vorgenommen. Im Anschluss an das Mapping sollte das System ausführlich getestet werden, um mögliche Probleme im operativen Tagesgeschäft zu vermeiden.
Welchem Zweck dienen Mappings in Verbindung mit dem Übertrag aller Rechnungen von Gastronovi an das PMS?
Dadurch wird nach Abschluss eines Vorgangs (egal welcher Zahlart) eine Übertragung an Ihr PMS-System vorgenommen und via Mapping auf die gewünschten Konten (Erlös- und Bilanzkonten) verbucht.
Das ermöglicht Ihnen, dass nur ein Datenübertrag an Ihre Buchhaltung nötig ist, nämlich der komplette Export aus Ihrem PMS-System, da dieser schlussendlich die Restaurantrechnungen und -umsätze beinhaltet.
Es sollte nach einer Änderung bei Gastronovi Office (im Back-Office) eine Synchronisierung durchgeführt werden. Diese finden Sie im Back-Office -> Einstellungen -> Integrationen.
Variante 3
PMS-Anbindung mit Verbuchung von Zimmerrechnungen, inklusive Übermittlungen der Z-Berichte (& Schichtberichte).
Da Berichte aus Gastronovi Office abgerufen werden, ist eine intakte buchhalterische Kontierung in Gastronovi Office notwendig. Dadurch wird ermöglicht, dass, auch wie bei Stufe 2, nur ein Export für die Buchhaltung benötigt wird. Dieser kann dann über Ihr entsprechendes PMS-System (Hotelprogramm) generiert werden.