Dashboard – Gastronovi Pay

Login ins Dashboard

Deine Zugangsdaten zum Gastronovi Pay Dashboard hast Du per E-Mail von unserem Partner „Adyen“ beim Onboarding erhalten. Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! (Prüfe bitte Deinen Spam-Ordner, falls Du keine E-Mail im Posteingang vorfindest.)

Unterstützung beim erstmaligen Login in das Dashboard erhältst Du hier.

Bitte beachte, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss.

Mehrere Gastronovi Pay Accounts

Betreibst Du mehrere Standorte mit Gastronovi Pay, kannst Du oben links mit Klick auf Deinen Accountnamen einsehen, in welchem Account Du Dich befindest, und zwischen den Accounts wechseln.

Benachrichtigungseinstellungen

Um Dich über verschiedene Themen informieren zu lassen, kannst Du im Dashboard Benachrichtigungen einrichten.

Gehe hierzu auf den Menüpunkt Benachrichtigungseinstellungen. Hier kannst Du je nach Thema entscheiden, ob Du zu bestimmten Bereichen via E-Mail informiert werden möchtest.

Unter dem Menüpunkt Zahlungen findest Du Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht findest Du eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer kannst Du auch im Suchfeld eingeben.
• Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicke auf den gewünschten Vorgang und gelangst so in die Zahlungsdetails. Scrollst Du bis zum Punkt Acquirer Antwort, wird Dir der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suche in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangst Du in die Zahlungsdetails und kannst oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

refunds refund

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch die Kundschaft durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag von der Kundschaft zu erhalten, kannst Du die Zahlung nachträglich „capturen“, d. h., dass Du die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstößt.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Deine Zugangsdaten sind dieselben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen kannst Du links unter dem Menüpunkt Payments -> Payment List die Transaktion suchen. Klicke auf den Vorgang, um in die Payment Details zu gelangen. Über den grauen Button Cancel Payments kannst Du die Zahlung über capture payment abbuchen lassen.

Im Bereich Zahlungsreklamationen siehst Du, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und kannst diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang siehst Du weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren kannst Du die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten kannst Du Dein Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

Rechnungen

In diesem Bereich siehst Du eine Übersicht Deiner Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhältst Du auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen kannst Du die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden. Mit Klick auf das Herunterladen-Symbol kannst Du die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Anmerkungen zur Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung (payment processing)

Unterer Teil der Rechnung

Im unteren Teil der Rechnung ist die Anmerkung zur Umsatzsteuer aufgeführt:

Stimme Dich bitte mit Deinem Steuerberater oder Deiner Buchhaltung ab, welche Auswirkung dies für Dich hat.

Rechnung: Seite 2

Auf der zweiten Seite erfolgt der Ausweis der jeweiligen Gebühren, die bereits über die Auszahlungen (Payouts) gezahlt wurden und mit dieser Rechnung anfallen.

Im oberen Bereich werden die tatsächlichen Gebühren mit den Rechnungsdetails aufgeführt:

Darunter erfolgt der Ausweis der bereits gezahlten Gebühren:

Die Differenz ergibt den fälligen Betrag (amount due).

Auszahlungskonten

Im Bereich Auszahlungskonten siehst Du, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen gibst Du das gewünschte Auszahlungskonto bereits während der Legitimationsprüfung an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, findest Du die Anleitung hier.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

Im Bereich Sales to Payouts findest Du eine ausführliche Übersicht Deiner Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Umsatz

Unter dem Reiter Umsatz werden die Einnahmen dargestellt, die Du über Gastronovi Pay generierst. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export kannst Du Dir die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klickst Du auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Du siehst, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Auszahlungen

Unter dem Reiter Auszahlungen werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export kannst Du Dir die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhältst Du mehr Details. Hier siehst Du den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Im unteren Bereich ist es ebenfalls möglich, die jeweilige Auszahlung im Detail zu prüfen und sich den dazugehörigen _settlement_detailsreport herunterzuladen.

Folgende drei Berichte können Dir beim Abgleich helfen:

Abwicklungsdetails

Verwende den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Auszahlung (Batch). Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Dir ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht. Zum besseren Abgleich der Auszahlung stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen aus dem Report zusammen:

Aggregierte Abwicklung (Alternative)

Verwende den Aggregierte Abrechnungsdetails Report, um Auszahlungen zusammengefasst abzugleichen. Der Zeitraum des Aggregierte Abrechnungsdetails Report ist individuell gestaltbar. Er kann auch automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erstellt werden. In diesem Report werden die Ein- und Ausgänge der Auszahlung für jede Zahlungsmethode zusammengefasst. Zudem sind die Kosten, Anpassungen und Auszahlungen mit aufgeführt. Zum besseren Abgleich des Reports stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen für die Auszahlung zusammen:

Interaktive Zahlungsabrechnung

Verwende den Interactive payment accounting (Essentials), um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.

Unter dem Menüpunkt Devices findest Du eine Übersicht Deiner Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehe bitte wie beschrieben vor:

• Konfiguration Terminals

Links unter dem Menüpunkt Benutzer siehst Du, welche Benutzer Zugriff auf den Gastronovi Pay Account haben.

Neue Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard kannst Du wie hier beschrieben anlegen.