Dashboard – gastronovi Pay

Login ins Dashboard

Ihre Zugangsdaten zum gastronovi Pay Dashboard haben Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen" beim Onboarding erhalten. Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! (Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden.)

Unterstützung beim erstmaligen Login in das Dashboard erhalten Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss.

Mehrere gastronovi Pay Accounts

Betreiben Sie mehrere Standorte mit gastronovi Pay können Sie oben links (neben dem grünen Logo) einsehen, in welchem Account Sie sich befinden und zwischen den Accounts wechseln.

Benachrichtigungen (Notifications)

Um sich über verschiedene Themen informieren zu lassen, können Sie im Dashboard Benachrichtigungen einrichten.

Oben rechts finden Sie das Symbol einer Glocke. Mit Klick darauf können Sie die Settings aufrufen. Hier können Sie je nach Thema entscheiden, ob und wie (per E-Mail oder im Dashboard) Sie informiert werden möchten.

Unter dem Menüpunkt Transactions finden Sie den Reiter Payments.

Transaktionsübersicht

In der Payments- bzw. Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Merchant reference: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Payment method: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Payment details. Scrollen Sie bis zum Punkt Processing. Bei Aquirer response wird Ihnen der Grund angezeigt. (Mit Klick auf den Grund gelangen Sie in eine Übersicht mit weiteren Erklärungen.)

Erstattungen

Um eine Erstattung über das gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Payment details und können oben rechts über den Button Refund payment eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Unter dem Menüpunkt Risk finden Sie die Reiter Block and trust lists sowie Disputes. Dieser Bereich ist vor allem relevant, wenn Sie auch Online-Zahlungen über gastronovi Pay akzeptieren, da im E-Commerce ein erhöhtes Risiko von Chargebacks (also eine Rückbuchung der Zahlung) besteht.

Sperr- und Vertrauenslisten (Block and trust lists)

Streitfälle (Disputes)

Unter dem Menüpunkt Finance finden Sie die Reiter Invoice overview, Payout accounts sowie Sales to payouts.

Rechnungsübersicht (Invoice overview)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den blauen Button rechts oben Invoice settings können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden.

Mit Klick auf das Augen-Symbol können Sie die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Auszahlungskonto (Payout accounts)

In diesem Bereich sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen geben Sie das gewünschte Auszahlungskonto bereits während des Onboardings an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, können Sie die Anpassung über die drei blauen Punkte und Edit details vornehmen.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

In diesem Bereich finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Sales

Unter dem Reiter Sales werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Payouts

Unter dem Reiter Payouts werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie erhalten eine Aufschlüsselung der Gebühren.

Ein kurzes Video zu den Sales to payouts finden Sie hier .

Unter dem Menüpunkt Reports erhalten Sie eine Übersicht aller Berichte, die Sie generieren lassen können.

Folgende drei Berichte können Ihnen beim Abgleich der Zahlen helfen:

• Rechnungsabgleich: Verwenden Sie den (interactive) Payment Accounting Report, um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.
• Auszahlungsabgleich: Verwenden Sie den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Batch. Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Ihnen ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht.
• Abschluss des Geschäftsjahrs: Verwenden Sie den Monthly Finance oder Daily Finance Report, um Ihr Geschäftsjahr abzuschließen oder den aktuellen Status Ihres Kontos zu verstehen. Diese Reports enthalten eine Übersicht der verschiedenen Komponenten Ihres Kontos wie den zahlbaren Betrag, berechnete Gebühren oder den aktuellen Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für alle Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden. Weiterhin finden Sie unter Terminals eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Änderungen von Einstellungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Konfigurations-Update

Logo

Um Ihr eigenes Logo zu hinterlegen, klicken Sie in den Settings auf Customization. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Logo.

Über das Stift-Symbol können Sie Ihr eigenes Logo hochladen.

Trinkgeldfunktion (Tipping)

Um die Trinkgeld-Funktion zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Payment features. Scrollen Sie nach unten, bis zum Bereich Tipping. Über das Stift-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können die verschiedenen Optionen einrichten.

Unter Type of tipping haben Sie die Wahl zwischen Gast gibt einen eigenen Betrag ein oder Gast wählt aus vordefinierten Optionen.

Wenn Sie vordefinierte Werte verwenden möchten, können Sie zwischen Prozentsätzen oder festen Euro-Beträgen entscheiden und bis zu vier verschieden Optionen einstellen.

Auch wenn Sie vordefinierte Werte nutzen, können Sie einstellen, dass der Gast einen eigenen Betrag eingeben kann, falls ihm die Vorschläge nicht gefallen.

Belegdruck (Receipts)

Um den Belegdruck zu bearbeiten, klicken Sie in den Settings auf Receipts. Über das Stift-Symbol im Bereich General können Sie individuell auswählen, welche Belege gedruckt werden sollen.

Passcodes

Unter dem Menüpunkt Settings finden Sie die Reiter Payment methods und Users.

Zahlungsarten (Payment methods)

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht, welche Zahlungsarten aktuell in Ihrem Account aktiviert sind. Möchten Sie Zahlungsarten deaktivieren, ist dies über das Anhaken der entsprechenden Zahlungsart und den Button More actions möglich.

Benutzerzugänge (User)

In diesem Bereich können Sie selbstständig weitere Benutzer für das gastronovi Pay Dashboard anlegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür die Rolle Merchant user management besitzen müssen.

Das können Sie wie folgt prüfen: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Unter Roles können Sie nach Merchant user management suchen. Wird Ihnen die Rolle angezeigt, besitzen Sie das Recht, weitere Benutzer anzulegen.