Dashboard – Gastronovi Pay

Login ins Dashboard

Ihre Zugangsdaten zum Gastronovi Pay Dashboard haben Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen" beim Onboarding erhalten. Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! (Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden.)

Unterstützung beim erstmaligen Login in das Dashboard erhalten Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss.

Mehrere Gastronovi Pay Accounts

Betreiben Sie mehrere Standorte mit Gastronovi Pay können Sie oben links mit Klick auf Ihren Accountnamen einsehen, in welchem Account Sie sich befinden und zwischen den Accounts wechseln.

Benachrichtigungseinstellungen

Um sich über verschiedene Themen informieren zu lassen, können Sie im Dashboard Benachrichtigungen einrichten.

Gehen Sie hierzu auf den Menüpunkt Benachrichtigungseinstellungen. Hier können Sie je nach Thema entscheiden, ob Sie zu bestimmten Bereichen via E-Mail informiert werden möchten.

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie Informationen zu den Transaktionen.

Transaktionsübersicht

In der Transaktionsübersicht finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Zahlungsart: Aus dieser Spalte geht die Zahlungsart hervor.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde.

Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden.
Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und gelangen so in die Zahlungsdetails. Scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer Antwort wird Ihnen der Grund für die Ablehnung angezeigt.

Erstattungen

Um eine Erstattung über das Gastronovi Pay Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Mit Klick auf den Vorgang gelangen Sie in die Zahlungsdetails und können oben rechts über den Button Zahlung erstatten eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Manuelles Capture

Wird eine Bestellung im Bestell-Widget nicht komplett durch den Gast durchgeführt, kann es vorkommen, dass der zu zahlende Betrag nicht eingezogen wird. Die Transaktion steht in der Übersicht auf Authorised, das bedeutet, der Betrag ist lediglich reserviert:

Um den Betrag vom Gast zu erhalten, können Sie die Zahlung nachträglich "capturen", d.h. dass Sie die tatsächliche Abbuchung des Betrages manuell anstoßen.

Hierzu ist ein Wechsel in die Customer Area unseres Partners Adyen nötig.

Ihre Zugangsdaten sind die selben wie auch für das Gastronovi Pay Dashboard.

Nach dem Einloggen können Sie links unter dem Menüpunkt Transactions -> Payments die Transaktion suchen. Klicken Sie auf den Vorgang, um die Payment details zu gelangen. Über den blauen Button See all payment actions können Sie die Zahlung über Capture payment abbuchen lassen:

Im Bereich Zahlungsreklamationen sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren können Sie die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten können Sie Ihr Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

Links unter dem Menüpunkt Finanzen finden Sie die Reiter Rechnungen, Auszahlungskonten sowie Sales to Payouts.

Rechnungen

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, aufgeteilt nach Gebühren sowie Austauschservice-Pauschale. Die beiden separaten Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden. Mit Klick auf das Herunterladen-Symbol können Sie die Rechnungen über Download als PDF- oder CSV-Datei herunterladen.

Anmerkungen zur Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung (payment processing):

• Processing fees: In dieser Position werden die Transaktionsgebühren je Autoriserung (Transaktionen, Gutschriften und Rückerstattungen) gem. der Payment-Vereinbarung, die in dem Abrechnungszeitraum eingereicht wurden.
• Payment Method fees: Hier werden die jeweiligen Gebühren der Zahlungsmethode abgerechnet, die in dem Abrechnungszeitraum ausgezahlt wurden.
• Non-Transactional Scheme Fees: Dies sind Gebühren, die im Status als nicht „net settled“ aufgeführt werden. Die Gebühren basieren auf dem Gesamtvolumen der entsprechenden Transaktionen aus einem bestimmten Zeitraum und werden nicht auf Transaktionsebene berechnet. Weitere Infos finden Sie hier.
• Amount due: Dieser fällige Betrag setzt aus den Gebühren zusammen, die während des Monats für einzelne Transaktionsschritte in dem Zahlungszyklus (Payment lifecycle)z.B. processing fee anfallen und solchen, die am Monatsende zum Beispiel basierend auf der Rabattstaffelung oder spezifischen Produkten (z.B. Account Updater, Tokenization fees) berechnet werden. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt den 'Fälligen Betrag', der in der nächsten Auszahlung ausgeglichen wird.

Im unteren Teil der Rechnung ist die Anmerkung zur Umsatzsteuer aufgeführt:

Stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung ab, welche Auswirkung dies für Sie hat.

Auf der zweiten Seite erfolgt der Ausweis der jeweiligen Gebühren, die bereits über die Auszahlungen (Payouts) gezahlt wurden und mit dieser Rechnung anfallen.

Im oberen Bereich werden die tatsächlichen Gebühren mit den Rechnungsdetails aufgeführt:

Darunter erfolgt der Ausweis der bereits gezahlten Gebühren:

Die Differenz ergibt den fälligen Betrag (amount due).

Auszahlungskonten

In Bereich Auszahlungskonten sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist. In den meisten Fällen geben Sie das gewünschte Auszahlungskonto bereits während der Legitimationsprüfung an.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, finden Sie die Anleitung hier.

Verkäufe & Auszahlungen (Sales to payouts)

Im Bereich Sales to Payouts finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Umsatz

Unter dem Reiter Umsatz werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über Gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Auszahlungen

Unter dem Reiter Auszahlungen werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Mit Klick auf den Balken in der Mitte des Balkendiagramms erhalten Sie mehr Details. Hier sehen Sie den Status der Auszahlung. Sind die Umsätze des jeweiligen Tages bereits ausgezahlt, wechselt der Status auf Ausbezahlt.

Im unteren Bereich ist es ebenfalls möglich, die jeweilige Auszahlung im Detail zu prüfen und sich den dazugehörigen _settlement_details report herunterzuladen.

• Umsatz: Dies sind die Verkäufe, welche für die Auszahlung berücksichtigt werden. Im Normalfall sind dies die Verkäufe, die 2 Tage im Voraus erfolgt sind.
• Rückerstattungen: Hierunter fallen die Erstattungen aus dem gleichen Zeitraum.
• Kosten: In diesem Punkt werden alle Gebühren aufgeführt, die in der Auszahlung bereits einbehalten werden.
• Anpassungen: Hier werden die ausstehende Beträge aus Rechnungen (Bsp. Austauschservice der Terminals, Zahlungsabwicklung usw.) oder Übertragungen aus nicht ausbezahlten Batches aufgeführt.
• Auszahlung: Dies ist der Betrag, der Ihnen auf Ihr Auszahlungskonto überwiesen wird.

Links unter dem Menüpunkt Finanzen erhalten Sie ausgewählte Berichte, die für die Buchhaltung genutzt werden können.

Folgende drei Berichte können Ihnen beim Abgleich helfen:

• Abwicklungsdetails: Verwenden Sie den Settlement Detail Report, um Auszahlungen abzugleichen. Der Settlement Detail Report enthält eine Übersicht pro Auszahlung (Batch). Er zeigt alle Ein- und Ausgänge für einen Batch an und ermöglicht Ihnen ein Verständnis dafür, woraus die Auszahlung besteht. Zum besseren Abgleich der Auszahlung stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen aus dem Report zusammen:

• Alternativ - Aggregierte Abwicklung: Verwenden Sie den Aggregierte Abrechnungsdetails Report, um Auszahlungen zusammengefasst abzugleichen. Der Zeitraum des Aggregierte Abrechnungsdetails Report ist individuell gestaltbar. Er kann auch automatisiert täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erstellt werden. In diesem Report werden die Ein- und Ausgänge der Auszahlung für jede Zahlungsmethode zusammengefasst. Zudem sind die Kosten, Anpassungen und Auszahlungen mit aufgeführt. Zum besseren Abgleich des Reports stellt folgende Übersicht eine Zusammenfassung der relevanten Informationen für die Auszahlung zusammen:

• Interaktive Zahlungsabrechnung: Verwenden Sie den Interactive payment accounting (Essentials), um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.

Unter dem Menüpunkt Terminals finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminals, deren Seriennummern und Online-Status.

Um verschiedene Konfigurationen auf den Terminals vorzunehmen, gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor:

Terminal Einstellungen

Links unter dem Menüpunkt Benutzer sehen Sie, welche Benutzer Zugriff auf den Gastronovi Pay Account haben.

Neue Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard können Sie wie hier beschrieben anlegen:

Gastronovi Pay – Neuen Benutzer einladen (Gastronovi Office)