Einrichtung der Warenwirtschaft

Die benötigten Module

  • Kasse
  • Kalkulation
  • Warenwirtschaft

Schritt für Schritt vom Lager bis zum kalkulierten und buchbaren Rezept

Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie sich eine Grundlage für die erfolgreiche Nutzung der Warenwirtschaft schaffen.

1. Lager

Erstellen Sie Ihre persönliche Lagerstruktur in gastronovi Office. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob Sie mit einer einfachen Lagerstruktur (Food, Bev, Non-Food) arbeiten möchten oder detailliert (z.B. Kühlkeller, Magazin, Trockenlager, Kühltheke, Weinkühler etc.) ans Werk gehen.

Beachten Sie jedoch, dass eine detaillierte Lagerstruktur einen höheren Pflegeaufwand mit sich bringt, da mehr Umbuchungen nötig sind, um die Warenwirtschaft aktuell zu halten.

1.1 Lager hinzufügen

Legen Sie die gewünschte Anzahl an Lagern an und benennen Sie diese entsprechend.

1.2 Lager mit Kostenstelle verknüpfen

Für eine korrekte Abbuchung ist es notwendig, Ihre Kostenstellen den jeweiligen Lagern zuzuordnen.

2. Lieferanten

Pflegen Sie Ihre Lieferanten ein, deren Waren Sie beziehen. Dazu zählen alle Lieferanten, bei denen Sie telefonisch oder per Mail bestellen, sowie auch alle Lieferanten, die Sie für Cash & Carry-Einkäufe nutzen.

Wenn Sie eine Kooperation mit den nachfolgenden Anbietern eingegangen sind, können Sie diese über unsere bereitgestellte Schnittstelle einrichten und die Daten werden automatisch gepflegt:

/integrations/sellyorder.png Sie möchten Ihre Waren per Internet bestellen? Mit sellyorder haben Sie die Möglichkeit, kostenlos und 24 Stunden am Tag Ihre Waren zu bestellen. Durch die Integration in gastronovi haben Sie die perfekte Symbiose aus Einkauf und Verkauf an den Gast.

Vorteile:

  • Direkte Bestellfunktion in gastronovi Office.
  • Kundenindividuelle Listungen importieren.
  • Allergene und Zusatzstoffe direkt vom Hersteller übernehmen.

Die wichtigsten Fragen und Vorbereitungen:

Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung? Benutzername, Passwort zur einmaligen Verknüpfung und den Lieferantenfragebogen.
Wann findet der Abgleich statt? Morgens um 5 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden? Ja, über die Einstellungen der Integration.
Ab wann kann ich die Lieferantenartikel sehen? Nach der Neuanmeldung in gastronovi Office.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Ja, es werden nur kundenbezogene Lieferantenartikel angezeigt.
Werden Allergene und Zusatzstoffe in gastronovi Office übertragen? Ja, sofern der Lieferant bzw. Hersteller diese gepflegt hat.

Einstellungen rund um die sellyorder Schnittstelle

/integrations/Transgourmet.png Mit über 35.000 Kunden, mehr als 3.700 Mitarbeitern und rund 1,3 Mrd. Euro Umsatz zählt Transgourmet zu den führenden Unternehmen am Markt. Als Vollversorger bietet Transgourmet ein umfassendes Sortiment mit Lebensmitteln, Ge- und Verbrauchsgütern und Großküchenausstattung aus einer Hand. Kompetente Beratung und perfekter Service sorgen ebenso für zufriedene Kunden wie unsere leistungsfähige Logistik.

Vorteile

  • Direkte Bestellfunktion in gastronovi Office.
  • Cash & Carry Einkaufslisten erstellen.
  • Allergene und Zusatzstoffe direkt vom Hersteller übernehmen.

Aktivierung und generelle Fragen rund um die Transgourmet Schnittstelle

Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung? Weblogin-Daten (analog zum Transgourmet-Webshop, beginnt mit dem zweistelligen Niederlassungscode gefolgt von der Kundennummer) und die Rechnungsnummer der, im Idealfall, letzten Rechnung, zur schnelleren Authentifizierung seitens Transgourmet.
Wann findet der Abgleich der Daten statt? Morgens um 6 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden? Nein.
Ab wann kann ich ich die Lieferantenartikel sehen? Ab dem nächsten Morgen. Bei Neuanmeldung kann die Aktivierung bis zu einer Woche dauern.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Nein.
Können nur individuelle Angebote angezeigt werden? Ja, per Filter 'Favorisierte Angebote'.
Werden Allergene und Zusatzstoffe in gn Office übertragen Ja.
Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung? Ihre 10-stellige Kundennummer. Die beiden letzten Zahlen sind Ihre personenbezogenen Nummern. Sollten Sie diese nicht vorliegen haben, können Sie die 00 nutzen.
Besonderheit Nur cash & carry.
Wann findet der Abgleich der Daten statt? Morgens um 6 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden? Nein.
Ab wann kann ich ich die Lieferantenartikel sehen? In der Regel innerhalb von drei Werktagen. Bei Neuanmeldung kann die Aktivierung bis zu einer Woche dauern.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Nein.
Können nur individuelle Angebote angezeigt werden? Ja, die in den letzten 90 Tagen gekauften Artikel werden als 'Favorisierte Angebote' angezeigt.
Werden Allergene und Zusatzstoffe in gn Office übertragen Ja.
Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung? Ihre Kundennummer.
Wann findet der Abgleich der Daten statt? Morgens um 6 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden? Nein.
Ab wann kann ich ich die Lieferantenartikel sehen? Ab dem nächsten Morgen. Bei Neuanmeldung kann die Aktivierung bis zu einer Woche dauern.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Nein.
Können nur individuelle Angebote angezeigt werden? Ja, sogenannte Essenzartikel sind als 'Favorisierte Angebote' verfügbar.
Werden Allergene und Zusatzstoffe in gastronovi Office übertragen Ja.

/integrations/Service-Bund.png Der Service-Bund ist ein Zusammenschluss aus mehr als 30 deutscher, mittelständischer Lieferfachgroßhändler, die derzeit knapp 40 Standorte in der Bundesrepublik betreiben. Dadurch verbindet der Service-Bund die Stärke einer nationalen Gruppe mit der Flexibilität und Regionalität der lokal ansässigen Großhändler.

Vorteile

  • Direkte Bestellfunktion in gastronovi Office.
  • Kundenindividuelle Listungen importieren.
  • Allergene und Zusatzstoffe direkt vom Hersteller übernehmen.

Aktivierung und generelle Fragen rund um die Service-Bund Schnittstelle

Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung Ihre Kundenummer.
Wann findet der Abgleich statt? Morgens um 6 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden Nein.
Ab wann kann ich die Lieferantenartikel sehen? Ab dem nächsten Morgen (6Uhr), bei einer Neuanmeldung kann es bis zu einer Woche dauern.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Ja, es wird nur das Kundensortiment übertragen.
Werden Allergene und Zusatzstoffe an gn Office übertragen? Ja.

/integrations/Selgros_Logo_small_red.png

Selgros Cash&Carry bietet Gastronomen ein umfassendes Food- und Non-Food-Vollsortiment. In seinen Märkten deutschlandweit bietet der Lebensmittelhändler seinen Kunden rund 50.000 Artikel und bildet damit eines der größten Sortimente im deutschen Handel ab.

Vorteile

  • Direkte Bestellfunktion in gastronovi Office.
  • Cash & Carry Einkaufslisten erstellen.
  • Allergene und Zusatzstoffe direkt vom Hersteller übernehmen.

Aktivierung und generelle Fragen rund um die Selgros Schnittstelle

Frage Antwort
Was benötige ich zur Anbindung? Ihre Kundenummer.
Wann findet der Abgleich der Daten statt? Morgens um 6 Uhr.
Kann der Abgleich manuell angestoßen werden? Nein.
Ab wann kann ich ich die Lieferantenartikel sehen? Nach einigen Werktagen. Bei Neuanmeldung kann die Aktivierung bis zu einer Woche dauern.
Ist das Sortiment eingegrenzt? Es wird das Basis-Sortiment übertragen.
Zu wann kann ich bestellen? Sie können nur zum nächstmöglichen Liefertermin bestellen.
Können nur individuelle Angebote angezeigt werden? Ja, per Filter 'Favorisierte Angebote'.
Werden Allergene und Zusatzstoffe in gn Office übertragen Ja.

3. Lieferantenartikel

Nachdem Sie Ihre Lieferanten ins System eingespeist haben, fehlen anschließend noch die Lieferantenartikel. Das Sortiment muss nun also in die Software getragen werden.

Falls Sie als Lieferanten eine der Kooperationen (Selgros, Transgourmet, Sellyorder) aktiviert haben, sind deren Lieferantenartikel bereits automatisch im System hinterlegt. (Mehr dazu unter: Einkaufsportale und Lieferanten)

3.1 Lieferantenartikel hinzufügen

Sie können einzelne Artikel manuell anlegen und einem Lieferanten zuweisen.

3.2 Lieferantenartikel importieren

Und auch der Import von Lieferantenartikeln ist möglich, wenn Ihnen das Sortiment digital in Tabellenform vorliegt. So können Sie gleichzeitig mehrere Lieferantenartikel einspeisen.

4. Zutaten

Nachdem die Lieferantenartikel eingepflegt wurden, ist der nächste Schritt, diese nun in passende Zutaten umzuwandeln oder mehrere Lieferantenartikel einer Zutat zuzuordnen (z.B. die Lieferantenartikel "Rispentomaten" und "Strauchtomaten" der Zutat "Tomaten").

4.1 Zutat aus Lieferantenartikel generieren

Aus den Zutaten können Sie nun mit wenigen Klicks direkt Lieferantenartikel erstellen, dabei erfolgt die Verknüpfung zwischen Zutat und Lieferantenartikel automatisch im Prozess. Alternativ können Sie natürlich auch manuell Zutaten erstellen und diese nachträglich verknüpfen oder bereits bestehende Zutaten mit Lieferantenartikel verknüpfen.

4.2 Mehrere Lieferantenartikel einer Zutat zuordnen

Wie im Beispiel oben angeführt, können Sie auch mehrere Lieferantenartikel mit einer Zutat verknüpfen.

4.3 Zutat einlisten

In diesem Schritt ordnen Sie die neu erstellten Zutaten einem Lager aus Ihrer Lagerstruktur zu. Es empfiehlt sich, diesen Vorgang direkt nach der Erstellung der Zutat zu tätigen, um keine Zutaten zu vergessen.

5. Kalkulation

Nun ist es an der Zeit, die (Verkaufs-)Rezepte, die schließlich in der Speisekarte landen, mit den Zutaten zu kalkulieren, die Sie zuvor erstellt haben. Dabei können Sie bestehende Rezepte nutzen oder Rezepte neu anlegen.

5.1 Rezept hinzufügen

Wenn Sie noch keine Rezepte hinzugefügt haben, können Sie diese nun erstellen oder bestehende Rezepte verwalten. (Sollten Sie bereits mit gn Office arbeiten und die Pflege der Rezepte ist bereits abgeschlossen, können Sie diesen Schritt überspringen.)

5.2 Rezepte mit Zutaten kalkulieren

Nachdem alle Rezepte angelegt sind, müssen diese nun final kalkuliert werden. Verknüpfen Sie die für die Herstellung benötigten Zutaten nun mit dem Rezept und geben die entsprechenden Mengen an.

5.3 Fertige Rezepte als "vollständig" markieren

Damit ein Rezept sowie dessen Zutaten für die weiterführende Warenwirtschaft einbezogen werden, muss das Rezept auf vollständig gesetzt werden. Nur dann werden die hinterlegten Zutaten aus dem jeweiligen Lager entnommen.

5.4 Verkaufspreis festlegen (optional)

Wenn die Rezepte fertig und final kalkuliert sind, sehen Sie den Wareneinsatz und können so anhand der Wareneinsatz-Vorgabe einen geeigneten Preis festlegen oder überprüfen, ob der aktuelle Preis zur Kalkulation passt.

5.4.1 Wareneinsatzvorgabe anpassen

Möchten Sie die Wareneinsatzvorgabe anpassen, erfolgt dies auf Warengruppen-Ebene.

5.4.2 Verkaufspreis festlegen

Klicken Sie ein Rezept an oder suchen Sie danach. Im gelben Infofeld unten rechts sehen Sie alle Informationen rund um Wareneinsatz und Preisgestaltung, sowie die aus der Wareneinsatzvorgabe errechnete Preisempfehlung. Passen Sie den Preis gegebenenfalls an.

6. Speisekarten

Über die Speisekarten steuern Sie die Rezepte, die für den Verkauf bestimmt werden. Rezepte, die sich in einer Speisekarte befinden, werden in der Kasse angezeigt und können gebucht werden.

6.1 Speisekarte mit Rezepten ausstatten

Die nun fertigen und vollständigen Rezepte können Sie nun Ihren Speisekarten zuordnen.

Sollten Sie noch keine Speisekarten erstellt haben, finden Sie hier alle nötigen Informationen: Speisekarten


Gelangen Sie hier zur nächsten Anleitung: Erste Schritte mit der Warenwirtschaft

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Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.