Du hast nun, vielleicht anhand der Anleitung, die Grundlage geschaffen und die Warenwirtschaft erfolgreich eingerichtet. Doch was nun? Wie gehst Du weiter vor? Unter Zuhilfenahme dieses Leitfadens nutzt Du die Warenwirtschaft erfolgreich und schließt die Einrichtung komplett ab.
1. Inventuren
Du hast in der Einrichtung eine Lagerstruktur in Gastronovi Office erstellt, diese mit Kostenstellen verknüpft und Zutaten eingelagert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Lager mit dem IST-Zustand Deiner realen Lager zu informieren. Über eine Inventur stellst Du erst sämtliche Bestände fest und digitalisierst diese anschließend.
Dies ist besonders wichtig, da die Kalkulation nur erfolgreich funktioniert, wenn auch Zutaten abgebucht werden können. So kannst Du später aus den aktuellen Zahlen herauslesen, an welchen Zutaten es Dir fehlt oder wann ein Einkauf fällig ist.
Durch regelmäßige Inventuren kannst Du Differenzen zeitnah erkennen und ggf. eingreifen. Inventuren werden immer für ein Lager oder einzelne Zutaten eines Lagers durchgeführt. Ist die Inventur verbucht, wird der Bestand auf den neu gezählten Bestand geändert.
Inventuren
Wie kann ich eine Inventur anlegen?
Um eine Inventur durchführen zu können, musst Du diese vorab anlegen. Beim Anlegen kannst Du entscheiden, ob Du das gesamte Lager einbeziehen willst oder eine Inventur für nur einzelne Zutaten durchführen willst.
Nach dem Erstellen einer Inventur müssen Inventureinträge hinzugefügt werden. Beim Anlegen kannst Du das gesamte Lager einbeziehen, aber auch nachträglich einzelne Zutaten ergänzen.
Wenn Du mit unterschiedlichen Lagern arbeitest, mache Dich vertraut mit den Umbuchungslisten. Hier kannst Du, vom System dokumentiert, einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager bewegen. So sind Deine Lager immer auf dem aktuellsten Stand.
Wie kann ich eine Umbuchungsliste hinzufügen?
Um einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager zu bewegen, kannst Du eine Umbuchungsliste anlegen. Hier muss eine Angabe bzgl. Quell- und Ziellager gemacht werden. Weiterhin kannst Du auch ein komplettes Lager mit den Auffüllmengen auffüllen oder ein Lager vollständig umbuchen.
Wie kann ich eine Umbuchung akzeptieren oder ablehnen?
Die angefragte Menge kannst Du nun entweder akzeptieren oder ablehnen. Wenn Du eine Umbuchungsliste ablehnst, wird diese zurück in den Status Anfrage zurückgesetzt.
Wie kann ich einen Eintrag einer Umbuchungsliste hinzufügen?
Wenn Du eine Umbuchungsliste erstellt hast, musst Du dieser noch Zutaten hinzufügen, die Du umbuchen willst. Wenn Du vorher die Einstellung Auffüllen oder komplette Lager umbuchen gewählt hast, sind bereits Einträge in der Liste vorhanden.
Wie kann ich einen Eintrag in einer Umbuchungsliste bearbeiten?
Wenn Du Zutaten aus einer Liste bearbeiten möchtest, kannst Du das jederzeit vornehmen. Allerdings kann eine Umbuchungsliste nur bearbeitet werden, solange diese noch nicht angefragt worden ist.
Zusätzlich zu den Umbuchungslisten ist es von Vorteil für eine präzise funktionierende Warenwirtschaft, wenn Du mit Bruchlisten arbeitest. Dadurch wird erfasst, wenn Zutaten zu Bruch gehen oder durch andere Umstände nicht mehr verfügbar sind, wie beispielsweise Verderb, und dadurch nicht in den Verkauf gelangen können.
Werden Bruchlisten regelmäßig gepflegt und Deine Lager stets aktualisiert, stimmen die Bestände auch bei der nächsten Inventur wieder überein.
Um einen genauen Lagerbestand zu erhalten, müssen alle Zutaten erfasst werden, die Du nicht verkaufst, aber in Deinen Lagern liegen und die Du entsorgt hast. Nur so können die Bestände der Lager bei einer Inventur stimmen.
Wie kann ich eine Bruchliste hinzufügen?
Um Einträge einer Bruchliste hinzuzufügen, musst Du diese anlegen.
Zum laufenden Geschäft gehören auch Einkäufe, unabhängig von einer funktionierenden Warenwirtschaft. Durch die erfolgreiche Einrichtung Deiner Warenwirtschaft hast Du alle nötigen Voraussetzungen, um Deine Einkäufe über Gastronovi Office zu tätigen. Lieferanten, Lieferantenartikel und Zutaten hast Du bereits ins System gebracht.
4.1 Einkaufsvorlagen
Für häufige und wiederkehrende Bestellungen kannst Du vorab individuelle Einkaufsvorlagen erstellen, die den Prozess der Warenbestellung erleichtern. Die gewünschten Zutaten werden automatisch hinzugefügt, wenn eine Einkaufsvorlage bei einem neuen Einkauf genutzt wird. Danach passt Du die entsprechende Menge der Zutat an und kannst die Liste manuell noch durch weitere Zutaten ergänzen.
Häufig wiederkehrende Bestellungen immer wieder einzeln zu erledigen ist sehr aufwändig, daher können über die Einkaufsvorlagen gezielte Einkaufslisten vorbereitet werden. So sparst Du erstens Zeit und bist trotzdem flexibel, da jederzeit Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden. Du legst fest, welche Zutaten und in welcher Menge diese bestellt werden sollen. Die Vorlagen kannst Du beliebig anlegen und beispielsweise sortieren nach Lieferanten oder Warengruppen.
Einkaufsvorlagen
Zuerst musst Du Vorlagen erstellen, um diese anschließend mit den passenden Zutaten zu versehen. Du kannst beliebig viele Vorlagen erstellen und diese anschließend bearbeiten. Die Vorlagen können sowohl im Front Office als auch im Back Office genutzt werden.
Nachdem Du die Vorlagen erstellt hast, musst Du jeder Vorlage die passenden Zutaten zuordnen und entscheiden, ob Du eine Bestellmenge für die jeweilige Zutat festlegen möchtest.
Wie ordne ich Zutaten einer Einkaufsvorlage zu?
Ordne der gewünschten Vorlage die passenden Zutaten zu.
Wie kann ich Zutaten in einer Einkaufsvorlage verschieben?
Die Einträge lassen sich individuell sortieren, sodass Du eine eigene Hierarchie erstellen kannst. Lege fest, welcher Eintrag an welcher Stelle stehen soll, um den Prozess der Bestellung zu optimieren.
Nutze die Einkaufsvorlagen oder erstelle eigene Einkaufslisten und bestelle die nötigen Zutaten.
Über die Funktion Lager auffüllen kannst Du, wenn Du eine Auffüll-Menge für Zutaten hinterlegt hast, mit wenigen Klicks einen Einkauf erstellen, der das komplette Lager wieder auffüllt.
Als Servicemitarbeitende kannst Du im Front Office einfach und schnell Zutaten einer Einkaufsliste hinzufügen. Über den ganzen Tag verteilt und unabhängig vom Lieferanten können Positionen ergänzt werden. Am Ende des Tages kann der Einkaufszettel auf die Lieferanten aufgeteilt und die Bestellung versendet werden.
Solltest Du für gewisse Funktionen nicht die passenden Rechte haben, sprich mit Deinem Vorgesetzten.
Bitte beachte, dass Du Dich bei Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an Deinen Benutzerrechten mit Deinem Benutzer ab- und wieder anmelden musst, damit Deine aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.
Wie kann ich einen Einkauf hinzufügen?
Um einen Einkauf zu tätigen, musst Du diesen vorab anlegen. Hier kannst Du dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.
Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?
Die erstellte Einkaufsliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung final auszulösen, musst Du diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.
Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Du diesen annehmen kannst, können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden, z. B. Mengen- oder Preisanpassungen.
Wenn Du in Deinen Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt hast, kannst Du beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen, um das Lager zu füllen.
Um einen Einkauf zu tätigen, musst Du diesen vorab anlegen. Hier kannst Du dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.
Wenn Du in Deinen Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt hast, kannst Du beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen, um das Lager zu füllen.
Im Back Office hast Du die Möglichkeit, eine Anmerkung (z. B. „möglichst reif“) zu erfassen, welche bei Bestellung des Einkaufspostens an den Lieferanten übermittelt wird.
Wie kann ich die Einkaufsposten herunterladen?
Alle Positionen eines Einkaufs können heruntergeladen werden.
Sowohl in der Ansicht der Einkäufe als auch in der Ansicht Deiner darin enthaltenen Einkaufsposten kannst Du anhand einer farblichen Markierung zusätzliche Informationen zum Status einsehen.
Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?
Die erstellte Einkaufsliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung vorzubereiten, musst Du diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.
Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Du diesen annehmen kannst, können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden, z. B. Mengen- oder Preisanpassungen.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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