FAQ – RKSV

Es sollen weitere Kostenstellen hinzugefügt werden. Was ist zu beachten?

Sobald über eine weitere Kostenstelle Umsätze generiert wurden, gilt eine Frist von 7 Tagen, um diese über das Portal FinanzOnline zu registrieren. Jede Kostenstelle gilt als eigene „Kasse“.

Nicht betroffen sind hingegen Unterkostenstellen bzw. -bereiche, diese zählen zur jeweiligen (Ober-)Kostenstelle (analog zur Erstellung von Z-Berichten). Dabei muss beachtet werden, dass Du für jede weitere Kostenstelle die Schritte 2-4 wiederholen musst, um RKSV-konform zu kassieren.

Nach Aktivierung einer weiteren Kostenstelle wird auch hier wieder ein automatischer Startbeleg erstellt, sobald die erste Buchung auf dieser Kostenstelle stattfindet. Alle wichtigen Daten werden daraufhin per E-Mail versendet. Anschließend muss die neue Kasse registriert werden (ab Schritt 3).

Der Startbeleg ist unauffindbar?

Folgende Schritte müssen durchgeführt werden, um einen Startbeleg zu erzeugen:

1. Öffne Deine Gastronovi Kassensoftware – vorher bitte unbedingt die Anwendung einmal neu laden .
2. Beim Erstellen der Schicht die gewünschte Kostenstelle auswählen.
3. Der Startbeleg wird erstellt, sobald der erste Verkauf in der jeweiligen Kostenstelle getätigt wird.
4. Alternativ kann auch im Reiter Schicht mithilfe der Schaltfläche Nullbeleg ein Nullbeleg erzeugt werden – auch dieser erzeugt automatisch einen Startbeleg, sofern dieser noch nicht anderweitig erstellt wurde.

Ich habe die E-Mail mit dem Startbeleg nicht erhalten oder versehentlich gelöscht.

Mit der Erstellung des Zertifikats (Schritt 1) und der Erzeugung eines Startbelegs wird eine E-Mail zugesendet, in der alle wichtigen Informationen zur vollständigen Registrierung Deiner Kassa enthalten sind. Wenn diese E-Mail versehentlich gelöscht wird, kann der Startbeleg mit allen Informationen zur Registrierung auch über den DEP-Export (Datenerfassungsprotokoll) erhalten werden.

Wie kann das Datenerfassungsprotokoll (DEP/DEP7) exportiert werden?

Laut Vorschrift muss das Datenerfassungsprotokoll (DEP/DEP7) regelmäßig auf eigenen Datenträgern unveränderbar gespeichert werden. Das DEP (auch DEP7 genannt) kann im back Office unter Umsätze erzeugt und anschließend exportiert werden. Über der Tabelle Verkäufe befindet sich die Schaltfläche Drucken & Exportieren. Hier wird die Option Datenerfassungsprotokoll und anschließend die Kostenstelle sowie der relevante Zeitraum ausgewählt. Danach wird eine E-Mail mit dem Herunterladen des DEP-Exports zugesendet. Der Export ist eine zip-Datei, die folgende Daten enthält:

• DEP-Export als json
• QR-Codes als json
• Zertifizierungsdaten zur Überprüfung des Exports auf Korrektheit
• Sofern im Relevanzzeitraum enthalten: PDF mit dem Startbeleg sowie allen Daten zur Registrierung der Kassa
• Sofern im Relevanzzeitraum enthalten: PDF mit den Jahresbelegen

Welche Schritte sind während des laufenden Betriebs notwendig?

Das System erzeugt automatisch jeden Monat einen Monatsbeleg je Hauptkostenstelle. Dieser ist gemäß RKSV zu erzeugen, erfordert von Dir jedoch keine weiteren Maßnahmen.

Zum Jahreswechsel wird automatisch ein Jahresbeleg erstellt und Dir per E-Mail zugesandt. Dies erfolgt nur, wenn im Vormonat auch Umsätze erfasst worden sind. Wurde im Dezember (Vormonat) kein Umsatz generiert, wird der Jahresbeleg erstellt, sobald im neuen Jahr die ersten Umsätze gemacht werden. Der Jahresbeleg ist zwingend bis spätestens 15. Februar mit der BMF Belegcheck-App zu scannen.

Die Start-, Monats- und Jahresbelege werden im back Office in den Umsätzen angezeigt. Zu erkennen sind die Belege anhand der Rechnungsnummer, die sich folgendermaßen zusammensetzt: R-Jahreszahl-Belegnummer

Bei einer Kontrolle gilt:

• Alle Bedienenden müssen in der Lage sein, einen Nullbeleg zu erstellen .
• Alle Mitarbeitenden mit dem Recht Umsätze verwalten können ein DEP erzeugen.
• Alle Mitarbeitenden mit dem Recht Umsätze verwalten Können Start-, Monats- und Jahresbelege exportieren.
• Wenn ein DEP131 gefordert wird, bitte den GdPDU-Export durchführen .

Wo können Informationen für FinanzOnline im System eingesehen werden, wenn die E-Mail des Startbelegs nicht zur Hand ist?

• Seriennummer des Zertifikats: Einstellungen→ Schnittstellen→ RKSV-Schnittstelle→ Feld: Zertifizierungsnummer
• Kassenidentifikationsnummer: Einstellungen→ Kostenstellen → versteckte Spalte 'ID' der entsprechenden Hauptkostenstelle
• Benutzerschlüssel AES-256: Einstellungen→ Schnittstellen→ RKSV-Schnittstelle→ Feld: AES-Schlüssel

Wie muss bei einem Wechsel der UID-Nummer eines bestehenden Accounts vorgegangen werden?

1. Erstellen eines Nullbelegs je Hauptkostenstelle als Schlussbeleg. Dieser ist mit der BMF-Belegcheck-App zu scannen.
2. Kassen im FinanzOnline außer Betrieb setzen.
3. Herunterladen des DEP-Protokolls je Hauptkostenstelle.
4. Alle Hauptkostenstellen kopieren und anschließend die alten Hauptkostenstellen deaktivieren.
5. Navigieren Sie zu back Office Grundeinstellungen > Schnittstellen und wähle den Punkt Einstellungen bei der RKSV Schnittstelle aus. Klicke auf Zertifikatswechsel und speichere den Vorgang.
6. Neue UID-Nummer als Identifikation eintragen, E-Mail-Adresse eintragen und auf 'Speichern' klicken.
7. Nun wird wiederum vor jeder 1. Rechnung ein neuer Startbeleg und ein neues DEP angelegt. Dies ist wieder je Hauptkostenstelle entsprechend obiger Schritte im FinanzOnline anzumelden.

Wie kann ich ein Zertifikat für einen anderen Standort (Account) mit derselben UID Nummer übernehmen?

Um bei einem anderen Account oder Standort mit derselben UID-Nummer ein Zertifikat abzurufen, musst Du lediglich den Keylabel kopieren. So kannst Du die Einstellungen anpassen: Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) – Schnittstelle verwalten

Wie sieht der Belegdruck aus? Und was passiert, wenn die Sicherheitseinheit ausfällt?

Wenn alle Systeme funktionieren und korrekt eingestellt sind, sollte der Beleg folgendermaßen aussehen. Es wurde ins DEP geschrieben und der Beleg ist korrekt signiert.

Ist die Cloud erreichbar, A-Trust jedoch nicht, wird ins DEP geschrieben und es wird ein nicht korrekt signierter Beleg ausgegeben.

Ist jedoch die Cloud nur nicht erreichbar, konnte noch nicht ins DEP geschrieben werden und der Beleg ist somit auch nicht korrekt signiert. Dies wird nachgeholt, sobald das Gerät wieder online ist und Vorgänge gesynct hat.

Ich habe eine Benachrichtigung erhalten, dass mein Zertifikat abläuft. Was muss ich tun?

Was passiert, wenn das Zertifikat nicht gewechselt wird?

Bestehende Belege können weiterhin signiert werden. Neue Kassen (Kostenstellen) können jedoch nicht mehr in FinanzOnline (FON) registriert werden.

Wie führe ich den Zertifikatswechsel durch?

Öffne die Schnittstellenkachel und klicke auf „Zertifikat wechseln“. Anschließend hast Du zwei Möglichkeiten: Übernahme eines bestehenden Zertifikats: Du kannst ein Zertifikat aus einem bestehenden Account mit derselben UID-Nummer kopieren und das Keylabel eintragen. Erstellung eines neuen Zertifikats: Klicke auf „Speichern“, um ein neues Zertifikat zu generieren.

Was ist danach zu tun?

Nach dem Wechsel musst Du die Registrierung in FinanzOnline erneut durchführen.

Bei FinanzOnline registrieren

Die Signatureinheit muss dem österreichischen Bundesministerium für Finanzen (BMF) über das Online-Portal FinanzOnline (FON) bekannt gegeben werden. Dazu benötigst Du einen Zugang/Benutzeraccount für das FON.

Die Einrichtung geschieht im sogenannten „Dialogverfahren“, bei dem die Nutzenden händisch Daten bei FinanzOnline einfügen. Auf der Startseite „Registrierkassen“ musst Du zunächst die Signatureinheit registrieren. Bei der Registrierung müssen folgende Werte eingetragen werden:

• Art der Sicherheitseinrichtung: Eigenes Hardware-Sicherheitsmodul (HSM)
• Vertrauensdienstanbieter: AT1 A-Trust
• Seriennummer: Siehe Startbelegs-E-Mail