Reservierungsvorgaben

Aktiviere die Online-Tischreservierung und lege die Grundeinstellungen für das Reservierungssystem fest, wie die allgemeinen Einstellungen und die Konfiguration für die Tischreservierung. Konfiguriere die Gastangaben für die Reservierungen, passe die E-Mail-Kommunikation an und verwalte die rechtlichen Angaben, die für eine Nutzung von Webinhalten nötig sind.

Grundeinstellungen

Allgemein

Grundeinstellungen

Aktuelle Termine anzeigen

Sollen dem Gast aktuelle, im System hinterlegte Termine und Veranstaltungen an den jeweiligen Tagen als Hinweis im Widget angezeigt werden?

Lokalen Server verbinden

Soll für eine schnellere Übertragung von Änderungen aus der Reservierung-Ansicht im Front Office an die Kasse der lokale Server verbunden werden?

Umsätze verstecken

Sollen die Umsätze von Gästen im Front Office versteckt werden?

Filter für Kostenstellen

Soll im Front Office ein Filter für Kostenstellen angezeigt werden?

Bearbeiter automatisch setzen

Soll das Feld Bearbeiter bei der Anlage von neuen Reservierungen automatisch mit den aktuell angemeldeten Nutzenden ausgefüllt werden?

Tischreservierung

Widget-Steuerung

Online-Reservierung

Soll die Reservierung durch Deine Gäste online erfolgen können?

Interne Benachrichtigungen

E-Mail für Reservierungsbenachrichtigungen

An welche E-Mail-Adresse(n) (mehrere durch Komma getrennt) sollen die Reservierung-Informationen gesendet werden?

Immer benachrichtigen

Soll nach dem Eintrag einer neuen Reservierung immer eine E-Mail an Dein Unternehmen gesendet werden, auch wenn der Eintrag von Mitarbeitenden intern getätigt wurde?

Soll in der Kasse eine Benachrichtigung verschickt werden, die auf neue Tischreservierungen hinweist? Die Vorlaufzeit für die Benachrichtigungen kann manuell festgelegt werden.

Personen pro Buchung

Min. Personen

Minimale Anzahl an Personen, die pro Online-Reservierung akzeptiert werden (z. B. 4).

Max. Personen

Maximale Anzahl an Personen, die pro Online-Reservierung akzeptiert werden (z. B. 10).

3-stufige Buchungsautomatik

Stufe 1: Automatische Buchungsbestätigung

Reservierungen über das Online-System werden automatisch und ohne manuelle Vorabprüfung bestätigt.

Stufe 2: Teilautomatische Tischzuordnung

Reservierungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Stufe 3: Vollautomatische Tischzuordnung

Reservierungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, wird die Reservierung automatisch abgelehnt.

Puffer bei automatischer Tischzuordnung

Wie lang soll der Sicherheitspuffer (Abstand zwischen zwei Reservierungen) bei einer automatischen Tischzuordnung sein? Als Standard wird eine halbe Verweilzeit angewendet.

Limit für ungenutzte Plätze

Wieviele ungenutzte Plätze dürfen von der Reservierungsautomatik bei der Tischzuordnung pro Reservierung zugelassen werden?

Bitte beachte, dass die automatische Zuweisung der Tische nur für Online-Reservierungen und telefonische Reservierungen im Front Office greift.

Zeitmanagement

Reservierungsintervall

In welchen Zeitabschnitten dürfen die Reservierungen angenommen werden? (z. B. alle 30 Min = 12:30, 13:00, 13:30 usw.)

Tischzuordnung

Die minimale Vorlaufzeit in Minuten für eine Online-Reservierung.

Zeitspanne

Maximale Zeitspanne in Tagen, in der die Gäste in der Zukunft reservieren können (z. B. max. 90 Tage im Voraus).

Kommunikation

— die Kommunikation vor und nach einer Buchung.

Eine effektive Kommunikation mit Deinen Gästen per E-Mail ist entscheidend, um die Vorfreude auf ihren Besuch zu steigern, die Wahrscheinlichkeit von No-Shows zu reduzieren und wertvolles Feedback nach ihrem Aufenthalt zu erhalten. Nutze die Kommunikationstools in Gastronovi Office, um diesen wichtigen Aspekt zu optimieren und die Beziehung zu Deinen Gästen zu stärken.

Erinnerungen an Reservierungen

Sorge dafür, dass Deine Gäste ihren Besuch nicht vergessen! Mit unserer automatisierten Erinnerungsfunktion kannst Du bis zu drei E-Mails vor dem Termin der Reservierung versenden und so die Planungssicherheit erhöhen.

Hinweise

  • Versand nur für bestätigt oder in Vorproduktion befindliche Reservierungen
  • Vordefinierte Zeitspannen für die Erinnerungen

Best Practices

  • Wähle sinnvolle Zeitpunkte für die Erinnerungen
  • Kommuniziere die Erinnerungsfunktion ggf. in der Reservierungsbestätigung

Umfrage an den Gast nach einer Reservierung

Gewinne wertvolle Einblicke in das Erlebnis Deiner Gäste! Durch den automatischen Versand einer Umfrage kurz nach ihrem Besuch erhältst Du zeitnah Feedback und kannst so Deine Servicequalität kontinuierlich verbessern.

Hinweise

  • Versand erfolgt ca. eine Stunde nach dem Besuch der Gäste
  • Nur bestehende Umfragen können ausgewählt werden

Best Practices

  • Gestalte die Umfrage kurz und fokussiert.
  • Nutze das zeitnahe Feedback für Optimierungen.

FAQ

Können die Texte der Erinnerungs-E-Mails angepasst werden?

Nein, aktuell nicht.

Was passiert bei einer Stornierung?

Es werden keine automatischen Erinnerungen mehr versendet, wenn eine Reservierung storniert worden ist.

Wann genau wird die E-Mail mit der Umfrage versendet?

Der Zeitpunkt des Umfrageversands setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen. Die Rechnung sieht so aus: Zeitpunkt X (Reservierung auf Show gesetzt) + gesetzte (durchschnittliche) Verweildauer der Reservierungen + 1 Stunde Puffer für den Versand.

An einem Beispiel verdeutlicht: Die Reservierung wird um 18:00 Uhr auf Show gesetzt und als Verweildauer sind 120 Minuten angegeben. Die Umfrage wird in diesem Fall also gegen 21:00 Uhr versendet.

Wo sehe ich die Umfrageergebnisse?

Die einzelnen Antworten und eine Auswertung der Ergebnisse findest Du in der Software unter Umfragen:

Informationen zum Buchungssystem findest Du hier: Buchungssystem

Gastangaben

Durch selbst erstellte Zusatzangaben kannst Du das Reservierungsformular um zusätzliche Felder erweitern. Es kann eine Auswahlliste oder eine Terminwahl erstellt werden, ebenso ist die Anlage eines Freitextfeldes möglich. Du legst fest, ob die Angaben optional oder verpflichtend sein sollen. Auch eine Einschränkung auf einzelne Bereiche kann erfolgen.

Standardfelder

Die Standardfelder sind fest vorgegeben und können nicht angepasst werden. Du kannst diese lediglich als Pflichtfeld deklarieren – offline und online Reservierungen/Buchungen werden dabei getrennt voneinander gesteuert. Alle Pflichtfelder, die die offline Reservierung betreffen, werden im Front Office zusammengefasst angezeigt, wenn Du eine neue Reservierung anlegst, damit diese beim Anlegen schnell und bequem ausgefüllt werden können.

Zusatzfelder

Über die Zusatzfelder kannst Du eigene Felder hinzufügen, um mehr Angaben durch Deine Gäste bei einer Reservierung/Buchung zu erhalten.

Füllt Dein Gast ein optionales Zusatzfeld aus, erscheint im Front Office bei der entsprechenden Reservierung ein Hinweis-Icon sowie der Titel und Inhalt des Zusatzfeldes.

Bitte beachte, dass Du nur Daten erfasst, die laut Deines gültigen Datenschutzgesetzes erlaubt sind und dass Du nur wirklich notwendige Daten erfasst. Weitere Informationen findest Du hier: DE/AT bmj.de/DE/Themen/FokusThemen/DSGVO/DSVGO_node.htmll CH edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html

Gastkommunikation

Über die Gastkommunikation personalisierst Du die Kommunikation mit Deinen Gästen. Verfasse Zusatztexte für sämtliche Reservierungsmails, steuere die Aufnahme in den Newsletter oder erinnere Deine Gäste rechtzeitig an die getätigten Reservierungen und lass sie eine Umfrage ausfüllen, um an wertvolles Feedback zu gelangen.

Reservierungen

Zusatztexte übersetzen

Einstellungen von Zentrale übernehmen

Nur Zusatztexte

Titel „Vorläufig“ angeben

Zusatztext zur E-Mail Status: „Vorläufig“ angeben

Titel „Bestätigt“ angeben

Zusatztext zur E-Mail Status: „Bestätigt“ angeben

Titel „Storniert“ angeben

Zusatztext zur E-Mail Status: „Storniert“ angeben

Text „Stornierung durch Restaurant“ angeben

Abholungen, Lieferungen & Vorbestellungen

Titel „Bestellübersicht“ angeben

Text „Prüfung Abholung“ angeben

Titel „Bestätigung Abholung“ angeben

Text „Abholbestätigungstext“ angeben

Text „Lieferbestätigung“ angeben

Text „Vorbestellung“ angeben

Text „Zahlungsbestätigung“ angeben

Titel „Bestellungsstornierung“ angeben

Text „Bestellungsstornierung“ angeben

Gästekarten (Gutscheine)

Individueller Titel für den Gästekartenversand per E-Mail

Individueller Text für den Gästekarten-PIN-Versand per E-Mail

Individueller Titel für die Gästekartenaufladung per E-Mail

Individueller Text für die Gästekartenaufladung per E-Mail

Individueller Titel für den Gutscheinversand per E-Mail

Individueller Text für den Gutscheinversand per E-Mail

Individueller Hinweistitel für den Gutscheinversand per E-Mail

Individueller Hinweistext für den Gutscheinversand per E-Mail

Rechtliche Angaben

Die Angaben unter Impressum, Datenschutz und Widerrufsrecht betreffen die gesetzlichen Vorschriften zu Haftungsfragen etc. Die Felder sind zur Orientierung mit Mustertexten befüllt, sollten jedoch unbedingt individuell angepasst bzw. erweitert werden. Die Übertragung der Texte muss aktiv veranlasst werden.

Impressum

Verlinke ein bereits bestehendes Impressum:

Oder gib eigene Inhalte an und nutze die Vorschlagsfunktion:

Datenschutz

Verlinke einen bereits bestehenden Text zum Datenschutz:

Oder gib eigene Inhalte an und nutze die Vorschlagsfunktion:

Nur verfügbar mit dem Modul Bestellsystem!

Hinweise zur DSGVO & Wettbewerbsrecht

Steuere eine mögliche Anfrage zur Aufnahme in den Newsletter an Deine Gäste per E-Mail, sobald Reservierungen/Buchungen getätigt werden.

AGB

Verlinke bereits bestehende AGB:

Oder gib eigene Inhalte an und nutze die Vorschlagsfunktion:

Widerrufsrecht

Aktiviere diese Option, um das in Europa gültige 14-tägige Widerrufsrecht beim Verkauf von Waren in E-Mails anzuzeigen.

Gib hier Deine Widerrufsbelehrung ein. Diese wird z. B. beim Versand von E-Mails nach einem Verkauf von Waren verwendet.

Die generierten Inhalte über die Vorschlagsfunktion stellen eine grobe Richtlinie dar und sind unverbindlich. Bitte prüfe, ändere oder ergänze die Angaben hier für Dein Impressum. Fehlerhafte oder unvollständige Texte können zu kostenpflichtigen Abmahnungen führen.

Bitte prüfe die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidiere lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und Dich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Bitte prüfe die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidiere lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und Dich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Widget

Das Reservierungswidget ermöglicht es Dir, Online-Reservierungen anzubieten. Über das Widget können Deine Gäste jederzeit selbstständig eine Reservierung vornehmen. Hierbei wird immer das zur Verfügung gestellte Kontingent beachtet. Damit Deine Gäste das Widget vollumfänglich nutzen können, musst Du vorab ein paar Einstellungen vornehmen.

Du möchtest das Widget gestalterisch anpassen? Mache Dich mit dem Corporate Design für Dein Widget vertraut. Hast Du in der Einrichtung Änderungen am Widget vorgenommen? Übernehme die Änderungen und lasse Dir eine Vorschau anzeigen. Du möchtest das Widget extern bereitstellen? Erzeuge einen HTML-Code (Script) und binde diesen auf einer Website ein, generiere einen Link für einen direkten Zugriff, bspw. für die Instagram-Seite oder generiere einen QR-Code, den Deine (potenziellen) Gäste scannen können.

Corporate Design

Um das Widget-Layout anzupassen, kannst Du über das Corporate Design die gewünschten Einstellungen vornehmen. Wähle entweder eines der vorgefertigten Themes aus oder entscheide Dich für das Custom Theme.

Eine allgemeine Übersicht und Erklärung zum Corporate Design findest Du hier:

Einstellungen für das Widget vornehmen

Du kannst die allgemeinen Einstellungen aus dem Custom Theme für Dein Widget übernehmen:

Solltest Du eigene Einstellungen für das Widget wünschen, lege diese in den Grundeinstellungen fest.

  1. Anpassung der Hintergründe und Farben:

  2. Anpassung der Textfarben:

  3. Anpassung der Schriftarten:

Widget auf die klassischen Farbwerte zurücksetzen

Solltest Du die Einstellungen für das Widget verändert haben und hättest gerne die Standardeinstellungen plus die Anpassung zum aktuellen Theme zurück, kannst Du die Einstellungen anhand der folgenden Vorgaben manuell zurücksetzen:

Feld Einstellung
Gäste-Widget – Theme-Einstellungen übernehmen Ja, die Einstellungen übernehmen.
Gäste-Widget – Hintergrund #F5F5F5 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Hintergrund Warenkorb #e0e0e0 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Farbe 1 Die Farbe wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Farbe 2 Die Farbe wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Buttontextfarbe Wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Überschriftenfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Fließtextfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Schriftart der Überschriften Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Schriftart des Fließtextes Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.

Widget-Steuerung

Optionen

Öffne die Vorschau, um Dir das aktuelle Widget anzuschauen, und veröffentliche Änderungen am Widget, damit diese für Deine Gäste freigeschaltet werden.

Widget einbinden

Wenn Du das Widget auf einer externen Seite einbinden möchtest, bspw. auf Deiner nicht über Gastronovi bereitgestellten Website, kannst Du Dir ein HTML-Script generieren. Dabei gibt es verschiedene Parameter, die die Darstellung beeinflussen: Du kannst eine exakte Höhe und Breite in Pixeln angeben, falls benötigt. Es gibt die Möglichkeit, einen Einstiegspunkt festzulegen, der Deine Gäste direkt zur gewünschten Option weiterleitet (z. B. Gutschein kaufen). Außerdem kannst Du auch eine Sprache auswählen, in der das Widget beim Öffnen geladen wird.

Widget-URL & QR-Code

Neben der Einbindung via HTML kannst Du auch einen klassischen Link (URL) verwenden oder einen QR-Code für die weitere Verwendung (Social Media, Sticker, …) generieren.

Ursprungsplattform pro Widget-Script

Wenn Du an einer Datenauswertung interessiert bist, kannst Du die Ursprungsplattform für jedes eingebundene Script eintragen, das Du extern nutzt. Diese Daten werden in den Statistiken (Schnellauswahl und Kennzahlen) zur Verfügung gestellt. Dadurch erfährst Du, welche Gäste wo auf das Widget zugreifen und eine Reservierung oder Bestellung aufgeben.

Werte die Daten in der Schnellauswahl aus oder nutze in den Kennzahlen die neuen Werte Reservierungen – nach Ursprungsplattform, Verkäufe – nach Ursprungsplattform und Verkaufspositionen – nach Ursprungsplattform.

Eigenes oder externes Script im Widget nutzen

Wenn Du das Widget im Einsatz hast, kannst Du über individuelle Scripts den Funktionsumfang des Widgets erweitern (z. B. um ein externes Tracking-Tool einzubinden).

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Informationen zum Buchungssystem findest Du hier: Grundeinstellungen (Buchungssystem)

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.