Buchungssystem

Aktivieren Sie die das Buchungssystem, sowie weitere Online-Services und legen Sie die Grundeinstellungen für das Buchungssystem fest. Steuern Sie die Tischbuchung, die Vorbestellung, die Vor-Ort-Bestellung, die Abholung, die Lieferung und die Online-Services zu Kundenkarten und Gutscheinen.

Konfigurieren Sie außerdem die Gastangaben für die Buchungen, passen Sie die E-Mail-Kommunikation an und verwalten Sie die rechtlichen Angaben, die für eine Nutzung von Webinhalten nötig sind.

Grundeinstellungen

Allgemein

Sollen dem Gast aktuelle, im System hinterlegte Termine und Veranstaltungen an den jeweiligen Tagen als Hinweis im Widget angezeigt werden?

Soll für eine schnellere Übertragung von Änderungen aus der Buchungsansicht im front Office an die Kasse der lokale Server verbunden werden?

Sollen die Umsätze von Kunden im front Office versteckt werden?

Soll im front Office ein Filter für Kostenstellen angezeigt werden?

Benachrichtigungen

Soll im Bestell-Widget der Kellnerruf für den Gast aktiv sein?

Vorläufe & Zwänge

Warenkorbwert, ab dem eine Online-Bestellung sofort bezahlt werden muss. Bei Wert 0 muss bei jeder Bestellung online sofort bezahlt werden. Wenn kein Wert gesetzt ist, ist keine sofortige Bezahlung erforderlich.

Bis wann soll eine Onlinestornierung durch den Gast möglich sein, wenn eine Bestellung bereits bezahlt wurde?

Optionaler Hinweis für den Gast, wenn eine Onlinebestellung nicht storniert werden kann.

Zusätzliche Informationen

Geben Sie Zusatzinformationen im Widget an, wie beispielsweise Reservierungsbedingungen oder wichtige Hinweise.

Vor-Ort-Bestellcode

Soll die Online-Zahlung, sofern aktiviert, auch für Vor-Ort-Vorgänge erlaubt werden?

Bestellsystem-Funktionen

Druck und Anzeige eines Bezahlcodes für Vor-Ort-Verzehr.

Trinkgeld

Soll das Widget ein Trinkgeld vorschlagen?

Welcher Prozentsatz soll dem Kunden als mittlerer Trinkgeld-Wert empfohlen werden?

Tischbuchung

Widget-Steuerung

Soll die Buchung durch Ihre Gäste online erfolgen können?

Interne Benachrichtigungen

An welche E-Mail-Adresse(n) (mehrere durch Komma getrennt) sollen die Buchungsinformationen gesendet werden?

Soll nach dem Eintrag einer neuen Buchung immer eine E-Mail an Ihr Unternehmen gesendet werden, auch wenn der Eintrag von einem Mitarbeiter intern getätigt wurde?

Personen pro Buchung

Minimale Anzahl an Personen, die pro Online-Buchung akzeptiert werden (z. B. 4).

Maximale Anzahl an Personen, die pro Online-Buchung akzeptiert werden (z. B. 10).

3-stufige Buchungsautomatik

Buchungen über das Online-System werden automatisch und ohne manuelle Vorabprüfung angenommen.

Buchungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Buchungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, wird die Reservierung automatisch abgelehnt.

Wie lang soll der Sicherheitspuffer (Abstand zwischen zwei Buchungen) bei einer automatischen Tischzuordnung sein? Als Standard wird eine halbe Verweilzeit angewendet.

Wieviele ungenutzte Plätze dürfen von der Buchungsautomatik bei der Tischzuordnung pro Buchung zugelassen werden?

Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuweisung der Tische nur für Online-Reservierungen und telefonische Reservierungen im front Office greift.

Zeitmanagement

In welchen Zeitabschnitten dürfen die Buchungen angenommen werden? (z. B. alle 30 Min = 12:30, 13:00, 13:30 usw.)

Die minimale Vorlaufzeit in Minuten für eine Online-Buchung.

Maximale Zeitspanne in Tagen, in der die Gäste in der Zukunft buchen können (z. B. max. 90 Tage in Voraus).

Vorläufe & Zwänge

Warenkorbwert, der erreicht werden muss, um einen Vorgang abschließen zu können. Wenn kein Wert gesetzt ist, ist keine Vorbestellung erforderlich. Wenn ein Wert gesetzt ist, ist eine Reservierung ohne Vorbestellung nicht möglich.

Vorbestellung

Vorbestellung von Speisen & Getränken mit der Buchung

Mit welchem Vorlauf soll in der Kasse auf eine ausstehende Vorbestellung hingewiesen werden?

Vorbestellungen, die noch keinem Kassen-Vorgang zugeordnet sind, können automatisch angenommen werden. Bei Annahme wird der Vorgang einer passenden aktiven Schicht zugeordnet.

Wie lange vor der gewünschten Buchungszeit soll die Zubereitung begonnen werden?

Vor-Ort-Bestellung

De-/aktivierung der Vor-Ort-Bestellung und Nachbestellung von Speisen & Getränken.

Bestellungen, die bereits einem eindeutigen Kassen-Vorgang zugeordnet sind, können automatisch angenommen werden.

Vorgänge, die durch Vor-Ort-Zahlungen des Gastes im Widget komplett bezahlt wurden, können automatisch abgeschlossen werden. Die Umsätze fließen in die dem Vorgang jeweils zugeordnete Schicht.

Soll ein Puffer gesetzt werden, bevor der automatische Abschluss bei Vor-Ort-Zahlungen angewendet wird? Dieser Puffer ermöglicht es z.B. bei Tischcode-Bestellungen noch Nachbestellungen auf den selben Vorgang zu buchen.

Soll in der Kasse eine aktive Benachrichtigung bei eingehender Vor-Ort-Bestellung angezeigt werden?

Soll ein zusätzlicher Text auf dem Bon mit dem Bestellcode erscheinen, z.B. ein Hinweis auf ein Gäste-WLAN oder andere nützliche Informationen für den Gast?

Ist hier ein Schlüssel eingetragen, sind nur Tischcodes gültig, die diesen Schlüssel enthalten. Alle neu generierten Tischcodes werden mit dem aktuell eingetragenen Schlüssel gedruckt.

Soll in der Kasse eine aktive Benachrichtigung bei eingehender Tischcode-Bestellung angezeigt werden?

Soll in der Kasse eine aktive Benachrichtigung bei eingehender Vor-Ort-Zahlung angezeigt werden?

Bestellungen aus Tisch-Bestellcodes, die noch keinem Kassen-Vorgang zugeordnet sind, können automatisch angenommen werden. Bei Annahme wird der Vorgang einer passenden aktiven Schicht zugeordnet.

Soll bei Tischcode-Bestellungen automatisch die jeweilige Tischnummer als Warteschlangennummer gesetzt werden?

Wie soll das Verhalten zum Druck des Bestellcodes sein?

Abholung

De-/aktivierung der Bestellung von Speisen & Getränken zur Abholung.

Die minimale Vorlaufzeit in Minuten für eine Online-Buchung.

Abhol-Bestellungen, die noch keinem Kassen-Vorgang zugeordnet sind, können automatisch angenommen werden. Bei Annahme wird der Vorgang einer passenden aktiven Schicht zugeordnet.

Wie lange vor der gewünschten Abholung soll die Zubereitung begonnen werden?

Soll für die Abholung ein Mindestbestellwert hinterlegt werden?

Soll für die Abholung ein abweichender Zahlzwang hinterlegt werden?

Soll im Widget ein Hinweis zu den Abholbedingungen eingeblendet werden?

Soll nach der Bestellung ein zusätzlicher Text für die Abholung im Widget erscheinen, z. B. ein Hinweis zum rechtzeitigen Erscheinen im Restaurant?

Lieferung

De-/aktivierung der Bestellung von Speisen & Getränken zur Lieferung.

Die minimale Vorlaufzeit in Minuten für eine Online-Buchung.

Liefer-Bestellungen, die noch keinem Kassen-Vorgang zugeordnet sind, können automatisch angenommen werden. Bei Annahme wird der Vorgang einer passenden aktiven Schicht zugeordnet.

Wie lange vor der gewünschten Lieferzeit soll die Zubereitung begonnen werden?

Soll für die Lieferung ein Mindestbestellwert hinterlegt werden?

Soll für die Lieferung ein abweichender Zahlzwang hinterlegt werden?

Soll ein Hinweis zu den Lieferbedingungen eingeblendet werden?

Sollen Liefergebiete definiert werden, um die Lieferung auf bestimmte Postleitzahlen zu begrenzen und optional mit Liefergebühren und abweichenden Mindestbestellwerten zu versehen?

Soll nach der Bestellung ein zusätzlicher Text für die Lieferung im Widget erscheinen, z.B. ein Hinweis zu möglichen Verzögerungen?

Gutscheine

De-/aktivierung des Online-Verkaufs von Gutscheinen.

Wenn kein Wert gesetzt ist, gibt es für Online-Gutscheine keine Mindestgrenze. Kleinere Beträge bzw. Vorlagen aus dem System (z. B. 10 €, 20 € etc.) werden nicht zugelassen.

Wenn kein Wert gesetzt ist, gibt es für Online-Gutscheine keine Maximalgrenze. Größere Beträge bzw. Vorlagen aus dem System (z. B. 50 €, 100 € etc.) werden nicht zugelassen.

Gastangaben

Durch selbst erstellte Zusatzangaben können Sie das Reservierungsformular um zusätzliche Felder erweitern. Es kann eine Auswahlliste oder eine Terminwahl erstellt werden, ebenso ist die Anlage eines Freitext-Feldes möglich. Sie legen fest, ob die Angaben optional oder verpflichtend sein sollen. Auch eine Einschränkung auf einzelne Bereiche kann erfolgen.

Standardfelder

Die Standardfelder sind fest vorgeben und können nicht angepasst werden. Sie können diese lediglich als Pflichtfeld deklarieren – offline und online Reservierungen/Buchungen werden dabei getrennt voneinander gesteuert. Alle Pflichtfelder, die die offline Reservierung betreffen, werden im front Office zusammengefasst angezeigt, wenn Sie eine neue Reservierung anlegen, damit diese beim Anlegen schnell und bequem ausgefüllt werden können.

Zusatzfelder

Über die Zusatzfelder können Sie eigene Felder hinzufügen, um mehr Angaben durch Ihre Gäste bei einer Reservierung/Buchung zu erhalten.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Daten erfassen, die laut Ihres gültigen Datenschutzgesetzes erlaubt sind und dass Sie nur wirklich notwendige Daten erfassen. Weitere Informationen finden Sie hier: DE/AT bmj.de/DE/Themen/FokusThemen/DSGVO/DSVGO_node.html CH https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html

E-Mail-Kommunikation

Über die Gastkommunikation, insbesondere im Reiter Benachrichtigungen, personalisieren Sie die Kommunikation mit ihren Gästen. Verfassen Sie Zusatztexte für sämtliche Reservierungsmails, steuern Sie die Aufnahme in den Newsletter oder erinnern Sie Ihre Gäste rechtzeitig an die getätigten Reservierungen und lassen Sie sie eine Umfrage ausfüllen, um an wertvolles Feedback zu gelangen.

E-Mail-Texte

Personalisieren Sie die Texte der Reservierungsmails.

Hinweise zur DSGVO und Wettbewerbsrecht

Steuern Sie eine mögliche Anfrage zur Aufnahme in den Newsletter an Ihre Kunden per E-Mail, sobald Reservierungen getätigt werden.

Gästebindung

Erreichen Sie Ihre Gäste. Erinnern Sie rechtzeitig im Voraus an getätigte Reservierungen oder schicken Sie automatisch Umfragen an Ihre Gäste heraus, um Feedback einzusammeln und Ihren Betrieb zu optimieren.

Rechtliche Angaben

Die Angaben unter Impressum, Datenschutz und Widerrufsrecht betreffen die gesetzlichen Vorschriften zu Haftungsfragen etc. Die Felder sind zur Orientierung mit Mustertexten befüllt, sollten jedoch unbedingt individuell angepasst bzw. erweitert werden. Die Übertragung der Texte muss aktiv veranlasst werden.

Impressum

Verlinken Sie ein bereits bestehendes Impressum:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Datenschutz

Verlinken Sie einen bereits bestehenden Text zum Datenschutz:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Nur verfügbar mit dem Modul Bestellsystem!

AGB

Verlinken Sie bereits bestehende AGBs:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Widerrufsrecht

Aktivieren Sie diese Option, um das in Europa gültige 14-tägige Widerrufsrecht beim Verkauf von Waren in E-Mails anzuzeigen.

Geben Sie hier Ihre Widerrufsbelehrung ein. Diese wird z. B. beim Versand von E-Mails nach einem Verkauf von Waren verwendet.

Die generierten Inhalte über die Vorschlagfunktion stellen eine grobe Richtlinie dar und sind unverbindlich. Bitte prüfen, ändern oder ergänzen Sie hier alle notwendigen Angaben für Ihr Impressum. Fehlerhafte oder unvollständige Texte können zu kostenpflichtigen Abmahnungen führen.

Bitte prüfen Sie die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidieren Sie lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und sich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Bitte prüfen Sie die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidieren Sie lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und sich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Digitale Ansprache der Kundschaft

Informelle Ansprache

Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Kundschaft mit der formellen (Siezen) oder informellen Anrede (Duzen) ansprechen möchten.

Einstellungen zur Ansprache

Nehmen Sie weitere Einstellungen zur Ansprache Ihrer Kundschaft vor:

Wenn systemseitig keine Ansprache verwendet wird und an ungeeigneten Stellen, z. B. Titel einer Reservierungsbestätigung oder E-Mail mit Details zur Kundenkarte, wird grundsätzlich – unabhängig der Einstellungen zur Ansprache – der vollständige Name verwendet, sofern in der Kundenkartei angegeben.

Widget

Das Reservierungswidget ermöglicht es Ihnen, online Reservierungen anzubieten. Über das Widget können Ihre Gäste jederzeit selbstständig eine Reservierung vornehmen. Hierbei wird immer das zur Verfügung gestellte Kontingent beachtet. Damit Ihre Gäste das Widget vollumfänglich nutzen können, müssen Sie vorab ein paar Einstellungen vornehmen.

Steuerung

Direktzugriff auf Widget-Funktionen

Um die Arbeit mit dem Widget freier zu gestalten, gibt es die Möglichkeit, das Widget an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen.

Corporate Design

Um das Widget-Layout anzupassen, können Sie über das Corporate Design die gewünschten Einstellungen vornehmen. Wählen Sie entweder eines der vorgefertigten Themes aus oder entscheiden Sie sich für das Custom Theme.

Eine allgemeine Übersicht und Erklärung zum Corporate Design finden Sie hier:

Einstellungen für das Widget vornehmen

Sie können die allgemeinen Einstellungen aus dem Custom Theme für Ihr Widget übernehmen:

Sollten Sie eigene Einstellungen für das Widget wünschen, legen Sie diese in den Grundeinstellungen fest.

  1. Anpassung der Hintergründe und Farben:

  2. Anpassung der Textfarben

  3. Anpassung der Schriftarten

Widget auf die klassischen Farbwerte zurücksetzen

Sollten Sie die Einstellungen für das Widget verändert haben und hätten gerne die Standardeinstellungen plus die Anpassung zum aktuellen Theme zurück, können Sie die Einstellungen anhand der folgenden Vorgaben manuell zurücksetzen:

Feld Einstellung
Gäste-Widget – Theme-Einstellungen übernehmen Ja, die Einstellungen übernehmen.
Gäste-Widget – Hintergrund #F5F5F5 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Hintergrund Bestellzettel #e0e0e0 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Farbe 1 Die Farbe wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Farbe 2 Die Farbe wirdaus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Buttontextfarbe Wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Überschriftenfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Fließtextfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Schriftart der Überschriften Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Schriftart des Fließtextes Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.

An Netzwerke senden

Um das Widget an Soziale Netzwerke zu übermitteln, müssen Sie vorab die entsprechenden Dienste einrichten.

Anschließend können Sie das Widget an die eingerichteten Dienste senden.

Automatische Annahme aktivieren

Damit die automatische Annahme von Vorbestellungen jeglicher Art, egal ob Vorbestellungen, Vor-Ort-Bestellungen, Abholung oder Lieferung, in der Kasse genutzt werden können, müssen diese vorab im back Office eingerichtet werden.

Vor-Ort-Bestellungen

Vor-Ort-Zahlungen abschließen

Zusätzlich können Sie den automatischen Abschluss von Vorgängen steuern. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der manuellen Steuerung oder zwei automatischen Optionen.

Und Sie können eine Pufferzeit in Minuten festlegen, falls nötig, damit genug Zeit für Änderungen oder Nachbestellungen bleibt, zum Beispiel bei Tischcode-Bestellungen.

Wie funktioniert der automatische Abschluss?

Damit Vorgänge automatisch abgeschlossen werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der komplette Betrag ist durch mindestens eine Online-Zahlung beglichen, die nicht bereits im Zuge einer Vorbestellung getätigt wurde.
  • Es dürfen keine offenen Positionen mehr vorhanden sein, die noch abgesendet werden müssen.
  • Besonderheit bei der Option Automatisch (nur fertiggestellt): Alle vorhandenen Positionen müssen sich mindestens im Zustand “Fertiggestellt” befinden.

Buchhaltung

Je nachdem, welche Services Sie nutzen möchten, denken Sie an ggf. an die Einstellungen zur Buchhaltung:

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.