Mit dieser Checkliste möchten wir Sie dabei unterstützen, das Saisongeschäft (Sommer, Terrassen- & Biergartengeschäft) bestmöglich vorzubereiten oder spezielle Anlässe (Geburtstage, Feiertage wie Ostern oder Weihnachten) zu antizipieren und die nötigen Schritte vorzunehmen. Wenn Ihr Betrieb stark saisonal abhängig ist und Sie vielleicht sogar eine Sommer- bzw. Winterpause einlegen, fahren Sie zu diesen Zeiten Ihren Betrieb auf ein Minimum herunter.
Es empfiehlt sich, frühzeitig aktiv zu werden und den eigenen Betrieb auf die Wiedereröffnung bzw. das Saisongeschäft vorzubereiten. So vermeiden Sie böse Überraschungen sowie unnötige Verzögerungen und können die Zeit optimal nutzen.
Um Sie als Bestandskunde in diesem Prozess bestmöglich zu unterstützen, haben wir im Folgenden eine Checkliste für Sie vorbereitet. Darin haben wir die wichtigsten Themen rund um die Arbeit mit gastronovi Office zusammengefasst und geben Ihnen Impulse, was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten.
Während einer Betriebspause oder zu Zeiten, in denen weniger Gästeaufkommen ist, werden weniger Geräte benötigt oder stehen sogar ganz still. Eine frühzeitige Prüfung und Wartung Ihrer vorhandenen Infrastruktur sind daher dringend empfohlen, um mögliche defekte Geräte rechtzeitig ersetzen zu können, Fehler bei der Netzwerkkonfiguration zu beheben oder notwendige Updates durchzuführen – damit der Saisonstart reibungslos gelingt.
Bitte prüfen Sie, ob alle Verträge aktiv sind und alle Dienste genutzt werden können. Eventuell haben Sie einige pausiert oder deaktiviert für die Zeit der Schließung/außerhalb der Saison.
Nachdem Sie Ihre Verträge geprüft haben, insbesondere die Ihres Internet-Providers, sollten Sie auch die Geräte selbst und die Erreichbarkeit des Netzwerks in Ihrem Betrieb überprüfen.
Wurden einige Geräte länger nicht genutzt, kann es sein, dass die Firmware und Software auf Ihren Geräten nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Das kann eventuell neuere Funktionen einschränken oder zu Sicherheitslücken führen. Prüfen Sie daher, ob Ihre Geräte und die installierte Software-Updates benötigen.
Schalten Sie alle Geräte ein und prüfen Sie, ob diese ordnungsgemäß funktionieren.
Testen Sie alle Drucker und (Kassen-)Geräte auf Ihre Funktionalität. So garantieren Sie einen reibungslosen Betrieb bei der Eröffnung.
Starten Sie eine Testschicht, um alle Funktionen zu überprüfen, ohne dabei jedoch reale Umsätze zu generieren.
Öffnen Sie einen Tisch oder nehmen Sie eine Bestellung über den Kiosk-Modus auf.
Legen Sie diverse Rezepte aus verschiedenen Warengruppen in den Bestellzettel, um alle Produktionsdrucker zu testen.
Schicken Sie die Bestellung ab.
Kassieren Sie den Vorgang ab
Bitte beachten Sie, dass Sie für den Druck von Rechnungen im Test-Modus den Rechnungsdruck manuell aktivieren müssen.
Sollten Sie den Rechnungsdruck vergessen haben, können Sie die Rechnung auch nachträglich drucken.
Waren sämtliche Vorgänge erfolgreich und alle Produktionsbons sowie Rechnungen/Bewirtungsbelege wurden gedruckt, können Sie die Testschicht wieder schließen.
Nutzen Sie die Zeit, um Ihre gastronovi Software frühzeitig auf den aktuellsten Stand zu bringen, Optimierungen vorzunehmen oder Daten zu pflegen. Einige Themen können kurzfristig geklärt werden, andere benötigen eine längere Vorbereitungszeit.
Überprüfen Sie sämtliche Zugangsdaten aller angelegten Benutzer. Können Sie sowie alle aktiven Mitarbeiter sich noch in gastronovi Office einloggen? Sollte ein Passwort vergessen worden sein, nutzen Sie die Passwort-vergessen-Funktion und setzen Sie das Passwort zurück.
Überprüfen Sie die Rollenverteilung in Ihrem Unternehmen. Gibt es neue Rollen in Ihrem Betrieb? Sollen die Rechte für einzelne Rollen angepasst werden? Beschäftigen Sie sich mit der Rollenverteilung.
Gibt es noch alte Benutzer, die nicht mehr aktiv sind und gesperrt werden müssen? Sofern Sie keine allgemeinen Benutzer verwenden, benötigen Sie ggf. neue Benutzer für neue Mitarbeiter.
Überprüfen Sie Ihre gebuchten gastronovi Module. Sind alle Module aktiv, die Sie benötigen? Falls Sie zwischenzeitlich Module gekündigt haben, können Ihre alten Daten einfach wieder reaktiviert werden. Wenn weitere Module für Ihr Konzept erforderlich sind, können Sie diese flexibel dazubuchen. Kontaktieren Sie einfach Ihren gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutzen Sie Mein gastronovi.
Sind Ihre Kassenlizenzen noch aktiv? Oder werden ggf. noch weitere benötigt? Prüfen Sie Ihren Bedarf an gleichzeitig genutzten Kassenlizenzen und kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutzen Sie auch hier Mein gastronovi.
Überprüfen Sie den Bereich Speisekarten. Sind Ihre Speise- und Getränkekarten aktuell? Oder müssen ggf. Rezepte neu angelegt oder Preise angepasst werden?
Beachten Sie die Vorgaben im Rahmen der KassenSichV (Deutschland). Arbeiten Sie mit einer aktivierten TSE? Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, Ihr Kassensystem mit einer TSE auszurüsten.
Weitere Informationen zur KassenSichV und der Aktivierung der TSE in gastronovi Office finden Sie hier:
Prüfen Sie, ob ein Mischbetrieb (Bewirtung vor Ort + Abhol-/Liefergeschäft) möglich ist. Haben Sie genügend Ressourcen? Sind die Prozesse dafür geschaffen? Müssen ggf. Anpassungen in der Software vorgenommen werden?
Insbesondere sei Ihnen an dieser Stelle ans Herz gelegt, die Vor-Ort-Bestellung kennenzulernen. Mit dem Tablet oder Smartphone können Ihre Gäste direkt vom Tisch aus ordern: Sie können einen QR-Code zum Aufrufen der digitalen Speisekarte über Aufsteller oder auf dem Bon einer vorangegangenen Bestellung zur Verfügung stellen. Ihre Gäste müssen so auch zu Stoßzeiten nicht auf eine Bedienung warten – und Ihre Mitarbeiter werden entlastet, ohne dass die Servicequalität leidet.
Alle Informationen rund um die Nutzung und Einrichtung hier:
Und falls Sie sich schon immer mal gefragt haben sollten, wie die Bestellsystem-Services aus der Gast-Perspektive aussieht:
Überprüfen Sie alle Einstellungen rund um das Bestellsystem und das Widget. Stimmen alle Einstellungen und Vorgaben für die verschiedenen Services (Abholung, Lieferung, Vor-Ort-Bestellung und Vorbestellung) ab. Prüfen Sie die Einstellungen und passen Sie diese, wenn nötig, an:
Welche Abhol-/Lieferzeiten können Sie realisieren? Müssen die bestehenden Zeiten ggf. angepasst werden? Muss möglicherweise die Auslastung und Kapazität (vor allem im Hinblick auf einen Mischbetrieb) in der Gewichtung verändert werden? Dies können Sie in den Reservierungsvorgaben einstellen:
Überprüfen Sie die allgemeinen Öffnungszeiten sowie Sonderzeiten oder Ausnahmen. Sind die Zeiten aktuell oder muss hier nachgebessert werden?
Überprüfen Sie die Reservierungsvorgaben für die Tischreservierung. Passen die bestehenden Vorgaben? Oder müssen diese ggf. angepasst oder erweitert werden?
Bieten Sie Ihren Gästen einen bequemen Service und steigern Sie Ihren Umsatz durch den Online-Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen. Alles zur Einrichtung finden Sie hier:
Mit wenigen Klicks können Ihre Stammgäste Ihre Kundenkarten nun selbstständig mit Guthaben online aufladen. Erfahren Sie hier, wie Sie den Service bereitstellen:
Überprüfen Sie den Stand Ihrer Kalkulation. Sind die Rezepte aktuell & rentabel kalkuliert? Passen Sie diese an die aktuellen Rahmenbedingungen an, falls gewünscht.
Sind die Lieferanten im System aktuell oder müssen neue Lieferanten angelegt oder Kooperationen/Schnittstellen (de-)aktiviert werden?
Stimmen die hinterlegten Lieferantenartikel, -preise und Angebote oder müssen diese als Basis für die Kalkulation aktualisiert werden?
Bereiten Sie Ihre Prozesse rund um die Warenbestellung bestmöglich vor, damit der Betrieb reibungslos ablaufen kann, wenn Sie nach einer Betriebspause wieder starten oder zu Spitzenzeiten mit erhöhter Nachfrage rechnen müssen. Prüfen Sie Ihren Warenbedarf, erstellen Sie Ihre Einkaufslisten und bestellen Sie (sobald nötig) Ihre Zutaten. Sprechen Sie dafür frühzeitig mit Ihren Lieferanten und beachten Sie Vorlaufzeiten, damit es nicht zu Engpässen kommt.
Nutzen Sie bereits Integrationen, prüfen Sie auch hier die ordnungsgemäße Funktion und die vorhandenen Einstellungen in gastronovi Office. Möglicherweise müssen auch hier Geräte repariert oder ersetzt werden (Stichwort: Pager & Gästeruf-Systeme) und bestehende Verträge sowie Konten sollten geprüft werden, wenn Sie Zahlungssysteme nutzen. Arbeiten Sie mit Lieferanten-Kooperationen, prüfen Sie das Sortiment und Ihre Einkaufsvorlagen.
Und falls Sie bisher noch keine Integrationen nutzen sollten, informieren Sie sich gerne über die folgenden Links. Je nach Anforderungen Ihres Betriebs und der Module im Einsatz, können Ihnen die Integrationen unter die Arme greifen und den Arbeitsalltag erleichtern:
Kostenlose Grundlagen-Schulungen – Um Ihnen den (Wieder-)Einstieg und die Arbeit mit gastronovi so komfortabel wie möglich zu gestalten, bieten wir mehrmals pro Woche kostenlose Grundlagen-Schulungen zu gastronovi Office an. Lernen Sie die grundlegenden Konfigurationsschritte für die optimale Nutzung Ihrer gastronovi Lösung kennen – und entdecken Sie das Potenzial Ihrer gebuchten Module.
Gut zu wissen: Die Basic-Webinare sind ideal, um Ihr (Service-)Team in der Nutzung von gastronovi Office zu schulen!
Sollten Fehler, Komplikationen oder Rückfragen auftauchen, die Sie alleine oder mithilfe des Support-Portals nicht lösen können, kontaktieren Sie unser Support-Team. Wir helfen Ihnen gerne weiter unter:
Für die Fernwartung durch unsere Kollegen aus der Technik benötigen Sie einen Laptop oder PC (Windows/Mac). Die Fernwartung kann nicht an mobilen Endgeräten erfolgen.
Wir bitten Sie im Vorfeld zu prüfen, ob Sie das Programm TeamViewer installiert haben. Starten Sie das Programm bitte nach erfolgreichem Abschluss der Installation und bevor Sie uns kontaktieren, damit unser Team Ihnen schnellstmöglich helfen kann. (Sollten Sie das Programm noch nicht installiert haben, finden Sie hier den Download-Link: gn.link/tqs)