Mit dieser Checkliste möchten wir Dich dabei unterstützen, das Saisongeschäft (Sommer, Terrassen- & Biergartengeschäft) bestmöglich vorzubereiten oder spezielle Anlässe (Geburtstage, Feiertage wie Ostern oder Weihnachten) zu antizipieren und die nötigen Schritte vorzunehmen. Wenn Dein Betrieb stark saisonal abhängig ist und Du vielleicht sogar eine Sommer- bzw. Winterpause einlegst, fährst Du zu diesen Zeiten Deinen Betrieb auf ein Minimum herunter.
Es empfiehlt sich, frühzeitig aktiv zu werden und den eigenen Betrieb auf die Wiedereröffnung bzw. das Saisongeschäft vorzubereiten. So vermeidest Du böse Überraschungen sowie unnötige Verzögerungen und kannst die Zeit optimal nutzen.
Um Dich als Bestandsgast in diesem Prozess bestmöglich zu unterstützen, haben wir im Folgenden eine Checkliste für Dich vorbereitet. Darin haben wir die wichtigsten Themen rund um die Arbeit mit Gastronovi Office zusammengefasst und geben Dir Impulse, was Du bei der Vorbereitung beachten solltest.
Während einer Betriebspause oder zu Zeiten, in denen weniger Gästeaufkommen ist, werden weniger Geräte benötigt oder stehen sogar ganz still. Eine frühzeitige Prüfung und Wartung Deiner vorhandenen Infrastruktur wird daher dringend empfohlen, um mögliche defekte Geräte rechtzeitig ersetzen zu können, Fehler bei der Netzwerkkonfiguration zu beheben oder notwendige Updates durchzuführen – damit der Saisonstart reibungslos gelingt.
Bitte prüfe, ob alle Verträge aktiv sind und alle Dienste genutzt werden können. Eventuell hast Du einige pausiert oder deaktiviert für die Zeit der Schließung/außerhalb der Saison.
Nachdem Du Deine Verträge geprüft hast, insbesondere die Deines Internet-Providers, solltest Du auch die Geräte selbst und die Erreichbarkeit des Netzwerks in Deinem Betrieb überprüfen.
Wurden einige Geräte länger nicht genutzt, kann es sein, dass die Firmware und Software auf Deinen Geräten nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Das kann eventuell neuere Funktionen einschränken oder zu Sicherheitslücken führen. Prüfe daher, ob Deine Geräte und die installierten Software-Updates benötigen.
Schalte alle Geräte ein und prüfe, ob diese ordnungsgemäß funktionieren.
Teste alle Drucker und (Kassen-)Geräte auf ihre Funktionalität. So garantierst Du einen reibungslosen Betrieb bei der Eröffnung.
Starte eine Testschicht, um alle Funktionen zu überprüfen, ohne dabei jedoch reale Umsätze zu generieren.
Öffne einen Tisch oder nimm eine Bestellung über den Kiosk-Modus auf.
Lege diverse Produkte aus verschiedenen Warengruppen in den Bestellzettel, um alle Produktionsdrucker zu testen.
Schicke die Bestellung ab.
Kassiere den Vorgang ab
Bitte beachte, dass Du für den Druck von Rechnungen im Test-Modus den Rechnungsdruck manuell aktivieren musst.
Solltest Du den Rechnungsdruck vergessen haben, kannst Du die Rechnung auch nachträglich drucken.
Waren sämtliche Vorgänge erfolgreich und alle Produktionsbons sowie Rechnungen/Bewirtungsbelege wurden gedruckt, kannst Du die Testschicht wieder schließen.
Nutze die Zeit, um Deine Gastronovi Software frühzeitig auf den aktuellsten Stand zu bringen, Optimierungen vorzunehmen oder Daten zu pflegen. Einige Themen können kurzfristig geklärt werden, andere benötigen eine längere Vorbereitungszeit.
Überprüfe sämtliche Zugangsdaten aller angelegten Nutzenden. Kannst Du sowie alle aktiven Mitarbeitenden sich noch in Gastronovi Office einloggen? Sollte ein Passwort vergessen worden sein, nutze die Passwort-vergessen-Funktion und setze das Passwort zurück.
Überprüfe die Rollenverteilung in Deinem Unternehmen. Gibt es neue Rollen in Deinem Betrieb? Sollen die Rechte für einzelne Rollen angepasst werden? Beschäftige Dich mit der Rollenverteilung.
Gibt es noch alte Nutzende, die nicht mehr aktiv sind und gesperrt werden müssen? Sofern Du keine allgemeinen Nutzenden verwendest, benötigst Du ggf. neue Nutzende für neue Mitarbeitende.
Überprüfe Deine gebuchten Gastronovi Module. Sind alle Module aktiv, die Du benötigst? Falls Du zwischenzeitlich Module gekündigt hast, können Deine alten Daten einfach wieder reaktiviert werden. Wenn weitere Module für Dein Konzept erforderlich sind, kannst Du diese flexibel dazubuchen. Kontaktiere einfach Deinen Gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutze Mein Gastronovi.
Sind Deine Kassenlizenzen noch aktiv? Oder werden ggf. noch weitere benötigt? Prüfe Deinen Bedarf an gleichzeitig genutzten Kassenlizenzen und kontaktiere bei Bedarf Deinen Gastronovi Ansprechpartner aus dem Vertriebsteam oder nutze auch hier Mein Gastronovi.
Überprüfe den Bereich Speisekarten. Sind Deine Speise- und Getränkekarten aktuell? Oder müssen ggf. Rezepte neu angelegt oder Preise angepasst werden?
Beachte die Vorgaben im Rahmen der KassenSichV (Deutschland). Arbeitest Du mit einer aktivierten TSE? Seit dem 01.01.2020 bist Du verpflichtet, Dein Kassensystem mit einer TSE auszurüsten.
Weitere Informationen zur KassenSichV und der Aktivierung der TSE in Gastronovi Office findest Du hier:
Prüfe, ob ein Mischbetrieb (Bewirtung vor Ort + Abhol-/Liefergeschäft) möglich ist. Hast Du genügend Ressourcen? Sind die Prozesse dafür geschaffen? Müssen ggf. Anpassungen in der Software vorgenommen werden?
Insbesondere sei Dir an dieser Stelle ans Herz gelegt, die Vor-Ort-Bestellung kennenzulernen. Mit dem Tablet oder Smartphone können Deine Gäste direkt vom Tisch aus ordern: Du kannst einen QR-Code zum Aufrufen der digitalen Speisekarte über Aufsteller oder auf dem Bon einer vorangegangenen Bestellung zur Verfügung stellen. Deine Gäste müssen so auch zu Stoßzeiten nicht auf eine Bedienung warten – und Deine Mitarbeitenden werden entlastet, ohne dass die Servicequalität leidet.
Alle Informationen rund um die Nutzung und Einrichtung hier:
Und falls Du Dich schon immer mal gefragt haben solltest, wie die Bestellsystem-Services aus der Gast-Perspektive aussehen:
Überprüfe alle Einstellungen rund um das Bestellsystem und das Widget. Stimme alle Einstellungen und Vorgaben für die verschiedenen Services (Abholung, Lieferung, Vor-Ort-Bestellung und Vorbestellung) ab. Prüfe die Einstellungen und passe diese, wenn nötig, an:
Welche Abhol-/Lieferzeiten kannst Du realisieren? Müssen die bestehenden Zeiten ggf. angepasst werden? Muss möglicherweise die Auslastung und Kapazität (vor allem im Hinblick auf einen Mischbetrieb) in der Gewichtung verändert werden? Dies kannst Du in den Reservierungsvorgaben einstellen:
Überprüfe die allgemeinen Öffnungszeiten sowie Sonderzeiten oder Ausnahmen. Sind die Zeiten aktuell oder muss hier nachgebessern werden?
Überprüfe die Reservierungsvorgaben für die Tischreservierung. Passen die bestehenden Vorgaben? Oder müssen diese ggf. angepasst oder erweitert werden?
Biete Deinen Gästen einen bequemen Service und steigere Deinen Umsatz durch den Online-Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen. Alles zur Einrichtung findest Du hier:
Mit wenigen Klicks können Deine Stammgäste ihre Kundenkarten nun selbstständig mit Guthaben online aufladen. Erfahre hier, wie Du den Service bereitstellst:
Überprüfe den Stand Deiner Kalkulation. Sind die Rezepte aktuell & rentabel kalkuliert? Passe diese an die aktuellen Rahmenbedingungen an, falls gewünscht.
Sind die Lieferanten im System aktuell oder müssen neue Lieferanten angelegt oder Kooperationen/Schnittstellen (de-)aktiviert werden?
Stimmen die hinterlegten Lieferantenartikel, -preise und Angebote oder müssen diese als Basis für die Kalkulation aktualisiert werden?
Bereite Deine Prozesse rund um die Warenbestellung bestmöglich vor, damit der Betrieb reibungslos ablaufen kann, wenn Du nach einer Betriebspause wieder startest oder zu Spitzenzeiten mit erhöhter Nachfrage rechnen musst. Prüfe Deinen Warenbedarf, erstelle Deine Einkaufslisten und bestelle (sobald nötig) Deine Zutaten. Sprich dafür frühzeitig mit Deinen Lieferanten und beachte Vorlaufzeiten, damit es nicht zu Engpässen kommt.
Nutzt Du bereits Schnittstellen, prüfe auch hier die ordnungsgemäße Funktion und die vorhandenen Einstellungen in Gastronovi Office. Möglicherweise müssen auch hier Geräte repariert oder ersetzt werden (Stichwort: Pager & Gästeruf-Systeme) und bestehende Verträge sowie Konten sollten geprüft werden, wenn Du Zahlungssysteme nutzt. Arbeitest Du mit Lieferanten-Kooperationen, prüfe das Sortiment und Deine Einkaufsvorlagen.
Und falls Du bisher noch keine Schnittstellen nutzen solltest, informiere Dich gerne über die folgenden Links. Je nach Anforderungen Deines Betriebs und der Module im Einsatz, können Dir die Schnittstellen unter die Arme greifen und den Arbeitsalltag erleichtern:
Kostenlose Grundlagen-Schulungen – Um Dir den (Wieder-)Einstieg und die Arbeit mit Gastronovi so komfortabel wie möglich zu gestalten, bieten wir mehrmals pro Woche kostenlose Grundlagen-Schulungen zu Gastronovi Office an. Lerne die grundlegenden Konfigurationsschritte für die optimale Nutzung Deiner Gastronovi Lösung kennen – und entdecke das Potenzial Deiner gebuchten Module.
Gut zu wissen: Die Basic-Webinare sind ideal, um Dein (Service-)Team in der Nutzung von Gastronovi Office zu schulen!
Sollten Fehler, Komplikationen oder Rückfragen auftauchen, die Du alleine oder mithilfe des Support-Portals nicht lösen kannst, kontaktiere unser Support-Team. Wir helfen Dir gerne weiter unter:
Für die Fernwartung durch unsere Mitarbeitenden aus der Technik benötigst Du einen Laptop oder PC (Windows/Mac). Die Fernwartung kann nicht an mobilen Endgeräten erfolgen.
Wir bitten Dich im Vorfeld zu prüfen, ob Du das Programm TeamViewer installiert hast. Starte das Programm bitte nach erfolgreichem Abschluss der Installation und bevor Du uns kontaktierst, damit unser Team Dir schnellstmöglich helfen kann. (Solltest Du das Programm noch nicht installiert haben, findest Du hier den Download-Link: gn.link/tqs)