Einrichtung
Erste Schritte im Überblick
Kundenkarten gestalten und drucken
Rabattkarten und Kundenkarten erstellen
Benutzerrechte für die Kundenbindung definieren
Die Kundenbindung ist eine Erweiterung des Moduls Kasse. Vor der Nutzung definieren Sie, welcher Mitarbeiter zusätzlich die Berechtigung zur Verwaltung von Kunden- und Rabattkarten erhalten soll. Nachträgliche Änderungen an den Rechten zur Kundenbindung sind jederzeit möglich.
Rechte des Moduls
Für das Modul Kundenbindung verfügbare Rechte, die den jeweiligen Zugriff der Benutzer regeln:
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Kunden- & Rabattkarten verwalten | Kunden- & Rabattkarten anlegen, verwalten sowie die Nutzung der Karten im front Office. |
| Kundenkarte aufladen | Erlaubt es Kundenkarten lediglich in einer offenen Schicht im front Office aufzuladen. |
Einstellungen
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Unternehmenseinstellungen-Gastronom | Erlaubt die Bearbeitung / Veränderung der Grundeinstellungen des Unternehmens. (Beispiele: Unternehmensname, Adresse, Tagesabschluss...) |
| Rollenverteilung | Die Aufgaben sowie die Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Mitarbeiter können Sie flexibel und individuell über das gastronovi System definieren (Neue Benutzer anlegen, Rechte vergeben). Der Chefkoch z.B. ist für die Rezeptkalkulation und die Servicekraft für die Tischreservierung zuständig. Um diese Zuordnungen im back Office vornehmen zu können, wird das Recht 'Rollenverteilung' benötigt. |
| Tische verwalten | Das Recht 'Tischverwaltung' beinhaltet die Konfiguration Ihrer Bereiche und Tische verwalten. Definieren Sie die Tischnummern, Anzahl der Sitzplätze, oder fügen Sie eine Beschreibung hinzu. |
| Kostenstellenverwaltung | Über das Recht Kostenstellenverwaltung können Sie Ihre Orte der Kostenentstehung bzw. Leistungserbringung definieren. Kostenstellen können erstellt und verändert werden sowie mit den dazugehörigen Druckern und Produktionsbons verwaltet werden. |
| Druckerverwaltung | Dieses Recht ermöglicht es, Drucker anzulegen und individuelle Einstellungen hinzuzufügen. |
| Kasseneinstellungen | Grundeinstellungen in der Kasse können vorgenommen werden: Verwalten Sie Zahlungsarten, Gutscheine, Anmerkungen oder Favoriten. |
| Kasseneinstellungen | Anhand dieses Rechts können Grundeinstellungen am Kassensystem vorgenommen werden, z.B. Zahlungsarten, Favoriten und Gutscheine hinzugefügt bzw. verändert werden. |
| Schlagwörter | Schlagwörter anlegen und diese für die Nutzung bei Reservierungen, Kunden, Rezepten, Speisekarten und Aktuellem freischalten. |
| Tabverwaltung | Ermöglicht die Einbindung fremder Seiten in die Navigation von gastronovi Office. |
| Integrationen verwalten | Anhand dieses Rechts können integrierte Programme von Drittanbietern aktiviert bzw. deaktiviert sowie Änderungen vorgenommen werden. |
Kassensystem
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Kassensystem | Die Kasse darf genutzt werden, inkl. Bestellungen aufnehmen, kassieren, usw. |
| Küchenmonitor | Der Küchenmonitor darf gestartet und eingerichtet werden. |
| Schnellwechsel aktivieren | Erlaubnis, den Schnellwechsel zu aktivieren. |
| Umsatzeinträge stornieren | Erlaubt das selbstständige Stornieren. |
| Umsätze übergreifend bearbeiten | Zugriff auf die Umsätze fremder Schichten und das Recht, diese zu bearbeiten. |
| Diverses buchen | Buchung von diversen Buchungen mit freier Text- und Preiseingabe über die Kasse. |
| Rabattierung anwenden | Vorgegebene Rabatte auf den Kassiervorgang anwenden. |
| Freie Rabattierung anwenden | Selbst definierte Rabatte auf den Kassiervorgang anwenden. |
| Vorgänge retten | Erlaubt, Tische / Verkaufsaktionen zu retten (Wiederherstellung). |
| Vorgänge übertragen | Erlaubt die Übertragung von Tischen auf andere Schichten. |
| Positionen umbuchen | Erlaubt Positionen von einem Tisch zu einem beliebigen anderen Tisch zu buchen. |
| Trinkgeld annehmen | Erlaubt Wechselgeld als Trinkgeld zu verbuchen. |
| Umsätze verwalten | Z-Bon abschließen, alle Verkaufs- sowie Schichtvorgänge können eingesehen werden. Erlaubt das Öffnen der Kassenlade. |
| Journalverwaltung | Alle Einträge in der Kasse können im Journal eingesehen werden. |
| Rezeptbestände | Erlaubt die Eingabe eines vorhandenen Rezeptbestandes, der im front Office auf den Rezepten angezeigt wird. |
| Testmodus starten | Erlaubt es, eine Schicht im Testmodus zu erstellen. |
Kundenkartei
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenkartei verwalten | Zugriff auf die Kundenkartei, Neuanlage und Anpassung von Daten. |
| Datenschutz | Erlaubt das Aufrufen der Datenschutz-Ansicht und den DSGVO-Export. |
Kalkulation
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Rezeptverwaltung | Rezepte können angelegt werden, Rezeptinformationen wie z.B. Allergene können ergänzt werden. |
| Warengruppen verwalten | Warengruppen können angelegt und verwaltet werden. |
Speisekarten
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Speisekarten verwalten | Erstellen von neuen Karten, Einfügen von Rezepten etc. Anpassungen an bestehenden Karten vornehmen. |
Statistik
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Statistiken | Ermöglicht die Einsicht in die Statistiken. Der Zugriff ist abhängig von den erhaltenen Rechten. |
| Werte | Anlegen von eigenen Werten zur Nutzung und Auswertung in den Statistiken. |
| Dashboards | Erstellen und Ansicht von Dashboards. |
| Aktionsprotokolle | Einsicht der Aktionsprotokolle in den Kundeninformationen. |
Sollte ein Mitarbeiter das Recht Kunden- & Rabattkarten verwalten nicht besitzen, kann derjenige dennoch die Karte im fron Office scannen oder eingeben um das Guthaben abzufragen oder den Kunden in den Vorgang zu übernehmen.
Sie können Ihren bestehenden Benutzern dieses Recht zuweisen.
Bitte beachten Sie, dass nach Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an den Benutzerrechten involvierte Benutzer sich ab- und wieder anmelden müssen, damit die aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.
Zahlungsart einstellen
Wenn Sie das Modul Kundenbindung für die Gutscheinverwaltung und als Zahlungsmittel nutzen möchten, ist es zuvor notwendig, die dazugehörige Zahlart einzustellen. Sobald diese aktiv ist, können Sie die Bezahlfunktion Kundenkarte in der Kasse im front Office nutzen. Für eine saubere Buchhaltung empfehlen wir, die Zahlungsart mit einem Buchhaltungskonto zu versehen. Dieses können Sie direkt bei Aktivierung der Zahlart Kundenkarte hinterlegen oder nachträglich hinzufügen.
Wenn Sie Ihren Altbestand an Gutscheinen nicht importieren möchten, nutzen Sie die Zahlungsart Gutscheine, um diese in der Kasse anzunehmen.
Externe Geräte einbinden
Wenn Sie die Kundenkarten scannen möchten, können Sie externe Scanner oder RFID Leser anbinden. Alles rund um die Einrichtung und Anbindung dieser Geräte finden Sie hier:
Sachgutschein / Einzweckgutschein abbilden
Einrichtung im back Office
Um über gastronovi zweckgebundene Gutscheine, sogenannte Einzweckgutscheine, zu verkaufen, die bereits beim Verkauf besteuert werden, legen Sie zunächst eine neue Warengruppe, z.B. Gutscheinverkauf an. Stellen Sie nach Bedarf den korrekten Mehrwertsteuersatz ein und hinterlegen das gewünschte Buchhaltungskonto. Legen Sie eine weitere Warengruppe, z.B. Gutscheineinlösung mit entsprechender Kontierung und dem Mehrwertsteuersatz an. Bitte beachten Sie, dass die beiden Warengruppen die identischen Buchaltungskonten haben.
Im nächsten Schritt erstellen Sie je ein Rezept für den Verkaufs-Gutschein, z.B. Brunch-Verkauf, legen den Verkaufspreis fest und fügen dieses in die Warengruppe Gutscheinverkauf ein. Dann erstellen Sie ein weiteres Rezept, z.B. Brunch-Einlösung, tragen entsprechend ebenfalls den Wert ein (der entsprechende Betrag in Minus) und fügen dieses in die Warengruppe Gutscheineinlösung ein.
Um über die Kasse den Verkauf und die Einlösung abzubilden, können Sie bei Bedarf eine eigene Speisekarte erstellen und/oder Kategorien anlegen. Wir empfehlen, um eine bessere Übersicht zu haben, dass Sie je eine Kategorie Gutschein-Verkauf und Gutschein-Einlösung einfügen. Ordnen Sie je die angelegten Rezepte den entsprechenden Kategorien zu. Starten Sie die Anwendung im front Office neu, um die neuen Daten sofort zu nutzen.
Anwendung im front Office
Öffnen Sie einen Vorgang in der Kasse und buchen den gewünschten Gutschein (also das zuvor erstellte Rezept - z.B. Brunch-Verkauf). Kassieren Sie diesen wie gewohnt mit einer beliebigen Zahlart ab. Wird der Gutschein eingelöst, öffnen Sie ebenfalls einen Verkauf in der Kasse, buchen das Rezept z.B. Brunch und das Rezept Brunch-Einlösung, und kassieren dies mit der Zahlart Gutschein ab. Sollten noch weitere Positionen gebucht werden, kassieren Sie den Restbetrag in der gewünschten Zahlart ab.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Supportportal die Sprachform des generischen Maskulinums angewandt. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.