Aufbewahrungsdauern & Löschmaßnahmen

Löschung vs. Anonymisierung – Wo ist der Unterschied?

Wo liegt eigentlich der Unterschied und was ist dabei zu beachten? Im Support-Portal wird von der Löschung von personenbezogenen Daten aus dem System gesprochen. Technisch ist dieser Vorgang jedoch als Anonymisierung umgesetzt, welche aber rechtlich als Löschung angesehen wird. Der Vorteil an der Anonymisierung ist, dass die Daten weiterhin (anonym) in den Statistiken genutzt und ausgewertet werden können und wertvolle Kennzahlen nicht verloren gehen.

Welche Typen von personenbezogenen Daten gibt es?

Es wird zwischen den folgenden Daten unterschieden: Newsletter-Abonnent, Gast ohne Verkauf, Gast, Stammgast und Firmengast.

Newsletter-Abonnent

Ein Newsletter-Abonnent ist eine Person, die ausschließlich am Newsletter angemeldet und weder mit Tischreservierungen noch mit Verkäufen verknüpft ist.

Gast ohne Verkauf

Bei einem Gast ohne Verkauf handelt es sich um eine Person, die im System in einem Gastprofil erfasst, aber nicht mit einem Verkauf verknüpft ist. Es könnte sich zum Beispiel um einen No-Show bei einer Tischreservierung handeln. Ein Gast ohne Verkauf mit Tischreservierung wird mindestens bis zum Eintreten der Reservierung aufbewahrt, auch wenn die Aufbewahrungsdauer für Gäste ohne Verkauf geringer ist.

Gast

Bei einem Gast handelt es sich um eine Person, die mit mindestens einem Verkauf verknüpft ist.

Stammgast

Sollte es nicht möglich sein, einen Gast mit einem Verkauf oder einer Tischreservierung zu verknüpfen, so kann dieser manuell als Stammgast markiert werden.

Firmengast

Ist bei einem Gast eine Firma eingetragen und ist dieser Gast mit mindestens einem Verkauf verknüpft, werden fiskalische Daten länger aufbewahrt. Die personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Gäste gelöscht, es bleiben jedoch die folgenden Daten erhalten: Firma, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Wirtschaftsidentifikationsnummer und PDF-Rechnungen. (Diese Daten werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Firmengäste gelöscht.)

Wie konfiguriere ich die Aufbewahrungsdauern?

Lege unter Konfigurieren die gewünschten Zeiträume an Nicht-Aktivität fest, die für die einzelnen Typen personenbezogener Daten gelten sollen. Nach Ablauf des ausgewählten Zeitraums werden die Daten gelöscht.

• Aufbewahrungsdauern – Newsletter-Abonnent
• Aufbewahrungsdauern – Gast ohne Verkauf
• Aufbewahrungsdauern – Gast
• Aufbewahrungsdauern – Stammgast
• Aufbewahrungsdauern – Firmengast

Wie aktiviere ich die automatische Löschung?

Die automatische Löschung ist standardmäßig deaktiviert. Wenn diese aktiviert wird, werden täglich alle überfälligen Daten gelöscht, abhängig von Deiner vorgenommenen Konfiguration. Die Löschung findet stets in der Nacht statt, damit der Live-Betrieb tagsüber nicht durch zusätzliche Rechenleistung gestört wird.

• Aufbewahrungsdauern – Automatische Löschung de-/aktivieren

An welche E-Mail-Adresse werden die Benachrichtigungen verschickt?

Du wählst aus, an welche E-Mail-Adresse(n) die Benachrichtigung geschickt wird. Dazu gibst Du an passender Stelle die gewünschte(n) E-Mail-Adresse(n) an. (Bei mehreren Adressen trägst Du diese bitte kommasepariert ein.)

• Aufbewahrungsdauern – E-Mail-Adresse für die Berichte festlegen

Welche Benachrichtigungen erhalte ich?

Du bestimmst, welche Benachrichtigungen an die ausgewählten E-Mail-Adressen verschickt werden. Dabei kannst Du wählen zwischen allen anstehenden Löschungen und den erfolgreichen Löschungen. (Auch die Kombination beider Benachrichtigungsarten ist möglich, indem Du beide aktivierst.)

• Aufbewahrungsdauern – Benachrichtigung über anstehende Löschungen de-/aktivieren
• Aufbewahrungsdauern – Benachrichtigung über erfolgreiche Löschungen de-/aktivieren

Anzeige: Überfällige Daten

Unter Löschhinweise findest Du eine Auflistung der zu löschenden Daten. Überfällige Daten werden oben zusammengefasst und als Überfällig markiert. Darunter siehst Du weitere Einträge mit bald überfälligen Daten, deren Löschung kurz bevorsteht.

Wie lösche ich manuell überfällige Daten?

Wenn Du auf die automatische Löschung verzichtest, kannst Du hier die manuelle Löschung anstoßen.

• Löschhinweise – Überfällige anonymisieren

Nachdem Du diese beauftragt hast, erfolgt die Löschung jedoch nicht sofort, um die Last der Server gering zu halten und den Betrieb nicht zu stören. Nach erfolgter Löschung erhältst Du eine E-Mail, die über den Abschluss des Vorgangs informiert.

Anzeige der Löschzeitpunkte in den Gastprofilen (Kundenkartei)

In den Löschhinweisen kannst Du nur recht abstrakt sehen, welche personenbezogenen Daten gelöscht und wie viele Abmeldungen vom Newsletter erfolgen werden. Möchtest Du genauer wissen, welche Gäste hinter den Zahlen stecken, dann kannst Du dies direkt in der Kundenkartei einsehen, indem Du zu den passenden Spalten navigierst oder die Suchfunktion nutzt.

• Anzeige der Löschzeitpunkte in den Gastprofilen - Kundenkartei
• Kunden suchen

Anzeige: Aktionsprotokoll

Hier findest Du die folgenden Informationen zu Aufbewahrungsdauern:

• Änderung an der Konfiguration der Aufbewahrungsdauern
• Durchgeführte Löschungen und Abmeldungen vom Newsletter

Wiederherstellung von personenbezogenen Daten möglich?

Werden personenbezogene Daten wiederhergestellt, wenn ein Gast anonymisiert wurde und er danach wieder reserviert?

Nein, wenn eine Anonymisierung der personenbezogenen Daten durchgeführt wurde, dann ist für uns nicht mehr feststellbar, welcher Gast sich hinter dem Datensatz verbirgt. In diesem Fall würde bei der Reservierung ein neues Gastprofil angelegt.

Ich habe fälschlicherweise eine zu kurze Aufbewahrungsdauer eingestellt und dadurch wurden viel zu viele Daten gelöscht. Können diese wiederhergestellt werden?

Diese Daten können wir leider nicht wiederherstellen, da die personenbezogenen Daten nach DSGVO vollständig gelöscht wurden und auch wir keinen Zugriff mehr auf diese haben.

Muss ich manuell eine Zuordnung der Gastprofile zu den DSGVO-Typen vornehmen?

Nein, das System berechnet aus den vorhandenen Daten den DSGVO-Typ automatisch. Dabei werden die folgenden Informationen einbezogen:

Verlängert das System die Aufbewahrungsdauer für Gastprofile automatisch?

Das System verlängert die Aufbewahrungsdauer von Gastprofilen automatisch bei den folgenden Aktionen durch einen Gast: Tischreservierung Verkauf Manuelle Anpassung des Gastprofils Newsletter-Anmeldung

Bleiben Kundenkarten gültig wenn die zugehörigen Gastprofile anonymisiert wurden?

Ja, die Kundenkarten bleiben weiterhin gültig. Es ist für Dich aber nicht mehr nachvollziehbar, welche Person die Kundenkarte besessen hat. Ein nachträgliches Ausstellen einer neuen Kundenkarte ist daher nicht möglich, falls die Person die Kundenkarte verlieren sollte.

Wie markiere ich einen Gast als Stammgast?

Um einen Gast als Stammgast zu markieren, muss dieser als überprüft markiert werden. Damit erhält der Eintrag den Status Stammgast in der Datenbank.

• Kundenkartei – Kunden überprüfen und als Stammgast markieren