Aufbewahrungsdauern & Löschmaßnahmen

Vorwort

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden hohe Anforderungen an die Speicherung und Aufbewahrung von Gästedaten gestellt. Die Verwaltung und fristgerechte Löschung dieser Daten bedeutet mit unter hohen manuellen Aufwand. Über die Aufbewahrungsdauern im gastronovi back Office kann dieser Prozess automatisiert oder manuell über wenige Klicks gestartet werden.

Löschung vs. Anonymisierung - Wo ist der Unterschied?

Wo liegt eigentlich der Unterschied und was ist dabei zu beachten? Im Support-Portal wird von der Löschung von personenbezogenen Daten aus dem System gesprochen. Technisch ist dieser Vorgang jedoch als Anonymisierung umgesetzt, welche aber rechtlich als Löschung angesehen wird. Der Vorteil an der Anonymisierung ist, dass die Daten weiterhin (anonym) in den Statistiken genutzt und ausgewertet werden können und wertvolle Kennzahlen nicht verloren gehen.

Welche Typen von personenbezogenen Daten gibt es?

Es wird zwischen den folgenden Daten unterschieden: Newsletter-Abonnent, Gast ohne Verkauf, Gast, Stammgast und Firmengast.

Newsletter-Abonnent

Ein Newsletter-Abonnent ist eine Person, die ausschließlich am Newsletter angemeldet und weder mit Tischreservierungen, noch mit Verkäufen verknüpft ist.

Gast ohne Verkauf

Bei einem Gast ohne Verkauf handelt es sich um eine Person, die im System in einem Gastprofil erfasst, aber nicht mit einem Verkauf verknüpft ist. Es könnte sich zum Beispiel um einen No-Show bei einer Tischreservierung handeln. Ein Gast ohne Verkauf mit Tischreservierung wird mindestens bis zum Eintreten der Reservierung aufbewahrt, auch wenn die Aufbewahrungsdauer für Gäste ohne Verkauf geringer ist.

Gast

Bei einem Gast handelt es sich um eine Person, die mit mindestens einem Verkauf verknüpft ist.

Stammgast

Sollte es nicht möglich sein einen Gast mit einem Verkauf oder einer Tischreservierung zu verknüpfen, so kann dieser manuell als Stammgast markiert werden.

Firmengast

Ist bei einem Gast eine Firma eingetragen und ist dieser Gast mit mindestens einem Verkauf verknüpft, werden fiskalische Daten länger aufbewahrt. Die personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Gäste gelöscht, es bleiben jedoch die folgenden Daten erhalten: Firma, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Wirtschaftsidentifikationsnummer und PDF-Rechnungen. (Diese Daten werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für Firmengäste gelöscht.)|

Für die unterschiedlichen Typen kann es durchaus unterschiedliche Aufbewahrungsdauern geben. Klären Sie diese unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Datenschutzbehörde ab.

Konfiguration

Die Konfiguration und andere Einstellungen zu den Aufbewahrungsdauern finden Sie im back Office unter Prüfen > Aufbewahrungsdauern > Konfigurieren. Im Idealfall muss die Konfiguration nur einmal erfolgen und wenn Sie die automatische Löschung aktiviert haben, funktioniert der Rest abschließend automatisch.

Die Einstellungen müssen selbstständig übernommen werden, da wir aus rechtlichen Gründen keine Voreinstellungen angeben dürfen. Wie bereits in der Einleitung erwähnt, sollten Sie hierzu Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Datenschutzbehörde kontaktieren und sich absichern.

Wie konfiguriere ich die Aufbewahrungsdauern?

Legen Sie unter Konfigurieren die gewünschten Zeiträume an Nicht-Aktivität fest, die für die einzelnen Typen personenbezogener Daten gelten sollen. Nach Ablauf des ausgewählten Zeitraums, werden die Daten gelöscht.

Standardmäßig sind keine Werte für die Aufbewahrungsdauern vorbelegt, da dies als rechtliche Beratung gewertet werden könnte, zu welcher wir nicht befugt sind. Achten Sie darauf sinnvolle Werte für die Aufbewahrungsdauern zu setzen, da wir gelöschte personenbezogene Daten nicht wiederherstellen können.

Ein Fehler bei der automatischen Löschung könnte dazu führen, dass Gästedaten verloren gehen oder beschädigt werden. Trotz einer intensiven Prüfung der Software können wir dies nicht vollständig ausschließen.

Wenn Sie ein Mehrbetriebskonzept nutzen und die Daten ausschließlich in der Zentrale liegen, dann müssen Sie nur dort die Konfiguration vornehmen. Wenn Sie Gästedaten auch in den Filialen aufbewahren, so müssen sie auch in diesen die Aufbewahrungsdauern konfigurieren.

Wie aktiviere ich die automatische Löschung?

Die automatische Löschung ist standardmäßig deaktiviert. Wenn diese aktiviert wird, werden tägliche alle überfälligen Daten gelöscht, abhängig von Ihrer vorgenommenen Konfiguration. Die Löschung findet stets in der Nacht statt, damit der Live-Betrieb tagsüber nicht durch zusätzliche Rechenleistung gestört wird.

An welche E-Mail-Adresse werden die Benachrichtigungen verschickt?

Sie wählen aus, an welche E-Mail-Adresse(n) die Benachrichtigung geschickt wird. Dazu geben Sie an passender Stelle die gewünschte E-Mail-Adresse(n) an. (Bei mehreren Adressen, tragen Sie diese bitte kommasepariert ein.)

Welche Benachrichtigungen erhalte ich?

Sie bestimmen welche Benachrichtigungen an die ausgewählte E-Mail-Adresse(n) verschickt werden. Dabei können Sie wählen zwischen allen anstehenden Löschungen und den erfolgreichen Löschungen. (Auch die Kombination beider Benachrichtigungsarten ist möglich, indem Sie beide aktiveren.)

Manuelle Löschmaßnahmen

Wenn Sie sich gegen eine automatische Löschung von Daten entscheiden, können sie überfällige personenbezogene Daten auch manuell aus dem System entfernen. Unter Prüfen > Aufbewahrungsdauern > Löschhinweise finden Sie eine Übersicht der personenbezogenen Daten, die entweder schon hätten gelöscht werden müssen oder die in den nächsten vierzehn Tagen überfällig sind.

Unter Löschhinweise finden Sie eine Auflistung der zu löschenden Daten. Überfällige Daten werden oben zusammengefasst und als Überfällig markiert. Darunter sehen Sie weitere Einträge mit bald überfälligen Daten, deren Löschung kurz bevor steht.

Wie lösche ich manuell überfällige Daten?

Wenn Sie auf die automatische Löschung verzichten, können Sie hier die manuelle Löschung anstoßen.

Nachdem Sie diese beauftragt haben, erfolgt die Löschung jedoch nicht sofort, um die Last der Server gering zu halten und den Betrieb nicht zu stören. Nach erfolgter Löschung erhalten Sie eine E-Mail, die über den Abschluss des Vorgangs informiert.

Anzeige der Löschzeitpunkte in den Gastprofilen (Kundenkartei)

In den Löschhinweisen können Sie nur recht abstrakt sehen, welche personenbezogenen Daten gelöscht und wie viele Abmeldungen vom Newsletter erfolgen werden. Möchten Sie genauer wissen, welche Gäste hinter den Zahlen stecken, dann können Sie dies direkt in der Kundenkartei einsehen, indem Sie zu den passenden Spalten navigieren oder die Suchfunktion nutzen.

Aufbewahrung

Um nachvollziehen zu können welche Änderungen am System durchgeführt wurden, können Sie im Aktionsprotokoll nachschauen.

Hier finden Sie die folgenden Informationen zu Aufbewahrungsdauern:

  • Änderung an der Konfiguration der Aufbewahrungsdauern
  • Durchgeführte Löschungen und Abmeldungen vom Newsletter

FAQ

Hier finden Sie eine Sammlung an häufig gestellten Fragen und formulierten Problemen sowie die passende Antwört oder Lösung.

Werden personenbezogene Daten wiederhergestellt, wenn ein Gast anonymisiert wurde und er danach wieder reserviert?

Nein, wenn eine Anonymisierung der personenbezogenen Daten durchgeführt wurde, dann ist für uns nicht mehr feststellbar, welcher Gast sich hinter dem Datensatz verbirgt. In diesem Fall würde bei der Reservierung ein neues Gastprofil angelegt.

Ich habe fälschlicherweise eine zu kurze Aufbewahrungsdauer eingestellt und dadurch wurden viel zu viele Daten gelöscht. Können diese wiederhergestellt werden?

Diese Daten können wir leider nicht wiederherstellen, da die personenbezogenen Daten nach DSGVO vollständig gelöscht wurden und auch wir keinen Zugriff mehr auf diese haben.

Muss ich manuell eine Zuordnung der Gastprofile zu den DSGVO-Typen vornehmen?

Nein, das System berechnet aus den vorhandenen Daten den DSGVO-Typ automatisch. Dabei werden die folgenden Informationen einbezogen:

DSGVO-Typ Berechnung
Newsletter-Abonnent Newsletter-Anmeldung; kein Verkauf; nicht überprüft
Gast ohne Verkauf keine Newsletter-Anmeldung; kein Verkauf; nicht überprüft
Gast mindestens ein Verkauf; keine Firma eingetragen; nicht überprüft
Stammgast überprüft
Firmengast mindestens ein Verkauf; Firma eingetragen

Verlängert das System die Aufbewahrungsdauer für Gastprofile automatisch?

Das System verlängert die Aufbewahrungsdauer von Gastprofilen automatisch bei den folgenden Aktionen durch einen Gast: Tischreservierung Verkauf Manuelle Anpassung des Gastprofils Newsletter-Anmeldung

Bleiben Kundenkarten gültig wenn die zugehörigen Gastprofile anonymisiert wurden?

Ja, die Kundenkarten bleiben weiterhin gültig. Es ist für Sie aber nicht mehr nachvollziehbar, welche Person die Kundenkarte besessen hat. Ein nachträgliches Ausstellen einer neuen Kundenkarte ist daher nicht möglich, falls die Person die Kundenkarte verloren hat.

Sollten Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie unseren Anwendungsupport per Telefon + 49 421 / 40 89 420 oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Hilfreich?

Ja Nein
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.