Gutscheine & Rabatte
Gutscheine und Rabatte sind in der Gastronomie bewährte Instrumente, um die Kundenbindung zu stärken, den Umsatz zu steigern und besondere Anlässe zu feiern. Gastronovi Office bietet Dir flexible Möglichkeiten, Gutscheine und Rabatte zu erstellen und zu verwalten – sowohl für den Einsatz an der Kasse als auch für gezielte Marketingaktionen.
In diesem Bereich erfährst Du, wie Du vorgefertigte Gutscheine und Rabatte im Back Office anlegst, wie diese an der Kasse angewendet werden, welche Rolle die Benutzerrechte dabei spielen und welche steuerrechtlichen Aspekte Du beachten musst.
Vorgefertigte Gutscheine & Rabatte erstellen
Gastronovi Office ermöglicht es Dir, vorgefertigte Gutscheine und Rabatte im Back Office zu erstellen. Dies bietet Deinen Gästen die Möglichkeit, Gutscheine als Zahlungsmittel zu verwenden und Dir einen schnelleren Zugriff auf Rabatte in der Kasse, die Möglichkeit der Verknüpfung von Rabatten mit statischen oder dynamischen Kundengruppen und eine bessere Kontrolle über die Rabattierung – sowie die Vereitelung von Missbrauch durch freies Rabattieren.
- Gutscheine: Gutscheine sind Wertgutscheine, die einen festen Zahlungswert darstellen oder einen Rabattwert in Euro haben können. Sie können als Zahlungsart verwendet oder als Rabatt gewährt werden.
- Rabatte: Rabatte werden prozentual auf den Gesamtbetrag oder auf einzelne Positionen angewendet.
So erstellst und verwaltest Du Gutscheine und Rabatte:
- Gutschein & Rabatt – Eigenschaften
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt hinzufügen
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt verwalten
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt entfernen
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Gutscheine und Rabatte können in der Gastronomie vielfältig eingesetzt werden. Außerdem kannst Du den Einsatz auf einzelne Warengruppen oder sogar Produkte beschränken, um gezielte Marketingaktionen zu starten. Hier sind einige Beispiele und Anregungen für die Verwendung:
- Geburtstagsrabatt: Gewähre Kundschaft an ihrem Geburtstag einen kleinen Rabatt, um die Kundenbindung zu stärken.
- Happy Hour: Biete in bestimmten Zeiträumen Rabatte auf ausgewählte Speisen und Getränke an, um den Umsatz zu steigern.
- Treueprogramm: Belohne Stammkundschaft mit exklusiven Rabatten oder Gutscheinen.
- Saisonale Aktionen: Nutze Gutscheine und Rabatte, um saisonale Gerichte oder Events zu bewerben.
- Gutscheine als Geschenk: Verkaufe Gutscheine, die als Geschenk verwendet werden können.
- „Sanifair-Bon“: Akzeptiere Gutscheine von Partnerunternehmen, um Deiner Kundschaft einen Mehrwert zu bieten.
Verknüpfung mit Kundengruppen
Eine besonders leistungsstarke Funktion ist die Möglichkeit, Rabatte mit spezifischen Kundengruppen zu verbinden und die Gewährung eines Rabatts zu automatisieren. Dies ermöglicht es Dir, gezielte Marketingaktionen durchzuführen und die Kundenbindung weiter zu stärken. Immer wenn ein Vorgang in der Kasse mit einer Person aus einer Kundengruppe verknüpft ist – manuell über die Kasse oder durch eine Reservierung/Buchung – wird der Rabatt automatisch auf die Position bzw. alle gültigen Positionen oder den gesamten Vorgang angewendet.
- Gezielte Aktionen: Du kannst Rabatte oder Gutscheine erstellen, die nur für bestimmte Kundengruppen gelten (z. B. Stammkundschaft, Mitglieder eines Clubs, Geburtstage etc.).
- Automatisierte Rabattierung: Die Rabattgewährung erfolgt automatisch, sobald eine Person aus der entsprechenden Kundengruppe an der Kasse identifiziert wird – vollautomatisch durch wiederkehrende Reservierungen von Kundschaft aus einer Kundengruppe.
- Der Service ist informiert: Ab dem Moment der automatischen Rabattgewährung ist das Servicepersonal informiert und kann die Gäste entsprechend behandeln, wie beispielsweise zum Geburtstag gratulieren.
- Personalisierte Angebote: Du kannst personalisierte Angebote erstellen, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben bestimmter Kundengruppen zugeschnitten sind.
Sowohl statische als auch dynamische Kundengruppen können einen Rabatt gewähren. Um eine Kundengruppe mit einem Rabatt zu kombinieren, sollte dieser bereits erstellt worden sein – lege also ggf. zuerst einen neuen Rabatt an. Der gewünschte Rabatt kann im Zuge der Erstellung von neuen Kundengruppen in den Einstellungen ausgewählt werden. Außerdem hast Du die Möglichkeit, bereits bestehende Kundengruppen zu verwalten und den entsprechenden Rabatt auszuwählen, der für alle Personen aus dieser Gruppe gelten soll.
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt hinzufügen
- Kundenkartei – Kundengruppe mit einem Rabatt verbinden
Benutzerrechte & Rollenverteilung
Die Rollenverteilung und die damit verbundenen Benutzerrechte spielen eine entscheidende Rolle bei der Kontrolle der Rabattierung. Unsere Software bietet Dir die Möglichkeit, die Berechtigungen der Mitarbeitenden individuell anzupassen.
Es gibt zwei zentrale Rechte im Kassensystem, die die Anwendung von Rabatten erlauben:
- Rabattierung anwenden: Dieses Recht ermöglicht es Nutzenden, vorgefertigte Rabatte auszuwählen und anzuwenden.
- Freie Rabattierung anwenden: Dieses Recht erlaubt es Nutzenden, beliebige Rabatte an der Kasse zu gewähren.
Warum verschiedene Rechte?
- Missbrauch verhindern: Durch die Trennung der Rechte kannst Du verhindern, dass Servicekräfte unautorisierte Rabatte gewähren.
- Kontrolle behalten: Du behältst die volle Kontrolle über die Rabattstrategie Deines Unternehmens.
- Transparenz schaffen: Die Rechteverwaltung schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Rabattierung.
Steuerrechtliche Vorgaben
Disclaimer
Keine rechtliche Beratung!
Wir möchten darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.
Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.
Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
Die korrekte Verbuchung von Gutscheinen und Rabatten ist für die Buchhaltung und die Betriebsprüfung von großer Bedeutung. Beachte deshalb, dass Du für die Gutscheine und Rabatte, die Du erstellst, auch die korrekten Buchhaltungskonten hinterlegst.
Das Wichtigste in Kürze:
- Buchhaltungskonten: Für Gutscheine und Rabatte müssen separate Buchhaltungskonten hinterlegt werden, um die Umsätze korrekt zu erfassen. Das muss bei der Erstellung von Gutscheinen und Rabatten unbedingt beachtet werden.
- Umsatzsteuer: Die umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen und Rabatten ist komplex und hängt von der Art des Gutscheins oder Rabatts ab. Bitte hole Dir dazu die nötige Expertise ein, bevor Du Gutscheine und Rabatte erstellst und verwendest.
- Dokumentation: Alle Gutscheine und Rabatte müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Bei korrekter Anwendung und Einrichtung ist all das über Gastronovi Office nachvollziehbar und einzusehen.
Sachgutschein / Einzweckgutschein abbilden
Um über Gastronovi zweckgebundene Gutscheine, sogenannte Einzweckgutscheine, zu verkaufen, die bereits beim Verkauf besteuert werden, legst Du zunächst eine neue Warengruppe, z. B. „Gutscheinverkauf“, an. Stelle bei Bedarf den korrekten Mehrwertsteuersatz ein. Lege eine weitere Warengruppe, z. B. „Gutscheineinlösung“, mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz an.
Besprich mit Deiner Buchhaltung, welche Kontierung Du hier einstellst.
Im nächsten Schritt erstellst Du je ein Produkt für den Verkaufs-Gutschein, z. B. „Brunch-Verkauf“, legst den Verkaufspreis fest und fügst dieses in die Warengruppe „Gutscheinverkauf“ ein. Dann erstellst Du ein weiteres Produkt, z. B. „Brunch-Einlösung“, trägst entsprechend ebenfalls den Wert ein (der entsprechende Betrag im Minus) und fügst dieses in die Warengruppe „Gutscheineinlösung“ ein.
Um über die Kasse den Verkauf und die Einlösung abzubilden, kannst Du bei Bedarf eine eigene Speisekarte erstellen und/oder Kategorien anlegen. Wir empfehlen, um eine bessere Übersicht zu haben, dass Du je eine Kategorie „Gutschein-Verkauf“ und „Gutschein-Einlösung“ einfügst. Ordne die angelegten Produkte jeweils den entsprechenden Kategorien zu. Starte die Anwendung im Front Office neu, um die neuen Daten sofort zu nutzen.