Um aktiv im System arbeiten zu können, benötigt jeder Mitarbeitende einen Zugang zu Gastronovi Office. Dabei wird ein individueller Accountname erstellt, der nur einmal im System vergeben wird. Ein Zugang kann theoretisch in beliebig viele Gastronovi Accounts eingebunden werden, wenn Mitarbeitende beispielsweise in mehreren Standorten (z. B. Mehrbetriebskonzept) oder vorher in einem anderen Betrieb mit Gastronovi gearbeitet haben. Jeder Benutzer sollte mindestens einer Rolle, kann aber auch mehreren, in einem einzigen Account zugewiesen werden. Sollte ein Benutzer in mehreren Rollen eingebunden sein, wird bei der Anmeldung abgefragt, mit welcher Rolle – und den damit verbundenen Rechten – sich eingeloggt werden soll.
Bitte beachte: Ein Benutzername kann nicht nachträglich von Dir geändert werden. Sollte es dennoch einen dringenden Änderungswunsch geben, melde Dich bitte bei unserem Support.
Über den aktuellen Status siehst Du, ob ein Benutzer bereits verifiziert ist oder nicht. Die Verifizierung ist ein einmaliger Prozess, der bei neuen Benutzern erledigt werden muss. Nur verifizierte Benutzer können sich im System anmelden. Nach dem Anlegen eines Benutzers wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Verifizierungs-E-Mail gesendet. In dieser E-Mail muss auf die verlinkte URL geklickt werden, um den Prozess abzuschließen.
Wenn die E-Mail nicht ankommen sollte, prüfe zuerst die Spam-Ordner. Sollte die E-Mail tatsächlich nicht angekommen sein oder ist die angegebene URL bereits abgelaufen, kann eine erneute E-Mail durch das System verschickt werden. Diese muss jedoch manuell angefordert werden: Benutzer-Rollen-Verwaltung – Verifizierungs-E-Mail erneut anfordern
Wenn Du Benutzer aus einer Rolle entfernst, werden damit auch alle verbundenen Rechte und Zugänge für diesen Benutzer entfernt.
Sollte ein Benutzer jedoch im Kassensystem gearbeitet haben und bereits mindestens eine Schicht geöffnet und dort Umsätze generiert haben, kann der Benutzer nicht ohne Weiteres einfach entfernt werden – Stichwort: Aufbewahrungsfristen. Du kannst diesen Benutzer jedoch sperren. Gesperrte Benutzer können sich auch nicht in der jeweiligen Rolle anmelden und haben somit keinen Zugriff mehr auf die zugehörigen Daten und Funktionen.
Wenn Du einem Benutzer einen Kellnerschlüssel für den Schnellwechsel zuweisen willst, kannst Du die ID in die entsprechende Spalte eintragen – zentral über die Rollenverteilung.
Jeder Benutzer, der auf einem Gerät angemeldet ist, ist in einer offenen Session aktiv. Über die Sessions kannst Du schnell und einfach sehen, welcher Benutzer auf welchen Geräten arbeitet und seit wann.
Die persönlichen Angaben im Benutzerprofil können i. d. R. nur angepasst werden, wenn sich der Nutzende einloggt und die Änderungen manuell durchführt – dazu gehört bspw. auch die Schnellwechsel-PIN.
Über die Rollenverteilung ist an zentraler Stelle einsehbar, ob eine Schnellwechsel-PIN bei einem Benutzer vergeben worden ist. Für jeden eingebundenen Benutzer in der ausgewählten Rolle kann so nachvollzogen werden, ob noch eine Schnellwechsel-PIN vergeben werden muss oder ob bereits eine vorhanden ist – vorausgesetzt, dass im Kassensystem mit dem Schnellwechsel gearbeitet werden soll.
Überprüfen kannst Du die Information in der Spalte „PIN gesetzt“.
Solltest Du oder Mitarbeitende das Passwort vergessen haben, kann die „Passwort vergessen“-Funktion genutzt werden.
Bitte beachte: Sollte es nach dem Reset des Passworts immer noch Probleme beim Anmelden geben, melde Dich bitte bei unserem Support.