Anleitung: Mehrweg-System

Im Rahmen der Mehrwegangebotspflicht müssen Gastronomiebetriebe ab Januar 2023 für Bestellungen außer Haus neben Einweggeschirr auch eine Mehrwegalternative anbieten. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten, die abhängig sind von der Größe des Betriebs. Solltest Du die Schwelle von 80qm Verkaufsfläche und fünf Mitarbeitenden überschreiten, musst Du eine Alternative anbieten. Kleinere Betriebe sind von dieser Pflicht befreit und müssen lediglich der Pflicht nachkommen, den Gästen anzubieten, dass mitgebrachte Behältnisse befüllt werden können.

Neben der Erfüllung der Vorgaben reduzierst Du auch die Müllproduktion in Deinem Betrieb und kannst zudem das Mehrwegsystem nutzen, um Deine Kundenbindung zu festigen.

Die benötigten Module

Voraussetzungen

Schritt für Schritt zur Mehrwegsystem-Abfrage

Nehmen wir an, dass Du Kaffeespezialitäten verkaufst und diese auch zum Mitnehmen anbietest. Mit dieser Anleitung kannst Du eine Mehrwegsystem-Abfrage bzw. Pfandsystem-Abfrage erstellen, die automatisch bei jedem gewünschten Produkt abfragt, ob ein To-Go-Becher, ein eigener Becher oder der hauseigene Mehrwegbecher für die Bestellung genutzt werden soll.

Der Vorteil einer solchen Abfrage ist, dass die Abfrage automatisch greift, sobald die entsprechenden Produkte gebucht werden, z. B. bei allen Heißgetränken. Zudem werden alle Aufpreise oder Rabatte erfasst und müssen nicht manuell verrechnet werden. Wenn Du die Produkte über das Widget anbietest, kann Deine Kundschaft sogar selbst bei jeder Bestellung wählen, welches Angebot sie nutzen möchte. Und dadurch, dass die Abfrage auch auf dem Produktionsbon ausgegeben wird, wissen Deine Mitarbeitenden zu jeder Zeit Bescheid, wie die Bestellung abgefüllt werden muss. Damit sparst Du Zeit, optimierst den Bestellprozess und erleichterst die Kommunikation vor Ort.

1. Warengruppen anlegen

Bevor die Produkte für die Abfrage erstellt werden können, benötigen wir eine entsprechende Warengruppe, um die Produkte korrekt einzusortieren und anschließend auch gezielt statistisch auswerten zu können. Des Weiteren kann über die Warengruppe die Kontierung und der passende MwSt.-Satz eingestellt werden.

1.1 Beispiel

In diesem Beispiel legen wir die Warengruppe in der Hauptwarengruppe Non-Food an und entscheiden uns für den Titel Pfand.

Hauptwarengruppe: Non-Food
Titel: Pfand
MwSt.Satz: 19%
MwSt.Satz (außer Haus): 19%
Konto: XXXX
Konto (außer Haus): XXXX

Achtung: Die hier angegebenen Werte für die Warengruppen-Kontos (XXXX) dienen lediglich zu Anschauungszwecken und als Erinnerung, dass hier eine Eintragung erforderlich ist. Bitte kontaktiere Deine Steuerberatung oder Buchhaltung für die korrekten Nummern. Wir können und dürfen an dieser Stelle keine Empfehlung aussprechen!

Nach Abschluss haben wir eine neue Warengruppe mit den erforderlichen Einstellungen angelegt:

2. Rezepte anlegen

2. Produkte anlegen

Nachdem die gewünschte Warengruppe, in unserem Fall Pfand, erstellt wurde, können die entsprechenden Produkte hinzugefügt werden.

2.1 Beispiel

Wir wollen in unserem Beispiel die drei Optionen aus der Einleitung unserer Kundschaft anbieten, also einen To-Go-Becher, einen eigenen Becher oder den hauseigenen Mehrwegbecher. Das bedeutet, dass wir vier Produkte anlegen müssen, da beim hauseigenen Mehrwegbecher unterschieden werden muss zwischen einem neuen oder mitgebrachten Exemplar. Der To-Go-Becher soll dabei 20 Cent bei jeder Bestellung kosten, währenddessen ein eigener, mitgebrachter Becher einen 20 Cent Rabatt ermöglicht. Und wird an dem hauseigenen Mehrwegbecher-Programm teilgenommen, kostet der Becher einmalig 1 Euro, falls noch keiner vorhanden ist. Dazu kann man einen vorhandenen Becher mitbringen und zahlt dafür keinerlei Aufpreis.

Die ersten vier Produkte

So sehen die vier Produkte aus:

Titel: To-Go-Becher
Beschreibung: Gib hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Deine Kundschaft informiert.
Preis br.: 0,2 EUR
Warengruppe: Pfand

Titel: Eigener Becher
Beschreibung: Gib hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Deine Kundschaft informiert.
Preis br.: -0,2 EUR
Warengruppe: Pfand

Titel: GN-TAUSCH-Becher – Neu
Beschreibung: Gib hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Deine Kundschaft informiert.
Preis br.: 1 EUR
Warengruppe: Pfand

Titel: GN-TAUSCH-Becher – Vorhanden
Beschreibung: Gib hier eine Beschreibung ein, die zum Produkt passt und Deine Kundschaft informiert.
Preis br.: 0 EUR
Warengruppe: Pfand

Achte darauf, dass die Beschreibung im Widget angezeigt wird. Dabei kannst Du beispielsweise über die verschiedenen Aufpreise und Rabatte der jeweiligen Option informieren. Zum Beispiel für den To-Go-Becher: Da wir die Umwelt lieben, berechnen wir 20 Cent Aufpreis für einen To-Go-Becher. Die Erlöse werden gesammelt und an ein gemeinnütziges Projekt zum Erhalt der Erde gespendet.

Das Produkt für die Rückgabe

Nachdem diese vier Produkte angelegt wurden, benötigen wir noch ein weiteres Produkt für die Rückgabe des GN-TAUSCH-Bechers. Das Produkt wird nicht in die Abfrage zum Mehrwegsystem integriert und soll nur über die Kasse buchbar sein, damit Kundschaft ihren Becher jederzeit zurückgeben kann und ihren Pfandbetrag erstattet bekommt.

Dieses Produkt sieht demnach so aus:

Titel: Rückgabe – GN-TAUSCH-Becher
Preis br.: -1 EUR
Warengruppe: Pfand

Basisprodukt für die Abfrage

Und außerdem brauchen wir noch ein Basisprodukt, das die Abfrage schließlich beinhaltet, damit nicht bei jedem Produkt einzeln die komplette Abfrage erstellt werden muss, sondern lediglich dieses Basisprodukt hinterlegt wird. Hierbei benötigen wir lediglich einen Titel und die passende Warengruppe.

Titel: Abfrage – Pfandsystem – Becher
Warengruppe: Pfand

Die neu erstellten Produkte liegen jetzt alle in der Warengruppe Pfand:

3. Extra/Zwang anlegen

Wenn alle nötigen Produkte angelegt wurden, kann die eigentliche Abfrage erstellt werden. Das funktioniert über die Extras/Zwänge im Produkt Abfrage – Pfandsystem – Becher. Diese findest Du unter dem Reiter Kalkulation / Extras/Zwänge, sobald Du ein Produkt aus der Liste ausgewählt hast.

3.1 Beispiel

Wir wollen nun die Abfrage erstellen und benötigen dafür einen Extra/Zwang in unserem Produkt. Die Abfrage soll so konfiguriert werden, dass die Kundschaft eine Auswahl treffen muss, bevor sie die Bestellung abschicken kann.

Deshalb benötigen wir folgende Konfiguration:

Titel: Pfandsystem
Gruppenpreis: -
Minimale Auswahl: 1
Maximale Auswahl: 1
Erhöhter Gang: -

Den Titel können wir frei wählen, zum Verständnis nennen wir ihn hier jedoch Pfandsystem. Den Gruppenpreis legen wir nicht fest, da die Preise über die einzelnen Basisprodukte, die wir in Schritt 2 angelegt haben, gesteuert werden. Die minimale und maximale Auswahl definieren wir mit dem Wert 1. Dadurch erkennt das System, dass ein Produkt ausgewählt werden muss, ansonsten kann das Produkt nicht dem Bestellzettel hinzugefügt werden. Den erhöhten Gang definieren wir nicht, da hier keine Gangsteuerung zum Einsatz kommen soll.

Wenn alles richtig gelaufen ist, sollte das Produkt nun die folgende Abfrage aufweisen:

4. Abfrage konfigurieren

Die Extra/Zwang-Abfrage wird anschließend mit den passenden Basisprodukten befüllt. (Basisprodukte können Produkte oder Grundprodukte sein.)

Die Mechanik ist für Basisprodukte und Extras/Zwänge identisch. Bitte wundere Dich nicht, dass in den Anleitungen oben von Basisrezepten gesprochen wird. Statt das Feld BASISREZEPTE anzuklicken, klickst Du die entsprechende Abfrage an, z. B. Pfandabfrage.

4.1 Beispiel

Die in Schritt 2 angelegten Produkte werden jetzt als Basisprodukte in die Abfrage gelegt. Dabei müssen wir beachten, dass die Reihenfolge, in der die Produkte liegen, gespeichert wird und später auch im Widget sichtbar sein wird. Falls eine andere Reihenfolge gewünscht wird, können die Produkte per Drag'n'Drop verändert werden. Wir entscheiden uns für die Reihenfolge, in der wir die Produkte angelegt haben:

To-Go-Becher
Eigener Becher
GN-TAUSCH-Becher – Neu
GN-TAUSCH-Becher – Vorhanden

Am Ende sollte das Resultat in etwa so aussehen:

5. Rezepte verknüpfen

5. Produkte mit der Abfrage verknüpfen

Wir fassen kurz zusammen: Die Warengruppe und die entsprechenden Produkte wurden angelegt. Die Abfrage ist konfiguriert und mit den Basisprodukten ausgestattet. Jetzt muss die Abfrage mit den Produkten verknüpft werden, die die Abfrage erhalten sollen. Auch die Verknüpfung erfolgt über das Hinzufügen von Basisprodukten. Alle betroffenen Produkte müssen nun mit der Abfrage verknüpft werden.

5.1 Beispiel – Manuell

Es gibt die Möglichkeit, einzelne Produkte mit der Abfrage zu verknüpfen. Dazu wählen wir das entsprechende Produkt aus, z. B. Americano, und hinterlegen die soeben erstellte Abfrage als Basisprodukt.

Produkte – Basisprodukt hinzufügen

5.2 Beispiel – Automatisch über die Warengruppe

Zusätzlich zur manuellen Variante können wir auch alle Produkte einer Warengruppe mit einem Basisprodukt ausstatten. Da wir mit einer detaillierten Warengruppen-Struktur arbeiten, können wir jetzt alle Produkte aus der Warengruppe Heißgetränke mit der soeben erstellten Abfrage verknüpfen. Dazu wählen wir als Basisprodukt Abfrage – Pfandsystem – Becher aus.

Produkte – Basisprodukt für alle Produkte einer Warengruppe verwalten

Sollten Produkte in der Warengruppe bereits das Basisprodukt hinterlegt haben, kannst Du die Funktion trotzdem nutzen, denn die Produkte werden nicht doppelt hinzugefügt.

Alle gewünschten Produkte sind nun blau markiert und haben das Basisprodukt erhalten:

6. Speisekarten

Um die Abfrage im Front Office nutzen zu können, müssen die neu erstellten Produkte bzw. die Änderungen in die Speisekarten übernommen werden. Darüber hinaus müssen die neuen Produkte für die Rückgabe auch einen Platz in den Speisekarten finden.

6.1 Beispiel – Änderungen übernehmen

Wir gehen in diesem Beispiel davon aus, dass die Heißgetränke bereits alle in den jeweiligen Speisekarten liegen und die Änderungen übernommen werden müssen. Dafür gibt es zwei Optionen, die genutzt werden können. Wir können einmal einzeln pro Produkt, wenn es sich nur um ein paar Produkte handelt, über das Anwenden auf Versionen die Änderungen gezielt übernehmen. Außerdem, je nach vorhandener Kartenstruktur, gibt es die Funktion Mit Entwürfen aktualisieren, die alle Produkte einer Karte, Kategorie oder Unterkategorie mit den Produkten aus der Entwurfsansicht abgleicht.

Wenn diese Anleitung im Zuge der Datenpflege verwendet wird und es sich bei allen Produkten, die mit der Abfrage verknüpft wurden, um neu erstellte Produkte handelt, werden die Änderungen mit dem Hinzufügen zu einer Speisekarte übernommen.

Und nicht vergessen: Nach jeder Änderung in der Speisekarte solltest Du auch das Front Office neu starten, indem Du die Anwendung neu startest

Wenn die Änderungen übernommen wurden oder alle Produkte in einer neuen Speisekarte liegen, sollten nun alle Produkte im Entwurfsstatus von blau zu schwarz wechseln:

6.2 Beispiel – Rückgabe-Produkte

Die bisher noch nicht berücksichtigten Produkte für die Rückgabe kommen jetzt zum Zuge. Wir empfehlen eine eigene, interne Speisekarte anzulegen, da die Kundschaft die Rückgabe nicht online selbst buchen soll. Zudem raten wir auch dazu, noch weitere Produkte in diese Karte aufzunehmen. Es könnte jederzeit sein, dass Gäste nur einen Becher ausleihen wollen, ohne eine Bestellung, und das wäre ansonsten nicht möglich. Deshalb erstellen wir jetzt eine neue, interne Speisekarte.

Nicht vergessen, dass die Karte im internen Ordner erstellt wird, sowie aktiv geschaltet und eine Gültigkeit gesetzt ist.

Und wir legen die passenden Produkte in die Karte.

Wenn wir fertig sind, haben wir eine neue Karte mit den passenden Produkten angelegt:

Abschluss

Die Abfragen kannst Du natürlich nach Deinen Wünschen und Anforderungen anpassen. Solltest Du beispielsweise die in der Einleitung genannten Bedingungen zur Betriebsgröße unterschreiten, kannst Du die Abfrage kürzen, indem Du nur den Aufschlag für das To-Go-Produkt und den Rabatt für das mitgebrachte Behältnis anlegst. Und logischerweise musst Du die Abfrage noch erweitern, solltest Du mehr Optionen anbieten. Das oben genannte Beispiel dient lediglich der Veranschaulichung.

Wenn Du verschiedene Angebote anbieten möchtest, kannst Du auch mehrere Abfragen auf diese Art erstellen. Das wäre zum Beispiel denkbar, wenn Du sowohl für Getränke als auch für Speisen eine eigene Mehrwegalternative anbieten möchtest. Probier unterschiedliche Möglichkeiten aus und passe die Abfragen an Deine Bedürfnisse vor Ort an.

Webinar

Zu diesem Thema haben wir auch ein Webinar erstellt, auf das Du jederzeit zugreifen kannst. In dem Video werden sowohl die Getränke-Abfrage erklärt als auch eine Abfrage für Speisen aufgezeigt, an der Du Dich ebenfalls orientieren kannst.