Verfahrensdokumentation

Als Gastronom sind Sie dazu verpflichtet, bei einer Prüfung durch das Finanzamt auskunftsfähig und vorbereitet zu sein – ob bei einer angekündigten Betriebsprüfung oder einer spontanen Kassennachschau, die seit dem 1. Januar 2018 zulässig ist. Dazu gehört auch, die Verfahrensdokumentation bereitzustellen.

In der Verfahrensdokumentation werden alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese müssen Sie zu Beginn der Nutzung Ihres Kassensystems ausfüllen und bei Änderungen aktualisieren.

Die Muster-Verfahrensdokumentation für Ihr gastronovi Kassensystem wurde zum 13.06.2023 umfangreich überarbeitet. Füllen Sie – am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung – die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation (Stand: 05/2023, Version 2) aus.

Anlagen zur Verfahrensdokumentation

Hier finden Sie die Anlagen zur Verfahrensdokumentation zum Herunterladen als PDF-Datei:

Sammlung – Verfahrensdokumentation & Anlagen (Mai 2023)

Alternativ können Sie auch sämtliche Dokumente via google Drive einsehen und herunterladen:

Wenn Sie alle Dateien gesammelt herunterladen, erhalten Sie eine komprimierte Datei (Zip-Datei). Wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese öffnen können, halten Sie sich an die Anleitung von CHIP.de Datei entzippen - so geht's

Anlage: Hardware zur Verfahrensdokumentation

Diese Anlage ist Teil des DSFinV-K-Exports und wird automatisch generiert, sobald der Export gestartet wird. Die Datei (_proceduraldocumentation.pdf) ist im bereitgestellten ZIP-Archiv enthalten.

Wird die Datei bei einer Prüfung im Rahmen eines GoBD-Exports angefordert, muss der Export für den gewünschten Zeitraum stattfinden und die PDF-Datei entnommen werden.

Betrachtungszeitraum

Die generierte Anlage bezieht sich immer auf einen Betrachtungszeitraum, der dem ausgewählten Zeitraum beim DSFinV-K-Export entspricht. Alle aufgeführten Informationen zu Accounts, TSE, Kassensystem (Hauptkostenstelle) und Endgeräte (Clients) beziehen sich immer auf diesen festgelegten Betrachtungszeitraum.

In der Anlage wird aufgeführt, wann eine Erste Nutzung im Betrachtungszeitraum und wann eine Letzte Nutzung im Betrachtungszeitraum stattgefunden hat. Wurde ein Endgerät, eine Kostenstelle oder eine TSE im Betrachtungszeitraum nicht genutzt (sondern z. B. nur vor dem Betrachtungszeitraum und/oder danach), wird diese(s) nicht in der Anlage aufgeführt.

Was muss ich bei einer Kündigung beachten?

Wenn Sie Ihren Vertrag mit gastronovi Office kündigen, sollte der DSFinV-K-Export gezogen werden, um die PDF-Datei Anlage Hardware zur Verfahrensdokumentation in Ihren Unterlagen abheften, bzw. aufbewahren, zu können.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.