Verfahrensdokumentation

Als Gastronom bist Du dazu verpflichtet, bei einer Prüfung durch das Finanzamt auskunftsfähig und vorbereitet zu sein – ob bei einer angekündigten Betriebsprüfung oder einer spontanen Kassennachschau, die seit dem 1. Januar 2018 zulässig ist. Dazu gehört auch, die Verfahrensdokumentation bereitzustellen.

In der Verfahrensdokumentation werden alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese musst Du zu Beginn der Nutzung Deines Kassensystems ausfüllen und bei Änderungen aktualisieren.

Die Muster-Verfahrensdokumentation für Dein Gastronovi Kassensystem wurde zum 13.06.2023 umfangreich überarbeitet. Fülle – am besten gemeinsam mit Deiner Steuerberatung – die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation (Stand: 05/2023, Version 2) aus.

Anlagen zur Verfahrensdokumentation

Hier findest Du die Anlagen zur Verfahrensdokumentation zum Herunterladen als PDF-Datei:

Sammlung – Verfahrensdokumentation & Anlagen (Juni 2026)

Alternativ kannst Du auch sämtliche Dokumente via Google Drive einsehen und herunterladen:

Wenn Du alle Dateien gesammelt herunterladen solltest, erhältst Du eine komprimierte Datei (Zip-Datei). Wenn Du nicht weißt, wie Du diese öffnen kannst, halte Dich an die Anleitung von CHIP.de Datei entzippen - so geht's

Anlage: Hardware zur Verfahrensdokumentation

Diese Anlage ist Teil des DSFinV-K-Exports und wird automatisch generiert, sobald der Export gestartet wird. Die Datei (_proceduraldocumentation.pdf) ist im bereitgestellten ZIP-Archiv enthalten.

Wird die Datei bei einer Prüfung im Rahmen eines GoBD-Exports angefordert, muss der Export für den gewünschten Zeitraum stattfinden und die PDF-Datei entnommen werden.

Betrachtungszeitraum

Die generierte Anlage bezieht sich immer auf einen Betrachtungszeitraum, der dem ausgewählten Zeitraum beim DSFinV-K-Export entspricht. Alle aufgeführten Informationen zu Accounts, TSE, Kassensystem (Hauptkostenstelle) und Endgeräten (Clients) beziehen sich immer auf diesen festgelegten Betrachtungszeitraum.

In der Anlage wird aufgeführt, wann eine Erste Nutzung im Betrachtungszeitraum und wann eine Letzte Nutzung im Betrachtungszeitraum stattgefunden hat. Wird ein Endgerät, eine Kostenstelle oder eine TSE im Betrachtungszeitraum nicht genutzt (sondern z. B. nur vor dem Betrachtungszeitraum und/oder danach), wird diese(s) nicht in der Anlage aufgeführt.

Was muss ich bei einer Kündigung beachten?

Wenn Du den Betrieb vollständig aufgibst, entfernen wir alle personenbezogenen Daten einen Monat nach dem Kündigungsdatum. Daten, die für eine Betriebsprüfung notwendig sind, bleiben davon unberührt. Wenn Du Deinen Vertrag mit Gastronovi Back Office kündigst, sollte der DSFinV-K-Export gezogen werden, um die PDF-Datei Anlage Hardware zur Verfahrensdokumentation in Deinen Unterlagen abheften bzw. aufbewahren zu können.

Bitte beachte, dass Du gesetzlich verpflichtet bist, Kassendaten bis zu 10 Jahre zu speichern und für eine mögliche Betriebsprüfung bereitzuhalten. Dies betrifft unter Umständen auch Daten, die über die gekündigte Modullizenz in Gastronovi Office erfasst wurden. Speichere diese Daten daher unbedingt vor dem Ablauf der Modullizenz und sichere sie gesetzeskonform. Falls eine nachträgliche Reaktivierung nötig ist, behalten wir uns vor, eine Bearbeitungsgebühr zu berechnen.

Bitte informiere Dich über die spezifischen Vorschriften in Deinem Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz) und hole bei Bedarf steuerlichen oder rechtlichen Rat ein.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.