Sie haben nun, vielleicht anhand der Anleitung, die Grundlage geschaffen und die Warenwirtschaft erfolgreich eingerichtet. Doch was nun? Wie gehen Sie weiter vor? Unter Zuhilfenahme dieses Leitfadens nutzen Sie die Warenwirtschaft erfolgreich und schließen die Einrichtung komplett ab.
1. Inventuren
Sie haben in der Einrichtung eine Lagerstruktur in gastronovi Office erstellt, diese mit Kostenstellen verknüpft und Zutaten eingelagert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Lager mit dem IST-Zustand ihrer realen Lager zu informieren. Über eine Inventur stellen Sie erst sämtliche Bestände fest und digitalisieren diese anschließend.
Dies ist besonders wichtig, da die Kalkulation nur erfolgreich funktioniert, wenn auch Zutaten abgebucht werden können. So können Sie später aus den aktuellen Zahlen herauslesen, an welchen Zutaten es Ihnen fehlt oder wann ein Einkauf fällig ist.
Durch regelmäßige Inventuren können Sie Differenzen zeitnah erkennen und ggf. eingreifen. Inventuren werden immer für ein Lager oder einzelne Zutaten eines Lagers durchgeführt. Ist die Inventur verbucht, wird der Bestand auf den neu gezählten Bestand geändert.
Inventuren
Wie kann ich eine Inventur anlegen?
Um eine Inventur durchführen zu können, müssen Sie dieses vorab anlegen. Beim Anlegen können Sie entscheiden ob Sie das gesamte Lager einbeziehen wollen oder eine Inventur für nur einzelne Zutaten durchführen wollen.
Nach dem Erstellen einer Inventur müssen Inventureinträge hinzugefügt werden. Beim Anlegen können Sie das gesamte Lager einbeziehen aber auch nachträglich einzelne Zutaten ergänzen.
Wenn Sie mit unterschiedlichen Lagern arbeiten, machen Sie sich vertraut mit den Umbuchungslisten. Hier können Sie, vom System dokumentiert, einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager bewegen. So sind Ihre Lager immer auf dem aktuellsten Stand.
Wie kann ich eine Umbuchungsliste hinzufügen?
Um einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager zu bewegen, können Sie eine Umbuchungsliste anlegen. Hier muss eine Angabe bzgl. Quell- und Ziellager gemacht werden. Weiterhin können Sie auch ein komplettes Lager mit den Auffüllmengen auffüllen oder ein Lager vollständig umbuchen.
Wie kann ich eine Umbuchung akzeptieren oder ablehnen?
Die angefragte Menge können Sie nun entweder akzeptieren oder ablehnen. Wenn Sie eine Umbuchungsliste ablehnen, wird diese zurück in den Status Anfrage zurückgesetzt.
Wie kann ich einen Eintrag einer Umbuchungsliste hinzufügen?
Wenn Sie eine Umbuchungsliste erstellt haben, müssen Sie dieser noch Zutaten hinzufügen die Sie umbuchen wollen. Wenn Sie vorher die Einstellung Auffüllen oder komplette Lager umbuchen gewählt haben, sind bereits Einträge in der Liste vorhanden.
Wie kann ich einen Eintrag in einer Umbuchungsliste bearbeiten?
Wenn Sie Zutaten aus einer Liste bearbeiten möchten, können Sie das jederzeit vornehmen. Allerdings kann nur eine Umbuchungsliste bearbeitet werden, solange diese noch nicht angefragt worden ist.
Zusätzlich zu den Umbuchungslisten ist es von Vorteil für eine präzise funktionierende Warenwirtschaft, wenn Sie mit Bruchlisten arbeiten. Dadurch wird erfasst, wenn Zutaten zu Bruch gehen oder durch andere Umstände nicht mehr verfügbar sind, wie beispielsweise Verderb, und dadurch nicht in den Verkauf gelangen können.
Werden Bruchlisten regelmäßig gepflegt und Ihre Lager stets aktualisiert, stimmen die Bestände auch bei der nächsten Inventur wieder überein.
Um einen genauen Lagerbestand zu erhalten, müssen alle Zutaten erfasst werden die Sie nicht verkaufen aber in Ihren Lagern liegen und die Sie entsorgt haben. Nur so können die Bestände der Lager bei einer Inventur stimmen.
Wie kann ich eine Bruchliste hinzufügen?
Um Einträge einer Bruchliste hinzuzufügen, müssen Sie diese anlegen.
Zum laufenden Geschäft gehören auch Einkäufe, unabhängig von einer funktionierenden Warenwirtschaft. Durch die erfolgreiche Einrichtung Ihrer Warenwirtschaft, haben Sie alle nötigen Voraussetzungen, um Ihre Einkäufe über gastronovi Office zu tätigen. Lieferanten, Lieferantenartikel und Zutaten haben Sie bereits ins System gebracht.
4.1 Einkaufsvorlagen
Für häufige und wiederkehrende Bestellungen können Sie vorab individuelle Einkaufsvorlagen erstellen, die den Prozess der Warenbestellung erleichtern. Die gewünschten Zutaten werden automatisch hinzugefügt, wenn eine Einkaufsvorlage bei einem neuen Einkauf genutzt wird. Danach passen Sie die entsprechende Menge der Zutat an und können die Liste manuell noch ergänzen durch weitere Zutaten.
Häufig wiederkehrende Bestellungen immer wieder einzeln zu erledigen ist sehr aufwändig, daher können über die Einkaufsvorlagen gezielte Einkaufslisten vorbereitet werden. So sparen Sie erstens Zeit und sind trotzdem flexibel, da jederzeit Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden. Sie legen fest, welche Zutaten und in welcher Menge diese bestellt werden sollen. Die Vorlagen können Sie beliebig anlegen und beispielsweise sortieren nach Lieferanten oder Warengruppen.
Einkaufsvorlagen
Zuerst müssen Sie Vorlagen erstellen, um diese anschließend mit den passenden Zutaten zu versehen. Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen und diese anschließend erstellen. Die Vorlagen können sowohl im front Office als auch im back Office genutzt werden.
Nachdem Sie die Vorlagen erstellt haben, müssen Sie jeder Vorlage die passenden Zutaten zuordnen und entscheiden, ob Sie eine Bestellmenge für die jeweilige Zutat festlegen möchten.
Wie ordne ich Zutaten einer Einkaufsvorlage zu?
Ordnen Sie der gewünschten Vorlage die passenden Zutaten zu.
Wie kann ich Zutaten in einer Einkaufsvorlage verschieben?
Die Einträge lassen sich individuell sortieren, sodass Sie eine eigene Hierarchie erstellen können. Legen Sie fest, welcher Eintrag an welcher Stelle stehen soll, um den Prozess der Bestellung zu optimieren.
Nutzen Sie die Einkaufsvorlagen oder erstellen Sie eigene Einkaufslisten und bestellen Sie die nötigen Zutaten.
Über die Funktion Lager auffüllen können Sie, wenn Sie eine Auffüll-Menge für Zutaten hinterlegt haben, mit wenigen Klicks einen Einkauf erstellen, der das komplette Lager wieder auffüllt.
Als Servicemitarbeiter können Sie im front Office einfach und schnell Zutaten einer Einkaufsliste hinzufügen. Über den ganzen Tag verteilt und unabhängig vom Lieferanten können Positionen ergänzt werden. Am Ende des Tages kann der Einkaufszettel auf die Lieferanten aufgeteilt und die Bestellung versendet werden.
Sollten Sie für gewisse Funktionen nicht die passenden Rechte haben, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten.
Bitte beachten Sie, dass Sie sich bei Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an Ihren Benutzerrechten mit Ihrem Benutzer ab- und wieder anmelden müssen, damit Ihre aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.
Wie kann ich einen Einkauf hinzufügen?
Um einen Einkauf zu tätigen, müssen Sie diesen vorab anlegen. Hier können Sie dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.
Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?
Die erstellte Einkaufliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung final auszulösen, müssen Sie diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.
Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Sie diesen Annehmen können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden. Z.B. Mengen- oder Preisanpassungen.
Wenn Sie in Ihren Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt haben, können Sie beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen um das Lager zu füllen.
Um einen Einkauf zu tätigen, müssen Sie diesen vorab anlegen. Hier können Sie dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.
Wenn Sie in Ihren Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt haben, können Sie beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen um das Lager zu füllen.
Im back Office haben Sie die Möglichkeit, eine Anmerkung (z.B. "möglichst reif") zu erfassen, welche bei Bestellung des Einkaufspostens an den Lieferanten übermittelt wird.
Wie kann ich die Einkaufsposten herunterladen?
Alle Positionen eines Einkaufes können heruntergeladen werden.
Sowohl in der Ansicht der Einkäufe als auch in der Ansicht Ihrer darin enthaltenen Einkaufsposten können Sie anhand einer farblichen Markierung zusätzliche Informationen zum Status einsehen.
Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?
Die erstellte Einkaufsliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung vorzubereiten, müssen Sie diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.
Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Sie diesen Annehmen können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden. Z.B. Mengen- oder Preisanpassungen.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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