Erste Schritte mit der Warenwirtschaft

Die benötigten Module

  • Einkauf
  • Kasse
  • Kalkulation
  • Warenwirtschaft

Die ersten Schritte nach der Einrichtung

Sie haben nun, vielleicht anhand der Anleitung, die Grundlage geschaffen und die Warenwirtschaft erfolgreich eingerichtet. Doch was nun? Wie gehen Sie weiter vor? Unter Zuhilfenahme dieses Leitfadens nutzen Sie die Warenwirtschaft erfolgreich und schließen die Einrichtung komplett ab.

1. Inventuren

Sie haben in der Einrichtung eine Lagerstruktur in gastronovi Office erstellt, diese mit Kostenstellen verknüpft und Zutaten eingelagert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Lager mit dem IST-Zustand ihrer realen Lager zu informieren. Über eine Inventur stellen Sie erst sämtliche Bestände fest und digitalisieren diese anschließend.

Dies ist besonders wichtig, da die Kalkulation nur erfolgreich funktioniert, wenn auch Zutaten abgebucht werden können. So können Sie später aus den aktuellen Zahlen herauslesen, an welchen Zutaten es Ihnen fehlt oder wann ein Einkauf fällig ist.

Durch regelmäßige Inventuren können Sie Differenzen zeitnah erkennen und ggf. eingreifen. Inventuren werden immer für ein Lager oder einzelne Zutaten eines Lagers durchgeführt. Ist die Inventur verbucht, wird der Bestand auf den neu gezählten Bestand geändert.

Inventuren

Wie kann ich eine Inventur anlegen?

Um eine Inventur durchführen zu können, müssen Sie dieses vorab anlegen. Beim Anlegen können Sie entscheiden ob Sie das gesamte Lager einbeziehen wollen oder eine Inventur für nur einzelne Zutaten durchführen wollen.

Wie kann ich eine Inventur bearbeiten?

Eine bestehende Inventur kann vor dem Abschließen noch verändert werden. Ist eine Inventur komplett abgeschlossen, ist dies nicht mehr möglich.

Welche Eigenschaften hat eine Inventur?

Beim Anlegen einer Inventur haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.

Wie kann ich eine Inventur abschließen?

Nachdem Sie alle Inventureinträge hinzugefügt haben (siehe weiter unten) können Sie diese final abschließen und damit verbuchen,

Wie kann ich Inventuren filtern?

Um einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie die Inventuren nach Ihrem Status filtern.

Wie kann ich eine Inventur entfernen?

Wenn eine Inventur noch nicht abgeschlossen ist, kann diese gelöscht werden.

Inventureinträge

Wie kann ich einen Inventureintrag hinzufügen?

Nach dem Erstellen einer Inventur müssen Inventureinträge hinzugefügt werden. Beim Anlegen können Sie das gesamte Lager einbeziehen aber auch nachträglich einzelne Zutaten ergänzen.

Wie kann ich einen Inventureintrag bearbeiten?

Alle hinzugefügten Zutaten können vor dem Abschließen der Inventur noch bearbeitet werden.

Welche Eigenschaften haben Inventureinträge?

Jeder Inventureintrag hat unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten.

Wie kann ich einen Inventureintrag suchen?

Vor allem bei vielen Inventureinträgen kann eine Suche nach einzelnen Zutaten hilfreich sein.

Wie kann ich einen Inventureintrag entfernen?

Hinzugefügte Einträge können vor dem Abschließen einer Inventur wieder entfernt werden.

2. Umbuchungslisten

Wenn Sie mit unterschiedlichen Lagern arbeiten, machen Sie sich vertraut mit den Umbuchungslisten. Mit der sogenannten Umbuchungsliste können Sie, vom System dokumentiert, einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager bewegen. So sind Ihre Lager immer auf dem aktuellsten Stand.

Wie kann ich eine Umbuchungsliste hinzufügen?

Um einzelne oder mehrere Zutaten in ein anderes Lager zu bewegen, können Sie eine Umbuchungsliste anlegen. Hier muss eine Angabe bzgl. Quell- und Ziellager gemacht werden. Weiterhin können Sie auch ein komplettes Lager mit den Auffüllmengen auffüllen oder ein Lager vollständig umbuchen.

Wie kann ich eine Umbuchungsliste bearbeiten?

Eine bereits erstellte Umbuchungsliste kann vor der Umbuchung bearbeitet werden.

Wie kann ich eine Umbuchungsliste filtern?

Für einen besseren Überblick können Sie einen Filter setzten, um einzelne Umbuchungslisten zu finden.

Wie kann ich eine Umbuchung anfragen?

Eine vollständig befüllte Umbuchungsliste muss vor der eigentlichen Umbuchung im jeweiligen Lager angefragt werden.

Wie kann ich eine Umbuchung akzeptieren oder ablehnen?

Die angefragte Menge können Sie nun entweder akzeptieren oder ablehnen. Wenn Sie eine Umbuchungsliste ablehnen, wird diese zurück in den Status Anfrage zurückgesetzt.

Wie kann ich eine Umbuchung annehmen?

Eine akzeptierte Umbuchung muss anschließend angenommen werden und alle Zutaten werden in dem Ziellager verbucht.

Wie kann ich eine Umbuchungsliste löschen?

Eine Umbuchungsliste kann nur gelöscht werden, wenn noch keine Anfrage gesendet worden ist.

Welche Eigenschaften haben Umbuchungslisten?

Jede Umbuchungsliste hat generelle Einstellungsmöglichkeiten.

Wie kann ich einen Eintrag einer Umbuchungsliste hinzufügen?

Wenn Sie eine Umbuchungsliste erstellt haben, müssen Sie dieser noch Zutaten hinzufügen die Sie umbuchen wollen. Wenn Sie vorher die Einstellung Auffüllen oder komplette Lager umbuchen gewählt haben, sind bereits Einträge in der Liste vorhanden.

Wie kann ich einen Eintrag in einer Umbuchungsliste bearbeiten?

Wenn Sie Zutaten aus einer Liste bearbeiten möchten, können Sie das jederzeit vornehmen. Allerdings kann nur eine Umbuchungsliste bearbeitet werden, solange diese noch nicht angefragt worden ist.

Wie kann ich einen Eintrag einer Umbuchungsliste suchen?

Um schneller einzelne Zutaten zu finden, können Sie diese suchen.

Wie kann ich einen Eintrag einer Umbuchungsliste löschen?

Eine Zutat kann aus einer Umbuchungsliste entfernt werden, solange diese noch nicht angefragt worden ist.

3. Bruchlisten

Zusätzlich zu den Umbuchungslisten ist es von Vorteil für eine präzise funktionierende Warenwirtschaft, wenn Sie mit Bruchlisten arbeiten. Dadurch wird erfasst, wenn Zutaten zu Bruch gehen, wie der Name schon vermuten lässt, oder durch andere Umstände nicht mehr verfügbar sind, wie beispielsweise Verderb, und dadurch nicht in den Verkauf gelangen können.

Werden Bruchlisten regelmäßig gepflegt und Ihre Lager stets aktualisiert, stimmen die Bestände auch bei der nächsten Inventur wieder überein.

Um einen genauen Lagerbestand zu erhalten, müssen alle Zutaten erfasst werden die Sie nicht verkaufen aber in Ihren Lagern liegen und die Sie entsorgt haben. Nur so können die Bestände der Lager bei einer Inventur stimmen.

Wie kann ich eine Bruchliste hinzufügen?

Um Einträge einer Bruchliste hinzuzufügen, müssen Sie diese anlegen.

Wie kann ich eine Bruchliste verwalten?

Sie können eine bestehende Bruchliste vor dem Verbuchen jederzeit ändern oder ergänzen.

Wie kann ich eine Bruchliste löschen?

Eine Bruchliste, die noch nicht verbucht ist, kann gelöscht werden.

Wie kann ich eine Bruchliste verbuchen?

Wenn Sie alle Zutaten der Bruchliste hinzugefügt haben müssen Sie diese verbuchen, damit der Bestand aus den Lagern entnommen wird.

Wie kann ich Bruchlisten filtern?

Um bei einer Vielzahl an Bruchlisten den Überblick zu behalten, können Sie Filter setzen.

Wie kann ich einer Bruchliste einen Eintrag hinzufügen?

Nach dem Sie eine Bruchliste erstellt haben, können Sie dieser die relevanten Zutaten hinzufügen.

Wie kann ich einen Eintrag aus einer Bruchliste entfernen?

Wenn Sie die Bruchliste noch nicht verbucht haben, können Sie einzelne oder alle Einträge aus der Liste entfernen.

Wie kann ich nach Einträgen einer Bruchliste suchen?

In der Liste der Bruchlisteneinträge können Sie nach einzelnen Zutaten suchen.

Wie kann ich Einträge einer Bruchliste verwalten?

Zutaten die Sie bereits einer Bruchliste hinzugefügt haben, können vor dem Verbuchen noch bearbeitet werden.

Welche Eigenschaften haben Einträge einer Bruchliste?

Jeder Eintrag einer Bruchliste hat diverse Einstellungsmöglichkeiten.

4. Einkäufe

Zum laufenden Geschäft gehören natürlich auch Einkäufe, unabhängig von einer funktionierenden Warenwirtschaft. Doch durch die erfolgreiche Einrichtung Ihrer Warenwirtschaft, haben Sie schon alle nötigen Voraussetzungen, um Ihre Einkäufe über gastronovi Office zu tätigen. Lieferanten, Lieferantenartikel und Zutaten haben Sie schon ins System gebracht.

4.1 Einkaufsvorlagen

Für häufige und wiederkehrende Bestellungen können Sie vorab individuelle Einkaufsvorlagen erstellen, die den Prozess erleichtern. Die gewünschten Zutaten werden automatisch hinzugefügt, wenn eine Einkaufsvorlage bei einem neuen Einkauf genutzt wird müssen lediglich mit der entsprechenden Menge angepasst werden. Natürlich können auch noch weitere Zutaten hinzugefügt werden.

Immer wiederkehrende Bestellungen können über Einkaufsvorlagen vorbereitet werden. So sparen Sie sich Zeit und es können dennoch immer noch Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden. Sie können diese z.B. nach Lieferant oder nach Warengruppen anlegen.

Wie kann ich eine Einkaufsvorlage anlegen?

Sie können beliebig viele Vorlagen anlegen. Die angelegten Vorlagen können für den Einkauf im front und im back Office verwendet werden.

Wie kann ich eine Einkaufsvorlage bearbeiten?

Jede erstellte Vorlage kann geändert und ergänzt werden.

Wie kann ich Einkaufsvorlagen suchen?

Bei einer Vielzahl von Einkaufslisten kann eine konkrete Suche einen besseren Überblick verschaffen.

Wie kann ich eine Einkaufsvorlage löschen?

Sollten Sie eine Einkaufsvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese jederzeit entfernen.

Wie füge ich Zutaten einer Einkaufsvorlage hinzu?

Nach dem Erstellen einer Vorlage können Sie definieren, welche Zutaten Sie dieser Liste hinzufügen möchten.

Wie kann ich Zutaten in einer Einkaufsvorlage bearbeiten?

Sie können jederzeit Änderungen an den Zutaten der Einkaufsvorlage vornehmen.

Wie kann ich Zutaten in einer Einkaufsvorlage entfernen?

Sollten Sie einige Zutaten in der Einkaufsliste nicht mehr benötigen, können Sie diese einfach entfernen.

Wie kann ich Zutaten in einer Einkaufsvorlage neu anordnen?

Für einen besseren Überblick und um das Einkaufen leichter zu gestalten, können Sie die Zutaten innerhalb der Einkaufsliste so sortieren, dass es für Sie am besten ist.

4.1 Einkäufe durchführen

Für häufige und wiederkehrende Bestellungen können Sie vorab individuelle Einkaufsvorlagen erstellen, die den Prozess erleichtern. Die gewünschten Zutaten werden automatisch hinzugefügt, wenn eine Einkaufsvorlage bei einem neuen Einkauf genutzt wird und müssen lediglich mit der entsprechenden Menge angepasst werden. Natürlich können auch noch weitere Zutaten hinzugefügt werden.

Über die Funktion Lager auffüllen können Sie, wenn Sie eine Auffüllmenge für Zutaten hinterlegt haben, mit wenigen Klicks einen Einkauf erstellen, der das komplette Lager wieder auffüllt.

Als Servicemitarbeiter können Sie im front Office einfach und schnell Zutaten einer Einkaufsliste hinzufügen. Über den ganzen Tag verteilt und unabhängig vom Lieferanten können Positionen ergänzt werden. Am Ende des Tages kann der Einkaufszettel auf die Lieferanten aufgeteilt und die Bestellung versendet werden.

Sollten Sie für gewisse Funktionen nicht die passenden Rechte haben, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich bei Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an Ihren Benutzerrechten mit Ihrem Benutzer ab- und wieder anmelden müssen, damit Ihre aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.

Wie kann ich einen Einkauf hinzufügen?

Um einen Einkauf zu tätigen, müssen Sie diesen vorab anlegen. Hier können Sie dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.

Wie kann ich ein Lager auffüllen?

Wenn Sie in Ihren Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt haben, können Sie beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen um das Lager zu füllen.

Wie kann ich einen Einkauf suchen?

Um einen bestimmten Einkauf schneller zu finden, können Sie diesen suchen.

Wie kann ich einen Einkauf bearbeiten?

Ein bereits angelegter und noch nicht gesendeter Einkauf kann jederzeit verändert werden.

Was bedeuten die unterschiedlichen Farben bei den Einkäufen?

Je nach Einkaufsstatus werden Ihnen die verschiedenen Phasen in unterschiedlichen Farben dargestellt.

Wie kann ich Zutaten zu meinem Einkauf hinzufügen?

Bevor Sie einen Einkauf auslösen können, müssen Sie diesem Zutaten hinzufügen.

Wie kann ich nach Zutaten suchen oder filtern?

Um in der Vielzahl der Zutaten schneller und gezielter eine zu finden, können Sie innerhalb der Liste nach einzelnen Zutaten suchen.

Wie kann ich die Einkaufsposten bearbeiten?

Alle hinzugefügten Zutaten können ergänzt, bearbeitet oder auch entfernt werden.

Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?

Die erstellte Einkaufliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung final auszulösen, müssen Sie diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.

Wie kann ich einen Einkauf bestellen?

Wenn alle Positionen für den Einkauf erfasst worden sind, kann der Einkauf abgesendet werden.

Wie kann ich einen Einkauf annehmen?

Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Sie diesen Annehmen können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden. Z.B. Mengen- oder Preisanpassungen.

Wie kann ich einen Einkauf hinzufügen?

Um einen Einkauf zu tätigen, müssen Sie diesen vorab anlegen. Hier können Sie dann weitere Informationen hinzufügen oder auch eine Einkaufsvorlage nutzen.

Wie kann ich ein Lager auffüllen?

Wenn Sie in Ihren Lagern eine Auffüllmenge der Zutaten hinterlegt haben, können Sie beim Einkaufen direkt einen Einkaufszettel mit den Mengen erstellen um das Lager zu füllen.

Wie kann ich einen Einkauf bearbeiten?

Ein bereits angelegter und noch nicht gesendeter Einkauf kann jederzeit verändert werden.

Wie kann ich einen Einkaufsposten hinzufügen?

Dem erstellten Einkauf müssen Sie Zutaten hinzufügen.

Wie kann ich Einkaufsposten bearbeiten?

Alle hinzugefügten Zutaten können ergänzt, bearbeitet oder auch entfernt werden.

Im back Office haben Sie die Möglichkeit, eine Anmerkung (z.B. "möglichst reif") zu erfassen, welche bei Bestellung des Einkaufspostens an den Lieferanten übermittelt wird.

Wie kann ich die Einkaufsposten herunterladen?

Alle Positionen eines Einkaufes können heruntergeladen werden.

Wie kann ich Einkaufsposten wieder entfernen?

Sollten Sie eine oder mehrere Positionen doch nicht mehr einkaufen wollen, können Sie diese vor dem Absenden des Einkaufs wieder entfernen.

Wie kann ich einen Einkauf drucken & exportieren?

Die angelegten Einkäufe können komplett heruntergeladen werden.

Wie kann ich einen Einkauf suchen oder filtern?

Um einen bestimmten Einkauf schneller zu finden, können Sie diesen suchen oder einen Filter setzen.

Was bedeuten die Farben bei den Einkäufen?

Sowohl in der Ansicht der Einkäufe als auch in der Ansicht Ihrer darin enthaltenen Einkaufsposten können Sie anhand einer farblichen Markierung zusätzliche Informationen zum Status einsehen.

Wie kann ich einen Einkauf auf die Lieferanten aufteilen?

Die erstellte Einkaufsliste kann einen oder mehrere Lieferanten enthalten. Um die Bestellung vorzubereiten, müssen Sie diese auf die jeweiligen Lieferanten aufteilen.

Wie kann ich einen Einkauf bestellen?

Wenn alle Positionen für den Einkauf erfasst worden sind, kann der Einkauf abgesendet werden.

Wie kann ich einen Einkauf annehmen?

Nach der Bestellung muss der Einkauf angenommen werden. Bevor Sie diesen Annehmen können Änderungen oder Abweichungen hinzugefügt werden. Z.B. Mengen- oder Preisanpassungen.

Hilfreich?

Ja Nein
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.