Einrichtung

Vor der Nutzung definieren Sie, welcher Mitarbeiter mit welchen Rechten, Zugriff auf die Zeiterfassung erhalten soll. Nachträgliche Änderungen der Rechte sind jederzeit möglich. Folgende Rechte sind für den Umgang mit dem Modul Zeiterfassung möglich:

Für das Modul Zeiterfassung verfügbare Rechte, die den jeweiligen Zugriff der Benutzer regeln:

Recht Beschreibung
Zeiterfassung Nutzung des Moduls Zeiterfassung im front Office.
Mitarbeiter verwalten Anlegen von neuen Mitarbeitern sowie Verwalten der bestehenden Mitarbeiterdaten.
Arbeitszeiten retten Bereits bestehende Arbeitszeiten dürfen gerettet und verändert werden.
Arbeitszeiten verwalten Arbeitszeiten dürfen im back Office verwaltet werden.
Arbeitszeiten bestätigen Geänderte Arbeitszeiten dürfen bestätigt werden.

Um generell die Arbeitszeiten im back Office nutzen zu können, benötigen Sie das Recht Arbeitszeiten verwalten.

Recht Beschreibung
Unternehmenseinstellungen-Gastronom Erlaubt die Bearbeitung / Veränderung der Grundeinstellungen des Unternehmens. (Beispiele: Unternehmensname, Adresse, Tagesabschluss...)
Rollenverteilung Die Aufgaben sowie die Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Mitarbeiter können Sie flexibel und individuell über das gastronovi System definieren (Neue Benutzer anlegen, Rechte vergeben). Der Chefkoch z.B. ist für die Rezeptkalkulation und die Servicekraft für die Tischreservierung zuständig. Um diese Zuordnungen im back Office vornehmen zu können, wird das Recht 'Rollenverteilung' benötigt.
Tabverwaltung Ermöglicht die Einbindung fremder Seiten in die Navigation von gastronovi Office.
Integrationen verwalten Anhand dieses Rechts können integrierte Programme von Drittanbietern aktiviert bzw. deaktiviert sowie Änderungen vorgenommen werden.
Recht Beschreibung
Statistiken Ermöglicht die Einsicht in die Statistiken. Der Zugriff ist abhängig von den erhaltenen Rechten.
Werte Anlegen von eigenen Werten zur Nutzung und Auswertung in den Statistiken.
Dashboards Erstellen und Ansicht von Dashboards.
Aktionsprotokolle Einsicht der Aktionsprotokolle in den Kundeninformationen.

Sie können Ihren bestehenden Benutzern diese Rechte zuweisen.

Alternativ können Sie auch eine neue Rolle und Benutzer anlegen, der nur die Zeiterfassung nutzen soll. Über diesen Benutzer können sich alle Ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort ein- und ausstempeln.

Bitte beachten Sie, dass nach Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an den Benutzerrechten involvierte Benutzer sich ab- und wieder anmelden müssen, damit die aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.

Falls Sie die Zeiterfassung auf einem eigenen Gerät laufen lassen möchten, können Sie am besten einen separaten Benutzer für die Zeiterfassung anlegen, der exklusiv auf dem Gerät angemeldet ist. Ihre Mitarbeiter melden sich dann gezielt an diesem Gerät an und ab.

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Eine Möglichkeit um sich anzumelden, ist die manuelle Code-Eingabe. Dazu kann entweder die Personalnummer oder der sogenannte Schlüssel eingetippt werden. Anhand dieser Nummern identifiziert das System den entsprechenden Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter einen eindeutigen Code erhält und keine Nummer doppelt im System vergeben wird. Andernfalls kann eine fehlerfreie Zeiterfassung nicht gewährleistet werden.

Die ausgedruckten Mitarbeiterkarten enthalten einen QR-Code, der aus dem individuell vergebenen Schlüssel generiert wird. Dieser kann über einen Scanner oder eine Kamera (z.B. bei Tablets oder Mobilgeräten) ausgelesen werden. Somit ist jeder Mitarbeiter schnell identifiziert.

Für die Nutzung von Kunststoff-Karten stehen Ihnen sowohl QR-Codes für den komfortablen Scan-Login als auch das RFID-Verfahren zum kontaktlosen Verifizieren zur Verfügung. Tragen Sie den auf der Karte vermerkten Code für den jeweiligen Mitarbeiter als Schlüssel ein, um eine Verknüpfung zwischen der Karten und dem System herzustellen.

Sollten Sie die Möglichkeit haben, können Sie optimalerweise ein einzelnes Gerät (z.B. ein Tablet) nur für die Zeiterfassung bereitstellen. Somit müssen Sie nicht an einem Kassengerät zwischen den Modulen wechseln, sollten Sie noch weitere Module beziehen. Erstellen Sie sich hierzu einen Benutzer mit den erforderlichen Rechten und melden Sie diesen dauerhaft an dem Gerät an.

Sie können das Modul Zeiterfassung auch am Kassenterminal öffnen. Hier wechseln Sie für die Erfassung der Zeiten aus der Kasse in das Modul Zeiterfassung und zurück.

Hilfreich?

Ja Nein