Einrichtung

Erste Schritte im Überblick

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Mitarbeiter anlegen

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Anmeldedaten aushändigen

Vorbereitung

Bevor Sie mit der Einrichtung der Zeiterfassung beginnen, sollten Sie erst einmal die grundlegenen Einstellungen vornehmen oder überprüfen. Müssen Sie eventuell neue Rollen anlegen? Haben Sie allen Benutzern die nötigen Rechte verliehen, damit die Zeiterfassung genutzt werden kann? Für welche Art der Nutzung entscheiden Sie sich in Ihrem Betrieb? Wählen Sie dabei zwischen verschiedenen Modellen (Zahlencodes, ausgedruckte Mitarbeiterkarten oder Kunststoffkarten) aus. Und benötigen Sie vielleicht noch zusätzliche Hardware, um die Zeiterfassung über ein eigens dafür konfiguriertes Endgerät zu nutzen oder entscheiden Sie sich für die Nutzung über ein bestehendes Gerät, beispielsweise das Kassenterminal?

Wie möchten Sie die Zeiterfassung nutzen?

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen. Bevor Sie mit der Konfiguration beginnen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb nutzen möchten und wie die Kennung der Mitarbeiter geschehen soll. Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Sie haben und wählen Sie die passende Option.

Vergeben Sie Zahlencodes für die Mitarbeiteranmeldung in der Zeiterfassung

Eine Möglichkeit um sich anzumelden ist die manuelle Code-Eingabe. Dazu kann entweder die Personalnummer oder der sogenannte Schlüssel eingetippt werden. Anhand dieser Nummern identifiziert das System den entsprechenden Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter einen eindeutigen Code erhält und keine Nummer doppelt im System vergeben wird. Andernfalls kann eine fehlerfreie Zeiterfassung nicht gewährleistet werden.

Drucken Sie Mitarbeiterkarten direkt aus dem System

Die ausgedruckten Mitarbeiterkarten enthalten einen QR-Code, der aus dem individuell vergebenen Schlüssel generiert wird. Dieser kann über einen Scanner oder eine Kamera (z.B. bei Tablets oder Mobilgeräten) ausgelesen werden. Somit ist jeder Mitarbeiter schnell identifiziert.

Verwenden Sie Kunststoff-Karten mit Codierung

Für die Nutzung von Kunststoff-Karten stehen Ihnen sowohl QR-Codes für den komfortablen Scan-Login als auch das RFID-Verfahren zum kontaktlosen Verifizieren zur Verfügung. Tragen Sie den auf der Karte vermerkten Code für den jeweiligen Mitarbeiter als Schlüssel ein, um eine Verknüpfung zwischen der Karten und dem System herzustellen.

Wo möchten Sie die Zeiterfassung nutzen?

Soll die Zeiterfassung über ein bestehendes Endgerät genutzt werden, wie beispielsweise das Kassenterminal oder soll es eventuell ein eigenes Gerät geben, an dem die Zeiten erfasst werden?

Nutzen Sie die Zeiterfassung am Kassenterminal

Sie können das Modul Zeiterfassung an Endgeräten nutzen, die bereits im Live-Betrieb integriert sind, wie beispielsweise ein Terminal oder Tablet. Die Zeiterfassung ist über wenige Klicks im front Office erreichbar, egal welche Module Sie nutzen. Sie können über die Startseite ganz einfach zum Beispiel zwischen Kasse und Zeiterfassung wechseln und das Gerät als eine Art Kombigerät nutzen.

Nutzen Sie die Zeiterfassung an einem eigenen Gerät

Sollten Sie die Möglichkeit haben, können Sie optimalerweise ein einzelnes Gerät (z.B. ein Tablet) nur für die Zeiterfassung bereitstellen. Somit müssen Sie nicht an einem Kassengerät zwischen den Modulen wechseln, sollten Sie noch weitere Module beziehen. Erstellen Sie sich hierzu einen Benutzer mit den erforderlichen Rechten und melden Sie diesen dauerhaft an dem Gerät an.

Übersicht: Rechte & Rollen

Vor der Nutzung definieren Sie, welcher Mitarbeiter mit welchen Rechten, Zugriff auf die Zeiterfassung erhalten soll. Nachträgliche Änderungen der Rechte sind jederzeit möglich. Folgende Rechte sind für den Umgang mit dem Modul Zeiterfassung möglich:

Für das Modul Zeiterfassung verfügbare Rechte, die den jeweiligen Zugriff der Benutzer regeln:

Recht Beschreibung
Zeiterfassung Nutzung des Moduls Zeiterfassung im front Office.
Mitarbeiter verwalten Anlegen von neuen Mitarbeitern sowie Verwalten der bestehenden Mitarbeiterdaten.
Arbeitszeiten retten Bereits bestehende Arbeitszeiten dürfen gerettet und verändert werden.
Arbeitszeiten verwalten Arbeitszeiten dürfen im back Office verwaltet werden.
Arbeitszeiten bestätigen Geänderte Arbeitszeiten dürfen bestätigt werden.

Um generell die Arbeitszeiten im back Office nutzen zu können, benötigen Sie das Recht Arbeitszeiten verwalten.

Wie füge ich einem Benutzer ein neues Recht hinzu?

Sie können bestehenden Benutzern die passenden Rechte zur Zeiterfassung zuweisen.

Wie gehe ich vor, wenn ich die Zeiterfassung auf einem eigenen Gerät nutze?

Sie können auch eine eigene Rolle und einen eigenen, neuen Benutzer anlegen, der ausschließlich für die Zeiterfassung genutzt wird. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein eigenes Endgerät nur für die Zeiterfassung nutzen. Dieser Benutzer bleibt an dem Endgerät eingeloggt und verfügt nur über die passenden Rechte zur Zeiterfassung, sodass sich alle Mitarbeiter zentral an einem Gerät ein- und ausstempeln können.

Wie kann ich verhindern, dass Zeiten korrigiert werden können?

Wenn Sie nicht möchten, dass Zeiten einfach korrigiert oder geändert werden können, können Sie diese Funktion unterbinden. Alle Änderungen werden dann angefragt und müssen erst bestätigt werden.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Rechten und Rollen erst wirksam werden, wenn die betroffenen Benutzer sich einmal ab und wieder angemeldet haben. Erst dann sind die neuen Funktionen verfügbar.

Arbeitsgruppen einrichten & verwalten

Um den Überblick über Ihre Mitarbeiter zu bewahren, empfiehlt sich die Erstellung von Arbeitsgruppen, denen Sie Ihre Mitarbeiter jeweils zuordnen können. Die Arbeitsgruppen können Sie ganz unterschiedlich und individuell definieren. Bauen Sie eine für Sie sinnvolle Struktur auf, wie zum Beispiel die Unterteilung in Service, Aushilfen, Küche, oder nach Beschäftigungsverhältnissen wie Minijob, Teilzeit oder Vollzeit, um immer und jederzeit die volle Kontrolle zu haben.

Wie erstelle ich eine neue Arbeitsgruppe?

Erstellen Sie eine oder mehrere Gruppen, um Ihre Mitarbeiterdatenbank zu strukturieren. (Die Erstellung von Arbeitsgruppen ist optional und kein Zwang für die Nutzung der Zeiterfassung.)

Wie kann ich bestehende Arbeitsgruppen verwalten?

Bestehende Gruppen können auch jederzeit verändert oder entfernt werden, falls Sie diese nicht mehr benötigen sollten.

Mitarbeiter einrichten & verwalten

Nachdem Sie alle Vorbereitungen überprüft und erledigt sowie ggf. optional die Arbeitsgruppen erstellt haben, folgt nun die Verwaltung der Mitarbeiter. Erstellen Sie neue Mitarbeiter oder verwalten Sie bereits bestehende Mitarbeiter, um die Zeiterfassung anschließend nutzen zu können.

Wie lege ich einen Mitarbeiter an?

Dabei können Sie diverse Angaben zur jeweiligen Person machen, wichtig sind jedoch der Nachname (Pflichtfeld) und die Möglichkeit, allen Mitarbeitern eindeutige Identifikationsnummern zuzuweisen. Bei der Anlage steht Ihnen hierfür bereits das Feld Personalnummer zur Verfügung. Die hier vergebene Nummer ist bei der Anmeldung in der Zeiterfassung im front Office als Code (manuelle Eingabe) nutzbar.

Wie verknüpfe ich Mitarbeiter mit den ausgedruckten Mitarbeiterausweisen?

Wenn Sie sich für die Nutzung der ausgedruckten Mitarbeiterausweise entschieden haben, können Sie diese auf Papier ausdrucken. Anschließend erfolgt die Verknüpfung, bevor Sie die Ausweise aushändigen können. Dazu tragen Sie bei jedem Mitarbeiter den individuellen Schlüssen ein, der zum Ausweis passt. Erst dann kann ein verschlüsselter Code generiert und die Mitarbeiterausweise können von einem Scanner oder einer Kamera per QR-Code erfasst werden.

Die Verknüpfung zwischen Ausweisen und Mitarbeitern kann erst erfolgen, wenn die Mitarbeiter bereits erstellt wurden.

Wie verknüpfe ich Mitarbeiter mit den Kunststoff-Karten?

Wenn Sie sich für die Variante Kunststoff-Karten (für den Scan-Login bzw. das RFID-Verfahren) entschieden haben, müssen Sie die Karten vor der ersten Nutzung mit dem entsprechenden Mitarbeiter verknüpfen. Dazu tragen Sie den individuellen Schlüssel des Mitarbeiters in die jeweilige Karte im back Office ein.

Die Verknüpfung zwischen Kunststoff-Karten und Mitarbeitern kann erst erfolgen, wenn die Mitarbeiter bereits erstellt wurden.

Wie kann ich Mitarbeiter entfernen oder den Zugang sperren?

Es können nur Mitarbeiter entfernt werden, bei denen noch keine Zeiten eingetragen sind. Sollte es bereits verknüpfte Daten geben, können Sie den Mitarbeiter stattdessen als inaktiv setzen, damit die gesammelten Daten trotzdem noch verfügbar bleiben. (Der Mitarbeiter wird in der Ansicht ausgeblendet und für die Zeiterfassung gesperrt, d.h. es können keine neuen Zeiten mehr erfasst werden.)

Wie kann ich nach Mitarbeitern suchen oder Einträge filtern?

Ihnen stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, die gesammelten Daten aufzubereiten. Natürlich können Sie auch Kriterien bestimmen, um eine zielgerichtete Auswertung vorzunehmen, wie z.B. die gefilterte Anzeige einzelner Arbeitsgruppen oder deaktivierter Mitarbeiter.

Wie kann ich die Einträge drucken & exportieren?

Sämtliche Daten können direkt aus dem back Office gedruckt werden oder Sie laden diese als Datei herunter und speichern Sie zur weiteren Verwendung auf Ihrem Endgerät ab.

Hilfreich?

Ja Nein
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.