Nutzung

Welche Auskunft muss ich dem Kunden bezüglich seiner Daten geben?

Szenario

Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie von ihm gespeichert haben.

Dein Gast hat das Recht auf Zugang zu seinen Daten (Auskunftsrecht). Du musst in der Lage sein, auf Wunsch sämtliche personenbezogene Daten bereitzustellen, die Du über Deinen Gast gespeichert hast. Damit Du diese DSGVO-Vorschrift einhalten kannst und die gewünschten Daten konform bereitstellen kannst, haben wir in Gastronovi Office die Kategorie „Datenschutz“ eingeführt, die Du als separaten Reiter in der Kundenkartei einsehen kannst.

• Kunden auswerten - Datenschutz

Wie kann ich in Gastronovi Office Kundendaten dauerhaft und vollständig löschen?

Der Gast hat das Recht, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine anderen, wichtigeren Gründe dagegen sprechen. Du musst daher laut DSGVO in der Lage sein, Gästedaten dauerhaft zu löschen. Verlangt ein Gast die Löschung seiner Daten, wird dies durch das Entfernen des Gastes aus der Kundenkartei durchgeführt. Sind dem Gast Reservierungen bzw. Rechnungen zugewiesen, wird der Gast vorerst gesperrt, da diese Informationen den Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für Buchführungsunterlagen unterliegen. Nach Ablauf der Frist werden die Gästedaten automatisch gelöscht. Eine automatische und regelmäßige Löschung der Daten ist nicht möglich.

• Gästedaten löschen

Was muss ich beim Newsletterversand beachten?

Um Deinen Gästen einen Newsletter schicken zu dürfen, benötigst Du eine konkrete Einwilligung, die Du auf Nachfrage auch nachweisen musst. Möchtest Du also Dein E-Mail-Marketing erfolgreich betreiben und datenschutzkonform handeln, musst Du Dir die Aufnahme in den Verteiler vom Empfangenden bestätigen lassen. Dies geschieht über einen Einwilligungs-Haken, den Dein Gast setzen muss.

Dazu kommt, dass Du der betroffenen Person ein Widerrufsrecht einräumen musst. Das bedeutet, Dein Gast muss jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter wieder abzumelden. Diese Möglichkeit wird automatisch am Ende eines jeden Newsletters gegeben.

Über folgende Wege kann ein Gast in den Newsletter aufgenommen werden:

• Import der Gästedaten aus einer anderen Datenquelle
• manuelles Anlegen eines Gastes oder einer Reservierung
• Reservierung / Online-Bestellung über das Widget (Du kannst die automatische Aufnahme der Gäste in einen Newsletterversand unterbinden.)
• Newsletterformular Auf dem Laufenden auf der Website
• Anmeldung zum Newsletter über eine Umfrage

Was muss ich bei einer Website besonders beachten (Impressum, Datenschutz, AGB)?

Besonders Gastronominnen und Gastronomen, die eine Website betreiben, Newsletter versenden, Online-Reservierungen annehmen oder das Gastronovi Bestellsystem nutzen, müssen das Impressum und den Punkt Datenschutz mit einem Klick erreichbar auf Deiner Website platzieren. Es ist konform, beide Punkte auf derselben Seite zu platzieren, sofern der Link zu dieser eindeutig gekennzeichnet ist – z. B. mit der Formulierung Impressum & Datenschutz.

Du hast die Möglichkeit, in den Reservierungsvorgaben Dein Impressum sowie Deine Richtlinien zum Datenschutz selbstständig zu definieren.

Prüfe, ob Deine hinterlegten Texte aktuell und korrekt sind. Passe sie gegebenenfalls an bzw. lass Dir entsprechende Texte erstellen. Hier gibt es unter anderem Online-Tools (z. B. eRecht24-Impressum-Generator), die bei der Erstellung von Impressum und Datenschutzerklärung unterstützen können.

• Rechtstexte hinterlegen

Analyse & Tracking der Website (Cookies)

Integrierte Funktionen in Gastronovi Office

Die von Gastronovi Office bereitgestellte Website und das Widget setzen nur technisch notwendige Cookies ein, daher ist es nicht nötig, die Cookie-Einwilligung der Besuchenden einzuholen.

Widget-Status & Event-Handling (Web-Speicher)

Bei der Nutzung der integrierten Gastronovi Widgets (z. B. für Online-Tischreservierungen oder Bestellungen) kommt für die technische Ablaufsteuerung ein lokaler Browserspeicher (Local-Storage / Session-Storage) zum Einsatz.

Hierbei wird der Eintrag gn-tracking-state-loaded-[Kunden-ID] (bzw. Schema gn-tracking-state-*) angelegt. Dieser speichert temporär ausschließlich den Status des Widgets (z. B. loaded nach dem Laden des Widgets, first-interaction bei einer ersten Nutzeraktion oder completed bei Abschluss einer Reservierung bzw. Bestellung).

Der Eintrag dient als Schnittstelle zur Übermittlung von Widget-Ereignissen an optional vom Betreiber eingebundene Web-Analyse- bzw. Tracking-Dienste (wie z. B. Google Analytics). Werden keine externen Tracking-Dienste genutzt, verbleiben diese Daten ausschließlich lokal im Browser des Nutzers. Es werden keine personenbezogenen Daten oder geräteübergreifenden Identifikatoren gespeichert.

Einsatz von Analysewerkzeugen von Drittanbietern

Du hast die Möglichkeit, externe Tools von Drittanbietern auf der via Gastronovi bereitgestellten Website, z. B. Google Analytics, zu nutzen, indem Du diese einbindest. Hierzu gibt es im Bereich der Internetpräsenz grundlegende Einstellungsmöglichkeiten:

• Externe Scripte einbinden

Wenn Du externe Dienste nutzt, bist Du in der Verantwortung, diese Nutzung an den entsprechenden Stellen (z. B. Datenschutzerklärung) zu kennzeichnen und Dir die Einwilligung Deiner Gäste einzuholen (Cookie-Einwilligung) – die Einbindung kann über ein Script erfolgen.

Tracking

Standardmäßig wird lediglich die Anzahl der Seitenaufrufe gezählt, ansonsten erfolgt kein weiteres Tracking seitens Gastronovi. Bei Bedarf kannst Du die Einstellung auch deaktivieren:

• Tracking deaktivieren

Informationen zur Nutzung der Google Maps-API

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Google Maps setzt technisch nicht notwendige Cookies ein, sobald Du die Karte auf Deiner Website integrierst. Das bedeutet, dass Google in jedem Fall auf die Daten der Webseiten-Besuchenden (IP-Adresse, hinterlegtes Benutzerkonto, etc.) zugreifen kann.

Einbindung

Die Einbindung von Google Maps im Rahmen einer gewerblichen Nutzung von Google Maps ist nur erlaubt, wenn die Einbindung unter Verwendung der Programmierschnittstelle Google Maps API erfolgt. Dies gilt für die Maps JavaScript API, Static Maps API und für die Street View Image API.

Hierzu ist jeweils ein elektronischer Schlüssel erforderlich, der von Google nach Durchlaufen eines Registrierungsprozesses zur Verfügung gestellt wird. Um mögliche Abmahnungen zu verhindern, sollte dieser Registrierungsprozess durchlaufen und die weiteren Lizenzbestimmungen eingehalten werden. Ab dem Überschreiten einer bestimmten Anzahl an Abrufen der Maps-API pro Tag werden durch Google Maps Gebühren berechnet. Laut den Lizenzbestimmungen von Google Maps liegt die Grenze derzeit bei Google Maps bei 25.000 Abrufen am Tag. (Mit der Überschreitung dieser Grenzen ist aber nur bei Großunternehmen zu rechnen.)

Datenschutzerklärung

Es muss in Deiner allgemeinen Datenschutzerklärung über die Nutzung von Google-Diensten aufgeklärt werden.

Dokumentieren Sie, wie Sie personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und löschen

In der Kundenkartei unter Datenschutz werden sämtliche Vorgänge in Bezug auf Deine Gästedaten dokumentiert. So kannst Du nachweisen, wann ein Export der Daten stattgefunden hat oder wann sich ein neuer Gast für den Newsletter ein- bzw. ausgetragen hat.

Nutzt Du mehrere Module von Gastronovi, hast Du alle Gästedaten schnell auf einen Blick und zentral verfügbar. Gastronovi senkt damit effektiv den Aufwand zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung und Du kannst Deinem Gast die Daten problemlos zur Verfügung stellen.

Öffne hierzu den Reiter Kundenkartei im back Office und verschaffe Dir schnell einen umfassenden Überblick. In dem rechten Bereich findest Du nun den zusätzlichen Reiter Aktionsprotokolle.

• Kunden auswerten - Aktionsprotokolle

Hier hast Du die Möglichkeit, sämtliche Änderungen im Zusammenhang mit relevanten Gästedaten transparent nachzuvollziehen und kannst jederzeit eine fundierte Aussage zu Veränderungen an den Gästestammdaten treffen.

Wie erfasse ich personenbezogene Daten DSGVO-konform, wenn ich das Reservierungswidget von Gastronovi auf meiner Website nutze?

Es gilt immer der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass Du so viele Daten über Deinen Gast erheben darfst, wie Du tatsächlich benötigst. Für die Bearbeitung und Verwaltung der Tischreservierungen über Gastronovi benötigt das System lediglich die E-Mail-Adresse des Gastes. Dieses Feld ist daher standardmäßig als verpflichtend markiert. Nutzt Du das Widget mit der vorgegebenen Standardfunktion, bist Du beim Datenschutz auf der sicheren Seite. Du bist jedoch verpflichtet, in Gastronovi Office entsprechende rechtssichere und aktuelle Datenschutzbestimmungen zu hinterlegen. Falls Du weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchtest oder individuelle Felder hinzufügen (z. B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lass Dich bitte von Deinem Datenschutzbeauftragten beraten.

Falls Du weitere Daten als Pflichtfelder abfragen möchtest oder individuelle Felder hinzufügen (z. B. ob der Gast einen Kindersitz benötigt), lass Dich bitte von Deinem Datenschutzbeauftragten beraten.

Muss ich für die Datenerhebung einer Umfrage an den Kunden eine Einwilligung einholen?

Grundsätzlich gilt: Immer wenn Du personenbezogene Daten erhebst, benötigst Du eine Einwilligung oder eine gesetzliche Rechtfertigung. Je nach Umfang und Sensibilität der Abfragen, die Du in Deiner Online-Umfrage tätigst, ist eine Einwilligung der Teilnehmenden nötig. Hierfür kannst Du in Gastronovi Office Deiner neu erstellten Umfrage eine Checkbox hinzufügen, über die Du die Einwilligung bei den Teilnehmenden einholen kannst. Denke daran, auch hier auf Deine allgemeine Datenschutzerklärung hinzuweisen.