Integrationen - HOTAPI - Startzeitpunkt für Übertragungen festlegen (Rechnungen & Berichte)

Frage/Problem

Für die Inbetriebnahme der Schnittstelle zu HOTAPI gab es in der Regel ein festen Zeitpunkt, ab wann diese freigeschaltet werden durfte. Da die Integration schon vorher aktiviert werden musste (für Stammdaten etc), erfolgte die Liveschaltung manuell durch Mitarbeitende von Gastronovi am Tag der Liveschaltung.

Antwort/Lösung

Mit dem Release HOTAPI-1246 (vom 13.05.2025), das nicht offiziell im Changelog angekündigt worden ist, wurde die Möglichkeit geschaffen, einen Startzeitpunkt (genaues Datum und Uhrzeit) in den Einstellungen der Integration festzulegen, ab dem Rechnungen und Berichte übertragen werden. Sobald ein Startzeitpunkt festlegt wird, fügt das System automatisch die Zahlungsart Zimmerbuchung hinzu – jedoch vorläufig deaktiviert und die Integration wird orange markiert – statt wie bisher rot bzw. grün. Außerdem werden die zu übertragenden Daten vom System übersprungen bzw. noch nicht an HOTAPI übertragen.

Wird der Startzeitpunkt erreicht, aktiviert sich automatisch die Zahlungsart Zimmerbuchung, können Gäste buchen und werden die Check-Ins in der Kasse angezeigt. Gleichzeitig wird einmalig die Funktion Alle Geräte neu laden getriggert, damit die Änderungen im Front Office wirksam werden.

Sollte kein Startzeitpunkt gesetzt sein, bleibt das Verhalten wie bisher und es muss eine manuelle Liveschaltung zum Stichtag erfolgen, damit vorab keine Daten übertragen werden.

HOTAPI – Startzeitpunkt festlegen

So wird der Zeitpunkt des Starts der Übertragung festgelegt:

  1. Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen.
  2. Navigieren Sie zur Integration HOTAPI Hotel Interface.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen .
  4. Legen Sie bei Start der Übertragung das gewünschte Startdatum und die -uhrzeit fest.
  5. Übernehmen Sie die gemachten Änderungen mit Speichern .

Quick-Info (tl;dr)

  • HOTAPI Integration verfügt nun über die Option Startzeitpunkt festlegen in den Einstellungen
  • ab dem festgelegten Datum werden Berichte und Rechnungen übertragen
  • Integration ist orange markiert, wenn Zeitpunkt festgelegt worden ist
  • Zahlungsart Zimmerbuchung wird automatisch hinzugefügt, sobald ein Zeitpunkt festgelegt worden ist
  • Zahlungsart Zimmerbuchung wird zum Stichtag automatisch aktiviert
  • Funktion Alle Geräte neu laden wird zum Stichtag getriggert
  • Übergabe von Check-Ins und Vorgängen an HOTAPI zum Stichtag
  • keine(!) manuelle Liveschaltung am Stichtag mehr notwendig
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