In den Kasseneinstellungen haben Sie die Möglichkeit, grundlegende Einstellungen festzuhalten. Diese haben Einfluss auf das Verhalten Ihrer Kasse im front Office sowie für die buchhalterische Auswertung.
Anmerkungen können im front Office als Notizfunktion für den Produktionsbon genutzt werden. Das Erstellen von Vorlagen für Anmerkungen erleichtert Ihnen das Hinzufügen von Notizen im täglichen Geschäft. Sie haben im front Office alternativ die Möglichkeit, freie Texte hinzufügen. Für Notizen voreingestellt sind die Wörter MIT, WENIG, OHNE, VIEL. Diese können Sie bei der Nutzung vor die jeweilige Vorlage setzen, um die Notiz noch genauer zu definieren.
Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.
Die korrekte Verwaltung Ihrer Zahlungsarten ist das A und O für einen effizienten Kassenbetrieb und eine präzise Buchhaltung. Nur wenn die gewünschten Zahlungsarten im Back Office eingerichtet und aktiviert sind, stehen sie Ihnen im Front Office an der Kasse, in Widgets oder über Integrationen (z. B. HOTAPI) zur Verfügung. Erfahren Sie hier mehr über die Einrichtung und die wichtigsten Einstellungen, damit Sie den Zahlungsverkehr in Ihrem Betrieb optimal gestalten können.
Die Konfiguration Ihrer Zahlungsarten erfolgt zentral im Back Office. Hier können Sie neue Einträge hinzufügen, bestehende Einträge anpassen oder nicht mehr benötigte entfernen. Die Reihenfolge der Zahlungsarten ist dabei entscheidend, insbesondere für die Funktion Schnelles Kassieren. Die erste Zahlungsart in der Liste ist Ihre Hauptzahlungsart – die ersten drei Plätze können beim schnellen Kassieren verwendet werden. Für jeden Eintrag einer Zahlungsart stehen Ihnen spezifische Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
Fügen Sie neue Zahlungsarten hinzu oder entfernen Sie Einträge.
Wenn Sie neue Zahlungsarten hinzufügen, können Sie in den Einstellungen die Bezahlart festlegen, die Zahlungsart aktivieren und ein Konto bzw. Trinkgeld-Konto festlegen. Alle weiteren Einstellungen erfolgen über die nachträgliche Bearbeitung von bereits bestehenden Einträgen. Hier können Sie beispielsweise die interne Beschreibung anpassen, eine Zahlungsart de-/aktivieren oder den Rechnungstext für die Gäste hinterlegen. Hier eine Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten:
Und so verwalten Sie bestehende Einträge:
Passen Sie die Reihenfolge der Einträge an, um Ihre Hauptzahlungsarten festzulegen und die häufig genutzten Zahlungsarten nach oben zu schieben.
Sie können festlegen, ob nach dem Abschluss einer Zahlung mit der entsprechenden Zahlungsart die Kassenlade automatisch geöffnet werden soll.
Aktivieren Sie die Druckauswahl für die entsprechende Zahlungsart, damit nach jedem Abschluss eine Abfrage erscheint, in der ausgewählt werden kann, wie die Rechnung an den Gast übermittelt wird. Über die Abfrage kann die Rechnung klassisch gedruckt werden oder zum Beispiel in digitaler Form ausgegeben werden.
Die Zahlungsart muss im Back Office hinzugefügt und aktiviert sein. Prüfen Sie auch die Sortierung und starten Sie die Anwendung im Front Office, damit ggf. die Änderungen wirksam werden.
Die Zahlungsart PayPal ist eine Zahlungsart für Online-Bestellungen und Zahlungen über das Widget. Die Zahlungsart muss im Back Office aktiviert werden, damit Gäste online via PayPal zahlen können. Zahlungen und Teilzahlungen, die per PayPal stattfinden, werden in der Kasse entsprechend markiert und dokumentiert. Ein Bezahlen in der Kasse im Front Office mit PayPal ist aktuell nicht möglich.
Bei Kartenzahlungen gibt es verschiedene Möglichkeiten in der Einrichtung. Besprechen Sie im Vorfeld mit Ihrer Buchhaltung, welche Zahlungsmöglichkeiten Sie anbieten möchten und wie die Buchhaltungskonten (Konto, Trunkgeld-Konto, Vorauszahlungskonto) eingerichtet werden sollen.
Ja, die Sortierung kann jederzeit im Back Office angepasst werden.
Deaktivierte Zahlungsarten können für neue Vorgänge nicht mehr genutzt werden. Bestehende Abschlüsse bleiben davon unberührt.
Das schnelle Kassieren aktivieren Sie über eine Einstellung in der jeweiligen Kostenstelle. Der Bezahlvorgang wird dadurch enorm verkürzt, da die Hauptzahlungsart automatisch ausgewählt wird.
In den Kasseneinstellungen können Sie festlegen, ob immer die Hauptzahlungsart beim schnellen Kassieren verwendet werden soll oder ob Sie die Auswahl auf bis zu 3 Hauptzahlungsarten erweitern. Hier spielt die Sortierung der Einträge in den Zahlungsarten eine entscheidende Rolle, da maximal die ersten drei Einträge ausgewählt werden können, je nach Einstellung.
Fremdwährungen ermöglichen Zahlungen in einer anderen Währung als der von Ihnen angegebenen Standardwährung. Die Einrichtung dieser ist sinnig, wenn Sie in Ihrem Betrieb regelmäßig Gäste von außerhalb haben, sodass diese problemlos in ihrer Währung bezahlen können und Sie das Rückgeld in Ihrer eigenen ausgeben können. Die Umrechnung wird hierbei automatisch vom System übernommen.
Die hier angegebenen Favoriten werden auf der Buchungsoberfläche Ihrer Kasse direkt auf oberster Ebene angezeigt. Das erspart unnötige Klicks durch die Karten. So haben Sie alle Gerichte, die häufig bestellt werden, auf einen Blick verfügbar. Sie können sowohl Rezepte als auch Warengruppen als Favorit festlegen. Werden sowohl Rezept als auch Warengruppe in einem einzelnen Favoriten-Eintrag ausgewählt, erscheinen beide als Favorit auf der Startseite der Kasse.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.
Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.
Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
Um sich initial einen Überblick über alle Konten und Einstellungen zu verschaffen, können Sie die Kontenübersicht nutzen. Die Übersicht bietet eine schnelle Prüfung aller Einträge und gibt Auskunft über die Einstellungen, die noch vorgenommen werden müssen.
Auf der rechten Seite der Kasseneinstellungen haben Sie weitere Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen helfen das System weiter zu optimieren. Scrollen Sie bis zum Bereich Buchhaltung, um Änderungen vorzunehmen.
Bitte beachten Sie, dass Konten nicht rückwirkend eingestellt werden können!
Sie können in den Warengruppen die Erlöskonten einstellen. Dies können Sie sowohl bei der Neuanlage einer Warengruppe machen als auch beim Verwalten einer bestehenden Warengruppe.
Wenn Sie die Kontierung einstellen, beachten Sie, dass eine Änderung in der Hauptwarengruppe auch Auswirkungen auf sämtliche Unterwarengruppen hat. Beginnen Sie also mit den Hauptwarengruppen und arbeiten Sie sich dann systematisch nach unten durch – um ein ungewolltes Überschreiben von Einstellungen zu vermeiden.
In den Zahlungsarten können Sie für jede einzelne Bezahlart ein Konto festlegen. Dies können Sie sowohl bei der Neuanlage einer Zahlart machen als auch beim Verwalten einer bestehenden Zahlart.
Jeder im back Office definierte Gutschein und jeder Rabatt, der in der Kasse eingelöst oder genutzt werden kann, kann mit einem Konto versehen werden. Dies können Sie sowohl bei der Neuanlage von Gutscheinen oder Rabatten machen als auch beim Verwalten eines bestehenden Gutscheins oder Rabatts.
Auf Ihrem Z-Bericht wird der Umsatz von Gutscheinen “doppelt” dargestellt, einmal bei Verkauf des Gutscheins, ein weiteres Mal bei Einlösung (als Umsatz in der verzehrten Warengruppe). Dieser Sachverhalt lässt sich über Buchhaltungskonten lösen, da Gutscheine buchhalterisch als durchlaufender Posten zu betrachten sind.
Beachten Sie, dass Sie die entsprechende Kontierung sowohl bei der Zahlungsart Gutschein, definierten Gutscheinen als auch bei der Warengruppe 'Gutscheine' hinterlegen, damit Sie die Kontrolle über Ihre diesbezüglichen Posten wahren.
Bitte beachten Sie, dass wir im Zusammenhang mit dem Modul Kundenbindung nicht von Gutscheinen, sondern von Kundenkarten sprechen. Weitere Informationen finden Sie hier .
Für weitere Optimierungen im Bereich Buchhaltung können Sie auch eine Integration zu DATEV oder ETL nutzen.