In den Kasseneinstellungen hast Du die Möglichkeit, grundlegende Einstellungen festzuhalten. Diese haben Einfluss auf das Verhalten Deiner Kasse im Front Office sowie für die buchhalterische Auswertung.
Bestellanmerkungen
Die Bestellanmerkungen sind eine Art internes Notizsystem, das Service und Küche verbindet. Über diese können für jede Position Notizen hinterlegt werden, die für die Produktion entscheidend sind und nicht über die Datenpflege (z. B. Abfrage der Garstufe) abgedeckt werden. So kann hier beispielsweise notiert werden, dass der Salat mit Dressing nach Sylter Art stattdessen nur mit Essig-Öl angerichtet werden soll oder dass die Knabe Kola ohne Eis gewünscht wird.
Damit diese Anmerkungen nicht immer händisch eingegeben werden müssen, kannst Du Vorlagen erstellen, die dann im Front Office genutzt werden können. Das bietet sich in erster Linie für Bestellanmerkungen an, die häufig auftreten. Außerdem kannst Du die Anmerkungen auch auf bestimmte Warengruppen beschränken, sodass die Liste pro Position übersichtlich bleibt.
Im Front Office gibt es bei der Eingabe von Anmerkungen standardmäßig die Schaltflächen für „mit“, „wenig“, „ohne“ und „viel“. Du brauchst also beispielsweise nur die Vorlage „Eis“ oder „Essig-Öl“ erstellen, damit daraus variable Kombinationen im Front Office (z. B. „viel Eis“, „wenig Eis“, „ohne Eis“) entstehen können.
Bitte beachte: Die Reihenfolge, in der Du die Bestellanmerkungen sortierst, überträgt sich auf das Front Office. Sortiere also hierarchisch nach Häufigkeit, damit die meistgenutzten Anmerkungen oben stehen.
Zahlungsarten
Nicht vergessen: Solltest Du HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.
Die korrekte Verwaltung Deine Zahlungsarten ist das A und O für einen effizienten Kassenbetrieb und eine präzise Buchhaltung. Nur wenn die gewünschten Zahlungsarten im Back Office eingerichtet und aktiviert sind, stehen sie Dir im Front Office an der Kasse, in Widgets oder über Schnittstellen (z. B. HOTAPI) zur Verfügung. Erfahre hier mehr über die Einrichtung und die wichtigsten Einstellungen, damit Du den Zahlungsverkehr in Deinem Betrieb optimal gestalten kannst.
Einrichtung von Zahlungsarten
Die Konfiguration Deiner Zahlungsarten erfolgt zentral im Back Office. Hier kannst Du neue Einträge hinzufügen, bestehende Einträge anpassen oder nicht mehr benötigte entfernen. Für jeden Eintrag einer Zahlungsart stehen Dir spezifische Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
Zahlungsarten hinzufügen und entfernen
Füge neue Zahlungsarten hinzu oder entferne Einträge.
Wenn Du neue Zahlungsarten hinzufügst, kannst Du in den Einstellungen die Bezahlart festlegen, die Zahlungsart aktivieren und ein Konto bzw. Trinkgeld-Konto festlegen. Alle weiteren Einstellungen erfolgen über die nachträgliche Bearbeitung von bereits bestehenden Einträgen. Hier kannst Du beispielsweise die interne Beschreibung anpassen, eine Zahlungsart de-/aktivieren oder den Rechnungstext für die Gäste hinterlegen. Hier eine Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten:
Die Reihenfolge der Zahlungsarten ist entscheidend, wenn Du die Einstellung Schnelles Kassieren in einer Kostenstelle nutzt. Die erste Zahlungsart in der Liste ist Deine Hauptzahlungsart – die ersten drei Plätze können beim schnellen Kassieren verwendet werden.
Aktiviere die Druckauswahl für die entsprechende Zahlungsart, damit nach jedem Abschluss eine Abfrage erscheint, in der ausgewählt werden kann, wie die Rechnung an den Gast übermittelt wird. Über die Abfrage kann die Rechnung klassisch gedruckt werden oder zum Beispiel in digitaler Form ausgegeben werden.
Nur aktive Zahlungsarten sind im Front Office sichtbar und nutzbar.
Die Sortierung beeinflusst die Darstellung an der Kasse, besonders für die Schnelles Kassieren-Funktion.
Die Hauptzahlungsarten (Platz 1–3) können beim schnellen Kassieren verwendet werden.
Die korrekte Hinterlegung der Buchhaltungskonten ist essenziell für Deine Finanzübersicht und Betriebsprüfungen.
Best Practices für die Zahlungsarten
Relevanz prüfen: Füge nur die Zahlungsarten hinzu, die Du tatsächlich in Deinem Betrieb anbietest.
Sortierung optimieren: Platziere die am häufigsten genutzten Zahlungsarten ganz oben, um den Kassiervorgang zu beschleunigen.
Buchhaltungskonten abstimmen: Arbeite eng mit Deiner Steuerberatung zusammen, um die korrekten Buchhaltungskonten für jede Zahlungsart zu hinterlegen.
Rechnungstexte klar formulieren: Achte ggf. auf prägnante und verständliche Texte, die auf den Rechnungen erscheinen.
FAQ – Zahlungsarten
Warum sehe ich eine Zahlungsart nicht in meiner Kasse?
Die Zahlungsart muss im Back Office hinzugefügt und aktiviert sein. Prüfe auch die Sortierung und starte die Anwendung im Front Office, damit ggf. die Änderungen wirksam werden.
Wieso wird mir PayPal nicht in der Kasse angezeigt?
Ein Bezahlen in der Kasse im Front Office mit PayPal ist aktuell nicht möglich. Die Zahlungsart PayPal ist eine Zahlungsart für Online-Bestellungen und Zahlungen über das Widget. Die Zahlungsart muss im Back Office aktiviert werden, damit Gäste online via PayPal zahlen können. Zahlungen und Teilzahlungen, die per PayPal stattfinden, werden in der Kasse entsprechend markiert und dokumentiert.
Was sollte ich bei Kartenzahlungen beachten?
Bei Kartenzahlungen gibt es verschiedene Möglichkeiten in der Einrichtung. Besprich im Vorfeld mit Deiner Buchhaltung, welche Zahlungsmöglichkeiten Du anbieten möchtest und wie die Buchhaltungskonten (Konto, Trinkgeld-Konto, Vorauszahlungskonto) eingerichtet werden sollen.
Kann ich die Reihenfolge der Zahlungsarten später noch ändern?
Ja, die Sortierung kann jederzeit im Back Office angepasst werden.
Was passiert, wenn eine Zahlungsart deaktiviert wird, die bereits verwendet wurde?
Deaktivierte Zahlungsarten können für neue Vorgänge nicht mehr genutzt werden. Bestehende Abschlüsse bleiben davon unberührt.
Wie richte ich das schnelle Kassieren ein?
Das schnelle Kassieren aktivierst Du über eine Einstellung in der jeweiligen Kostenstelle. Der Bezahlvorgang wird dadurch enorm verkürzt, da die Hauptzahlungsart automatisch ausgewählt wird.
In den Kasseneinstellungen kannst Du festlegen, ob immer die Hauptzahlungsart beim schnellen Kassieren verwendet werden soll oder ob Du die Auswahl auf bis zu 3 Hauptzahlungsarten erweiterst. Hier spielt die Sortierung der Einträge in den Zahlungsarten eine entscheidende Rolle, da maximal die ersten drei Einträge ausgewählt werden können, je nach Einstellung.
Fremdwährungen ermöglichen Zahlungen in einer anderen Währung als der von Dir angegebenen Standardwährung. Die Einrichtung dieser ist sinnvoll, wenn Du in Deinem Betrieb regelmäßig Gäste von außerhalb hast, sodass diese problemlos in ihrer Währung bezahlen können und Du das Rückgeld in Deiner eigenen ausgeben kannst. Die Umrechnung wird hierbei automatisch vom System übernommen.
Einrichtung der Fremdwährungen
Fremdwährungen hinzufügen und entfernen
Füge neue Fremdwährungen hinzu oder entferne Einträge.
Wenn Du neue Fremdwährungen hinzufügst, kannst Du in den Einstellungen den Wechselkurs festlegen, die Fremdwährung aktivieren und die Buchhaltungseinstellungen festlegen. Diese kannst du im Nachhinein verändern:
Jede Fremdwährung erfordert einen Wechselkurs, damit die fremde Währung umgerechnet werden kann. Du kannst diese dynamisch konfigurieren und vom System stetig abgleichen lassen oder einen eigenen Wechselkurs bestimmen.
Die hier angegebenen Favoriten werden in der Buchungsansicht Deiner Kasse direkt auf oberster Ebene angezeigt. Das erspart unnötige Klicks durch Karten oder Warengruppen. So hast Du alle Gerichte, die häufig bestellt werden, auf einen Blick verfügbar. Du kannst neben einzelnen Produkten auch ganze Warengruppen als Favoriten festlegen.
Einrichtung der Favoriten
Favoriten hinzufügen und entfernen
Füge neue Fremdwährungen hinzu oder entferne Einträge.
Einmal erstellte Favoriten lassen sich nicht mehr bearbeiten, du kannst jedoch die Reihenfolge ändern.
Wie ändere ich die Reihenfolge meiner Favoriten?
Du kannst die Reihenfolge der Favoriten selbst festlegen und diese verschieben. Die Reihenfolge, die Du hier festlegst, wird auch in die Kasse im Front Office übertragen.
Richte Dein Kassensystem weiter ein, indem Du das Layout Deiner Rechnungsbons und das Druckverhalten steuerst. Deine Kasse mit den Einstellungen zum Kassenverhalten feintunest. Die Prozesse beim Arbeiten mit Produktbeständen automatisierst, damit Deine Gäste und Dein Service jederzeit geupdated sind. Und steuere die Sicherheit und die Trinkgeldabfrage beim Zahlen mit der Kundenkarte.
Rechnungsbon-Layout
Nutze die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten, um das Layout Deines Rechnungsbons anzupassen.
Alternatives Logo für den Rechnungsbon
Standardmäßig wird das Logo aus den Unternehmenseinstellungen auf Deinem Rechnungsbon ausgegeben. Du kannst hier ein alternatives Logo hochladen, das nur für den Rechnungsbon verwendet wird.
Standardmäßig wird die Kostenstelle nicht auf Deinem Rechnungsbon gedruckt. Falls Du wünschst, dass diese gedruckt wird, richtest Du den Druck hier ein.
Wenn Du möchtest, dass die Unterpositionen bei Menüs und Zwängen zusätzlich auf den entsprechenden Bondruckern gedruckt werden, kannst Du diese Einstellung aktivieren. Diese Einstellung ist für alle Kostenstellen gültig.
Wenn Du mit dem Schnellwechsel arbeitest, kannst Du den automatischen Schnellwechsel einrichten und konfigurieren. Ist dieser aktiv, wird er automatisch aktiviert, sobald die Zeit verstrichen ist, die Du hier festlegst.
Willst Du Deinen Gästen die Rechnung in digitaler Form bereitstellen? Aktiviere diese Einstellung und es kann ein QR-Code in der Kasse angezeigt werden, den Deine Gäste scannen können.
Du hast eine fixe Anzahl an Lizenzen für die Kasse gebucht und darfst entsprechend viele Geräte gleichzeitig aktivieren und nutzen. Solltest Du aus verschiedensten Gründen mehr Geräte benötigen, etwa weil Du ein besonderes Event mit mehr Gästen und Personal als gewöhnlich planst, kannst Du die Verwendung von Zusatzgeräten erlauben. Diese werden gesondert abgerechnet und das im Wochentarif, sodass Du immer flexibel bleibst: gastronovi.com/preise
Du kannst mit dieser Einstellung steuern, ob offene Positionen einfach und grundlos storniert werden können. Das gilt auch für die Verringerung einer gebuchten Anzahl.
Um Gutschein-Zahlungen stets nachvollziehen zu können, erzwingt diese Einstellung die Eingabe einer Bezeichnung, wenn mit einem Gutschein bezahlt wird.
Wenn Du verschiedene Variationen von Produkten anbietest, werden diese gruppiert, wenn diese denselben Namen tragen. So kannst Du die Anzahl der Kacheln in der Kassenoberfläche reduzieren. Wenn Du beispielsweise alkoholfreies Bier in den Größen 0,2 l, 0,4 l und 0,5 l anbietest, werden diese zu einer Kachel zusammengefasst und die Mengenauswahl erfolgt bei der Buchung im zweiten Schritt.
Hauptzahlungsarten für das schnelle Kassieren festlegen
Wenn Du mit der Einstellung „schnelles Kassieren“ arbeitest, kannst Du hier festlegen, ob eine, zwei oder drei Zahlungsarten verfügbar sein sollen. Bedenke dabei, dass die Sortierungshierarchie in Deinen Zahlungsarten bestimmt, welche Zahlungsarten angezeigt werden.
Wenn Du viel mit Abfragen und Zwängen in Deinen Produkten arbeitest und zusätzlich mit einer Warteschlange für Deine Gäste, kannst Du diese Einstellung nutzen, damit die Warteschlange zusätzlich auch automatisch für die Unterpositionen gesetzt werden soll.
Um Deinen Gästen die Zahlung von Rechnungen zu erleichtern, kannst Du den QR-Code-Druck aktivieren. Dieser wird auf der Rechnung ausgegeben und kann gescannt werden, damit sich die Online-Banking-Apps die notwendigen Daten ziehen können, um die Rechnung zu begleichen. Damit verschlankst und vereinfachst Du den Prozess für Deine Gäste enorm.
Je nachdem, wie die Prozesse bei Dir vor Ort aussehen, kann es Sinn ergeben, dass Du die Einstellung nutzen möchtest, um Deine Produktionsbons nach Warengruppen zu sortieren.
Standardmäßig werden leere Inhalte bzw. Warengruppen in der Kasse ausgeblendet. Du kannst diese jedoch auch einblenden lassen, wenn Du diese angezeigt bekommen möchtest.
Wenn Du mit Produktbeständen arbeitest, kannst Du hier Einstellungen tätigen, die den Prozess beeinflussen.
Automatische Sperrung von Produkten
Sollen die Produkte für den Verkauf gesperrt werden, deren Produktbestand im Laufe des Tages auf Null abverkauft wird? Diese Sperrung hält immer nur für den aktuellen Tag an und wird für den nächsten Tag automatisch wieder aufgehoben.
Wenn Du die Kundenkartenzahlung anbietest, kannst Du hier Einstellungen einrichten und konfigurieren.
Digitale Unterschrift bei Kundenkartenzahlung
Um unbefugte Buchungen über die Kundenkartenzahlung zu verhindern, kannst du einrichten, dass vor der Zahlung eine digitale Unterschrift durch den Gast erforderlich ist.
Richte eine Trinkgeldabfrage bei Kundenkartenzahlung ein und konfiguriere die Höhe der Abfrage bzw. gib den Mittelwert an. Die beiden anderen Werte, höher und niedriger, werden anhand dieser Eingabe vom System automatisch berechnet, sodass es immer drei Optionen zur Auswahl für den Gast gibt.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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