Als Servicemitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, direkt in Ihrer Schicht ein eigenes, nur für Sie relevantes Kassenbuch zu führen. Dies ermöglicht Ihnen eine komplette Kontrolle über die Bargeldbewegungen. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie Ihre Aus- und Einzahlungen selbst verwalten können und am Ende über Ihr Schichtkassenbuch eventuelle Differenzen erkennen. Alle kassierten Vorgänge in der Zahlart Bar werden automatisch in Ihr Schichtkassenbuch übertragen.
Sollten Sie für gewisse Funktionen nicht die notwendigen Rechte haben, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten.
Bitte beachten Sie, dass Sie sich bei Freischaltung von weiteren Modulen bzw. Änderungen an Ihren Benutzerrechten mit Ihrem Benutzer ab- und wieder anmelden müssen, damit Ihre aktualisierten Rechte systemseitig Anwendung finden.
Anhand eines Transfers nehmen Sie eine interne Umbuchung vor. Wird Geld aus dem Unternehmen Ihrem Kellnerportmonee zugeführt, beispielsweise Münzgeld aus dem Tresor, wird auf diese Weise die interne Umverteilung gebucht. Später zählen Sie das gesamte Bargeld Ihres Portmonees, das System erkennt die darin enthaltene Transferbuchung und stimmt so Ihren Barumsatz mit dem Haupt-Kassenbuch ab.
Um Geld von außen einzubuchen, z.B. aufgrund einer neuen Münzgeldrolle, die soeben von der Bank geholt wurde, nutzen Sie die Einzahlung im Schichtkassenbuch.
Wenn Bargeld entnommen wird, z.B. um einen kurzfristig notwendigen Wareneinkauf durchzuführen, buchen Sie eine Auszahlung, um den Bargeldbestand zu korrigieren.
Sie haben die Möglichkeit, einen Beleg über eine Buchung zu erstellen, um diesen unterschrieben Ihrer Abrechnung beizufügen.
Haben Sie eine fehlerhafte Buchung vorgenommen, kann diese durch eine Stornierung rückgängig gemacht werden. Ein vollständiges Löschen kann dagegen nicht erfolgen, da das Kassenbuch eine manipulationssichere Dokumentation sicherstellen soll.
Führen Sie eine Zählung durch, um den Bargeldbestand auf eventuelle Differenzen zu prüfen.
Sollten Ihre Mitarbeiter mit firmeneigenem Wechselgeld arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, dieses über eine Transferzahlung direkt in die Schicht eines Mitarbeiters zu transferieren. Dieser Transfer wird im gesamten Kassenbuch erfasst, verändert jedoch nicht die Höhe des Kassenbestandes an sich. Dadurch haben Sie einen Überblick, wie viel Wechselgeld im Umlauf ist. Bei dieser Variante muss das Wechselgeld unbedingt bei der Zählung erfasst werden. Sollte dies vergessen werden, gibt es eine Differenz. In diesem Fall sollte eine erneute Zählung durchgeführt werden, um den korrekten Stand zu ermitteln.
Wenn Sie das Schichtkassenbuch mit Ihrem eigenen Wechselgeld nutzen, können Sie per Einzahlung Ihr Wechselgeld erfassen oder, wenn Sie z.B. immer denselben Betrag verwenden, die Erfassung des Wechselgeldes optional weglassen. Am Ende Ihrer Schicht führen Sie dann wie gewohnt eine Zählung durch. Zählen Sie Ihr gesamtes Bargeld inkl. Trinkgeld, sofern Sie den Trinkgeldregler verwendet haben. Haben Sie Ihr eigenes Wechselgeld manuell eingezahlt, müssen Sie dieses vor der Zählung noch manuell auszahlen. Wichtig ist hier, dass Sie eine für Sie optimale Umsetzung finden und routiniert umsetzen.
Sofern Sie den Trinkgeldregler benutzt haben, werden im Schichtkassenbuch alle Trinkgelder, die als Barzahlung eingenommen wurden, erfasst. Als Mitarbeiter hat man die Option, in seinem Schichtkassenbuch die erfassten Trinkgelder (ggf. auch die Trinkgelder anderer Zahlarten, z.B. EC-Trinkgelder) selbst auszuzahlen. Für dieses Vorgehen können Sie einen Zwischenbericht ziehen, bevor Sie eine Zählung durchführen. In diesem sind unter anderem alle Trinkgelder aufgelistet. Alternativ besteht die Möglichkeit, das Trinkgeld über das allgemeine Kassenbuch auszuzahlen.
Nach einer Zählung im Kassenbuch wird immer angezeigt, ob die durchgeführte Zählung eine Differenz zum tatsächlichen Bargeldbestand aufweist. Wichtig ist, dass eine Zählung den Kassenbestand auf den gezählten Betrag aktualisiert. Wenn eine Differenz entstanden ist und diese z.B. auf eine Fehlzählung zurückgeführt werden kann, kann man die Zählung erneut durchführen. Es empfiehlt sich, in dem Notizfeld einen Vermerk, in diesem Fall beispielsweise 'Korrekturzählung', zu machen. Somit lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, warum erneut gezählt wurde.