Reservierungsvorgaben

Aktivieren Sie die Online-Tischreservierung und legen Sie die Grundeinstellungen für das Reservierungssystem fest, wie die allgemeinen Einstellungen und die Konfiguration für die Tischreservierung. Konfigurieren Sie die Gastangaben für die Reservierungen, passen Sie die E-Mail-Kommunikation an und verwalten Sie die rechtlichen Angaben, die für eine Nutzung von Webinhalten nötig sind.

Grundeinstellungen

Allgemein

Grundeinstellungen

Aktuelle Termine anzeigen

Sollen dem Gast aktuelle, im System hinterlegte Termine und Veranstaltungen an den jeweiligen Tagen als Hinweis im Widget angezeigt werden?

Lokalen Server verbinden

Soll für eine schnellere Übertragung von Änderungen aus der Reservierung-Ansicht im front Office an die Kasse der lokale Server verbunden werden?

Umsätze verstecken

Sollen die Umsätze von Kunden im front Office versteckt werden?

Filter für Kostenstellen

Soll im front Office ein Filter für Kostenstellen angezeigt werden?

Bearbeiter automatisch setzen

Soll das Feld Bearbeiter bei der Anlage von neuen Reservierungen automatisch mit dem aktuell angemeldeten Benutzer ausgefüllt werden?

Tischreservierung

Widget-Steuerung

Online-Reservierung

Soll die Reservierung durch Ihre Gäste online erfolgen können?

Interne Benachrichtigungen

E-Mail für Reservierungsbenachrichtigungen

An welche E-Mail-Adresse(n) (mehrere durch Komma getrennt) sollen die Reservierung-Informationen gesendet werden?

Immer benachrichtigen

Soll nach dem Eintrag einer neuen Reservierung immer eine E-Mail an Ihr Unternehmen gesendet werden, auch wenn der Eintrag von einem Mitarbeiter intern getätigt wurde?

Soll in der Kasse eine Benachrichtigung verschickt werden, die auf neue Tischreservierungen hinweist? Die Vorlaufzeit für die Benachrichtigungen kann manuell festgelegt werden.

Personen pro Buchung

Min. Personen

Minimale Anzahl an Personen, die pro Online-Reservierung akzeptiert werden (z. B. 4).

Max. Personen

Maximale Anzahl an Personen, die pro Online-Reservierung akzeptiert werden (z. B. 10).

3-stufige Buchungsautomatik

Stufe 1: Automatische Reservierungsannahme

Reservierungen über das Online-System werden automatisch und ohne manuelle Vorabprüfung angenommen.

Stufe 2: Teilautomatische Tischzuordnung

Reservierungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Stufe 3: Vollautomatische Tischzuordnung

Reservierungen über das Online-System werden automatisch angenommen und auf passende Einzeltische oder Tischgruppen zugeordnet. Werden keine passenden Einzeltische oder Tischgruppen gefunden, wird die Reservierung automatisch abgelehnt.

Puffer bei automatischer Tischzuordnung

Wie lang soll der Sicherheitspuffer (Abstand zwischen zwei Reservierungen) bei einer automatischen Tischzuordnung sein? Als Standard wird eine halbe Verweilzeit angewendet.

Limit für ungenutzte Plätze

Wieviele ungenutzte Plätze dürfen von der Reservierungsautomatik bei der Tischzuordnung pro Reservierung zugelassen werden?

Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuweisung der Tische nur für Online-Reservierungen und telefonische Reservierungen im front Office greift.

Zeitmanagement

Reservierungsintervall

In welchen Zeitabschnitten dürfen die Reservierungen angenommen werden? (z. B. alle 30 Min = 12:30, 13:00, 13:30 usw.)

Tischzuordnung

Die minimale Vorlaufzeit in Minuten für eine Online-Reservierung.

Zeitspanne

Maximale Zeitspanne in Tagen, in der die Gäste in der Zukunft reservieren können (z. B. max. 90 Tage in Voraus).

Kommunikation

— die Kommunikation vor und nach einer Buchung.

Eine effektive Kommunikation mit Ihren Gästen per E-Mail ist entscheidend, um die Vorfreude auf ihren Besuch zu steigern, die Wahrscheinlichkeit von No-Shows zu reduzieren und wertvolles Feedback nach ihrem Aufenthalt zu erhalten. Nutzen Sie die Kommunikationstools in Gastronovi Office, um diesen wichtigen Aspekt zu optimieren und die Beziehung zu Ihren Gästen zu stärken.

Erinnerungen an Reservierungen

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste ihren Besuch nicht vergessen! Mit unserer automatisierten Erinnerungsfunktion können Sie bis zu drei E-Mails vor dem Termin der Reservierung versenden und so die Planungssicherheit erhöhen.

Hinweise

  • Versand nur für bestätigt oder in Vorproduktion befindliche Reservierungen
  • Vordefinierte Zeitspannen für die Erinnerungen

Best Practices

  • Wählen Sie sinnvolle Zeitpunkte für die Erinnerungen
  • Kommunizieren Sie die Erinnerungsfunktion ggf. in der Reservierungsbestätigung

Umfrage an den Gast nach einer Reservierung

Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in das Erlebnis Ihrer Gäste! Durch den automatischen Versand einer Umfrage kurz nach ihrem Besuch erhalten Sie zeitnah Feedback und können so Ihre Servicequalität kontinuierlich verbessern.

Hinweise

  • Versand erfolgt ca. eine Stunde nach dem Besuch der Gäste
  • Nur bestehende Umfragen können ausgewählt werden

Best Practices

  • Gestalten Sie die Umfrage kurz und fokussiert.
  • Nutzen Sie das zeitnahe Feedback für Optimierungen.

FAQ

Können die Texte der Erinnerungs-E-Mails angepasst werden?

Nein, aktuell nicht.

Was passiert bei einer Stornierung?

Es werden keine automatischen Erinnerungen mehr versendet, wenn eine Reservierung storniert worden ist.

Wann genau wird die E-Mail mit der Umfrage versendet?

Der Zeitpunkt des Umfrageversands setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen. Die Rechnung sieht so aus: Zeitpunkt X (Reservierung auf Show gesetzt) + gesetzte (durchschnittliche) Verweildauer der Reservierungen + 1 Stunde Puffer für den Versand.

An einem Beispiel verdeutlicht: Die Reservierung wird um 18:00 Uhr auf Show gesetzt und als Verweildauer sind 120 Minuten angegeben. Die Umfrage wird in diesem Fall also gegen 21:00 Uhr versendet.

Wo sehe ich die Umfrageergebnisse?

Die einzelnen Antworten und eine Auswertung der Ergebnisse finden Sie in der Software unter Umfragen:

Informationen zum Buchungssystem finden Sie hier: Buchungssystem

Gastangaben

Durch selbst erstellte Zusatzangaben können Sie das Reservierungsformular um zusätzliche Felder erweitern. Es kann eine Auswahlliste oder eine Terminwahl erstellt werden, ebenso ist die Anlage eines Freitext-Feldes möglich. Sie legen fest, ob die Angaben optional oder verpflichtend sein sollen. Auch eine Einschränkung auf einzelne Bereiche kann erfolgen.

Standardfelder

Die Standardfelder sind fest vorgeben und können nicht angepasst werden. Sie können diese lediglich als Pflichtfeld deklarieren – offline und online Reservierungen/Buchungen werden dabei getrennt voneinander gesteuert. Alle Pflichtfelder, die die offline Reservierung betreffen, werden im front Office zusammengefasst angezeigt, wenn Sie eine neue Reservierung anlegen, damit diese beim Anlegen schnell und bequem ausgefüllt werden können.

Zusatzfelder

Über die Zusatzfelder können Sie eigene Felder hinzufügen, um mehr Angaben durch Ihre Gäste bei einer Reservierung/Buchung zu erhalten.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Daten erfassen, die laut Ihres gültigen Datenschutzgesetzes erlaubt sind und dass Sie nur wirklich notwendige Daten erfassen. Weitere Informationen finden Sie hier: DE/AT bmj.de/DE/Themen/FokusThemen/DSGVO/DSVGO_node.htmll CH edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html

E-Mail-Kommunikation

Über die Gastkommunikation, insbesondere im Reiter Benachrichtigungen, personalisieren Sie die Kommunikation mit ihren Gästen. Verfassen Sie Zusatztexte für sämtliche Reservierungsmails, steuern Sie die Aufnahme in den Newsletter oder erinnern Sie Ihre Gäste rechtzeitig an die getätigten Reservierungen und lassen Sie sie eine Umfrage ausfüllen, um an wertvolles Feedback zu gelangen.

Ansprache

Konfiguration

Konfigurieren Sie die digitale Ansprache Ihrer Gäste im E-Mail-Verkehr, der systemseitig verschickt wird. Dazu zählen beispielsweise die informelle Ansprache – also duzen oder siezen, personalisierte Grußformeln und der Verzicht auf Nachnamen.

Ansprachen

Personalisieren Sie gezielt die Anrede nach Geschlechtern getrennt. Sie können also bspw. Ihre männlichen Gäste in den E-Mails anders ansprechen als Ihre weiblichen Gäste.

Wenn systemseitig keine Ansprache verwendet wird und an ungeeigneten Stellen, z. B. Titel einer Reservierungsbestätigung oder E-Mail mit Details zur Kundenkarte, wird grundsätzlich – unabhängig von den Einstellungen zur Ansprache – der vollständige Name verwendet, sofern in der Kundenkartei angegeben.

E-Mail-Texte

Bei fast jeder Aktion, die mit den Modulen Tischreservierung und Bestellsystem zu tun hat, werden systemseitig E-Mails verschickt, die einfache Standard-Texte beinhalten. Über die folgenden Einstellungen können Sie diese Standard-Texte ergänzen und an zahlreichen Stellen auch komplett durch personalisierte, eigene Texte aus Ihrer Feder ersetzen. Passen Sie den E-Mail-Verkehr an Ihr Profil und Ihren Standort an oder werden sie kreativ: saisonal-abhängige Begrüßungen, eine Grußformel mit einem Augenzwinkern oder ausschweifende Anekdoten zum Gutscheinversand – die Möglichkeiten sind unbegrenzt.

E-Mail – Verantwortliche

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails, indem Sie wählen, wie Ihre Gäste über zuständige Ansprechpersonen und Service informiert werden.

E-Mail – Buchungen

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails zu den Buchungen.

E-Mail – Bestellungen

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails zu den Bestellungen.

E-Mail – Kundenkarten

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails zu den Kundenkarten.

E-Mail – Gutscheine

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails zu den Gutscheinen.

E-Mail – Umfragen

Personalisieren Sie die systemseitig verschickten E-Mails zu den Umfragen.

Rechtliche Angaben

Die Angaben unter Impressum, Datenschutz und Widerrufsrecht betreffen die gesetzlichen Vorschriften zu Haftungsfragen etc. Die Felder sind zur Orientierung mit Mustertexten befüllt, sollten jedoch unbedingt individuell angepasst bzw. erweitert werden. Die Übertragung der Texte muss aktiv veranlasst werden.

Impressum

Verlinken Sie ein bereits bestehendes Impressum:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Datenschutz

Verlinken Sie einen bereits bestehenden Text zum Datenschutz:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Nur verfügbar mit dem Modul Bestellsystem!

AGB

Verlinken Sie bereits bestehende AGBs:

Oder geben Sie eigene Inhalte an und nutzen die Vorschlagfunktion:

Widerrufsrecht

Aktivieren Sie diese Option, um das in Europa gültige 14-tägige Widerrufsrecht beim Verkauf von Waren in E-Mails anzuzeigen.

Geben Sie hier Ihre Widerrufsbelehrung ein. Diese wird z. B. beim Versand von E-Mails nach einem Verkauf von Waren verwendet.

Die generierten Inhalte über die Vorschlagfunktion stellen eine grobe Richtlinie dar und sind unverbindlich. Bitte prüfen, ändern oder ergänzen Sie hier alle notwendigen Angaben für Ihr Impressum. Fehlerhafte oder unvollständige Texte können zu kostenpflichtigen Abmahnungen führen.

Bitte prüfen Sie die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidieren Sie lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und sich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Bitte prüfen Sie die angegebenen Texte und Schriften sorgfältig auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit. Konsolidieren Sie lieber rechtliche Unterstützung bei der Verfassung, um auf der sicheren Seite zu sein und sich vor etwaigen Abmahnungen oder Klagen zu schützen.

Widget

Das Reservierungswidget ermöglicht es Ihnen, online Reservierungen anzubieten. Über das Widget können Ihre Gäste jederzeit selbstständig eine Reservierung vornehmen. Hierbei wird immer das zur Verfügung gestellte Kontingent beachtet. Damit Ihre Gäste das Widget vollumfänglich nutzen können, müssen Sie vorab ein paar Einstellungen vornehmen.

Sie möchten das Widget gestalterisch anpassen? Machen Sie sich mit dem Corporate Design für Ihr Widget vertraut. Haben Sie in der Einrichtung Änderungen am Widget vorgenommen? Übernehmen Sie die Änderungen und lassen Sie sich eine Vorschau anzeigen. Sie möchten das Widget extern bereitstellen? Erzeugen Sie einen HTML-Code (Script) und binden Sie diesen auf einer Website ein, generieren Sie einen Link für einen direkten Zugriff, bspw. für die Instagram-Seite oder generieren Sie einen QR-Code, den Ihre (potenziellen) Gäste scannen können.

Corporate Design

Um das Widget-Layout anzupassen, können Sie über das Corporate Design die gewünschten Einstellungen vornehmen. Wählen Sie entweder eines der vorgefertigten Themes aus oder entscheiden Sie sich für das Custom Theme.

Eine allgemeine Übersicht und Erklärung zum Corporate Design finden Sie hier:

Einstellungen für das Widget vornehmen

Sie können die allgemeinen Einstellungen aus dem Custom Theme für Ihr Widget übernehmen:

Sollten Sie eigene Einstellungen für das Widget wünschen, legen Sie diese in den Grundeinstellungen fest.

  1. Anpassung der Hintergründe und Farben:

  2. Anpassung der Textfarben

  3. Anpassung der Schriftarten

Widget auf die klassischen Farbwerte zurücksetzen

Sollten Sie die Einstellungen für das Widget verändert haben und hätten gerne die Standardeinstellungen plus die Anpassung zum aktuellen Theme zurück, können Sie die Einstellungen anhand der folgenden Vorgaben manuell zurücksetzen:

Feld Einstellung
Gäste-Widget – Theme-Einstellungen übernehmen Ja, die Einstellungen übernehmen.
Gäste-Widget – Hintergrund #F5F5F5 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Hintergrund Bestellzettel #e0e0e0 als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Farbe 1 Die Farbe wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Farbe 2 Die Farbe wirdaus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Buttontextfarbe Wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Überschriftenfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Fließtextfarbe #26201b als Wert eintragen.
Gäste-Widget – Schriftart der Überschriften Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.
Gäste-Widget – Schriftart des Fließtextes Die Schriftart wird aus dem Theme übernommen.

Widget-Steuerung

Optionen

Öffnen Sie die Vorschau, um sich das aktuelle Widget anzuschauen, und veröffentlichen Sie Änderungen am Widget, damit diese für Ihre Gäste freigeschaltet werden.

Widget einbinden

Wenn Sie das Widget auf einer externen Seite einbinden möchten, bspw. auf Ihrer nicht über Gastronovi bereitgestellten Website, können Sie sich ein HTML-Script generieren. Dabei gibt es verschiedene Parameter, die die Darstellung beeinflussen: Sie können eine exakte Höhe und Breite in Pixeln angeben, falls benötigt. Es gibt die Möglichkeit, einen Einstiegspunkt festzulegen, der Ihre Gäste direkt zur gewünschten Option weiterleitet (z. B. Gutschein kaufen). Außerdem können Sie auch eine Sprache auswählen, in der das Widget beim Öffnen geladen wird.

Widget-URL & QR-Code

Neben der Einbindung via HTML können Sie auch einen klassischen Link (URL) verwenden oder einen QR-Code für die weitere Verwendung (Social Media, Sticker, …) generieren.

Ursprungsplattform pro Widget-Script

Wenn Sie an einer Datenauswertung interessiert sind, können Sie die Ursprungsplattform für jedes eingebundene Script eintragen, das Sie extern nutzen. Diese Daten werden in den Statistiken (Schnellauswahl und Kennzahlen) zur Verfügung gestellt. Dadurch erfahren Sie, welche Gäste wo auf das Widget zugreifen und eine Reservierung oder Bestellung aufgeben.

Werten Sie die Daten in der Schnellauswahl aus oder nutzen Sie in den Kennzahlen die neuen Werte Reservierungen – nach Ursprungsplattform, Verkäufe – nach Ursprungsplattform und Verkaufspositionen – nach Ursprungsplattform.

Eigenes oder externes Script im Widget nutzen

Wenn Sie das Widget im Einsatz haben, können Sie über individuelle Scripts den Funktionsumfang des Widgets erweitern (z. B. um ein externes Tracking-Tool einzubinden).

An Netzwerke senden

Um das Widget an Soziale Netzwerke zu übermitteln, müssen Sie vorab die entsprechenden Dienste einrichten.

Anschließend können Sie das Widget an die eingerichteten Dienste senden.

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Informationen zum Buchungssystem finden Sie hier: Grundeinstellungen (Buchungssystem)

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.