Exportdateien - Verfahrensdokumentation
Die Datei procedural_documentation.pdf (deutsch: Verfahrensdokumentation) ist selbst kein direkter Bestandteil des DSFinV-K-Datenexports, sondern ein zwingend erforderliches Begleitdokument im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Obwohl der Name nahelegt, dass es sich um eine exportierte Datei handelt, ist die Verfahrensdokumentation ein separates Dokument, das dem Prüfer zusätzlich zum DSFinV-K-Export übergeben werden muss.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt systematisch und detailliert den gesamten Lebenszyklus der Kassendaten, um dem Prüfer eine schnelle und transparente Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit zu ermöglichen.
Funktion und Inhalt der Verfahrensdokumentation
Sie enthält unter anderem Informationen zu:
1. Systembeschreibung
- Hardware und Software: Welche Kassensysteme und Softwareversionen sind im Einsatz? (Referenziert die Daten in cashregister.csv und slaves.csv).
- TSE-Anbindung: Wie ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert (Hardware- oder Cloud-TSE)?
- Architektur: Beschreibung einer eventuellen Master-Slave-Struktur.
2. Prozessbeschreibung
- Kassierprozess: Wie wird ein Beleg erstellt, korrigiert und storniert? (Erklärt die Daten in transactions.csv, lines.csv und references.csv).
- Datenspeicherung und -sicherung: Wo und wie werden die Daten gespeichert und archiviert? Wie wird die zehnjährige Aufbewahrungspflicht eingehalten?
- Kassenabschluss: Wann und wie oft wird der Kassenabschluss (Z-Abschluss) durchgeführt? (Bezieht sich auf cashpointclosing.csv und businesscases.csv).
3. Kontrollmechanismen
- Änderungshistorie: Wie werden Stammdatenänderungen (z. B. Steuersatz- oder Artikelpreisänderungen) protokolliert? (Bezieht sich auf changelog.csv und die Historisierung in vat.csv).
- Rollen und Berechtigungen: Welche Mitarbeiter haben welche Zugriffsrechte? (Relevant für das optionale Feld BEDIENER_ID).
➡️ Die DSFinV-K-Dateien liefern die Zahlen und Daten; die Verfahrensdokumentation liefert die Beschreibung und den Kontext, die erklären, wie diese Zahlen entstanden sind und warum die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (GoBD, KassenSichV) gewährleistet ist.