Wir möchten darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.
Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.
Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
Betriebsprüfung
Damit Du für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt gut gerüstet bist, haben wir ein paar Tipps und Informationen für Dich zusammengefasst.
Generell wird eine Betriebsprüfung angekündigt und eine Frist festgesetzt. So bleibt Dir genügend Zeit, um alle Daten zur Verfügung stellen zu können. Wichtig dabei ist, dass alle von Dir genutzten Module auch Grundlage einer Prüfung sein können. Eine Prüfung bezieht sich dann nicht nur auf die Kasse an sich.
Überblick – Was ist generell gefordert?
Unveränderbarkeit √
Sichere Aufbewahrung √
Vollständigkeit √
Maschinelle Auswertbarkeit √
Nachvollziehbarkeit √
Verfahrensdokumentation √
Aufbewahrungszeit von 10 Jahren √
Verfahrensdokumentation
Als Gastronom bist Du dazu verpflichtet, bei einer Prüfung durch das Finanzamt auskunftsfähig und vorbereitet zu sein – ob bei einer angekündigten Betriebsprüfung oder einer spontanen Kassennachschau, die seit dem 1. Januar 2018 zulässig ist. Dazu gehört auch, die Verfahrensdokumentation bereitzustellen.
In der Verfahrensdokumentation werden alle nötigen Informationen rund um die Kasse und deren Nutzung festgehalten. Diese musst Du zu Beginn der Nutzung Deines Kassensystems ausfüllen und bei Änderungen aktualisieren.
Die Muster-Verfahrensdokumentation für Dein Gastronovi Kassensystem wurde zum 13.06.2023 umfangreich überarbeitet. Fülle – am besten gemeinsam mit Deiner Steuerberatung – die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation (Stand: 05/2023, Version 2) aus.
Anlagen zur Verfahrensdokumentation
Hier findest Du die Anlagen zur Verfahrensdokumentation zum Herunterladen als PDF-Datei:
Wenn Du alle Dateien gesammelt herunterladen solltest, erhältst Du eine komprimierte Datei (Zip-Datei). Wenn Du nicht weißt, wie Du diese öffnen kannst, halte Dich an die Anleitung von CHIP.de Datei entzippen - so geht's
Anlage: Hardware zur Verfahrensdokumentation
Diese Anlage ist Teil des DSFinV-K-Exports und wird automatisch generiert, sobald der Export gestartet wird. Die Datei (_proceduraldocumentation.pdf) ist im bereitgestellten ZIP-Archiv enthalten.
Wird die Datei bei einer Prüfung im Rahmen eines GoBD-Exports angefordert, muss der Export für den gewünschten Zeitraum stattfinden und die PDF-Datei entnommen werden.
Betrachtungszeitraum
Die generierte Anlage bezieht sich immer auf einen Betrachtungszeitraum, der dem ausgewählten Zeitraum beim DSFinV-K-Export entspricht. Alle aufgeführten Informationen zu Accounts, TSE, Kassensystem (Hauptkostenstelle) und Endgeräten (Clients) beziehen sich immer auf diesen festgelegten Betrachtungszeitraum.
In der Anlage wird aufgeführt, wann eine Erste Nutzung im Betrachtungszeitraum und wann eine Letzte Nutzung im Betrachtungszeitraum stattgefunden hat. Wird ein Endgerät, eine Kostenstelle oder eine TSE im Betrachtungszeitraum nicht genutzt (sondern z. B. nur vor dem Betrachtungszeitraum und/oder danach), wird diese(s) nicht in der Anlage aufgeführt.
Was muss ich bei einer Kündigung beachten?
Wenn Du Deinen Vertrag mit Gastronovi Back Office kündigst, sollte der DSFinV-K-Export gezogen werden, um die PDF-Datei Anlage Hardware zur Verfahrensdokumentation in Deinen Unterlagen abheften bzw. aufbewahren zu können.
Was ist ein GoBD-konformer Export?
GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD-konformen Exporte umfassen alle kassenrelevanten Daten und sind speziell für das Einlesen in das Prüfungsprogramm des Finanzamtes vorbereitet. Du kannst jeweils die relevanten Daten aus dem Gastronovi back Office exportieren und die Dateien zur Prüfung vorlegen.
DSFinV-K-Export
Dieses Format ist der (neue) Standard der Finanzprüfung und ist GoBD-konform. Die Abkürzung DSFinV-K steht für Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Der Export umfasst alle kassenrelevanten Daten und ist speziell für das Einlesen in Prüfungsprogramme des Finanzamtes vorbereitet. Die exportierten Daten aus Gastronovi Office können zur Prüfung vorgelegt werden.
Dieser Export kann auch genutzt werden, um ältere Daten zu exportieren.
TAR-Dateien-Export
TAR-Dateien sind verschlüsselte Dateien, die von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt werden. Sie enthalten signierte Transaktionsdaten und sind Teil der Fiskalisierung von Registrierkassen. Die TSE speichert und signiert jeden Vorgang der Registrierkasse elektronisch. TAR-Dateien können mit einer speziellen Software ausgewertet werden und sind in manchen Betriebsprüfungen erforderlich. So kannst Du die TAR-Dateien exportieren und herunterladen:
Der GDPdU-Export basiert auf einer Verwaltungsvorschrift, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen wurde. Dabei steht die Abkürzung GDPdU für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und regelt den Datenzugriff auf digitale Daten bezüglich Betriebsprüfungen.
Damit nachvollzogen werden kann, wie die Kasse und weitere Module aufgesetzt und gepflegt werden, wird ein Handbuch oder eine Programmieranleitung gefordert. Wir bilden diese Forderung durch unser Support-Portal ab, in welchem Du Dich gerade befindest. Dieses Online-Handbuch kann dem Prüfenden per Link zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachte, dass wir regelmäßige Erweiterungen am Support-Portal vornehmen und somit eine gedruckte Datei schnell veralten kann.
Journal
Im Journal kannst Du alle Einzelbewegungen hinsichtlich der Kasse einsehen. Diese Daten sind ebenfalls im GoBD-konformen Export enthalten, können aber auch einzeln oder gefiltert nach einem speziellen Vorgang exportiert werden.
Bei einer Prüfung vor Ort kann der Prüfende verlangen, dass das Bargeld und die dazugehörigen Belege offengelegt werden. Bei einem Kassensturz sollte die Summe des Bargelds und Deine Aufzeichnungen der Barzahlungen übereinstimmen.
Kassennachschau
Die Kassennachschau wird auch als kleine Betriebsprüfung bezeichnet. Hier können alle oben genannten Punkte bzw. Exporte verlangt werden, allerdings kann dies auch ohne Ankündigung des Prüfenden passieren. Weiterhin ist der Prüfende nicht verpflichtet, seine Identität direkt zu Beginn offenzulegen. Bereite am besten Deine Mitarbeitenden auf einen solchen Fall vor und kläre, wer welche Befugnisse bei Dir hat oder wer in diesem Fall zu kontaktieren ist.
Generelle Tipps
Beziehe Deine Steuerberatung von Anfang an mit ein. Kläre mit ihr den Kontenrahmen und gewähre ihr optimalerweise einen direkten Zugang zum System.
Bitte beachte, dass Du im Falle einer Kündigung des Kassenmoduls alle relevanten Daten für eine etwaige Betriebsprüfung aus dem System exportieren und bei Dir speichern musst, bevor Dein Account geschlossen wird.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
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