DATEV Buchungsdatenservice

Haftungsausschluss: Buchhaltung

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.

Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.

Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.

Mehr Informationen zur Rechte-Freischaltung, Vorbereitungen in der DATEV-App, Kosten und Leistungsumfang der Integration finden Sie hier .


Durch die Kooperation mit DATEV und der Anbindung des DATEV Buchungsdatenservice an gastronovi Office wird die Übertragung von Buchungsdaten an das DATEV-Rechenzentrum erleichtert. Bei der Übermittlung, die sowohl automatisch eingerichtet als auch manuell angestoßen werden kann, überträgt gastronovi Office dieselben CSV-Dateien, die über den Export für Buchhaltungsprogramme generiert werden. Es werden keine weiteren Daten, die nicht sowieso Teil des DATEV-Datei-Exports sind, übertragen. Sämtliche Daten können jederzeit aus dem DATEV-Rechenzentrum als Buchungsstapel exportiert und in die DATEV-Rechnungswesen-Programme importiert werden.

Via DATEV Buchungsdatenservice werden seitens gastronovi keine Belegbilder und Stammdaten übermittelt! (Der Export der Kontenbezeichnungen muss weiterhin manuell als CSV-Datei an DATEV übertragen werden.)

Vorteile des DATEV Buchungsdatenservice

  • Steuerung der Übertragung relevanter Daten an DATEV – komplett via gastronovi Office
    • Unkomplizierte, manuelle Übertragungsmöglichkeit
    • Auf Wunsch auch automatische Übertragung möglich
  • Immer den Überblick behalten – Dank Übertragungsstatus der Berichte
  • Fehler bei der Übertragung? Gastronovi Office informiert Sie umgehend über mehrere Kanäle!
  • Volle Kontrolle über alle Aktionen im Aktionsprotokoll

DATEV Buchungsdatenservice – Einrichtung

DATEV Buchungsdatenservice aktivieren & verwalten

Erfahren Sie hier, wie Sie DATEV Buchungsdatenservice einrichten.

DATEV Buchungsdatenservice deaktivieren

Deaktivieren Sie die Integration, um den Service nicht mehr zu nutzen. Alle Einstellungen bleiben erhalten – außer die Konto-Verknüpfung.

DATEV Buchungsdatenservice – Kontolänge

Geben Sie die gewünschte Länge der Sachkontennummern an oder ändern Sie diese.

DATEV Buchungsdatenservice – Wirtschaftsjahr-Beginn

Die DATEV-Exporte beginnen standardmäßig am 01.01. des Kalenderjahres. Wenn Ihr Wirtschaftsjahr-Beginn von diesem Datum abweicht, können Sie den Beginn manuell festlegen.

DATEV Buchungsdatenservice – Automatik-Konten

Sie können die Automatik-Konten Ihrer Buchhaltungssoftware eintragen oder anpassen. Bei diesen Konten wird im Export kein BU-Schlüssel eingetragen.

DATEV Buchungsdatenservice – DATEV-Konto

Sie können Ihr DATEV-Konto neu verknüpfen und die Verknüpfung erneuern oder entfernen. Die Verknüpfung ist erforderlich, um Berichte an das DATEV-Rechenzentrum zu übertragen.

Ist ein DATEV-Konto erstmal verknüpft, können die Angaben unter Berater und Mandant nicht geändert werden, solange die Verknüpfung aktiv ist.

DATEV Buchungsdatenservice – Automatische Übertragung

Ist die automatische Übertragung aktiviert, werden alle neuen Berichte automatisch an das DATEV-Rechenzentrum übertragen.

DATEV Buchungsdatenservice – Externe Links

Direkt über die Integration können Sie auf den DATEV-Shop zugreifen, der Ihnen zusätzliche Informationen und Support seitens DATEV anbietet oder Sie loggen sich in Ihr DATEV-Konto ein, um alle verbundenen Anwendungen einzusehen und zentral verwalten zu können.

DATEV Buchungsdatenservice – Nutzung

DATEV Buchungsdatenservice – Manuelle Übertragung

Neben der automatischen Übertragungsmöglichkeit können Sie die Daten auch manuell an DATEV übermitteln. Dabei unterstützt Sie der DATEV Buchungsdatenservice, denn die Übertragung der Daten kann komplett in gastronovi Office erledigt werden – ohne viel Aufwand und mit wenigen Klicks. Übertragen Sie einzelne Berichte direkt, statt diese erst zu exportieren und händisch an DATEV zu überliefern. Damit Sie dabei nicht den Überblick verlieren, gibt Ihnen gastronovi Office jederzeit Auskunft über den Übertragungsstatus jedes einzelnen Berichts und über mögliche Fehler bei der Übertragung.

Wie übertrage ich die Daten manuell?

Die manuelle Übertragung finden Sie im Export für Buchhaltungsprogramme und kann dort als einzelne Option ausgewählt werden.

Wie vermeide ich Mehrfachübertragungen?

Sollten ein Bericht bereits übertragen worden sein, macht gastronovi Sie an mehreren Stellen darauf aufmerksam.

DATEV Buchungsdatenservice – Automatische Übertragung

Wenn die Integration erfolgreich mit Ihrem DATEV-Konto verknüpft ist und die automatische Übertragung aktiviert ist, werden neue Z-Berichte automatisch an das DATEV-Rechenzentrum übertragen. Eine Bestätigung für jede einzelne automatische Übertragung gibt es dabei nicht.

Was passiert bei Fehlern in der Übertragung?

Sollte es bei der Übertragung aus diversen Gründen zu einem Fehler kommen, erhalten Sie eine E-Mail an die hinterlegte Adresse in den Unternehmenseinstellungen. Sie werden also umgehend benachrichtigt, haben jedoch keinen Handlungsbedarf, da gastronovi Office die Daten bei der nächsten Gelegenheit erneut versucht zu übertragen.

Ist der Fehler schwerwiegender, werden Sie ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Gastronovi Office teilt Ihnen dann auch explizit mit, dass es manuellen Handlungsbedarf gibt und Sie die Einstellungen prüfen sollten. Es könnte beispielsweise sein, dass aus verschiedenen Gründen die Verknüpfung aufgehoben wurde oder erneuert werden muss und gastronovi Office nicht mehr die erteilten Berechtigungen innehat, sodass die Übertragung fehlschlägt.

DATEV Buchungsdatenservice – Aktionsprotokoll

Alle automatischen und manuellen Verbindungen zum DATEV Buchungsdatenservice werden im Aktionsprotokoll festgehalten. Zudem gibt es einen Eintrag mit Verknüpfung zu der Schicht, bzw. dem Bericht, der übertragen wurde.

Fehler werden unter Erweiterte Daten notiert. Der Eintrag enthält zusätzlich auch die Antwort der DATEV Buchungsdatenservice-Integration, sodass Sie präzisere Angaben im Support machen können, falls Sie einmal Hilfe benötigen.

Ist die automatische Übertragung aktiv, wird der Nutzer (system) unter Aktualisiert von eingetragen.

DATEV Buchungsdatenservice – Mögliche Fehlermeldungen

Hier finden Sie eine Übersicht zu einigen Fehlermeldungen, die Ihnen angezeigt werden könnten.

Integration nicht (vollständig) eingerichtet

Der DATEV Buchungsdatenservice wurde noch nicht vollständig eingerichtet.

Benutzerkonto nicht verbunden

Der DATEV Buchungsdatenservice ist noch nicht mit einem DATEV-Benutzerkonto verbunden.

Fehlende Rechte

Im DATEV-Benutzerkonto fehlen die Rechte für die Nutzung des DATEV Buchungsdatenservice.

Störung seitens DATEV

Bei DATEV gibt es eine Störung und der DATEV Buchungsdatenservice ist aktuell nicht erreichbar.

Allgemeine Fehlermeldung

Diese Meldung kann aus diversen Gründen auftreten und ist nicht weiter spezifiziert.

FAQ

Was kann die DATEV Buchungsdatenservice-Schnittstelle?

Die DATEV Buchungsdatenservice-Schnittstelle ist eine Erweiterung des bestehenden manuellen Exportes von Buchungsdaten aus gn Office im DATEV-Format. Dabei bietet die Schnittstelle neben dem Erstellen der Buchungsdaten zusätzlich die Übermittlung an das DATEV-Rechenzentrum, sowie die Verarbeitung im DATEV-Rechnungswesen-Programm. Die Übermittlung kann entweder manuell oder automatisch erfolgen.

Welche Programme von DATEV können angesprochen werden?

Die Schnittstelle funktioniert mit:

  • DATEV Belege online
  • DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
  • DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

Die Schnittstelle funktioniert nicht mit:

  • DATEV Unternehmen online
  • DATEV Kassenarchiv online
  • DATEV MeinFiskal

Aufzählung nicht vollständig!

Welche Daten werden übertragen?

Die DATEV Buchungsdatenservice-Schnittstelle nutzt den gleichen Funktionsumfang, wie die kostenlose DATEV-Schnittstelle und stellt Kassenbuchungen inkl. Kontierungen im DATEV-Format bereit. Somit werden Umsätze, Zahlungsarten, sowie Trinkgelder und Kassenbuchbelege übertragen. Eine Übertragung von Belegbildern ist mit der Schnittstelle seitens DATEV theoretisch ebenfalls möglich, wurde bei der gastronovi Schnittstelle jedoch nicht umgesetzt.

Wie lange dauert es bis die Umsatzdaten an DATEV übertragen werden?

Die Übertragung wird nach der Erstellung des Z-Berichtes automatisch angestoßen und übertragen. In Einzelfällen kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen.

Was sind die Funktionen der DATEV Buchungsdatenservice-Schnittstelle?

  • Übermittlung der Daten aus dem DATEV-Export aus gastronovi an das DATEV-Rechenzentrum
  • Einsehbarer Übertragungsstatus der Berichte, sowie Meldungen über Fehler und Nachvollziehbarkeit durch das Aktionsprotokoll

Funktioniert die DATEV Buchungsdatenservice-Schnittstelle auch ohne Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum?

Nein, da die Buchungsdaten auf dem DATEV-Rechenzentrum für die Nutzung in DATEV bereitgestellt werden. Eine Alternative ohne die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum ist unser DATEV-Export.

Ist ein Übertrag von Buchungsdaten auf Unterkostenstellen-Ebene möglich?

Nein, die Übertragung findet auf Ebene der Hauptkostenstellen statt und unterscheidet sich daher nicht vom Umfang der bisherigen DATEV-Schnittstelle.

Einrichtung der Integration in gastronovi Office

Bei den für die Einrichtung der DATEV Buchungsdaten-Schnittstelle benötigen Sie Informationen über Beraternummer, Mandantennummer und ggf. Automatik-Konten. Sollten Ihnen die hierfür benötigten Informationen nicht vorliegen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Die Einrichtung wird mit dem Verknüpfen des DATEV Account abgeschlossen.

Export im DATEV-Format: Bitte beachten Sie, dass für die Möglichkeit eines Exports im DATEV-Format unsere DATEV-Integration aktiviert und eingerichtet werden muss! Ansonsten ist mit der DATEV Buchungsdatenservice-Integration nur die direkte Übertragung an das hinterlegte DATEV-Konto möglich.


Wo kommt die Schnittstelle zur Anwendung?

Hier finden Sie weiterführende Artikel:

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.