Einrichtung

Einrichtung & Onboarding

Hier finden Sie alle Schritte, die zur Einrichtung von gastronovi Pay und den Zahlungsterminals vorzunehmen sind.

Dashboard

Mit der Entscheidung für gastronovi Pay steht Ihnen ein umfangreiches Online-Dashboard zur Verfügung.

Hier geht es zum Login: gastronovi Pay-Login

Hier können Sie u. a.

  • alle Transaktionen einsehen und prüfen,
  • Refunds/Gutschriften veranlassen (ohne die Anwesenheit des Gastes),
  • Rechnungen einsehen und herunterladen,
  • Umsätze und Auszahlung nachvollziehen und prüfen,
  • Zahlungsterminals konfigurieren.

Login ins Dashboard

Zugang zum Dashboard erhalten Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen". Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden!

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Multifaktor-Authentifizierung

Nach dem erstmaligen Login müssen Sie eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen.

Standardmäßig wird die Verifizierungsmöglichkeit “Authenticator-App” angezeigt. Über die blaue Schrift unten “Switch to SMS authentication” kann zur SMS-Authentifizierung gewechselt werden.

Wählen Sie bitte eine der Methoden aus und richten Sie diese ein:

Authenticator-App

Eine mobile App (z. B. Google Authenticator, kann einfach über den App-Store heruntergeladen werden), die zeitbasierte Einmal-Passwörter für die Anmeldung bei Online-Konten generiert. Folgen Sie bitte den Hinweisen in Ihrer Authenticator-App zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der in der Authenticator-App generiert wird.

SMS-Authentifizierung

SMS-Nachrichten mit zeitbasierten Einmalpasswörtern für die Anmeldung bei Online-Konten. Für diese Option benötigen Sie eine Telefonnummer, mit der Sie SMS empfangen können. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der Ihnen per SMS an die hinterlegte Telefonnummer zugeschickt wird. 

Eine Einführung in die relevanten Funktionen des Dashboards finden Sie hier .

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Weitere Benutzerzugänge

Weitere Zugänge mit unterschiedlichen Berechtigungen (bspw. für Servicekräfte, Steuerberatung, Buchhaltung, etc.) können Sie jederzeit über das Dashboard hinzufügen. Gehen Sie hierfür in die Settings - Users:

Wichtige Benachrichtigungen

Im Dashboard können Sie auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Klicken Sie hierzu bitte auf die Glocke oben rechts und dort auf Settings:

Wir empfehlen Ihnen, sich über Financial activities benachrichtigen zu lassen:

So erhalten Sie Informationen dazu, sollte ein Betrugsversuch erkannt werden oder Rückbuchungen (sog. Chargebacks) stattfinden.

Zahlungsterminals

1. Einrichtung der Zahlungsterminals

Das Boarding der Zahlungsterminals erfolgt durch Sie vor Ort. Zum Boarding benötigen Sie die Passcodes der Terminals. Diese finden Sie im gastronovi Pay Dashboard unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch anpassen.

Nach dem Boarding führt das Terminal evtl. Softwareupdates durch. Bitte haben Sie etwas Geduld, die Updates können einige Minuten dauern.

Nun können Sie die Zahlungsterminals im gastronovi Backoffice hinterlegen:

Bitte unbedingt beachten: Verwenden Sie ausschließlich das mitgelieferte Zubehör, wie das Original-Ladekabel und Netzteil!

2. Passcodes der Zahlungsterminals

Um in die Menüs (Einstellungen und Transaktionen) der Zahlungsterminals zu gelangen, benötigt es Passcodes bzw. PIN-Codes. Diese finden Sie im gastronovi Pay Dashboard unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch anpassen.

Für jedes der Menüs gibt es einen separaten Passcode:

  • Für das Menü Transaktionen lautet der Passcode im Dashboard Transactions
  • Für das Menü Einstellungen lautet der Passcode im Dashboard Admin & Settings

Achtung: Bei diesen Passcodes handelt es sich um Standard-Codes, die zum Schutz des Terminals geändert werden sollten.

Es ist sinnvoll, den Servicekräften die Passcodes für die Menüs mitzuteilen. So können wichtige Funktionen direkt vor Ort eingestellt und Informationen eingesehen werden, z. B. WLAN-Einstellungen oder die Transaktionsübersicht.

3. Konfiguration der Zahlungsterminals

Für die Zahlungsterminals können Sie im Dashboard verschiedene Einstellungen vornehmen.

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für all Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden.

Logo als Hintergrund auf dem Zahlungsterminal

Als Logo ist das gastronovi-Logo voreingestellt. Ändern können Sie das Logo jederzeit im Dasboard unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Customization - Logo.

Trinkgeldoptionen anpassen

Als Trinkgeldoptionen sind die Sätze 7 %, 9 % und 15 % standardmäßig voreingestellt. Ändern können Sie die Prozentsätze jederzeit unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Payment features - Tipping.

Belegdruck am Zahlungsterminal

Über das Dashboard können Sie einstellen, ob und welche Belege am Zahlungsterminal gedruckt werden sollen. Die Funktion finden Sie unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Receipts. Hier können Sie auch auswählen, ob am Terminal abgefragt wird, ob der Kundenbeleg gedruckt werden soll.

Die Änderungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Defekte Zahlungsterminals

Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
  6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Hinterlegung der Zahlungsterminals

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Weitere Einstellungen

Freischaltung von American Express (AMEX)

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Kreditkarten von American Express akzeptieren möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Zahlungsart zukünftig anbieten, kontaktieren Sie bitte Ihren gastronovi Ansprechpartner.

Eigener Akzeptanzvertrag mit AMEX

Haben Sie selbst einen Kartenakzeptanzvertrag mit AMEX geschlossen, können wir diesen in gastronovi Pay integrieren. Hierzu benötigen wir Ihre 10-stellige Merchant identification number bzw. Akzeptanzpartnernummern (auch VU genannt) bei AMEX. Bitte teilen Sie diese Nummer unserem Kundensupport mit, damit wir AMEX in gastronovi Pay freischalten können.

In diesem Fall gelten die Gebühren, die Sie mit American Express direkt vereinbaren, zzgl. einer Transaktionsgebühr von 0,2 %.

Zahlungsmethoden im gastronovi back Office aktiveren

Im gastronovi back Office müssen in den Kasseneinstellungen die gewünschten Zahlungsarten aktiviert werden.

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

Referenzierte und unreferenzierte Erstattungen

Es gibt zwei Varianten von Erstattungen direkt über das Zahlungsterminal:

  1. Referenzierte bzw. referenced Refunds: Der Refund bezieht sich auf eine zuvor getätigte Zahlung. Diese Möglichkeit ist standardmäßig freigeschaltet.
  2. Unreferenzierte bzw. unreferenced Refunds: Es wird ein Betrag erstattet, dem keine vorherige Zahlung zugeordnet werden kann (z. B. Pfandrückgabe).

Möchten Sie unreferenzierte Refunds vornehmen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport, damit wir diese Funktion für Sie freischalten können.

Tagesabschluss ändern

Standardmäßig ist der Tagesabschluss bei gastronovi Pay auf 04:00 Uhr eingestellt. Auch wenn Sie den Tagesabschluss in gastronovi Office anpassen, hat das keine Auswirkung auf den Tagesabschluss bei gastronovi Pay.

Möchten Sie die Uhrzeit auch bei gastronovi Pay ändern, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport mit dem Hinweis, welche Uhrzeit eingestellt werden soll.

Notfallmodus

Im Normalfall werden zu zahlende Beträge direkt von gastronovi an das Zahlungsterminal übertragen. Eine manuelle Eingabe der Beträge entfällt daher. Falls gastronovi die Verbindung zum Internet verliert, ist es mit dem Standalone-Modus trotzdem möglich, Zahlungsbeträge manuell am Zahlungsterminal einzugeben und zu kassieren.

Hier finden Sie mehr Informationen zum Notfall-Modus:

Und hier Problemlösungen und Vorgehensweisen, falls Sie Verbindungsprobleme haben sollten:

Online-Zahlungen

Online-Zahlungen mit gastronovi Pay

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Online-Zahlungen nutzen möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Dienstleistung nachträglich in Anspruch nehmen, kontaktieren Sie bitte Ihren gastronovi Ansprechpartner.

Wie kann ich die gastronovi Pay-Zahlungen in der Buchhaltung erfassen? Legen Sie gastronovi Pay als Zahlungsart in den Kasseneinstellungen an und hinterlegen das entsprechende Konto dort. So werden sämtliche Umsätze im System erfasst und können ordnungsgemäß ausgewertet werden

Chargebacks

Bei Online-Zahlungen besteht ein erhöhtes Risiko von Chargebacks.

Ein Chargeback ist eine Rückbuchung durch den Karteninhaber, die meist aufgrund von Betrug oder Unzufriedenheit erfolgt. Grundsätzlich können Chargebacks auch bei POS-Zahlungen (Vor-Ort-Zahlungen) auftreten. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Online-Zahlungen ein erhöhtes Risiko von Chargebacks besteht.

Um über Chargebacks stets informiert zu sein und rechtzeitig auf potenzielle Probleme reagieren zu können, empfehlen wir Ihnen, Benachrichtigungen (Notifications) im gastronovi Pay Dashboard einzurichten:

  1. Im gastronovi Dashboard finden Sie oben rechts, das Symbol einer Glocke. Mit Klick darauf können Sie die Settings aufrufen.
  2. Scrollen Sie dort bis zum Punkt Financial activity und haken Sie hier an, dass Sie per E-Mail über folgendes benachrichtigt werden möchten:

  • Fraud notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine betrügerische Transaktion auf Ihrem Konto festgestellt wird. Hier liegt noch keine tatsächliche Rückbuchung/Chargeback vor, diese E-Mail dient daher lediglich als Information.

    Sperr- und Vertrauenslisten

  • Chargeback notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn auf Ihrem Konto eine Rückbuchung/Chargeback festgestellt wird.

    Streitfälle

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport.

3D sichere Authentifizierung (3D Secure)

Authentifizierung im E-Commerce

Bei 3D Secure handelt es sich um einen Sicherheitsstandard für die Kreditkartenzahlung im Internet. Der Name 3D Secure leitet sich von der dritten zusätzlichen Sicherheitsmaßnahme (neben Kreditkartennummer und Prüfziffer) ab, die Kreditkartenzahler bei diesem System vor Kartenmissbrauch schützen soll.

Für Sie als Zahlungsempfänger hat das 3D Secure-Verfahren folgenden Vorteil: Setzen Sie es im gastronovi Bestellsystem ein, gilt bei der Bestellung des Kunden die Haftungsumkehr. Wird die Kreditkarte des Kunden missbräuchlich verwendet, haftet nun die kartenausgebende Bank und nicht mehr Sie als Händler. Durch diese Umkehr werden Sie mit 3D Secure vor einem Zahlungsausfall durch Kreditkartenmissbrauch bewahrt.

Die wirksamste Lösung gegen betrügerische Chargebacks (bei Online-Transaktionen) ist daher die Authentifizierung mit 3D Secure.

Ihr gastronovi Pay Account ist bereits so konfiguriert, dass jede Transaktion einen Risiko-Check durchläuft. Je nach Ergebnis wird das 3D Secure Verfahren automatisch ausgelöst. D. h. der Kunde kann die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

In manchen Fällen wird 3D Secure auch von der kartenausgebenden Bank vorgeschrieben, um die Autorisierung abzuschließen. Auch hier kann der Kunde die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Grundsätzlich können Sie jedoch entscheiden, ob Sie alle Online-Transaktionen über 3D Secure absichern möchten.

Kontaktieren Sie gern Ihren gastronovi Ansprechpartner. Gemeinsam prüfen wir, welche Möglichkeiten für Sie sinnvoll sind.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.