Einrichtung

Hinweis Gastronovi Pay Dashboard

Zum 15.05.2025 wurden die Darstellung und Funktionalitäten des Gastronovi Pay Dashboards geändert. Hilfestellungen zum Dashboard erhalten Sie weiterhin hier im Support-Portal oder bei Ihrem Gastronovi Ansprechpartner.

Einrichtung & Onboarding

Hier finden Sie alle Schritte, die zur Einrichtung von Gastronovi Pay und den Zahlungsterminals vorzunehmen sind.

Dashboard

Mit der Entscheidung für Gastronovi Pay steht Ihnen ein umfangreiches Online-Dashboard zur Verfügung.

Hier geht es zum Login: Gastronovi Pay-Login

Hier können Sie u. a.

  • alle Transaktionen einsehen und prüfen,
  • Refunds/Gutschriften veranlassen (ohne die Anwesenheit des Gastes),
  • Rechnungen einsehen und herunterladen,
  • Umsätze und Auszahlung nachvollziehen und prüfen.

Unten links haben Sie die Möglichkeit, die Spracheinstellung auf Deutsch zu ändern.

Login zum Dashboard

Zugang zum Dashboard erhalten Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen". Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden!

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Multifaktor-Authentifizierung

Nach dem erstmaligen Login müssen Sie eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen.

Standardmäßig wird die Verifizierungsmöglichkeit “Authenticator-App” angezeigt. Über die blaue Schrift unten “Switch to SMS authentication” kann zur SMS-Authentifizierung gewechselt werden.

Wählen Sie bitte eine der Methoden aus und richten Sie diese ein:

Authenticator-App

Eine mobile App (z. B. Google Authenticator, kann einfach über den App-Store heruntergeladen werden), die zeitbasierte Einmal-Passwörter für die Anmeldung bei Online-Konten generiert. Folgen Sie bitte den Hinweisen in Ihrer Authenticator-App zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der in der Authenticator-App generiert wird.

SMS-Authentifizierung

SMS-Nachrichten mit zeitbasierten Einmalpasswörtern für die Anmeldung bei Online-Konten. Für diese Option benötigen Sie eine Telefonnummer, mit der Sie SMS empfangen können. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der Ihnen per SMS an die hinterlegte Telefonnummer zugeschickt wird. 

Eine Einführung in die relevanten Funktionen des Dashboards finden Sie hier .

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Weitere Benutzerzugänge

Über Gastronovi Office können Sie weitere Benutzer zum Gastronovi Pay Dashboard einladen.

Erstellen Sie einfach und schnell neue Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard direkt in Gastronovi Office.

  1. Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen.
  2. Scrollen Sie zur Integration Gastronovi Pay.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen .
  4. In den Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen .
  5. Geben Sie im neuen Dialogfenster die relevanten Daten an.
  6. Tragen Sie die gültige E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
  7. Schließen Sie den Vorgang mit Einladung versenden ab.

Um Benutzer einladen zu können, müssen die Angaben unter Merchant und API-Key korrekt ausgefüllt sein.

Der Benutzer erhält durch die Einladung über die Integration folgende Rechte:

Rolle Rechte
Management/Betriebsleitung Account: Merchant review, Merchant user management General: Download reports, Generate reports, Merchant allowed own password reset, Merchant report, Merchant standard, Merchant system messages
Risk: Manage referral lists, Merchant dispute management
Finance: Merchant financial, Merchant manage bank accounts
Transactions: Merchant manage payments, Merchant re-authorise payments, View payments
POS: Merchant POS standard role, Merchant POS Terminal Management, Merchant POS Terminal Support, Merchant POS Terminal View, Merchant view Shopper Insights Dashboards

Wichtige Benachrichtigungen

Im Dashboard können Sie auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Klicken Sie hierzu bitte in der linken Menüleiste auf Benachrichtigungseinstellungen

Wir empfehlen Ihnen, sich über Finanzielle Aktivitäten benachrichtigen zu lassen.

So erhalten Sie Informationen per E-Mail, sollte ein Betrugsversuch erkannt werden oder Rückbuchungen (sog. Chargebacks) stattfinden.

Zahlungsterminals

1. Einrichtung der Zahlungsterminals

Das Boarding der Zahlungsterminals erfolgt durch Sie vor Ort. Zum Boarding benötigen Sie die Passcodes der Terminals.

Nach dem Boarding führt das Terminal evtl. Softwareupdates durch. Bitte haben Sie etwas Geduld, die Updates können einige Minuten dauern.

Nun können Sie die Zahlungsterminals im Gastronovi Backoffice hinterlegen:

Bitte unbedingt beachten: Verwenden Sie ausschließlich das mitgelieferte Zubehör, wie das Original-Ladekabel und Netzteil!

2. Passcodes der Zahlungsterminals

Ihre Terminals haben zwei unterschiedliche Passcodes, einen für den Zugriff auf das Menü Einstellungen und einen für das Menü Transaktionen. Diese können im Gastronovi Pay-Dashboard und über die Einstellungen der Integration direkt in Gastronovi Office eingesehen werden.

  1. Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen.
  2. Navigieren Sie zur Integration Gastronovi Pay.
  3. Klicken Sie auf dort die Schaltfläche Einstellungen .
  4. Klicken Sie in den Einstellungen die Schaltfläche Passcode .
  5. Sie können nun die zwei Passcodes auslesen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen , um das Fenster zu schließen, ohne Änderungen zu übernehmen.

Wenn die Passcodes noch nicht geändert worden sind, handelt es sich um die systeminternen Standard-Passcodes. Bitte ändern Sie zum Schutz Ihrer Terminals die Passcodes im Zuge der Einrichtung von Gastronovi Pay einmal, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.

An dieser Stelle können Sie die Passcodes der Terminals auch ändern.

3. Konfiguration der Zahlungsterminals

Für die Zahlungsterminals können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen.

Terminal Einstellungen

Defekte Zahlungsterminals

Ist eines Ihrer Zahlungsterminals defekt, gibt es die Möglichkeit, den Austauschservice in Anspruch zu nehmen:

Defekte Zahlungsterminals

Weitere Einstellungen

Freischaltung von American Express (AMEX)

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Kreditkarten von American Express akzeptieren möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Zahlungsart zukünftig anbieten, kontaktieren Sie bitte Ihren Gastronovi Ansprechpartner.

Eigener Akzeptanzvertrag mit AMEX

Haben Sie selbst einen Kartenakzeptanzvertrag mit AMEX geschlossen, können wir diesen in Gastronovi Pay integrieren. Hierzu benötigen wir Ihre 10-stellige Merchant identification number bzw. Akzeptanzpartnernummern (auch VU genannt) bei AMEX. Bitte teilen Sie diese Nummer unserem Kundensupport mit, damit wir AMEX in Gastronovi Pay freischalten können.

In diesem Fall gelten die Gebühren, die Sie mit American Express direkt vereinbaren, zzgl. einer Transaktionsgebühr von 0,2 %.

Zahlungsmethoden im Gastronovi back Office aktivieren

Im Gastronovi back Office müssen in den Kasseneinstellungen die gewünschten Zahlungsarten aktiviert werden.

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

Referenzierte und unreferenzierte Erstattungen

Es gibt zwei Varianten von Erstattungen direkt über das Zahlungsterminal:

  1. Referenzierte bzw. referenced Refunds: Der Refund bezieht sich auf eine zuvor getätigte Zahlung. Diese Möglichkeit ist standardmäßig freigeschaltet.
  2. Unreferenzierte bzw. unreferenced Refunds: Es wird ein Betrag erstattet, dem keine vorherige Zahlung zugeordnet werden kann (z. B. Pfandrückgabe).

Möchten Sie unreferenzierte Refunds vornehmen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport, damit wir diese Funktion für Sie freischalten können.

Tagesabschluss ändern

Standardmäßig ist der Tagesabschluss bei Gastronovi Pay (wie auch in Gastronovi Office) auf 06:00 Uhr eingestellt. Wenn Sie den Tagesabschluss in Gastronovi Office anpassen, wird der geänderte Zeitpunkt auch an Gastronovi Pay übertragen.

Ausnahme: Liegt der Tagesabschluss bei Gastronovi Office nach 6:00 Uhr, kann der Tagesabschluss für Gastronovi Pay nicht aktualisiert werden. Dort bleibt der Zeitpunkt daher bei 6:00 Uhr.

Notfallmodus

Im Normalfall werden zu zahlende Beträge direkt von Gastronovi an das Zahlungsterminal übertragen. Eine manuelle Eingabe der Beträge entfällt daher. Falls Gastronovi die Verbindung zum Internet verliert, ist es mit dem Standalone-Modus trotzdem möglich, Zahlungsbeträge manuell am Zahlungsterminal einzugeben und zu kassieren.

Hier finden Sie mehr Informationen zum Notfall-Modus:

Und hier Problemlösungen und Vorgehensweisen, falls Sie Verbindungsprobleme haben sollten:

Online-Zahlungen

Online-Zahlungen mit Gastronovi Pay

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Online-Zahlungen nutzen möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Funktion nachträglich in Anspruch nehmen, kontaktieren Sie bitte Ihren Gastronovi Ansprechpartner.

Wie kann ich die Gastronovi Pay Online-Zahlungen in der Buchhaltung erfassen?**

Legen Sie "Gastronovi Pay" als Zahlungsart in den Kasseneinstellungen an und hinterlegen das entsprechende Konto dort. So werden sämtliche Umsätze im System erfasst und können ordnungsgemäß ausgewertet werden

Chargebacks

Bei Online-Zahlungen besteht ein erhöhtes Risiko von Chargebacks.

Ein Chargeback ist eine Rückbuchung durch den Karteninhaber, die meist aufgrund von Betrug oder Unzufriedenheit erfolgt. Grundsätzlich können Chargebacks auch bei POS-Zahlungen (Vor-Ort-Zahlungen) auftreten. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Online-Zahlungen ein erhöhtes Risiko von Chargebacks besteht.

Um über Chargebacks stets informiert zu sein und rechtzeitig auf potenzielle Probleme reagieren zu können, empfehlen wir Ihnen, Benachrichtigungen (Notifications) im Gastronovi Pay Dashboard einzurichten:

  1. Im Gastronovi Pay Dashboard finden Sie links den Menüpunkt Benachrichtigungseinstellungen.

  2. Im Bereich Finanzielle Aktivität haken Sie an, dass Sie per E-Mail über folgendes benachrichtigt werden möchten:

    • Fraud notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine betrügerische Transaktion auf Ihrem Konto festgestellt wird. Hier liegt noch keine tatsächliche Rückbuchung/Chargeback vor, diese E-Mail dient daher lediglich als Information.

    • Chargeback notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn auf Ihrem Konto eine Rückbuchung/Chargeback festgestellt wird. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie bei Chargebacks vorgehen können

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Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport.

3D sichere Authentifizierung (3D Secure)

Authentifizierung im E-Commerce

Bei 3D Secure handelt es sich um einen Sicherheitsstandard für die Kreditkartenzahlung im Internet. Der Name 3D Secure leitet sich von der dritten zusätzlichen Sicherheitsmaßnahme (neben Kreditkartennummer und Prüfziffer) ab, die Kreditkartenzahler bei diesem System vor Kartenmissbrauch schützen soll.

Für Sie als Zahlungsempfänger hat das 3D Secure-Verfahren folgenden Vorteil: Setzen Sie es im Gastronovi Bestellsystem ein, gilt bei der Bestellung des Kunden die Haftungsumkehr. Wird die Kreditkarte des Kunden missbräuchlich verwendet, haftet nun die kartenausgebende Bank und nicht mehr Sie als Händler. Durch diese Umkehr werden Sie mit 3D Secure vor einem Zahlungsausfall durch Kreditkartenmissbrauch bewahrt.

Die wirksamste Lösung gegen betrügerische Chargebacks (bei Online-Transaktionen) ist daher die Authentifizierung mit 3D Secure.

Ihr Gastronovi Pay Account ist bereits so konfiguriert, dass jede Transaktion einen Risiko-Check durchläuft. Je nach Ergebnis wird das 3D Secure Verfahren automatisch ausgelöst. D. h. der Kunde kann die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

In manchen Fällen wird 3D Secure auch von der kartenausgebenden Bank vorgeschrieben, um die Autorisierung abzuschließen. Auch hier kann der Kunde die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Grundsätzlich können Sie jedoch entscheiden, ob Sie alle Online-Transaktionen über 3D Secure absichern möchten.

Kontaktieren Sie gern Ihren Gastronovi Ansprechpartner. Gemeinsam prüfen wir, welche Möglichkeiten für Sie sinnvoll sind.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.