Einrichtung

Zum 15.05.2025 wurden die Darstellung und Funktionalitäten des Gastronovi Pay Dashboards geändert. Hilfestellungen zum Dashboard erhalten Sie weiterhin hier im Support-Portal oder bei Ihrem Gastronovi Ansprechpartner.

Einrichtung & Onboarding

Hier finden Sie alle Schritte, die zur Einrichtung von Gastronovi Pay und den Zahlungsterminals vorzunehmen sind.

Dashboard

Mit der Entscheidung für Gastronovi Pay steht Ihnen ein umfangreiches Online-Dashboard zur Verfügung.

Hier geht es zum Login: Gastronovi Pay-Login

Hier können Sie u. a.

  • alle Transaktionen einsehen und prüfen,
  • Refunds/Gutschriften veranlassen (ohne die Anwesenheit des Gastes),
  • Rechnungen einsehen und herunterladen,
  • Umsätze und Auszahlung nachvollziehen und prüfen.

Unten links haben Sie die Möglichkeit, die Spracheinstellung auf Deutsch zu ändern.

Login zum Dashboard

Zugang zum Dashboard erhalten Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen". Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden!

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Multifaktor-Authentifizierung

Nach dem erstmaligen Login müssen Sie eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen.

Standardmäßig wird die Verifizierungsmöglichkeit “Authenticator-App” angezeigt. Über die blaue Schrift unten “Switch to SMS authentication” kann zur SMS-Authentifizierung gewechselt werden.

Wählen Sie bitte eine der Methoden aus und richten Sie diese ein:

Authenticator-App

Eine mobile App (z. B. Google Authenticator, kann einfach über den App-Store heruntergeladen werden), die zeitbasierte Einmal-Passwörter für die Anmeldung bei Online-Konten generiert. Folgen Sie bitte den Hinweisen in Ihrer Authenticator-App zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der in der Authenticator-App generiert wird.

SMS-Authentifizierung

SMS-Nachrichten mit zeitbasierten Einmalpasswörtern für die Anmeldung bei Online-Konten. Für diese Option benötigen Sie eine Telefonnummer, mit der Sie SMS empfangen können. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der Ihnen per SMS an die hinterlegte Telefonnummer zugeschickt wird. 

Eine Einführung in die relevanten Funktionen des Dashboards finden Sie hier .

Bitte beachten Sie, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Weitere Benutzerzugänge

Über Gastronovi Office können Sie weitere Benutzer zum Gastronovi Pay Dashboard einladen.

Erstellen Sie einfach und schnell neue Benutzer für das Gastronovi Pay Dashboard direkt in Gastronovi Office.

  1. Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen.
  2. Scrollen Sie zur Integration Gastronovi Pay.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen .
  4. In den Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen .
  5. Geben Sie im neuen Dialogfenster die relevanten Daten an.
  6. Tragen Sie die gültige E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
  7. Schließen Sie den Vorgang mit Einladung versenden ab.

Um Benutzer einladen zu können, müssen die Angaben unter Merchant und API-Key korrekt ausgefüllt sein.

Der Benutzer erhält durch die Einladung über die Integration folgende Rechte:

Rolle Rechte
Management/Betriebsleitung Account: Merchant review, Merchant user management General: Download reports, Generate reports, Merchant allowed own password reset, Merchant report, Merchant standard, Merchant system messages
Risk: Manage referral lists, Merchant dispute management
Finance: Merchant financial, Merchant manage bank accounts
Transactions: Merchant manage payments, Merchant re-authorise payments, View payments
POS: Merchant POS standard role, Merchant POS Terminal Management, Merchant POS Terminal Support, Merchant POS Terminal View, Merchant view Shopper Insights Dashboards

Wichtige Benachrichtigungen

Im Dashboard können Sie auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Klicken Sie hierzu bitte in der linken Menüleiste auf Benachrichtigungseinstellungen

Wir empfehlen Ihnen, sich über Finanzielle Aktivitäten benachrichtigen zu lassen.

So erhalten Sie Informationen per E-Mail, sollte ein Betrugsversuch erkannt werden oder Rückbuchungen (sog. Chargebacks) stattfinden.

Zahlungsterminals

1. Einrichtung der Zahlungsterminals

Passcodes

Das Boarding der Zahlungsterminals erfolgt durch Sie vor Ort. Zum Boarding benötigen Sie die Passcodes der Terminals. Diese finden Sie im Gastronovi Pay Dashboard oder in den Einstellungen der Integration im Gastronovi Back Office.

Passcodes im Gastronovi Pay-Dashboard

Die Passcodes finden Sie unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch ggf. anpassen.

Passcodes im Gastronovi Back Office

Außerdem finden Sie die Passcodes zusätzlich im Gastronovi Back Office und auch hier können beide Passcodes ggf. angepasst werden.

Softwareupdate

Nach dem Boarding führt das Terminal evtl. Softwareupdates durch. Bitte haben Sie etwas Geduld, die Updates können einige Minuten dauern.

Zahlungsterminals im Back Office hinzufügen

Nun können Sie die Zahlungsterminals im Gastronovi Back Office einrichten und konfigurieren:

Bitte unbedingt beachten: Verwenden Sie ausschließlich das mitgelieferte Zubehör, wie das Original-Ladekabel und Netzteil!

2. Passcodes der Zahlungsterminals

Ihre Terminals haben zwei unterschiedliche Passcodes (bzw. PIN), einen für den Zugriff auf das Menü Admin & Einstellungen und einen für das Menü Transaktionen. Diese können im Gastronovi Pay-Dashboard und über die Einstellungen der Integration direkt in Gastronovi Office eingesehen und ggf. angepasst werden. Es empfiehlt sich ausgewähltem Personal einen oder beide Passcodes mitzuteilen, damit auf die Menüs zugegriffen werden kann. Die Entscheidung obliegt Ihnen, jedoch kann so der Zugriff auf Funktionen und Informationen geteilt werden (z. B. die WLAN-Einstellungen oder die Transaktionsübersicht).

Passcodes im Gastronovi Pay-Dashboard

Die Passcodes finden Sie unter In-person payments → Terminal settings → Passcodes → Decrypted. Hier können Sie die Passcodes auch ggf. anpassen.

Passcodes im Gastronovi Back Office

Außerdem finden Sie die Passcodes zusätzlich im Gastronovi Back Office und auch hier können beide Passcodes ggf. angepasst werden.

Bei der Ersteinrichtung der Geräte haben diese Standard-Passcodes. Bitte ändern Sie diese umgehend und tragen damit zum Schutz Ihrer Zahlungsterminals und Ihren vertraulichen Informationen bei. Nur so können Sie unbefugten Zugriff auf Ihre Daten vermeiden.

3. Konfiguration der Zahlungsterminals

Für die Zahlungsterminals können Sie im Dashboard verschiedene Einstellungen vornehmen.

Unter dem Menüpunkt In-person payments finden Sie die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die für all Ihre Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden.

Logo als Hintergrund auf dem Zahlungsterminal

Als Logo ist das gastronovi-Logo voreingestellt. Ändern können Sie das Logo jederzeit im Dasboard unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Customization - Logo.

Trinkgeldoptionen anpassen

Als Trinkgeldoptionen sind die Sätze 7 %, 9 % und 15 % standardmäßig voreingestellt. Ändern können Sie die Prozentsätze jederzeit unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Payment features - Tipping.

Belegdruck am Zahlungsterminal

Über das Dashboard können Sie einstellen, ob und welche Belege am Zahlungsterminal gedruckt werden sollen. Die Funktion finden Sie unter In-person payments - Terminals oder Terminal settings - Receipts. Hier können Sie auch auswählen, ob am Terminal abgefragt wird, ob der Kundenbeleg gedruckt werden soll.

Die Änderungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

  1. Defekte Zahlungsterminals

    Sollte eines Ihrer Zahlungsterminals defekt sein, erhalten Sie über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

    Ist ein Austausch notwendig, gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport und teilen die folgenden Informationen mit:
      • Seriennummer des defekten Terminals
      • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
      • ggf. abweichende Lieferadresse
    2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
    3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Sie verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
    4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhalten Sie ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
    5. Senden Sie das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Sie das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzen.
    6. Anschließend richten Sie das neue Terminal ein: Zahlungsterminal in gn Office zuweisen

    Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

    Bitte beachten Sie, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

    • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
    • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
    • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
    • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
    • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
    • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Weitere Einstellungen

Freischaltung von American Express (AMEX)

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Kreditkarten von American Express akzeptieren möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Zahlungsart zukünftig anbieten, kontaktieren Sie bitte Ihren Gastronovi Ansprechpartner.

Eigener Akzeptanzvertrag mit AMEX

Haben Sie selbst einen Kartenakzeptanzvertrag mit AMEX geschlossen, können wir diesen in Gastronovi Pay integrieren. Hierzu benötigen wir Ihre 10-stellige Merchant identification number bzw. Akzeptanzpartnernummern (auch VU genannt) bei AMEX. Bitte teilen Sie diese Nummer unserem Kundensupport mit, damit wir AMEX in Gastronovi Pay freischalten können.

In diesem Fall gelten die Gebühren, die Sie mit American Express direkt vereinbaren, zzgl. einer Transaktionsgebühr von 0,2 %.

Zahlungsmethoden im Gastronovi back Office aktivieren

Im Gastronovi back Office müssen in den Kasseneinstellungen die gewünschten Zahlungsarten aktiviert werden.

Nicht vergessen: Sollten Sie HOTAPI nutzen und bereits live arbeiten, müssen, immer wenn Änderungen an den Stammdaten (Warengruppen, Kostenstellen oder Zahlungsarten) vorgenommen werden, die Stammdaten aktualisiert werden.

Referenzierte und unreferenzierte Erstattungen

Es gibt zwei Varianten von Erstattungen direkt über das Zahlungsterminal:

  1. Referenzierte bzw. referenced Refunds: Der Refund bezieht sich auf eine zuvor getätigte Zahlung. Diese Möglichkeit ist standardmäßig freigeschaltet.
  2. Unreferenzierte bzw. unreferenced Refunds: Es wird ein Betrag erstattet, dem keine vorherige Zahlung zugeordnet werden kann (z. B. Pfandrückgabe).

Möchten Sie unreferenzierte Refunds vornehmen, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport, damit wir diese Funktion für Sie freischalten können.

Tagesabschluss ändern

Standardmäßig ist der Tagesabschluss bei Gastronovi Pay (wie auch in Gastronovi Office) auf 06:00 Uhr eingestellt. Wenn Sie den Tagesabschluss in Gastronovi Office anpassen, wird der geänderte Zeitpunkt auch an Gastronovi Pay übertragen.

Ausnahme: Liegt der Tagesabschluss bei Gastronovi Office nach 6:00 Uhr, kann der Tagesabschluss für Gastronovi Pay nicht aktualisiert werden. Dort bleibt der Zeitpunkt daher bei 6:00 Uhr.

Notfallmodus

Im Normalfall werden zu zahlende Beträge direkt von Gastronovi an das Zahlungsterminal übertragen. Eine manuelle Eingabe der Beträge entfällt daher. Falls Gastronovi die Verbindung zum Internet verliert, ist es mit dem Standalone-Modus trotzdem möglich, Zahlungsbeträge manuell am Zahlungsterminal einzugeben und zu kassieren.

Hier finden Sie mehr Informationen zum Notfall-Modus:

Und hier Problemlösungen und Vorgehensweisen, falls Sie Verbindungsprobleme haben sollten:

Online-Zahlungen

Online-Zahlungen mit Gastronovi Pay

Sollten Sie in der "Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay" bereits angegeben haben, dass Sie Online-Zahlungen nutzen möchten, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchten Sie diese Funktion nachträglich in Anspruch nehmen, kontaktieren Sie bitte Ihren Gastronovi Ansprechpartner.

Wie kann ich die Gastronovi Pay Online-Zahlungen in der Buchhaltung erfassen?

Legen Sie "Gastronovi Pay" als Zahlungsart in den Kasseneinstellungen an und hinterlegen das entsprechende Konto dort. So werden sämtliche Umsätze im System erfasst und können ordnungsgemäß ausgewertet werden

Chargebacks

Im Bereich Zahlungsreklamationen sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren können Sie die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten können Sie Ihr Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

3D sichere Authentifizierung (3D Secure)

Authentifizierung im E-Commerce

Bei 3D Secure handelt es sich um einen Sicherheitsstandard für die Kreditkartenzahlung im Internet. Der Name 3D Secure leitet sich von der dritten zusätzlichen Sicherheitsmaßnahme (neben Kreditkartennummer und Prüfziffer) ab, die Kreditkartenzahler bei diesem System vor Kartenmissbrauch schützen soll.

Für Sie als Zahlungsempfänger hat das 3D Secure-Verfahren folgenden Vorteil: Setzen Sie es im Gastronovi Bestellsystem ein, gilt bei der Bestellung des Kunden die Haftungsumkehr. Wird die Kreditkarte des Kunden missbräuchlich verwendet, haftet nun die kartenausgebende Bank und nicht mehr Sie als Händler. Durch diese Umkehr werden Sie mit 3D Secure vor einem Zahlungsausfall durch Kreditkartenmissbrauch bewahrt.

Die wirksamste Lösung gegen betrügerische Chargebacks (bei Online-Transaktionen) ist daher die Authentifizierung mit 3D Secure.

Ihr Gastronovi Pay Account ist bereits so konfiguriert, dass jede Transaktion einen Risiko-Check durchläuft. Je nach Ergebnis wird das 3D Secure Verfahren automatisch ausgelöst. D. h. der Kunde kann die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Folgende weitere Aspekte lösen das 3D-Secure-Verfahren aus:

  • Der zu zahlende Betrag übersteigt 99,00 EUR.
  • Die Karte, mit der der Gast bezahlen möchte, wurde nicht in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ausgestellt.

Zahlt der Gast mit Google Pay oder Apple Pay wird das 3D-Secure-Verfahren nicht ausgelöst, da beide Methoden die Anforderungen zur starken Kundenauthentifizierung bereits durch folgende Faktoren erfüllen:

  • Biometrische Authentifizierung (z. B. Face ID, Fingerabdruck),
  • Gerätebindung (Transaktion ist an das Gerät gekoppelt),
  • Tokenisierung (anstelle der echten Kartennummer wird ein einmaliges Token verwendet). Dadurch ist ein zusätzlicher 3D-Secure-Schritt nicht mehr erforderlich.

In manchen Fällen wird 3D Secure auch von der kartenausgebenden Bank vorgeschrieben, um die Autorisierung abzuschließen. Auch hier kann der Kunde die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Grundsätzlich können Sie jedoch entscheiden, ob Sie alle Online-Transaktionen über 3D Secure absichern möchten.

Kontaktieren Sie gern Ihren Gastronovi Ansprechpartner. Gemeinsam prüfen wir, welche Möglichkeiten für Sie sinnvoll sind.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.