Einrichtung

Zum 15.05.2025 wurden die Darstellung und Funktionalitäten des Gastronovi Pay Dashboards geändert. Hilfestellungen zum Dashboard erhältst Du weiterhin hier im Support-Portal oder bei Deinem Gastronovi Ansprechpartner.

Einrichtung & Onboarding

Hier findest Du alle Schritte, die zur Einrichtung von Gastronovi Pay und den Zahlungsterminals vorzunehmen sind.

Dashboard

Mit der Entscheidung für Gastronovi Pay steht Dir ein umfangreiches Online-Dashboard zur Verfügung.

Hier geht es zum Login: Gastronovi Pay-Login

Hier kannst Du u. a.

  • alle Transaktionen einsehen und prüfen,
  • Refunds/Gutschriften veranlassen (ohne die Anwesenheit der Kundenwirtschaft),
  • Rechnungen einsehen und herunterladen,
  • Umsätze und Auszahlung nachvollziehen und prüfen.

Unten links hast Du die Möglichkeit, die Spracheinstellung auf Deutsch zu ändern.

Login zum Dashboard

Zugang zum Dashboard erhältst Du per E-Mail von unserem Partner „Adyen“. Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! Prüfe bitte Deinen Spam-Ordner, falls Du keine E-Mail im Posteingang vorfindest!

Bitte beachte, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Multifaktor-Authentifizierung

Nach dem erstmaligen Login musst Du eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen.

Standardmäßig wird die Verifizierungsmöglichkeit „Authenticator-App“ angezeigt. Über die blaue Schrift unten „Switch to SMS authentication“ kann zur SMS-Authentifizierung gewechselt werden.

Wähle bitte eine der Methoden aus und richte diese ein:

Authenticator-App

Eine mobile App (z. B. Google Authenticator, kann einfach über den App-Store heruntergeladen werden), die zeitbasierte Einmal-Passwörter für die Anmeldung bei Online-Konten generiert. Folge bitte den Hinweisen in Deiner Authenticator-App zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der in der Authenticator-App generiert wird.

SMS-Authentifizierung

SMS-Nachrichten mit zeitbasierten Einmalpasswörtern für die Anmeldung bei Online-Konten. Für diese Option benötigst Du eine Telefonnummer, mit der Du SMS empfangen kannst. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der Dir per SMS an die hinterlegte Telefonnummer zugeschickt wird.

Eine Einführung in die relevanten Funktionen des Dashboards findest Du hier .

Bitte beachte, dass in der Login-Maske bei Account immer GastronoviGmbH oder Company.GastronoviGmbH eingegeben werden muss!

Weitere Benutzerzugänge

Über Gastronovi Back Office kannst Du weitere Nutzende zum Gastronovi Pay Dashboard einladen.

Du kannst über die Schnittstellenkachel neue Benutzende zum Gastronovi Pay Dashboard einladen. Diese erhalten danach einen Zugang, der an die angegebene E-Mail-Adresse versendet wird. So kannst Du direkt aus dem Back Office neue Accounts anlegen und Zugriff gewähren – ohne Umwege.

  1. Navigiere im Back Office zu Grundeinrichtung > Schnittstellen.
  2. Navigiere hier bis zur Schnittstelle Gastronovi Pay.
  3. Klicke nun auf das Stiftsymbol in der rechten oberen Ecke des Kastens.
  4. In den Einstellungen klickst Du auf die Schaltfläche Benutzer einladen , es öffnet sich ein neues Dialogfenster Benutzer einladen.
  5. Gib hier die relevanten Daten an (E-Mail-Adresse und Name) an.
  6. Bestätige mit Speichern .

Bitte beachte: Um Benutzer einladen zu können, müssen die Angaben unter Merchant und API-Key korrekt ausgefüllt sein.

Allgemeine Hinweise zur Verwaltung von Schnittstellen

Bitte beachte: Das Stift-Icon erscheint erst, wenn sich Deine Maus über der entsprechenden Schnittstellenkachel befindet.

Welche Rechte erhalten eingeladene Benutzende?

Die Benutzenden erhalten die folgenden Rechte nach der Einladung:

Rolle Bereich Rechte
Management/Betriebsleitung Account Merchant review, Merchant user management
Management/Betriebsleitung General Download reports, Generate reports, Merchant allowed own password reset, Merchant report, Merchant standard, Merchant system messages
Management/Betriebsleitung Risk Manage referral lists, Merchant dispute management
Management/Betriebsleitung Finance Merchant financial, Merchant manage bank accounts
Management/Betriebsleitung Transactions Merchant manage payments, Merchant re-authorise payments, View payments
Management/Betriebsleitung POS Merchant POS standard role, Merchant POS Terminal Management, Merchant POS Terminal Support, Merchant POS Terminal View, Merchant view Shopper Insights Dashboards

Wichtige Benachrichtigungen

Im Dashboard kannst Du auswählen, welche Benachrichtigungen Du erhalten möchtest. Klicke hierzu bitte in der linken Menüleiste auf Benachrichtigungseinstellungen.

Wir empfehlen Dir, Dich über Finanzielle Aktivitäten benachrichtigen zu lassen.

So erhältst Du Informationen per E-Mail, sollte ein Betrugsversuch erkannt werden oder Rückbuchungen (sog. Chargebacks) stattfinden.

Zahlungsterminals

1. Einrichtung der Zahlungsterminals

Passcodes

Das Boarding der Zahlungsterminals erfolgt durch Dich vor Ort. Zum Boarding benötigst Du die Passcodes der Terminals. Diese findest Du im Gastronovi Pay Dashboard oder in den Einstellungen der Schnittstelle im Gastronovi Back Office.

Passcodes in der Adyen Customer Area

Die Passcodes findest Du unter Devices → Device settings → Passcodes. Hier kannst Du die Passcodes auch ggf. anpassen.

Passcodes im Gastronovi Back Office

Außerdem findest Du die Passcodes zusätzlich im Gastronovi Back Office und auch hier können beide Passcodes ggf. angepasst werden.

Passcodes in der Adyen Customer Area

Die Passcodes findest Du unter Devices → Device settings → Passcodes → Decrypted. Hier kannst Du die Passcodes auch ggf. anpassen.

Softwareupdate

Nach dem Boarding führt das Terminal evtl. Softwareupdates durch. Bitte habe etwas Geduld, die Updates können einige Minuten dauern.

Zahlungsterminals im Back Office hinzufügen

Nun kannst Du die Zahlungsterminals im Gastronovi Back Office einrichten und konfigurieren:

Bitte unbedingt beachten: Verwende ausschließlich das mitgelieferte Zubehör, wie das Original-Ladekabel und Netzteil!

2. Passcodes der Zahlungsterminals

Deine Terminals haben zwei unterschiedliche Passcodes (bzw. PIN), einen für den Zugriff auf das Menü Admin & Einstellungen und einen für das Menü Transaktionen. Diese können im Gastronovi Pay-Dashboard und über die Einstellungen der Schnittstelle direkt in Gastronovi Office eingesehen und ggf. angepasst werden. Es empfiehlt sich, ausgewähltem Personal einen oder beide Passcodes mitzuteilen, damit auf die Menüs zugegriffen werden kann. Die Entscheidung obliegt Dir, jedoch kann so der Zugriff auf Funktionen und Informationen geteilt werden (z. B. die WLAN-Einstellungen oder die Transaktionsübersicht).

Passcodes im Gastronovi Pay-Dashboard

Die Passcodes findest Du unter Devices → Device settings → Passcodes → Decrypted. Hier kannst Du die Passcodes auch ggf. anpassen.

Passcodes im Gastronovi Back Office

Außerdem findest Du die Passcodes zusätzlich im Gastronovi Back Office und auch hier können beide Passcodes ggf. angepasst werden.

Passcodes in der Adyen Customer Area

Die Passcodes findest Du unter Devices → Device settings → Passcodes → Decrypted. Hier kannst Du die Passcodes auch ggf. anpassen.

Bei der Ersteinrichtung der Geräte haben diese Standard-Passcodes. Bitte ändere diese umgehend und trage damit zum Schutz Deiner Zahlungsterminals und Deinen vertraulichen Informationen bei. Nur so kannst Du unbefugten Zugriff auf Deine Daten vermeiden.

3. Konfiguration der Zahlungsterminals

Für die Zahlungsterminals kannst Du im Dashboard verschiedene Einstellungen vornehmen.

Unter dem Menüpunkt In-person payments findest Du die Reiter Terminal settings und Terminals.

Zur Unterscheidung: Unter Terminal settings kannst Du verschiedene Einstellungen vornehmen, die für all Deine Zahlungsterminals gleichermaßen gelten. Sollen Einstellungen pro Zahlungsterminal individuell vorgenommen werden, kann dies unter Terminals separat hinterlegt werden.

Logo als Hintergrund auf dem Zahlungsterminal

Als Logo ist das Gastronovi-Logo voreingestellt. Ändern kannst Du das Logo jederzeit im Dashboard unter Devices - Device List oder Device settings - Logo.

Trinkgeldoptionen anpassen

Als Trinkgeldoptionen sind die Sätze 7 %, 9 % und 15 % standardmäßig voreingestellt. Ändern kannst Du die Prozentsätze jederzeit unter Devices - Device List oder Device settings - Payment features - Tipping.

Belegdruck am Zahlungsterminal

Über das Dashboard kannst Du einstellen, ob und welche Belege am Zahlungsterminal gedruckt werden sollen. Die Funktion findest Du unter Devices - Device List oder Device settings - Receipts. Hier kannst Du auch auswählen, ob am Terminal abgefragt wird, ob der Kundenbeleg gedruckt werden soll.

Die Änderungen werden nach max. drei Stunden auf den Zahlungsterminals angezeigt. Soll die Änderung sofort umgesetzt werden, ist ein Konfigurations-Update nötig.

Defekte Zahlungsterminals

Sollte eines Deiner Zahlungsterminals defekt sein, erhältst Du über den Austauschservice (auch Terminal Replacement Service (TRS) genannt) einen kostenlosen Ersatz, ohne auf die Reparatur des Geräts warten zu müssen.

Ist ein Austausch notwendig, gehe bitte wie folgt vor:

  1. Bitte wende Dich an unseren Kundensupport und teile die folgenden Informationen mit:
    • Seriennummer des defekten Terminals
    • eine kurze Beschreibung des Austauschgrunds
    • ggf. abweichende Lieferadresse
  2. Anschließend beantragen wir den Austausch bei unserem Partner Adyen.
  3. Ein Ersatzgerät wird umgehend an Dich verschickt (i. d. R. innerhalb eines Werktags).
  4. Mit dem Paket des Ersatzgeräts erhältst Du ein Retour-Label sowie Verpackungsmaterial.
  5. Sende das defekte Terminal direkt an Adyen zurück, indem Du das mitgelieferte Verpackungsmaterial und das Retour-Label nutzt.
  6. Anschließend richtest Du das neue Terminal ein.

Der Austauschservice deckt nur defekte Zahlungsterminals ab – andere Hardware wie Zubehör, Basisstationen und Kabel ist nicht abgedeckt.

Bitte beachte, dass ein Austausch von Zahlungsterminals nur gewährleistet werden kann, wenn keiner der folgenden Gründe für den Defekt vorliegt:

  • Öffnen, Ändern, Reparieren oder Modifizieren des Zahlungsterminals (oder jeder Versuch, dies zu tun);
  • Verwendung mit ungeeignetem Zubehör
  • Unzulässige äußere Einflüsse (z. B. Kontakt mit Wasser, Temperatur außerhalb der Betriebsbedingungen, Oxidation, Fallenlassen des Geräts usw.)
  • Unsachgemäße Verwendung, d. h. Verwendung entgegen der Betriebsanleitung für dieses Zahlungsterminal;
  • Defekt der Stromversorgung (Überspannung)
  • Fehlende Teile oder beschädigte Kunststoffe

Weitere Einstellungen

Freischaltung von American Express (AMEX)

Solltest Du in der „Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay“ bereits angegeben haben, dass Du Kreditkarten von American Express akzeptieren möchtest, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchtest Du diese Zahlungsart zukünftig anbieten, kontaktiere bitte Deinen Gastronovi Ansprechpartner.

Eigener Akzeptanzvertrag mit AMEX

Hast Du selbst einen Kartenakzeptanzvertrag mit AMEX geschlossen, können wir diesen in Gastronovi Pay integrieren. Hierzu benötigen wir Deine 10-stellige Merchant identification number bzw. Akzeptanzpartnernummer (auch VU genannt) bei AMEX. Bitte teile diese Nummer unserem Kundensupport mit, damit wir AMEX in Gastronovi Pay freischalten können.

In diesem Fall gelten die Gebühren, die Du mit American Express direkt vereinbarst, zzgl. einer Transaktionsgebühr von 0,2 %.

Referenzierte und unreferenzierte Erstattungen

Es gibt zwei Varianten von Erstattungen direkt über das Zahlungsterminal:

  1. Referenzierte bzw. referenced Refunds: Der Refund bezieht sich auf eine zuvor getätigte Zahlung. Diese Möglichkeit ist standardmäßig freigeschaltet.
  2. Unreferenzierte bzw. unreferenced Refunds: Es wird ein Betrag erstattet, dem keine vorherige Zahlung zugeordnet werden kann (z. B. Pfandrückgabe).

Möchtest Du unreferenzierte Refunds vornehmen, kontaktiere bitte unseren Kundensupport, damit wir diese Funktion für Dich freischalten können.

Tagesabschluss ändern

Standardmäßig ist der Tagesabschluss bei Gastronovi Pay (wie auch in Gastronovi Office) auf 06:00 Uhr eingestellt. Wenn Du den Tagesabschluss in Gastronovi Office anpasst, wird der geänderte Zeitpunkt auch an Gastronovi Pay übertragen.

Ausnahme: Liegt der Tagesabschluss bei Gastronovi Office nach 6:00 Uhr, kann der Tagesabschluss für Gastronovi Pay nicht aktualisiert werden. Dort bleibt der Zeitpunkt daher bei 6:00 Uhr.

Notfallmodus

Im Normalfall werden zu zahlende Beträge direkt von Gastronovi an das Zahlungsterminal übertragen. Eine manuelle Eingabe der Beträge entfällt daher. Falls Gastronovi die Verbindung zum Internet verliert, ist es mit dem Standalone-Modus trotzdem möglich, Zahlungsbeträge manuell am Zahlungsterminal einzugeben und zu kassieren.

Hier findest Du mehr Informationen zum Notfall-Modus:

Und hier Problemlösungen und Vorgehensweisen, falls Du Verbindungsprobleme haben solltest:

Online-Zahlungen

Online-Zahlungen mit Gastronovi Pay

Solltest Du in der „Payment Vereinbarung zur Nutzung von Gastronovi Pay“ bereits angegeben haben, dass Du Online-Zahlungen nutzen möchtest, ist keine zusätzliche Einrichtung notwendig.

Möchtest Du diese Funktion nachträglich in Anspruch nehmen, kontaktiere bitte Deinen Gastronovi Ansprechpartner.

Wie kann ich die Gastronovi Pay Online-Zahlungen in der Buchhaltung erfassen?

Lege „Gastronovi Pay“ als Zahlungsart in den Kasseneinstellungen an und hinterlege das entsprechende Konto dort. So werden sämtliche Umsätze im System erfasst und können ordnungsgemäß ausgewertet werden.

Chargebacks

Im Bereich Zahlungsreklamationen siehst Du, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und kannst diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang siehst Du weitere Details, wie den Grund für den Streitfall.

Über den Button Zahlungsreklamation akzeptieren kannst Du die Rückbuchung akzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Mit dem Button Zahlungsreklamation bearbeiten kannst Du Dein Verteidigungsmaterial zur Verfügung stellen, sollte die Rückbuchung nicht gerechtfertigt sein. Entsprechende Hinweise für die einzureichenden Dokumente sind in diesem Bereich mit aufgeführt.

3D sichere Authentifizierung (3D Secure)

Authentifizierung im E-Commerce

Bei 3D Secure handelt es sich um einen Sicherheitsstandard für die Kreditkartenzahlung im Internet. Der Name 3D Secure leitet sich von der dritten zusätzlichen Sicherheitsmaßnahme (neben Kreditkartennummer und Prüfziffer) ab, die Kreditkartenzahlende bei diesem System vor Kartenmissbrauch schützen soll.

Für Dich als Zahlungsempfänger hat das 3D Secure-Verfahren folgenden Vorteil: Setzt Du es im Gastronovi Bestellsystem ein, gilt bei der Bestellung der Kundschaft die Haftungsumkehr. Wird die Kreditkarte der Kundschaft missbräuchlich verwendet, haftet nun die kartenausgebende Bank und nicht mehr Du als Händler. Durch diese Umkehr wirst Du mit 3D Secure vor einem Zahlungsausfall durch Kreditkartenmissbrauch bewahrt.

Die wirksamste Lösung gegen betrügerische Chargebacks (bei Online-Transaktionen) ist daher die Authentifizierung mit 3D Secure.

Dein Gastronovi Pay Account ist bereits so konfiguriert, dass jede Transaktion einen Risiko-Check durchläuft. Je nach Ergebnis wird das 3D Secure Verfahren automatisch ausgelöst. D. h. die Kundschaft kann die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Folgende weitere Aspekte lösen das 3D-Secure-Verfahren aus:

  • Der zu zahlende Betrag übersteigt 99,00 EUR.
  • Die Karte, mit der der Gast bezahlen möchte, wurde nicht in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ausgestellt.

Zahlt der Gast mit Google Pay oder Apple Pay wird das 3D-Secure-Verfahren nicht ausgelöst, da beide Methoden die Anforderungen zur starken Kundenauthentifizierung bereits durch folgende Faktoren erfüllen:

  • Biometrische Authentifizierung (z. B. Face ID, Fingerabdruck),
  • Gerätebindung (Transaktion ist an das Gerät gekoppelt),
  • Tokenisierung (anstelle der echten Kartennummer wird ein einmaliges Token verwendet). Dadurch ist ein zusätzlicher 3D-Secure-Schritt nicht mehr erforderlich.

In manchen Fällen wird 3D Secure auch von der kartenausgebenden Bank vorgeschrieben, um die Autorisierung abzuschließen. Auch hier kann die Kundschaft die Bestellung nicht ohne 3D-sichere Authentifizierung abschließen.

Grundsätzlich kannst Du jedoch entscheiden, ob Du alle Online-Transaktionen über 3D Secure absichern möchtest.

Kontaktiere gern Deinen Gastronovi Ansprechpartner. Gemeinsam prüfen wir, welche Möglichkeiten für Dich sinnvoll sind.

Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
Das Supportportal erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen bleiben ohne Vorankündigung jederzeit vorbehalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.