Für besondere Aktionen oder auch VIP-Gäste werden gerne mal Rabatte gewährt. Diese können ebenso z. B. für Mitarbeitendenessen oder „aufs Haus - Bestellungen“ getätigt werden. Alle Rabatte werden in den Schicht-, Z-Berichten und im Aktionsprotokoll erfasst und sind somit immer nachvollziehbar.
Ein Rabatt kann auch auf eine komplette Rechnung gewährt werden. Auch hier kann der Rabatt in € oder in % vergeben werden und Du kannst ebenso zwischen vorgefertigten Rabatten und sogenannten freien Rabatten wählen. Es ist zudem möglich, einen Gesamtrabatt während des Kassiervorgangs auf bestimmte Positionen zu beschränken, vergleichbar zu Split-Zahlungen.
Positionsrabatte beziehen sich, wie der Name schon sagt, auf eine Position, also auf ein Produkt. Hierbei kann der Rabatt in € oder in % vergeben werden. Du kannst zwischen vorgefertigten Rabatten und sogenannten freien Rabatten wählen.
Wenn Du ohne das Modul Kundenbindung Gutscheine verkaufen willst, kannst Du dies über zwei Wege in der Kasse erledigen.
Du kannst ein Produkt Gutschein mit einem festen Betrag anlegen und dieses dann wie auch alle anderen Produkte in der Kasse verkaufen.
Des Weiteren kannst Du auch über diverse Buchungen einen freien Betrag wählen und diese Buchung als Gutschein verkaufen.
Kläre das ideale Vorgehen mit Deiner Buchhaltung ab, um die Prozesse ordentlich abzubilden.
Es wird immer mal wieder vorkommen, dass einzelne Produkte nicht in der Kasse angelegt sind. Dafür gibt es die Funktion der diversen Buchungen. Hier kann ein freier Preis sowie ein individueller Produkt-Name vergeben werden. Für die Auswertung (buchhalterisch und statistisch) ist es notwendig, vorher eine Warengruppe auszuwählen. Der Eintrag wird einmalig angelegt und kann somit nicht erneut genutzt werden. Solltest Du also ein Produkt dauerhaft vermissen, solltest Du dieses im Back Office anlegen.
Eine Besonderheit ist das Ausstellen von Rechnungen, die eine Anzahlung für eine zukünftige Veranstaltung bzw. Feier darstellen. Um diese vor Zahlungseingang über Gastronovi zu versenden, kannst Du mit der Zahlungsart Vorkasse arbeiten.
Am Veranstaltungstag nimmst Du dann die Gegenbuchung der Anzahlung vor.
Zu Beginn erfolgt eine diverse Buchung, bei welcher die Non-Food-Warengruppe Anzahlung gewählt wird. Die Zahlung kann beliebig erfolgen (z. B. Gast zahlt sofort bar oder EC) – möchtest Du die Anzahlung als Rechnung versenden, wählst Du die Zahlungsart Vorkasse. Die Rechnung kannst Du anschließend herunterladen und über einen DIN-A4-Drucker ausgeben oder der Kundschaft direkt per E-Mail zustellen.
Am Veranstaltungstag buchst Du sämtliche Positionen „normal“ und fügst die Anzahlungsposition erneut als diverse Buchung hinzu. Dieses Mal wählst Du hierfür die Warengruppe Einlösung Anzahlung aus und buchst den Betrag mit negativem Vorzeichen.
Auf diese Art werden alle Kosten, die die Anzahlung übersteigen, wie z. B. Mehrkonsum am Leistungstag, regulär abgerechnet und können als Restbetrag abkassiert werden.
Achtung: Die Kontierung der Warengruppen Anzahlung und Einlösung Anzahlung muss identisch sein, damit der Vorgang insgesamt buchhalterisch nachvollziehbar erfolgen kann.
Die Buchung von Auslagen kann über diverse Buchungen erfolgen oder Du deklarierst ein Produkt im Back Office als Auslage-Produkt.
Folgende zwei Beispiele sollen die Auslagen näher erklären:
Wenn Du beispielsweise Eintrittskarten für ein Theater verkaufen möchtest, kannst Du diese als Auslage buchen.
Auch bei Zigaretten kann es sich um Auslage-Artikel handeln, wenn Du diese in Deinem Betrieb verkaufen möchtest.