Für besondere Aktionen oder auch VIP-Gäste werden gerne mal Rabatte gewährt. Diese können ebenso z.B. für Mitarbeiteressen oder "aufs Haus - Bestellungen" getätigt werden. Alle Rabatte werden in den Schicht-, Z-Berichten und im Aktionsprotokoll erfasst und sind somit immer nachvollziehbar.
Ein Rabatt kann auch auf eine komplette Rechnung gewährt werden. Auch hier kann der Rabatt in € oder in % vergeben werden und Sie können ebenso zwischen vorgefertigten Rabatten und sogenannten freien Rabatten wählen. Es ist zudem möglich, einen Gesamtrabatt während des Kassiervorgangs auf bestimmte Positionen zu beschränken, vergleichbar zu Split-Zahlungen.
Positionsrabatte beziehen sich, wie der Name schon sagt, auf eine Position, also auf ein Rezept. Hierbei kann der Rabatt in € oder in % vergeben werden. Sie können zwischen vorgefertigten Rabatten und sogenannten freien Rabatten wählen.
Wenn Sie ohne das Modul Kundenbindung Gutscheine verkaufen wollen, können Sie dieses über zwei Wege in der Kasse erledigen.
Sie können ein Rezept Gutschein mit einem festen Betrag anlegen und dieses dann wie auch alle anderen Rezepte in der Kasse verkaufen.
Zum anderen können Sie auch über diverse Buchungen einen freien Betrag wählen und diese Buchung als Gutschein verkaufen.
Klären Sie das ideale Vorgehen mit Ihrer Buchhaltung ab, um die Prozesse ordentlich abzubilden.
Es wird immer mal wieder vorkommen, dass einzelne Rezepte nicht in der Kasse angelegt sind. Dafür gibt es die Funktion der diversen Buchungen. Hier kann ein freier Preis, sowie ein individueller Rezept-Name vergeben werden. Für die Auswertung (buchhalterisch und statistisch) ist es notwendig, vorher eine Warengruppe auszuwählen. Der Eintrag wird einmalig angelegt und kann somit nicht erneut genutzt werden. Sollten Sie also ein Rezept dauerhaft vermissen, sollten Sie dieses im back Office anlegen.
Eine Besonderheit ist das Ausstellen von Rechnungen, die eine Anzahlung für eine zukünftige Veranstaltung bzw. Feier darstellen. Um diese vor Zahlungseingang über gastronovi zu versenden, können Sie mit der Zahlungsart Vorkasse arbeiten.
Am Veranstaltungstag nehmen Sie dann die Gegenbuchung der Anzahlung vor.
Zu Beginn erfolgt eine diverse Buchung, bei welcher die Non-Food Warengruppe Anzahlung gewählt wird. Die Zahlung kann beliebig erfolgen (z.B. Gast zahlt sofort bar oder EC) - möchten Sie die Anzahlung als Rechnung versenden, wählen Sie die Zahlungsart Vorkasse. Die Rechnung können Sie anschließend herunterladen und über einen DinA4 Drucker ausgeben oder dem Kunden direkt per E-Mail zustellen.
Am Veranstaltungstag buchen Sie sämtliche Positionen “normal” und fügen die Anzahlungsposition erneut als diverse Buchung hinzu. Dieses Mal wählen Sie hierfür die Warengruppe Einlösung Anzahlung aus und buchen den Betrag mit negativem Vorzeichen.
Auf diese Art werden alle Kosten, die die Anzahlung übersteigen, wie z.B. Mehrkonsum am Leistungstag, regulär abgerechnet und können als Restbetrag abkassiert werden.
Die Kontierung der Warengruppen Anzahlung und Einlösung Anzahlung muss identisch sein, damit der Vorgang insgesamt buchhalterisch nachvollziehbar erfolgen kann.
Die Buchung von Auslagen kann über Diverse Buchungen erfolgen oder Sie deklarieren ein Rezept im back Office als Auslage-Rezept.
Folgende zwei Beispiele sollen die Auslagen näher erklären:
Wenn Sie beispielsweise Eintrittskarten für ein Theater verkaufen möchten, können Sie diese als Auslage buchen.
Auch bei Zigaretten kann es sich um Auslage-Artikel handeln, wenn Sie diese in Ihrem Betrieb verkaufen möchten.