Gutscheine & Rabatte
Gutscheine und Rabatte sind in der Gastronomie bewährte Instrumente, um die Kundenbindung zu stärken, den Umsatz zu steigern und besondere Anlässe zu feiern. Gastronovi Office bietet Ihnen flexible Möglichkeiten, Gutscheine und Rabatte zu erstellen und zu verwalten – sowohl für den Einsatz an der Kasse als auch für gezielte Marketingaktionen.
In diesem Bereich erfahren Sie, wie Sie vorgefertigte Gutscheine und Rabatte im Backoffice anlegen, wie diese an der Kasse angewendet werden, welche Rolle die Benutzerrechte dabei spielen und welche steuerrechtlichen Aspekte Sie beachten müssen.
Vorgefertigte Gutscheine & Rabatte erstellen
Gastronovi Office ermöglicht es Ihnen, vorgefertigte Gutscheine und Rabatte im back Office zu erstellen. Dies bietet Ihren Gästen die Möglichkeit Gutscheine als Zahlungsmittel zu verwenden und Ihnen einen schnelleren Zugriff auf Rabatte in der Kasse, die Möglichkeit der Verknüpfung von Rabatten mit statischen oder dynamischen Kundengruppen und eine bessere Kontrolle über die Rabattierung – sowie die Vereitelung von Missbrauch durch freies Rabattieren.
- Gutscheine: Gutscheine sind Wertgutscheine, die einen festen Zahlungswert darstellen oder einen Rabattwert in Euro haben können. Sie können als Zahlungsart verwendet oder als Rabatt gewährt werden.
- Rabatte: Rabatte werden prozentual auf den Gesamtbetrag oder auf einzelne Positionen angewendet.
So erstellen und verwalten Sie Gutscheine und Rabatte:
- Gutschein & Rabatt – Eigenschaften
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt hinzufügen
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt verwalten
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt entfernen
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Gutscheine und Rabatte können in der Gastronomie vielfältig eingesetzt werden. Außerdem können Sie den Einsatz auf einzelne Warengruppen oder sogar Rezepte beschränken, um gezielte Marketingaktionen zu starten. Hier sind einige Beispiele und Anregungen für die Verwendung:
- Geburtstagsrabatt: Gewähren Sie Kunden an ihrem Geburtstag einen kleinen Rabatt, um die Kundenbindung zu stärken.
- Happy Hour: Bieten Sie in bestimmten Zeiträumen Rabatte auf ausgewählte Speisen und Getränke an, um den Umsatz zu steigern.
- Treueprogramm: Belohnen Sie Stammkunden mit exklusiven Rabatten oder Gutscheinen.
- Saisonale Aktionen: Nutzen Sie Gutscheine und Rabatte, um saisonale Gerichte oder Events zu bewerben.
- Gutscheine als Geschenk: Verkaufen Sie Gutscheine, die als Geschenk verwendet werden können.
- "Sanifair-Bon": Akzeptieren Sie Gutscheine von Partnerunternehmen, um Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Verknüpfung mit Kundengruppen
Eine besonders leistungsstarke Funktion ist die Möglichkeit, Rabatte mit spezifischen Kundengruppen zu verbinden und die Gewährung eines Rabatts zu automatisieren. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielte Marketingaktionen durchzuführen und die Kundenbindung weiter zu stärken. Immer wenn ein Vorgang in der Kasse mit einem Kunden aus einer Kundengruppe verknüpft ist – manuell über die Kasse oder durch eine Reservierung/Buchung – wird der Rabatt automatisch auf die Position bzw. alle gültigen Positionen oder den gesamten Vorgang angewendet.
- Gezielte Aktionen: Sie können Rabatte oder Gutscheine erstellen, die nur für bestimmte Kundengruppen gelten (z.B. Stammkunden, Mitglieder eines Clubs, Geburtstage, etc.).
- Automatisierte Rabattierung: Die Rabattgewährung erfolgt automatisch, sobald ein Kunde aus der entsprechenden Kundengruppe an der Kasse identifiziert wird – vollautomatisch durch wiederkehrende Reservierungen von Kunden aus einer Kundengruppe.
- Der Service ist informiert: Ab dem Moment der automatischen Rabattgewährung ist das Servicepersonal informiert und kann die Gäste entsprechend behandeln, wie beispielsweise zum Geburtstag gratulieren.
- Personalisierte Angebote: Sie können personalisierte Angebote erstellen, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben bestimmter Kundengruppen zugeschnitten sind.
Sowohl statische als auch dynamische Kundengruppe können einen Rabatt gewähren. Um eine Kundengruppe mit einem Rabatt zu kombinieren, sollte dieser bereits erstellt worden sein – legen Sie also ggf. zuerst einen neuen Rabatt an. Der gewünschte Rabatt kann im Zuge der Erstellung von neuen Kundengruppen in den Einstellungen ausgewählt werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, dass Sie bereits bestehende Kundengruppe verwalten und den entsprechenden Rabatt auswählen, der für alle Kunden aus dieser Gruppe gelten soll.
- Gutscheine & Rabatte – Gutschein & Rabatt hinzufügen
- Kundenkartei – Kundengruppe mit einem Rabatt verbinden
Benutzerrechte & Rollenverteilung
Die Rollenverteilung und die damit verbundenen Benutzerrechte spielen eine entscheidende Rolle bei der Kontrolle der Rabattierung. Unsere Software bietet Ihnen die Möglichkeit, die Berechtigungen der Mitarbeiter individuell anzupassen.
Es gibt zwei zentrale im Kassensystem, die die Anwendung von Rabatten erlaubt:
- Rabattierung anwenden: Dieses Recht ermöglicht es Benutzern, vorgefertigte Rabatte auszuwählen und anzuwenden.
- Freie Rabattierung anwenden: Dieses Recht erlaubt es Benutzern, beliebige Rabatte an der Kasse zu gewähren.
Warum verschiedene Rechte?
- Missbrauch verhindern: Durch die Trennung der Rechte können Sie verhindern, dass Servicekräfte unautorisierte Rabatte gewähren.
- Kontrolle behalten: Sie behalten die volle Kontrolle über die Rabattstrategie Ihres Unternehmens.
- Transparenz schaffen: Die Rechteverwaltung schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Rabattierung.
Steuerrechtliche Vorgaben
Disclaimer
Keine rechtliche Beratung!
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sämtliche Informationen, die in diesem Support-Portal bereitgestellt werden, ausschließlich zu Informationszwecken dienen. Die angebotenen Inhalte stellen keine rechtliche Beratung zur Buchhaltung dar.
Unsere Supportabteilung und die auf dieser Plattform zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht dazu befugt, individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung anzubieten. Wir empfehlen dringend, bei buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten einen qualifizierten Fachexperten zu konsultieren.
Wir können keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
Die korrekte Verbuchung von Gutscheinen und Rabatten ist für die Buchhaltung und die Betriebsprüfung von großer Bedeutung. Beachten Sie deshalb, dass Sie für die Gutscheine und Rabatte, die Sie erstellen, auch die korrekte Buchhaltungskonten hinterlegen.
Das wichtigste in Kürze:
- Buchhaltungskonten: Für Gutscheine und Rabatte müssen separate Buchhaltungskonten hinterlegt werden, um die Umsätze korrekt zu erfassen. Das muss bei der Erstellung von Gutscheinen und Rabatten unbedingt beachtet werden.
- Umsatzsteuer: Die umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen und Rabatten ist komplex und hängt von der Art des Gutscheins oder Rabatts ab. Bitte holen Sie sich dazu die nötige Expertise ein, bevor Sie Gutscheine und Rabatte erstellen und verwenden.
- Dokumentation: Alle Gutscheine und Rabatte müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Bei korrekter Anwendung und Einrichtung ist all das über Gastronovi Office nachvollziehbar und einzusehen.