Nutzung – Schankanlage

Kreditmodus

Wenn Du Dich für die Nutzung des Kreditmodus entscheidest, müssen die einzelnen Positionen zuerst an der Kasse in einem Vorgang gebucht und abgeschickt werden, damit Sie anschließend an der Schankanlage gezapft werden können. Nach der Buchung und dem erfolgreichen Übertrag der Positionen an die Schankanlage werden diese an der Schankanlage selbst oder an der elektronischen Steuereinheit, z. B. smartSCHANK, angezeigt (abhängig von Deinen Einstellungen). Die Getränke können nun am jeweiligen Gerät gezapft werden.

• Wie buche ich einen Kredit?

Um die Abläufe bei der Buchung von Krediten besser zu verstehen, haben wir Dir verschiedene Szenarien grafisch aufgearbeitet.

Eine kellnernde Person (A) bucht in einem Vorgang zwei Getränke: ein Bier und eine Cola über den Kioskmodus. Das Bier wurde vorab gezapft, dadurch entstand ein Minuskredit, der im Zuge der Übertragung der Buchung nun aufgelöst wird. Die Cola wird übertragen und kann nun gezapft werden. Der Kredit wird im Zuge der Buchung erstellt und nach dem Zapfvorgang verrechnet (aufgelöst).

Verschiedene kellnernde Personen (A–C) buchen zu verschiedenen Zeitpunkten Getränke und zapfen diese.

Einstellungen

Die folgenden Einstellungen findest Du in den Einstellungen der jeweiligen Schnittstellen:

• Schnittstelle einstellen
• Schnittstelle einstellen

So kannst Du die Einstellungen verwalten:

• Schnittstelle verwalten
• Schnittstelle verwalten

Einstellung: Aufnehmenden Kellner übergeben

Normalerweise wird beim Absenden einer Buchung als Kredit auf die Schankanlage immer die kellnernde Person übergeben, der der Vorgang gehört. Wenn Du jetzt aber, z. B. im Falle übergreifenden Arbeitens, die kellnernde Person übergeben möchtest, die die Buchung aktiv absendet (nicht den Ersteller des Vorgangs), kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivierst Du die Option Aufnehmenden Kellner übergeben in der jeweiligen Schnittstelle.

Einstellung: Fallback-Bediener

Um sicherzugehen, dass immer eine Bediener-PLU an die Schankanlage gesendet wird, kann in den Einstellungen eine Fallback-Bediener-PLU eingetragen werden, die im Zweifelsfall greift. Die eingetragene PLU (z. B. 1) wird an die Schankanlage gesendet, wenn der bedienenden Person selbst keine eigene PLU zugeordnet worden ist.

Debits sind Positionen, die direkt an der Schankanlage gebucht werden, ohne den Zwischenschritt der Erfassung über die Kasse. Um einen Debit zu buchen, musst Du Dich mit Deinem Kellnerschlüssel an der Schankanlage authentifizieren und anschließend den gewünschten Tisch (optional inklusive Partei) eingeben. Anschließend werden die Getränke (Positionen) gezapft. In der Schankanlage wird nun ein Debit-Eintrag erstellt, der anschließend vom Schankmonitor ausgelesen wird. (Daher die verpflichtende Nutzung des Schankmonitors.) Der Schankmonitor überträgt die Positionen aus dem Debit-Eintrag an einen Vorgang im Kassensystem und ordnet dabei, im Idealfall, den Tisch (inkl. optionaler Partei) und die Produkt-PLU zu.

• Wie buche ich einen Debit?

Um die Abläufe bei der Buchung von Debits besser zu verstehen, haben wir Dir ein typisches Szenario grafisch aufgearbeitet.

Eine Servicekraft zapft ein Bier auf den Tisch 810, dadurch wird ein Debit-Eintrag erstellt. Alle fünf Sekunden überprüft der Schankmonitor über den lokalen Server, ob neue Debit-Einträge erstellt wurden. Ist nun der Tisch 810 in der Kasse geöffnet, ordnet der Schankmonitor den Debit-Eintrag zum passenden Tisch zu. Dadurch wird der Vorgang automatisch in der Kasse verbucht. Die Abrechnung in der Kasse ist sofort nach der Übertragung möglich.

Zu einem Konflikt in der Übertragung kann es kommen, wenn der Tisch nicht geöffnet ist. Dann muss manuell eingegriffen werden, außer Du hast die Option „Automatische Konfliktprüfung“ aktiviert. Dann wird regelmäßig überprüft, ob der Tisch mittlerweile geöffnet ist.

Offline arbeiten im Debitmodus

Der Debitmodus ist nicht vollständig offlinefähig, da die Anbindung der Schankanlage zwar über das interne Netzwerk läuft, die Übertragung der Vorgänge in die Kasse jedoch über die Cloud. Mithilfe einer lokalen Einstellung ist es möglich, auch ohne Cloud-Verbindung die Debit-Positionen direkt in die Kasse (auf dem gleichen Gerät wie der Schankmonitor) zu bringen. Es empfiehlt sich allerdings die Nutzung des Kreditmodus, wenn Du gelegentlich offline arbeiten möchtest oder es häufiger zu Netzwerkproblemen kommt.

Einstellungen

Die folgenden Einstellungen findest Du in den Einstellungen der jeweiligen Schnittstellen:

• Einstellungen Gruber
• Einstellungen Smartschank

So kannst Du die Einstellungen verwalten:

• Gruber verwalten
• Smartschank verwalten

Automatische Konfliktprüfung

Aktiviere diese Einstellung, damit Debit-Konflikte innerhalb regelmäßiger Zeiträume automatisch überprüft und gegebenenfalls gelöst werden, wenn möglich.

Einstellung: Vorgänge öffnen

Ist diese Einstellung aktiv, wird automatisch ein neuer Vorgang für den entsprechenden Tisch geöffnet, wenn eine Debit-Buchung für einen Tisch an der Schankanlage getätigt wird. Der Vorgang wird dabei automatisch der Schicht der Servicekraft zugeordnet, die die Buchung vornimmt. (Diese Einstellung kann optional mit einem Fallback-Tisch erweitert werden.)

Fallback-Tisch

Um Fehler im Prozess zu minimieren, kann eine Fallback-Tischnummer hinterlegt werden. Diese Fallback-Tischnummer wird automatisch gesetzt, sobald eine nicht im System definierte Tischnummer (z. B. Offset-Tisch) durch die Schankanlage übergeben wird. Der Vorgang wird dann automatisch der Schicht der buchenden Servicekraft und dem festgelegten Fallback-Tisch zugeordnet.

Einstellung: Begrenzte Zuordnung

Normalerweise wird beim Zuordnungsversuch eines Debit-Eintrags zu einem Vorgang nur die Tischnummer geprüft, unabhängig davon, welche Servicekraft den Eintrag erstellt hat und wem der Vorgang zugeordnet ist. Soll die Zuordnung des Debit-Eintrags zu einem Vorgang nur geschehen, wenn die urhebende Person des Eintrags und die besitzende Person des Vorgangs ein und dieselbe Person sind, kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivierst Du die Option Begrenzte Zuordnung in der jeweiligen Schnittstelle.

Mit dem Schankmonitor lassen sich sämtliche Daten der Schankanlagen live überwachen und verwalten.

• Schankmonitor öffnen

Nach erfolgreichem Laden des Schankmonitors wird eine Verbindung zu allen Druckerservern erstellt, die in ihrer Druckersteuerung einen Schankanlagen-Drucker hinterlegt haben. Die Aktualisierung der Daten erfolgt alle fünf Sekunden, um zu gewährleisten, dass Du immer die aktuellsten Daten einsehen kannst.

Hardware

Die Nutzung beschränkt sich nicht auf einzelne Endgeräte, Du kannst den Schankmonitor auf einem Kassenterminal laufen lassen, im Hintergrund parallel zur Kasse oder auf mobilen Endgeräten. Läuft der Monitor auf dem Kassenterminal, wirst Du über einen Hinweis in der Menüleiste (oben) über Konflikte informiert, die Dein Eingreifen erfordern.

Um jedoch Konflikte schneller und unabhängiger einzusehen oder zu lösen, empfehlen wir die Nutzung eines Mobilgerätes (Smartphone). Dort kann der Schankmonitor stets geöffnet sein und es kann schneller darauf zugegriffen werden, da die Kasse nicht parallel läuft. Für die Nutzung des Schankmonitors wird keine weitere Kassenlizenz benötigt.

Einträge

Es gibt zwei Arten von Einträgen, den Krediteintrag (CREDIT) und den Debiteintrag (DEBIT). Jeweils abhängig davon, mit welchem Modus Du arbeitest. Jeder Eintrag ist mit folgenden Informationen versehen: der Menge, der PLU, der Tischnummer, der Zeit und des Modus (CREDIT oder DEBIT).

Zur Unterscheidung sind diese Einträge zusätzlich noch mit Farbstatus versehen, die außerdem Auskunft über mögliche Konflikte im Debitmodus geben. Zur Übersicht findest Du hier eine Tabelle:

Bei der Übertragung und Zuordnung von Debit-Einträgen an das Kassensystem kann es zu zwei Arten von Konflikten kommen. Diese werden durch farbliche Markierungen dargestellt. (Tabellenübersicht). Um dennoch eine größtmögliche Übersicht beim Konfliktmanagement zu haben, solltest Du Dir die Einträge nach Konflikten filtern lassen.

Mögliche Fehler

Falsche/r Partei/Tisch wurde eingegeben

Bei der Eingabe der Tischnummer und/oder der zugehörigen Partei wurde ein Fehler gemacht und der Debit-Eintrag kann nun nicht zugeordnet werden. Dieser Eintrag wird im Schankmonitor orange dargestellt.

• Schnittstelle einstellen

Eingabe einer fehlenden PLU

Es wurde eine Produkt-PLU bei der Buchung an der Schankanlage eingegeben, die zwar in der Schankanlage existiert, jedoch (noch) nicht im Kassensystem, und der Debit-Eintrag kann zwar zugeordnet werden, jedoch kann kein passendes Produkt verbucht werden. Dieser Eintrag wird im Schankmonitor rot dargestellt.

• *Fehlerhafte PLU

Einstellungen

Die folgenden Einstellungen findest Du in den Einstellungen der jeweiligen Schnittstellen:

• Einstellungen Gruber
• Einstellungen Smartschank

So kannst Du die Einstellungen verwalten:

• Gruber verwalten
• Smartschank verwalten

Einstellung: Automatische Konfliktprüfung

Normalerweise wird bei einem neu übertragenen Debit-Eintrag nur einmal automatisch versucht, diesen einem Vorgang zuzuordnen. Ist dies nicht erfolgreich, entsteht ein Konflikt und damit manueller Handlungsbedarf. Soll die automatische Prüfung regelmäßig erneut versucht werden, um ein manuelles Eingreifen zu minimieren, kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivierst Du die Option Automatische Konfliktprüfung in der jeweiligen Schnittstelle.