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Das Kassenbuch kann in seinen Funktionen im back Office und im front Office genutzt werden. Als Manager oder Betriebsleiter können Sie unter anderem Stornierungen oder Kassenbuchdifferenzen im Blick behalten. Falls Ihre Mitarbeiter das Schichtkassenbuch nutzen, haben Sie auch hier die komplette Kontrolle über alle Buchungen. Sollten Sie sich gegen das Schichtkassenbuch entscheiden, können Sie als Hauptverantwortlicher alle Entnahmen oder Einzahlungen der Mitarbeiter sammeln und diese selbst in das Kassenbuch eintragen. Wir empfehlen die tägliche Nutzung des Kassenbuchs für all Ihre Aus- und Einzahlungen sowie Zählungen. Nur so können Sie einen dauerhaften Überblick über die Bargeldbewegungen in Ihrer Gastronomie gewährleisten.

Um Zahlungen zu erfassen, die nicht über die Kasse eingenommen werden, können Sie Einzahlungen manuell im Kassenbuch verbuchen, z.B. eine Wechselgeldeinzahlung.

Auszahlungen, wie z.B. die Entnahme von Bargeld an die Bank, können manuell im Kassenbuch gebucht werden.

Um den Aufruf der Verkäufe und Rechnungen übersichtlicher und schneller zu gestalten, gibt es einen Datumsfilter. Standardmäßig werden nun alle Umsätze des aktuellen Tages angezeigt.

Eine tägliche Zählung hilft Ihnen, den Überblick über mögliche Differenzen zu behalten und gibt Ihnen die Möglichkeit frühzeitig aktiv zu werden. Zählungsdifferenzen können z.B. durch Fehlzählungen entstehen.

Sie können jederzeit einzelne Kassenbuchbelege ausdrucken. Diesen Ausdruck können Sie sich z.B. von Ihren Mitarbeitern nach der Abrechnung gegenzeichnen lassen.

Ein Kassenbuchbeleg kann nicht gelöscht werden, es ist allerdings möglich, diesen zu stornieren. Das bedeutet, dass der Betrag in negativer Form ins Kassenbuch eingetragen wird.

Sofern beim Kassiervorgang der Trinkgeldregler verwendet wurde, wird das Trinkgeld im Kassenbuch erfasst. Dies betrifft nur die abgeschlossenen Vorgänge, die mit der Zahlart Bar beglichen worden sind. Wenn Trinkgelder an die Mitarbeiter ausgezahlt werden, müssen diese im Kassenbuch dokumentiert werden. Trinkgelder, die mit einer anderen Zahlart als Bar eingenommen wurden, können ebenfalls über das Kassenbuch ausgebucht werden. In allen Schichtberichten sowie im Z-Bericht sehen Sie immer die Höhe der erfassten Trinkgelder. Diese Summe wird per Auszahlung ausgebucht. Wie empfehlen dies in regelmäßigen Abständen zu machen.

Nach einer Zählung im Kassenbuch wird jeweils angezeigt, ob die durchgeführte Zählung eine Differenz zum tatsächlichen Bargeldbestand aufweist. Wichtig ist, dass eine Zählung den Kassenbestand auf den gezählten Betrag aktualisiert. Wenn eine Differenz entstanden ist und diese z.B. auf eine Fehlzählung zurückgeführt werden kann, können Sie die Zählung erneut durchführen. Es empfiehlt sich, im Notizfeld einen Vermerk, in diesem Fall beispielsweise 'Korrekturzählung' zu machen. Somit lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, warum erneut gezählt wurde.

Alternativ können Sie die oben beschriebenen Funktionen auch im back Office nutzen. Entscheiden Sie selbst, welche Variante für Sie die komfortabelste ist.

Um alle Bewegungen und Abläufe hinsichtlich des Kassenbuchs im Blick zu behalten, ist eine regelmäßige Kontrolle der Daten unabdingbar. Hierzu können Sie in gastronovi an mehreren Stellen einen Überblick sowie Möglichkeiten zur Auswertung einsehen. Die Daten können zur Abstimmung als auch zur Optimierung genutzt werden.

Für den schnellen Überblick werden Differenzen bei den Zählungen direkt auf der Startseite angezeigt. Hier wird immer der aktuelle Tag sowie die drei vorherigen Tage berücksichtigt. Somit können Unregelmäßigkeiten in Ihrem Bargeldbestand schnell erkannt werden. In den Statistiken und Berichten können Sie zusätzlich detaillierte Informationen abrufen.

Im Schichtbericht des Kellners werden alle Bargeld-Bewegungen als auch manuelle Zahlungen erfasst. Auf diese Weise hat der Kellner direkt bei seiner Abrechnung die Möglichkeit, den Bargeldbestand zu prüfen.

Im Z-Bericht wird das gesamte Kassenbuch aufgeführt. Einzelne Aus- oder Einzahlungen können direkt eingesehen werden.

Das Kassenbuch ist auch im Buchhaltungsexport erfasst, somit können Sie sich eine zusätzliche Übergabe des Kassenbuchs an Ihre Buchhaltung / Ihren Steuerberater sparen. Mithilfe der eingestellten Buchhaltungskonten der Kassenbuchvorlagen haben Sie zudem bereits eine Vorarbeit geleistet und können hierdurch bei guter Vorbereitung Zeit und Geld sparen.

In den Statistiken können Sie sich kassenbuchbezogene Kennzahlen erstellen. Diese Kennzahlen können Sie dann in einem Dashboard platzieren, um sie dauerhaft auf der Startseite im Blick zu haben.

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