Kasse – Buchung – Auslagenartikel buchen

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Frage/Problem

Was sind eigentlich Auslage-Artikel? Wie soll mit Auslage-Artikeln umgegangen werden? Wie buche ich diese?

Antwort/Lösung

Was sind eigentlich Auslage-Artikel?

  • Auslage-Artikel sind immer ein durchlaufender Posten
  • Sie sind kein Umsatz, werden aber als Abfühung vom, bzw. Zuführung an den Service betrachtet
  • Es kann sich beispielsweise um Theater-Karten oder Zigaretten handeln
  • Der umgesetzte Betrag geht in vollem Umfang an die Institution dahinter, z. B. Theater – nicht an den Betrieb selbst

Wie soll mit Auslage-Artikeln umgegangen werden?

Es gibt verschiedene Wege, um diese in Gastronovi abzubilden. Sie können gängige Auslage-Artikel als eigenständige Rezepte anlegen – in diesem Fall benötigt es ein wenig Vorbereitung im back Office oder Sie werden über die Diverse Buchungen im front Office abgebildet.

Vorbereitungen im back Office

  1. Erstellen Sie ggf. eine Warengruppe mit dem korrekten Steuersatz. (I. d. R. sollte diese den Steuersatz 0 % haben, da es sich um einen durchlaufenden Posten handelt, bzw. die Besteuerung über Dritte vollzogen wird. UNBEDINGT mit einer Steuerberatung abklären.)
  2. Legen Sie ein neues Rezept an, z. B. Zigaretten.
  3. In den Eigenschaften geben Sie den entsprechenden Preis an und deklarieren das Rezept als eine Auslage.
  4. Ordnen Sie das Rezept der gewünschten Warengruppe zu.
  5. Das Rezept muss nun einer Speisekarte hinzugefügt werden. (Denken Sie auch an die an die Bondrucksteuerung!)
  6. Ggf. können Sie Kassenbuchvorlagen erstellen, die die Einzahlung und Auszahlung abbilden und korrekt kontiert sind. (Auch hier wieder der unbedingte Hinweis zur Klärung mit einer Steuerberatung.)
  7. Starten sie die Anwendung anschließend neu, um die Änderungen zu übernehmen.

Wie buche ich nun Auslage-Artikel?

Buchung via Rezept

Sollten Sie die Vorbereitungen getroffen haben, können Sie die Rezepte anschließend einfach über die Kasse buchen und kassieren. Diese Option bietet sich vor allem für wiederkehrende Artikel an, die regelmäßig verkauft werden.

Buchung via Diverse Buchung

Sie können auch eine Diverse Buchung durchführen, bei der unbedingt darauf geachtet werden muss, dass eine richtige Warengruppe, die entsprechend kontiert ist, ausgewählt und der Regler Auslage-Artikel aktiviert wird. Sollte diese nicht existieren, legen Sie diese vorab an wie in der Vorbereitung beschrieben. (Steuerberatung zu Rate ziehen!)

Ein Beispiel zur Buchung

Hier ein kurzes Beispiel, wie die Buchung in der Gesamtheit ablaufen könnte:

  1. Es wird ein neuer Vorgang geöffnet.
  2. Der Gast bestellt einen Auslage-Artikel, z. B. Zigaretten.
  3. Das Servicepersonal bucht nun einmal das entsprechende Rezept in der Kasse oder bildet die Bestellung via Diverse Buchung ab, um die Rechnung des Gastes zu belasten.
  4. Nun geht das Personal zum Zigarettenautomaten (Betrieb durch Drittanbietenden) im Restaurant und bezahlt in diesem Szenario den Preis (8 EUR) für die Schachtel Zigaretten mit Bargeld aus dem Service-Portmonnaie
  5. Der Betrag wird nun also ausgelegt.
  6. Diese Auslage (Bar-Abschöpfung) muss im Schichtkassenbuch sichtbar gemacht werden.
  7. Dazu wird eine Auszahlung, in der Höhe des ausgelegten Betrags, aus dem Schichtkassenbuch getätigt. (Die Voraussetzung dafür ist, dass Geld im Schichtkassenbuch vorhanden ist (ggf. Transfer nötig).
  8. Bei der Abrechnung ist für das Servicepersonal wichtig, immer die Zeile "abzugeben inkl. Trinkgeld" anzugeben.
  9. Die Art der Bezahlung durch den Gast ist egal und muss nicht unbedingt bar erfolgen, jedoch würde eine Barzahlung den Minusbestand im Service-Portmonnaie ausgleichen. Bei alternativen Zahlungsmitteln bleibt ein Minusbetrag in Höhe des ausgelegten Betrags bestehen.
  10. Die finale Verrechnung mit den Drittanbietenden (Zigarettenautomat-Firma) findet nicht via Gastronovi statt und muss selbst durch den jeweiligen Betrieb geregelt werden. Daher ist die Absprache mit der Steuerberatung wichtig, um alles korrekt abzubilden und in Gastronovi zu verbuchen.
Die Informationen sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar.
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