Dashboard für Buchhaltung und Steuerberatung

Login zum Dashboard

Zugang zum Dashboard erhalten Sie per E-Mail von unserem Partner "Adyen". Der Betreff der E-Mail lautet Adyen - Welcome! Prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner, falls Sie keine E-Mail im Posteingang vorfinden!

Multifaktor-Authentifizierung

Nach dem erstmaligen Login müssen Sie eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen.

Standardmäßig wird die Verifizierungsmöglichkeit “Authenticator-App” angezeigt. Über die blaue Schrift unten “Switch to SMS authentication” kann zur SMS-Authentifizierung gewechselt werden.

Wählen Sie bitte eine der Methoden aus und richten Sie diese ein:

Authenticator-App

Eine mobile App (z. B. Google Authenticator, kann einfach über den App-Store heruntergeladen werden), die zeitbasierte Einmal-Passwörter für die Anmeldung bei Online-Konten generiert. Folgen Sie bitte den Hinweisen in Ihrer Authenticator-App zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der in der Authenticator-App generiert wird.

SMS-Authentifizierung

SMS-Nachrichten mit zeitbasierten Einmalpasswörtern für die Anmeldung bei Online-Konten. Für diese Option benötigen Sie eine Telefonnummer, mit der Sie SMS empfangen können. Sobald diese Methode eingerichtet ist, wird bei jedem Login ein Code abgefragt, der Ihnen per SMS an die hinterlegte Telefonnummer zugeschickt wird. 

Umstellung der Sprache

Nach erstmaligem Login können Sie unten links die Sprache von Englisch zu Deutsch wechseln.

Zahlungen

Unter dem Menüpunkt Zahlungen finden Sie eine Auflistung aller initiierten Transaktionen mit folgenden Informationen:

• Händlerreferenz: In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office angezeigt. Diese Nummer können Sie auch im Suchfeld eingeben.
• Status: Diese Spalte zeigt an, ob eine Transaktion erfolgreich durchgeführt wurde. Ist der Status mit einem grünen Punkt gekennzeichnet, konnte die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden. Ein mit rot gekennzeichneter Status bedeutet, dass die Zahlung nicht erfolgreich war. Um den Grund dafür zu sehen, klicken Sie auf den gewünschten Vorgang und scrollen Sie bis zum Punkt Acquirer-Antwort. Bei Antwortcode wird Ihnen der Grund angezeigt.

Eine Zahlung erstatten

Um eine Erstattung über das Dashboard vorzunehmen, suchen Sie in der Transaktionsübersicht nach dem gewünschten Vorgang (z. B. über die Rechnungsnummer aus Gastronovi Office). Klicken Sie auf den Vorgang und scrollen Sie bis Rückerstattung. Hier können Sie eine Rückzahlung über den gesamten oder einen Teilbetrag veranlassen.

Zahlungsreklamationen

In Bereich Zahlungsreklamationen sehen Sie, ob es offene Streitfälle zu Transaktionen gibt und können diese dort bearbeiten. Mit Klick auf den Vorgang sehen Sie weitere Details, wie den Grund für den Streitfall. Über den Button Zahlungsreklamation bearbeiten können Sie gegen die Rückbuchung vorgehen, über den Button daneben Zahlungsreklamation akzeptieren können Sie diese aktzeptieren, falls die Rückbuchung gerechtfertigt ist.

Finanzen

Aggregierte Abwicklung

Der Aggregate Settlement Detail Report soll Ihnen helfen, einen Abgleich der empfangenen Gelder auf Saldoebene für einen bestimmten Verkaufszeitraum durchzuführen.

Der Report enthält alle Batches, die im gewählten Zeitraum geschlossen wurden, zusammengefasst nach Händlerkonto, Filiale, Zahlungsmethode, Verkaufstag und Abwicklungs-Batch.

Für jeden Abwicklungs-Batch erfasst der Report die Gesamtzahl der Gutschriften und Belastungen sowie die Anzahl der Transaktionen für alle Journaleinträge auf Zahlungsebene (z. B. Settled, Refunded, Chargeback) und Buchungen auf Batch-Ebene (Gebühren, InvoiceDeduction, MerchantPayout).

Rechnungen

Im Untermenüpunkt Rechnungen finden Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen, jeweils eine Rechnung für die Transaktionsgebühren und die Austauschservice-Pauschale. Beide Rechnungen werden im PDF- und CSV-Format hinterlegt und können über das Symbol ganz rechts heruntergeladen werden.

Die Rechnungen erhalten Sie auch jeden Monat per E-Mail.

Über den Button rechts oben Rechnungseinstellungen können Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern, an die die Rechnungen versendet werden.

Sales to Payouts

Im Bereich Sales to Payouts finden Sie eine ausführliche Übersicht Ihrer Umsätze, Gebühren und Auszahlungen.

Sales Unter dem Reiter Sales werden die Einnahmen dargestellt, die Sie über Gastronovi Pay generieren. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume anzeigen und nach Tag, Woche oder Monat aufgliedern.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV-Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie sehen, wann der Umsatz ausgezahlt wurde und eine Aufschlüsselung pro Zahlungsmethode.

Payouts Unter dem Reiter Payouts werden die Auszahlungsbeträge dargestellt und zusammen mit den Gebühren aufgeschlüsselt. Über die Filtermöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Zeiträume darstellen und nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

Über Export können Sie sich die Ansichten als Excel- oder CSV- Dateien downloaden.

Klicken Sie auf einen der Balken, so lassen sich weitere Details öffnen und Sie erhalten eine Aufschlüsselung der Gebühren.

Ein kurzes Video zu den Sales to payouts finden Sie hier.

Abwicklungsdetails

Hinweis: Verwenden Sie den Report unter dem Menüpunkt Abwicklungsdetails nicht für den Abgleich Ihrer Rechnungen.

Der Settlement Details Report umfasst Details der abgewickelten und ausgezahlten Zahlungen.

Verwenden Sie ihn, um:

• die Kosten im Zusammenhang mit einzelnen Transaktionen zu sehen und zu verstehen, woraus eine Auszahlung besteht,
• Einblicke in Forderungen auf Transaktionsebene zu erhalten (Abwicklungen, Refunds, Auszahlungen, Chargebacks),
• Einblicke in Saldenanpassungen zu erhalten (Rechnungs- oder Gebührenabzüge, Refund-Reserveanpassungen und Saldoüberträge),
• Einblicke in Auszahlungsdetails zu erhalten (Auszahlungsdetails).

Dieser Report enthält Abwicklungs-, Refund- und Chargeback-Transaktionen sowie alle Geldbewegungen in einem bestimmten Zeitraum, die Ihre Auszahlung beeinflussen (z. B. Rechnungsabzüge, Kautionskorrekturen, Gebühren).

Interaktive Zahlungsabrechnung

Rechnungsabgleich: Verwenden Sie den (interactive) Payment Accounting Report, um monatliche Rechnungen abzugleichen. Dieser Report enthält eine detaillierte Übersicht auf Zahlungsebene und ermöglicht eine Filterung nach den verschiedenen Phasen des Zahlungszyklus.

Der (Interactive) Payment Accounting Report zeigt alle Transaktionsstatuswerte und die entsprechenden Register für jede Transaktion für einen bestimmten Zeitraum an. Das bedeutet, dass dieselbe Transaktion mehrmals mit verschiedenen Zahlungs-Statuswerten aufgeführt wird.

Übersicht der Report-Merkmale:

• Der Interactive Payment Accounting Report kann für einen Datumsbereich erstellt werden.
• Er enthält finanzielle Statusänderungen, Ereignisse und Veränderungen für alle Zahlungen.
• Er enthält vollständige Details für Buchhaltung und Benutzerauditierung.

Verwenden Sie den Report, um:

• eine Kopie aller verfügbaren Statusänderungen in Ihrer eigenen Datenbank aufzubewahren,
• Adyens Buchhaltungsdaten für die finanzielle Berichterstattung zu reproduzieren.

Unterschied zum Settlement Details Report (unter Abwicklungsdetails): Die Spalten im Payment Accounting Report ähneln denen im Settlement Detail Report, aber der Report weist mehrere Unterschiede auf:

Auszahlungskonten

In diesem Bereich sehen Sie, welches Auszahlungskonto für die generierten Umsätze hinterlegt ist.

Soll das Auszahlungskonto geändert werden, können Sie die Anpassung über den Button ganz unten Auszahlungskonto hinzufügen vornehmen.

Benachrichtigungseinstellungen

In den Benachrichtigungseinstellungen können Sie sich über verschiedene Vorfälle per E-Mail informieren lassen.

• Fraud notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine betrügerische Transaktion auf Ihrem Konto festgestellt wird. Hier liegt noch keine tatsächliche Rückbuchung/Chargeback vor, diese E-Mail dient daher lediglich als Information.

• Chargeback notices: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn auf Ihrem Konto eine Rückbuchung/Chargeback festgestellt wird.

Ein Chargeback ist eine Rückbuchung durch den Karteninhaber, die meist aufgrund von Betrug oder Unzufriedenheit erfolgt. Grundsätzlich können Chargebacks auch bei POS-Zahlungen (Vor-Ort-Zahlungen) auftreten. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Online-Zahlungen ein erhöhtes Risiko von Chargebacks besteht.