Nutzung - Schankanlage

Nachdem Sie die Integration vollständig eingerichtet und für den Betrieb vorbereitet haben, sowie alle Vorbereitungen in gastronovi getroffen haben, können Sie diese nun im operativen Geschäft nutzen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Modi und unterschiedlichen Arbeitsweisen.

Kreditmodus

Wenn Sie sich für die Nutzung des Kreditmodus entscheiden, müssen die einzelnen Positionen zuerst an der Kasse in einem Vorgang gebucht und abgeschickt werden, damit Sie anschließend an der Schankanlage gezapft werden können. Nach der Buchung und dem erfolgreichen Übertrag der Positionen an die Schankanlage, werden diese an der Schankanlage selbst oder an der elektronischen Steuereinheit, z.B. SmartSchank, angezeigt (Abhängig von Ihren Einstellungen). Die Getränke können nun am jeweiligen Gerät gezapft werden.

Um die Abläufe bei der Buchung von Krediten besser zu verstehen, haben wir Ihnen verschiedene Szenarien grafisch aufgearbeitet.

Bild 1: Ein Kellner (A) bucht in einem Vorgang zwei Getränke. Ein Bier und eine Cola über den Kioskmodus. Das Bier wurde vorab gezapft, dadurch entstand ein Minuskredit, der im Zuge der Übertragung der Buchung nun aufgelöst wird. Die Cola wird übertragen und kann nun gezapft werden. Der Kredit wird im Zuge der Buchung erstellt und nach dem Zapfvorgang verrechnet (aufgelöst).

Bild 2: Verschiedene Kellner (A-C) buchen zu verschiedenen Zeitpunkten Getränke und zapfen diese.

Option "Aufnehmenden Kellner übergeben"

Normalerweise wird beim Absenden einer Buchung als Kredit auf die Schankanlage immer der Kellner übergeben, dem der Vorgang gehört. Wenn man nun aber, z.B. im Falle übergreifenden Arbeitens, den Kellner übergeben möchte, der die Buchung aktiv absendet (nicht den Ersteller des Vorgangs), kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivieren Sie die Option Aufnehmenden Kellner übergeben in der jeweiligen Schnittstelle.

Debitmodus

Voraussetzung für die Nutzung des Debitmodus ist ein aktivierter Schankmonitor. Im Debitmodus darf der Schankmonitor ohne spezielle Konfiguration mittels "forceDispenser" nur einmal pro Netzwerk gestartet werden, da sonst unerwünschte Mehrfachbuchung entstehen.

Debits sind Positionen, die direkt an der Schankanlage gebucht werden, ohne den Zwischenschritt der Erfassung über die Kasse. Um einen Debit zu buchen, müssen Sie sich mit Ihrem Kellnerschlüssel an der Schankanlage authentifizieren und anschließend den gewünschten Tisch (optional inklusive Partei) eingeben. Anschließend werden die Getränke (Positionen) gezapft. In der Schankanlage wird nun ein Debit-Eintrag erstellt, der anschließend vom Schankmonitor ausgelesen wird. (Daher die verpflichtende Nutzung des Schankmonitors.) Der Schankmonitor überträgt die Positionen aus dem Debit-Eintrag an einen Vorgang im Kassensystem und ordnet dabei, im Idealfall, den Tisch (inkl. optionaler Partei) und die Rezept-PLU zu.

Um die Abläufe bei der Buchung von Debits besser zu verstehen, haben wir Ihnen ein typisches Szenario grafisch aufgearbeitet.

Ein Kellner zapft ein Bier auf den Tisch 810, dadurch wird ein Debit-Eintrag erstellt. Alle fünf Sekunden überprüft der Schankmonitor über den lokalen Server, ob neue Debit-Einträge erstellt wurden. Ist nun der Tisch 810 in der Kasse geöffnet, ordnet der Schankmonitor den Debit-Eintrag zum passenden Tisch zu. Dadurch wird der Vorgang automatisch in der Kasse verbucht. Die Abrechnung in der Kasse ist sofort nach der Übertragung möglich.

Zu einem Konflikt in der Übertragung kann es kommen, wenn der Tisch nicht geöffnet ist. Dann muss manuell eingegriffen werden, außer Sie haben die Option "Automatische Konfliktprüfung" aktiviert. Dann wird regelmäßig überpüft, ob der Tisch mittlerweile geöffnet ist.

Für die Nutzung des Kiosk-Modus, und ähnlichen Verkaufszenarien, bei denen Tische nur sehr kurz geöffnet sind, empfehlen wir Ihnen dringend, dass Sie den Kreditmodus nutzen. Das hat den Grund, dass der Abgleich zwischen Kasse und Schankanlage je nach Zusammenspiel Ihres Netzwerk, des lokalen Servers und der Cloud zeitlich stark variieren kann, sodass es zu Synchronisierungsproblemem kommen könnte, was die Entstehung von Konflikten fördert.

Offline arbeiten im Debitmodus

Der Debitmodus ist nicht vollständig offlinefähig, da die Anbindung der Schankanlage zwar über das interne Netzwerk läuft, die Übertragung der Vorgänge in die Kasse jedoch über die Cloud. Mit Hilfe einer lokalen Einstellungen ist es möglich auch ohne Cloud-Verbindung die Debit-Positionen direkt in die Kasse (auf dem gleichen Gerät wie der Schankmonitor) zu bringen. Es empfiehlt sich allerdings die Nutzung des Kreditmodus, wenn Sie gelegentlich offline arbeiten möchten oder es häufiger zu Netzwerkproblemen kommt.

Option "Begrenzte Zuordnung"

Normalerweise wird beim Zuordnungsversuch eines Debit-Eintrags zu einem Vorgang nur die Tischnummer geprüft, unabhängig davon, welcher Kellner den Eintrag erstellt hat und wem der Vorgang zugeordnet ist. Soll die Zuordnung des Debit-Eintrags zu einem Vorgang nur geschehen, wenn der Urheber des Eintrags und der Besitzer des Vorgangs ein und dieselbe Person ist, kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivieren Sie die Option Begrenzte Zuordnung in der jeweiligen Schnittstelle.

Schankmonitor

Mit dem Schankmonitor lassen sich sämtliche Daten der Schankanlagen live überwachen und verwalten.

Beachten Sie, dass Sie das entsprechende Recht besitzen müssen, um mit dem Schankmonitor zu arbeiten. Sollten Sie den Schankmonitor nicht starten können oder gewünschte Aktionen nicht durchführen können, klären Sie dies mit der Administration in Ihrem Unternehmen.

Nach erfolgreichem Laden des Schankmonitors, wird eine Verbindung zu allen Druckerservern erstellt, die in ihrer Druckersteuerung einen Schankanlagen-Drucker hinterlegt haben. Die Aktualisierung der Daten erfolgt alle fünf Sekunden, um zu gewährleisten, dass Sie immer die aktuellsten Daten einsehen können.

Der Schankmonitor darf ohne spezielle Konfiguration, mittels lokaler Einstellungen "forceDispenser", nur einmal pro Netzwerk gestartet werden, da sonst unerwünschte Mehrfachbuchung entstehen.

Hardware

Die Nutzung beschränkt sich nicht auf einzelne Endgeräte, Sie können den Schankmonitor auf einem Kassenterminal laufen lassen, im Hintergrund parallel zur Kasse, oder auf mobilen Endgeräten. Läuft der Monitor auf dem Kassenterminal, werden Sie über einen Hinweis in der Menüleiste (oben) über Konflikte informiert, die Ihr eingreifen erfordern.

Um jedoch Konflikte schneller und unabhängiger einzusehen oder zu lösen, empfehlen wir die Nutzung eines Mobilgerätes (Smartphone). Dort kann der Schankmonitor stets geöffnet sein und es kann schneller darauf zugegriffen werden, da die Kasse nicht parallel läuft. Für die Nutzung des Schankmonitors wird keine weitere Kassenlizenz benötigt.

Die Einträge

Es gibt zwei Arten von Einträgen, den Krediteintrag (CREDIT) und den Debiteintrag (DEBIT). Jeweils abhängig davon, mit welchem Modus Sie arbeiten. Jeder Eintrag ist mit folgenden Informationen versehen: der Menge, der PLU, der Tischnummer, der Zeit und des Modus (CREDIT oder DEBIT).

Zur Unterscheidung sind diese Einträge zusätzlich noch mit Farbstatus versehen, die außerdem Auskunft über mögliche Konflikte im Debitmodus geben. Zur Übersicht finden Sie hier eine Tabelle:

Art des Eintrags Farbstatus Zusatz
Krediteintrag grau -
Debiteintrag grün Übertragung erfolgreich
Debiteintrag orange Übertragung nicht möglich (Partei-/Tischfehler)
Debiteintrag rot Übertragung nicht möglich (PLU-Fehler)

Auf dem Schankmonitor werden immer nur die aktuellen Einträge angezeigt, also offene Kredite oder Konflikte. Ältere Einträge werden nach kurzer Zeit automatisch ausgeblendet, um die Anzahl der Einträge zu minimieren und auf das Wesentliche zu beschränken.

Konfliktmanagement

Bei der Übertragung und Zuordnung von Debit-Einträgen an das Kassensystem kann es zu zwei Arten von Konflikten kommen. Diese werden durch farbliche Markierungen dargestellt. (Tabellenübersicht). Um dennoch eine größstmögliche Übersicht beim Konfliktmanagement zu haben, sollten Sie sich die Einträge nach Konflikten filtern lassen.

Tippen Sie auf die Schaltfläche Konflikt , um sich lediglich Einträge anzeigen zu lassen, bei denen es zu einem Konflikt während der Übertragung kam.

Über die Schaltfläche Erneut versuchen können Sie alle bestehenden Konflikte erneut überprüfen lassen. Diejenigen, die sich ohne manuelles Eingreifen lösen lassen, werden dann automatisch behoben.

Ein falscher Tisch/eine falsche Partei wurde eingegeben

Bei der Eingabe der Tischnummer und/oder der zugehörigen Partei wurde ein Fehler gemacht und der Debit-Eintrag kann nun nicht zugeordnet werden. Dieser Eintrag wird im Schankmonitor orange dargestellt.

Wird in der Schankanlage auf dem Debit keine Partei sondern nur ein Tisch gesetzt, erfolgt eine Zuordnung nur, wenn in der Kasse nur ein Vorgang auf dem Tisch geöffnet ist. Sobald mehrere Vorgänge auf einem Tisch geöffnet sind, kann keine automatische Zuordnung erfolgen, wenn der Debit selbst keine Partei enthält.

Eine fehlende PLU wurde eingegeben

Es wurde eine Rezept-PLU bei der Buchung an der Schankanlage eingegeben, die zwar in der Schankanlage existiert, jedoch (noch) nicht im Kassensystem und der Debit-Eintrag kann zwar zugeordnet werden, jedoch kann kein passendes Rezept verbucht werden. Dieser Eintrag wird im Schankmonitor rot dargestellt.

Option "Automatische Konfliktprüfung"

Normalerweise wird bei einem neu übertragenen Debit-Eintrag nur einmal automatisch versucht, diesen einem Vorgang zuzuordnen. Ist dies nicht erfolgreich, entsteht ein Konflikt und damit manueller Handlungsbedarf. Soll die automatische Prüfung regelmäßig erneut versucht werden, um ein manuelles Eingreifen zu minimieren, kann dies in den Einstellungen der Schnittstelle eingerichtet werden. Dazu aktivieren Sie die Option Automatische Konfliktprüfung in der jeweiligen Schnittstelle.

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